银行信贷档案管理办法模版.docx
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1、xxx银行信贷档案管理办法第一章 总则第一条 为进一步提升信贷档案管理水平,使信贷档案为客户经营管理和防范信贷风险服务,提高信贷档案使用效率,根据xxx银行档案管理办法、xxx银行信贷管理基本制度及相关制度规定制定本办法。第二条 本办法所称信贷档案是指具有保存价值的x银行提供、管理、收回法人及个人客户各类信用全过程的真实记录资料,包括客户和担保人基础资料、信贷运作资料、用信和贷后管理资料、法律文件资料和信贷综合管理资料。信贷档案管理是指信贷档案的收集、整理、归档、保存、借阅、销毁的全过程。第三条 信贷档案按存储形态可分为电子介质资料和纸质资料。电子介质资料与纸质资料作为档案资料具有同等效力。信
2、贷纸质档案要确保其真实性和权威性。信贷电子档案包含并映照了纸质资料档案的全部内容及要素,能全面、动态、完整地反映信贷业务经营全过程。第四条 信贷档案要按照“完整规范、真实有效、分类管理、方便使用、安全保密”的基本要求实行集中统一管理,要在规范纸质档案管理的同时,逐步实现信贷档案管理的电子化,充分发挥电子档案在信贷决策、信贷管理过程中的信息查询、调阅、提示等各项使用功能。第五条 下级行的信贷档案管理工作,在业务上接受上级行授信执行部门(信贷管理部门)、办公室及相关业务部门的管理、监督和指导。第二章 信贷电子档案资料范围及内容第六条 信贷电子档案是指通过信贷管理系统(以下简称CMS)及其子系统录入
3、或扫描上传的各类信贷业务资料,包括:客户基础信息和台账资料、信贷审批子系统资料、贷后管理子系统资料、信贷影像档案管理子系统及其他资料。第七条 客户基础信息和台账资料是指通过CMS录入的客户和担保人基础资料及台账资料,包括客户概况信息、财务信息、管理人员信息、评级和授信额度核定信息、台账资料等。(一)客户和担保人概况信息是指法人和个人客户的基本信息、客户开户信息等。如法人客户贷款卡、营业执照、行业分类及账号等信息,个人客户身份证明、就职单位和收入信息等。(二)财务信息是指法人客户及担保人的各期财务报表、报表附注及审计意见等。(三)管理人员信息包括法人客户管理人员身份证明、职务职称、联系方式等。(
4、四)评级和授信额度核定信息包括评级结果及评级历史信息、授信额度和期限等。(五)台账资料包括CMS台账管理系统中贷款、承兑、信用证、保函及其他台账信息。第八条 信贷审批子系统资料是指通过CMS信贷审批子系统录入的信贷业务受理、调查、审查、审议、审批(核)、通知(批复)下达等各环节信息,以及信贷业务报备信息等。(一)受理环节信息包括客户申请书编号、客户申请办理的信贷业务基本信息、受理人签名等,根据贷款方式还包括相应担保信息。(二)调查环节信息包括贷款合法性认定、贷款效益预测、风险评价、调查综合意见、担保信息、调查报告(调查表)和调查人签名等,固定资产贷款须包括项目概况信息。(三)审查环节信息包括审
5、查建议与理由、审查报告(审查表)、审查人签名等。(四)审议环节信息包括合议(贷审)会情况、表决情况、审议记录、限制性条款及其他监管要求等。(五)审批(核)环节信息包括审批意见、审批日期、审批说明、审批人签名等。(六)通知下达环节信息包括下达的通知信息、通知说明和批复通知书等。(七)报备信息包括报备申请、传阅(签批)及批复信息。第九条 贷后管理子系统资料是指通过CMS贷后管理子系统录入的客户或项目贷后管理信息,包括法人和个人客户各类贷后业务、贷后管理工作检查和风险分类等信息。 (一)法人和个人客户各类贷后业务信息包括法人客户、个人客户现场检查情况、日常跟踪、贷后管理报告、风险预警、资金账户监管等
6、信息。(二)贷后管理工作检查信息是指授信执行(信贷管理)部门对客户部门贷后管理工作进行检查的信息。(三)风险分类信息包括信贷业务在风险分类各环节信息、分类结果和分类原因等。第十条 CMS信贷影像档案管理子系统资料是指录入、扫描上传至信贷影像档案管理子系统的各类资料,包括信贷审批业务网上作业必须上传的资料、上传的贷后管理资料等。(一)信贷审批业务网上作业上传资料。根据业务综合管理和单项制度规定所必须的、由客户提供或我行从外部取得的各类信贷资料附件,原则上要求全部整理、扫描上传信贷影像档案管理子系统,总行另有规定的除外。按用途可分为客户和担保人基础资料、信贷运作资料和其他资料。1、客户和担保人基础
