物业前期介入接管验收及入住管理方案.doc

物业前期介入接管验收及入住管理方案

一、 前期介入服务
要使今后的物业管理顺利进行，上海永升物业管理的前期介入将会起到至关重要的作用，上海永升物业，将根据施工进度的实际情况，对“上海永升嘉苑项目”制订科学、成熟、相应的物业管理前期介入工作计划，并按计划和阶段开展各项工作，为将来的物业管理工作顺利开展打下坚实的基础。

1、规划设计阶段
对于规划设计，物业管理前期入住人员需要参与小区规划设计方案的讨论，从管理的角度审视规划设计方案是否合理，力求使小区的设计方便日后的物业管理工作。
l 监控和消控中心的设置；
l 小区人车分流的设计；
l 公共照明开关设置位置；
l 公共照明开关开闭形式；
l 物业管理用房的位置设计；
l 小区垃圾房的设置；
l 信报箱的设立；
l 公共告示栏的配置；
l 家用空调穿墙孔和室外机座位置的预留；
l ……。

2、建设施工阶段
建设过程中，物业管理前期人员会经常到现场了解工程进度、施工情况，逐步对物业的硬件增加了解，对有些影响使用功能的问题早发现、早协调、早解决，为今后的物业管理工作奠定良好的基础。
l 提出设备的设置和服务方面的改善意见及设计遗漏工程项目的建议；
l 分析物业建造选料及安装，改善设备使用效果，减轻后期管理的压力；
l 审查有关工程（包括绿化工程）的优劣，提供改善意见；
l 提供机电安装及能源分配的有关专业技术管理意见；
l 提供功能布局或用料更改的有关专业技术管理意见；
l 帮助施工人员做好对房屋材质方面的保护，以避免施工对材质造成损伤；
l 提前熟悉房屋中的各种设备和线路，包括房屋内部结构、管线布置及所用建材的性能；
l 检查工程施工进度（根据需要参与建造期有关工程联席会议和建筑师定期碰面会等）；
l 检查前期工程的施工质量，并就原设计中不合理但又可以更改的部分提出建议；
l 配合设备安装、管线布置，进行现场监督，确保安装质量；
l 提出遗漏工程项目的建议；
l 对小区公建配套设施设备的进行探讨，能够使公建配套设施设备满足今后客户的发展需要和贯标（ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等）需要，减少投入成本和今后的物业管理成本。

3、竣工验收阶段
物业管理前期介入人员将定期视察施工现场，参与工程例会，及时提出维护发展商利益和保证施工质量的专业意见和建议，协助开发商做好使用功能的验收，对各种设备、管线都逐一检查。
l 参与委托方的房屋、设备、设施的竣工验收，并建立验收档案；
l 发现可能存在的施工隐患，并列出遗漏工程；
l 参与重大设备的调试和验收；
l 制订物业验收流程；
l 指出工程缺陷，就改良方案的可能性及费用提出建议。

4、物业销售阶段
良好的物业管理形象及物业管理品牌会吸引大量的购房者，同时也有助于贵方树立企业品牌形象和知名度。因此，物业管理前期介入人员将根据实际情况，协助贵方的物业销售和宣传推广。
l 制定合理的物业管理收费标准，为物业销售作好准备；
l 售楼处及样板房的保安、保洁指导，规范服务，建立良好的物业形象；
l 委派物业专业人员现场解答客户对小区物业管理方面的疑问；
l 对物业人员和销售人员进行物业管理基础培训工作；
l 提供有关售楼宣传所需要的物业管理资料。

二、 项目的接管验收
1）物业的接管验收是对新建物业竣工验收的再验收。
2）依据国家建设部颁布的《房屋接管验收标准》对已物业进行以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验，它是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要步骤。
3）物业的接管验收不仅包括主体建筑、附属设备、配套设施，而且还包括道路、场地和环境绿化等，应特别重视对综合功能的验收。
a．公司选派素质好、业务精，对工作认真负责的工程技术人员参加验收工作；
b．既应从今后物业维护保养管理的角度验收，也应站在业户的立场上，对物业进行严格的验收，以维护业户的合法权益；
c．接管验收中若发现问题，要明确记录在案，约定期限督促开发主体对存在的问题加以解决，直到完全合格；
d．落实物业的保修事宜。根据建筑工程保修的有关规定，由开发主体负责保修，向物业管理公司交付保修保证金，或由物业管理公司负责保修，开发主体一次性拨付保修费用；
6）接管验收的作用
a．明确交接双方的责、权、利关系
b．确保物业具备正常的使用功能，充分维护业户的利益
c．为以后的物业管理创造条件：通过物业的接管验收，一方面使工程质量达到要求，减少日常管理过程中的维修、养护工作量。另一方面根据接管有关物业的文件资料，可以摸清掌握物业的性能与特点，预防管理中可能出现的问题，有利于计划安排好各项管理，为以后的物业管理创造了条件。

三、入伙（住）管理方案
l 提示业主在入伙前明白办理入伙手续时应带的文件资料及准备工作，以免办理手续时徒劳往返。
l 为业主办理入伙手续时，应程序顺畅，手续完善，票据正规。
l 即时完成入伙注记。
l 受理代办服务手续齐全、收费合理、守时守约、保证质量。

