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银行信贷档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为了加强信贷管理，规范信贷档案管理，保障信贷资金安全，有效地为信贷管理和投资决策提供参考依据，根据《中华人民共和国商业银行法》、《中华人民共和国档案法》、《贷款通则》等，制定本办法。
第二条 xx银行信贷档案是各级行在管理和经办各类信贷业务工作活动中形成的，具有史料价值和查考利用价值的信贷管理专业技术材料的总称，是xx银行信贷管理工作的原始凭证和参考依据。
第三条 xx银行信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则,即在总行的统一领导下，各级分行负责建立本行所管理和经办的信贷档案，并负责对本行信贷档案工作进行指导、监督和检查,同时接受上级行对本行信贷档案工作的指导、监督和检查。
第四条 各级行应重视信贷档案管理工作，加强对信贷档案工作的领导。信贷业务经办人员和信贷业务管理部门应相互支持，密切配合，使信贷档案得到完整的保存、科学的管理和有效的利用。信贷业务管理部门包括业务审查审批部门、放款审核部门、风险管理部门、贷后管理部门及资产保全部门等。

第二章 信贷档案分类
第五条 信贷业务档案分为四类：
(一)管理类：客户（借保双方）基本资料、信贷业务资料、信贷业务担保资料、信贷业务审批资料和贷后管理资料等。
(二)要件类：合同、借据、入账通知单和贷款结清证明以及催收通知和回执等用于证明信贷业务法律行为的基本要件（可根据实际情况与信贷业务资料、信贷业务担保资料一同存放）。
（三）权证类：抵、质押权证、有价证券、存单、票据等（原件单独存放，复印件可根据实际情况与信贷业务资料、信贷业务担保资料一同存放）。
（四）保全类：资产风险管理的相关业务资料按照《xx银行法律事务档案管理办法（试行）》要求进行分类、管理。

第三章 信贷档案内容
第六条 信贷档案的具体内容包括（未注明原件的均为复印件，需加盖“与原件核对一致”条章，且有经办人签字）：
（一）基础资料
1.公司类（借、保双方）客户需要的基础资料（复印件需加盖客户公章）；
（1）营业执照（经年检合格）；
（2）机构代码证（经年检合格）；
（3）税务登记证明；
（4）法定代表人身份证明；
（5）公司章程；
（6） 会计师事务所出具的历次验资报告（国企未验资的提供《国有资产产权登记证》）；
（7）开户许可证；
（8）有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（事业法人提供）；
（9）贷款卡（借保双方贷款卡复印件及密码）；
（10）法人授权委托代理人证明（原件）；
（11） 近三年审计报告、最近一期财务报表，对成立不足三年的客户，提交自成立以来年度的报表;
（12）信用等级评定报告（借款单位）；
（13）相关批复文件（环评、征地、特殊行业经营许可证等）；
（14）其他需要归档的基础资料。
2.个人类客户需要的基础资料
（1）身份证证明（身份证和户口本复印件）；
（2）婚姻证明;
（3）借款人稳定收入证明；
（4）纳税证明材料；
（5）其他需要归档的资料。
（二）信贷业务资料
1.一般信贷业务资料
（1）借款书面申请及信贷业务申请表（原件）；
（2）与所申请信贷业务相关有效的商品购、销合同（原件或复印件）；
（3） 借保双方股东会（或董事会）决议（按照章程中要求的股权比例确认签字人数，一般情况下签字人数所持股份不低于2/3股权比例）或董事会、企业职工代表或上级主管部门等同意申请授信或同意担保的证明（原件）；
（4）借、保双方征信系统查询记录（原件）；
（5）利率确定表（原件）；
（6）信贷调查报告（原件）；
（7）决策意见通知单（原件）；
（8）信贷业务审批表、放款审批表（原件）；
（9）信贷合同、保证合同等（原件）；
（10）信贷业务入帐通知单；
（11）其他需要归档的信贷业务资料。
2.担保方式为抵、质押担保另外需要资料
（1）同意抵、质押意向书（原件）；
（2）抵押（质）物评估报告（原件）；
（3）抵（质）押物权利证书（复印件）；
（4）有处分权人同意抵（质）押的证明文件（原件）；
（5）抵（质）押人身份证明（原件或复印件）；
（6）抵（质）押物保险单据（原件或复印件）；
（7） 抵（质）押物出（入）库单（原件）。
3.商业汇票承兑另外需要资料
（1）承兑汇票申请审批表；
（2）缴存保证金和手续费的会计凭证（复印件）；
（3）承兑汇票（复印件）；
（4）银行承兑汇票协议。
4.商业汇票贴现另外需要资料
（1）申请贴现的商业汇票；
（2）申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据；
（3）会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见。
5.保证业务另外需要资料
（1）缴存保证金和手续费的会计凭证（复印件）；
（2）出具保函文本（原件）；
（3）出具保函协议书（原件）；
（4）反担保函协议书（原件）。
（三）贷后管理检查资料
1.首次检查报告单；
2.五级分类及贷后检查报告；
3.提前还款申请书；
4.调整利率通知书；
5.信贷到期通知书；
6.提前归还贷款通知书；
7.催收利息通知书；
8.逾期贷款（垫款）催收通知书及回执；
9.贷款展期申请书及调查报告；
10.展期还款协议书及担保文件；
11.贷款还款凭证；
12.不良资产化解专题报告；
13.担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书；
14.起诉通知书回执（原件）；
15.诉讼、裁决、调解等法律文件（原件）；
16.其他需要归档的信贷检查资料。
（四）权证类
信贷业务办理过程中形成，与保障我行债权相关的抵押或质押物等凭证，包括土地使用权他项权利证书、房屋所有权他项权利证书、存单、有价证券以及其他产权或收益凭证、财产保险单等重要单据。