7、资料包括但不限于以下内容。客户和担保人的营业执照或事业法人证书、法定代表人身份证明、组织机构代码证、特殊行业经营许可证或企业资质证书、税务登记证、验资证明、公司章程、贷款卡及查询资料、企业印章、各期财务报表、客户印鉴卡、董事会成员签字样本、法定代表人和有权签字人的签字样本、客户评级和授信资料、其他基础资料等。2、信贷运作资料包括但不限于以下内容。信贷业务资料:客户信贷业务申请书、业务上报行请示文件(报告)、法定代表人授权书、客户征信资料、股东(大)会、董事会或其他有权机构提供的同意申请信用的决议、文件或具有同等法律效力的文件或证明、项目可行性研究报告及有关部门批复文件、自筹资金落实情况及证明文
8、件、其他综合及单项业务制度规定的业务必需资料和辅助资料等。担保资料:担保人征信资料、担保企业董事会(股东会)同意提供担保的决议、担保承诺函、共有人同意抵(质)押书面证明、有权机关办理的抵(质)押登记、抵(质)押物清单及评估报告、质押的有价单证、抵押物他项权证、产权证明书、抵押物保单等法律文书、根据不同担保类型和担保人性质所必需的其他担保资料等。3、信贷业务办理所需其他资料。(二)贷后管理上传资料。贷后管理上传资料是指贷后管理过程中由客户提供或我行从外部取得的各类资料,包括但不限于:变更的还款计划、股权变更事项及其他重大变更事项资料;债权重组、诉讼(仲裁)、破产清偿、处置抵质押物、以资抵债、呆坏
9、账核销等过程中形成的资料。第十一条 信用发放环节资料包括:放款条件落实清单、放款审核表等。放款环节资料要扫描上传至信贷影像档案管理子系统存储。第三章 信贷电子档案管理要求第十二条 总行授信执行部、信贷管理部、信息技术管理部门和软件开发部门负责电子档案管理系统的开发和功能完善。各级行信息技术管理部门和软件开发部门负责电子档案管理系统的日常运行和维护。第十三条 客户部门、信贷管理部门及相关部门按照“谁录入,谁负责”的原则对录入内容的真实性、准确性负责。第十四条 要建立电子档案及其纸质档案的对应联系,有条件的行可建立电子档案和纸质档案物理位置间的对应联系。第十五条 各级行客户部门和信贷管理部门要按照
10、CMS和信贷影像档案管理子系统的有关制度规定,规范录入和扫描上传档案资料。扫描上传资料应清晰可辨,原则上使用PDF格式,上传资料以固定顺序排列、编制目录,并依据有关规定统一命名,通过CMS提供的功能与客户代码(申请书编号)建立关联关系。与电子档案对应的纸质档案在整理归档过程中,如遇有需要说明的问题,应及时填写备考表(附件1)进行说明,并放入相关档案盒内。第十六条 电子档案一经提交,原则上不予修改或删除。对于尚未审批信贷业务的电子档案,如需修改或删除的,可采取回退等方式由原操作人员修改或删除后,重新走审批流程,并记录修改和删除操作的简要说明。第十七条 电子档案流转过程中,各经办人要及时处理并提交
11、下一环节,贷后管理过程中的档案要及时更新上传,确保电子档案的实时性、完整性。第十八条 借阅档案时应以电子档案为主,减少档案原件的借阅,以提高使用效率和保护档案原件。要严格规范电子档案查阅管理。原则上电子档案不对外提供,外部检查或其他确须查阅的,经电子档案管理员部门负责人审批同意后方可提供。第十九条 上级行和本级行管理人员可直接查阅本级行辖内所有信贷电子档案,以便检查和指导工作。第二十条 CMS及其子系统录入或扫描上传的电子信息能够满足内、外部合规性检查及考核要求的,电子信息与纸质资料具有同等效力。使用系统进行检查须经档案管理部门负责人同意,由电子档案管理员按检查要求办理检查用户注册登记手续并授
12、权。检查结束后,及时收回用户权限。外部检查对电子档案有其他要求的,经档案管理部门负责人同意后,按要求办理。第二十一条 为保证电子档案管理系统的正常运行,信息技术管理部门或软件开发部门要对电子档案进行定期备份,并做好备份的保管工作,对备份信息定期检验,如发现问题应及时采取恢复措施。第二十二条 电子档案保管期限。录入的电子档案在系统内永久保存。扫描上传的电子档案,业务未结清的须一直保留影像资料;已结清的从结清该笔业务的次年1月1日起,在影像档案管理子系统数据库内至少保存3年,到期经授信执行(信贷管理)部门认定后由信息技术管理部门或软件开发部门导出相关信息做永久保存。第二十三条 信贷决策、贷后管理和
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