1、业主入伙流程
1）业主向售房单位/发展商办理售房手续后，签订售房合同并开出入伙通知书。
2）凭售房合同与入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。
3）物业管理公司在审核资料无误后，向业主介绍物业管理服务情况、收费情况；代发展商与业主签订《使用公约》。
6）若业主验房发现并提出质量问题，经确认，填写返修表送交发展商，管理处应协助发展商对房屋进行整改后，请业主再次验房。
7）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。
8）业户入伙流程图如图所示。
2、租赁住户入住流程
1）由物业管理公司工作人员带业户到现场验收房屋，如发现有房屋质量问题的，由物业管理公司通知工程队整改。
2）整改后或验收房屋没问题，业户就同物业管理公司签验收单，并从物业管理公司领取房屋钥匙。
3）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。

3、 入伙作业标准
l 入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。
l 入伙各项资料齐全，记录规范完整，按户建立业户档案。
l 入伙各项收费正确，做到日结月清、帐表相符。
l 特约服务手续齐全，收费合理，守时守约，保证质量。
l 内部手册登记及时，即时完成注记。
l 入伙按户汇总，次月5日前全部归档。

4、入伙作业规程
l 由房产发展商或物业管理部门向业户发出入伙通知书。
l 业户携带购房合同书、入伙通知书、入伙手续书前往指定地点办理手续。
l 业户到管理处签收入伙资料，付清物业管理费用。
l 由指定的业户服务人员和维修技术人员陪同业户验房，抄录水电表底数并共同确认。
l 业户验房后若提出质量问题，填质量返修表，管理处加签意见后，由管理处协助发展商进行工程质量问题的返修工作。
l 如发展商或施工单位将工程质量问题委托物业管理公司返修时，双方须签字确认。
l 业户验房确认后领取钥匙，办理签收手续。

5、入伙作业检查规范
为了保证上海永升嘉苑项目入伙工作正常有序，管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。
1）集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节，发现问题，分析原因予以解决。每月4次抽查入伙资料、记录，发现不符合作业要求，用书面通知相关人员整改，对确属运作上的不完善处，经分析后开具纠正/预防措施通知单加以落实完善。
2）正常情况入伙阶段，管理处经理每月一次抽查入伙工作资料，收费情况、记录情况及归档情况，发现问题应以不合格项发书面通知并整改。

『入伙通知书』
女士／先生：
您好!您所认购上海永升嘉苑的 号 室的商品房， 日前已经政府有关部门检查验收合格，准予入住。现将有关入伙事项通知如下：
一、我公司拟定于 年 月 日至 月 日，集中办理入伙手续。您可在回执中选定具体入伙日期前来办理，并在收到本通知后一周内将回执寄回我公司。如您不能按时前来，在 年 月 日后，请到销售中心办理入伙手续（法定节假日休息，恕不受理）。
二、集中入伙办理地址：
三、办理时间：上午 至 ，下午 至 。
四、集中入伙期间，我公司有关部门和物业管理公司将派员现场接待办公服务。
五、回执邮寄地址：
邮编： 传真：

特此通知。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××房地产开发公司
年 月 日

『入伙通知书回执』
入伙通知书回执

公司：
兹接贵公司入伙通知书，本人购买的 号 室商品房，拟定于 年____月 日前来现场办理入伙手续。此复。

业主（签章）：
年 月 日

『入伙须知』
入 伙 须 知
女士/先生：
欢迎您成为 的业主！
我公司为提供良好的管理服务，兹先介绍有关入伙事项和有关收楼程序，以免您在接受新楼时，产生遗漏而导致不便。请您认真阅读，以免产生麻烦。
1、 请您在接到《入伙通知书》后，按约定的日期来办理入伙手续，以便我们及时为您提供服务。
2、 您来办理入伙手续时请带齐以下物件：
（1） 购房预售合同；
（2）业主身份证（或护照）及印章；《入伙通知书》已缴款项的收据。
3、 如您委托他人来办理，还应带上：
（1） 您（业主）的委托书，应由律师见证；
（2） 您（业主）身份证（或护照）的复印件；
（3） 代理人的身份证或护照。
4、您办理手续时请按入伙手续书的排列顺序依次进行。
5、您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。如有问题，请填入《房屋验收表》中，管理处将代表业主利益向发展商协商解决。

祝您顺利入伙！
上海永升物业管理有限公司

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日 　

『入伙手续书』

入伙手续书
业主：
2、合同组
您认购的 号 室，现已具备入住条件，请您按如下顺序办理入伙手续。谢谢您的合作。
1、房产收款组
业主已付请房款、及所有其他费用费。
并开具收费凭证。

经办人：
部门签章：
年 月 日
业主已签合同。。

业主签章： 经办人：
部门签章：
年 月 日

3、 物业组

3、物业组
业主已领取《业主手册》等入伙资料。
业主已付清物业管理服务费

装修垃圾清运费， 并开具收费凭证。

经办人：
部门签章：
年 月 日