第四章 信贷档案管理
第七条 信贷档案的收集
信贷档案资料的收集，由信贷业务经办人员按照信贷管理操作程序和信贷档案归档内容，形成多少收集多少，保证收集的信贷档案资料齐全、完整、真实，避免破损和遗漏现象。
第八条 信贷档案的移交、整理、立卷和归档。
（一）客户经理应在信贷业务办理结束后对收集的信贷资料进行初步的整理，填写《基础资料交接目录》（附件1）、《担保资料交接目录》（附件2），《业务资料交接目录》（附件3），原则上应在放款当天移交至相关信贷档案管理部门，同时登记《信贷档案资料交接登记表》（附件4），特殊情况请参照《xx银行放款中心工作实施细则》执行。
（二）对于移交的每笔信贷业务，档案管理人员应首先核实信贷业务条件是否落实。条件已落实的，由档案管理人员按照《基础资料交接目录》、《担保资料交接目录》，《业务资料交接目录》登记内容，对档案资料逐份逐张进行审查。经审查符合要求的档案资料，档案管理人员和移交人同时在相应的移交目录上签字。条件未落实的，信贷档案资料不予立卷归档。如果移交的信贷档案缺少资料，档案管理人员有权要求客户经理及时补齐，因特殊情况不能补齐的，由客户经理在清单备注中注明“缺项原因”，并经信贷档案管理主管部门审批后，方可立卷归档。
（三）档案管理人员接收信贷档案资料后，应在3个工作日内进行整理，归档的每份信贷档案资料按照信贷管理程序，视档案资料的多少，设立一个或多个案卷。每个客户的基础资料档案设立一个专卷（借保双方分别设立），每一笔信贷业务的业务资料及信贷检查资料设立一个专卷。每一案卷卷首应附有《基础资料交接目录》、《担保资料交接目录》、《业务资料交接目录》。卷内资料都在有效页正面的右上角和背面的左上角编写页号。每卷信贷档案资料不必装订，但必须按照业务操作时间和信贷管理顺序进行排列。
（四）立卷后，贷后管理中收集的客户财务报表应于财务报告期结束的15个工作日内收集完整且移交至信贷档案管理部门。其他贷后管理中形成的资料应随时形成、随时移交，最长移交时间不超过5个工作日。信贷档案管理部门的档案管理人员应随时在卷内目录中进行登记和补充归档。
第九条 权证类资料原件根据业务品种应由会计部门入库保管，信贷档案管理部门留存复印件归档。
第十条 信贷档案的存放和保管
信贷档案装订采用专卷、专盒、专柜存放形式。档案盒封面应标有借款单位等项目，档案盒脊背应标有借款单位、业务品种等项目；档案柜正面应标注支行名称。
第十一条 信贷档案的借阅
（一）信贷档案实行严格的借阅登记制度，建立《xx银行信贷档案借阅登记表》（附件5）。
（二）凡因工作或其他原因需借阅信贷档案的，借阅单位应填写《xx银行信贷档案资料借阅审批单》（附件6），经审批通过后方可借阅。内部借阅由经营单位负责人签字审批，对外提供有关信贷档案的，需经营单位负责人与档案管理部门共同审批后方可提供。
第十二条 信贷档案的交接
（一）因工作需要调换档案管理人员时，由档案管理部门组织办理信贷档案资料的交接工作，填写《信贷档案交接清单》（附件7），移交人和接受人在核对交接档案无误后，签字确认交接；
（二）因工作需要，信贷档案需要部门间移交时，应在总行风险管理部、公司金融业务部或个人金融业务部监督下，填写《信贷档案交接清单》，移交人和接受人在核对交接档案无误后，签字确认交接。
第十三条 信贷档案的保管期限
信贷档案中基础资料（借保双方）的保管期限为10年，信贷业务资料及信贷管理检查资料保管期限为15年。保管期限均从贷款本息全部还清后的第二年开始计算。

第五章 附 则
第十四条 责任追究
违反本规定，致使信贷档案不能按时归档、保管、利用或者造成档案丢失、毁损、被串换等严重后果的，应按照《xx银行员工违规违纪处罚管理办法》执行。
第十五条 本办法由总行授信评审部负责解释、补充、修改。
第十六条 本办法自下发之日起执行。

附件:1. 基础资料交接目录
2. 担保资料交接目录
3. 业务资料交接目录
4. 信贷档案资料交接登记表
5. 信贷档案借阅登记表
6. 信贷档案资料借阅审批单
7. 信贷档案交接清单

二０一一年十一月三十日

附件1：

基础资料交接目录
支行名称：
客户名称：
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资料名称
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移交人：
接收人：
日期： 年 月 日
注：请根据具体授信业务资料清单按顺序填列

年 月 日  年 月 日

附件2：

担保资料交接目录
支行名称：
客户名称：
序号
资料名称
备注
页码
1

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4

5

6

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15

移交人：
接收人：
日期： 年 月 日
注：请根据具体授信业务资料清单按顺序填列

年 月 日  年 月 日

附件3：
业务资料交接目录
支行名称：
客户名称：
业务种类：
金额： 期限： 年 月 日至 年 月 日
序号
资料名称
备注
页码
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移交人：
接收人：
日期： 年 月 日
注：请根据具体授信业务资料清单按顺序填列

年 月 日  年 月 日