公司费用报销和款项支付结算管理制度.doc

公司费用报销和款项支付结算管理制度
总则
1. 为加强公司财务管理，统一公司的款项支付、费用报销程序及规定，明确各自职责，提高财务管理水平和工作效率，现结合公司的实际情况，特制订本制度。
2. 本制度适用于公司各部门的付款、报销业务，包括工程款项支付、办公费用、员工费用、车辆费用、接待费用、差旅费用、原材料采购费用及固定资产购置等。
3. 价格核定原则：
1. ）对于一次性1万元或全年累计规模5万元以上的采购（如办公用品、耗材、活动用品等），责任部门应组织3家以上供应商询价，报销时附上书面的正式询价单。
2. ）对于一次性3万元或全年累计规模10万元以上的采购，责任部门应组织至少4家以上的供应商招标。
3. ）另一万元一下的商品或服务，具备比价条件的，原则上也要比价购买。
4. 费用预算原则：
1. ）各部门大额费用支出钱应由尽量详细的预算和申请手续，所有费用必须遵循“先申请、后发生”的原则。
2. ）广告支出、大型会务费及其他专项费用每笔发生前必须由详细的预算并报总经理审批。
3. ）费用报销标准需尽量控制在规定的预算标准内，费用支出超预算部分在合理范围内的，不用另做审批，即可报销，超出标准的，需经由总经理补批。
5. 预算管理原则：
1. ）专款专用原则：对于预算款项必须做到专款专用，不得挪作他用；
2. ）责任主体及额度控制原则：费用预算是应明确费用使用主体，做到谁申请，谁使用。
3. ）及时性原则：费用发生后及时报账，原则上要求在结束后五个工作日内报账。
第一章 费用开支计划
1. 公司各个部门及下属各个项目部需在每月底根据本月相关费用开支情况及下月工作计划制定本部门费用开支计划，由本公司财务部汇总、审核，经公司总经理确认审批，即为公司当月的费用开支计划，并下达各部门及下属各个项目部费用开支指标。
2. 公司费用开支计划留有弹性，并根据实施情况报总经理审批。
第二章 费用报销时间及报销方式
1. 为加强公司资金管理安全，员工（采购除外）报销费用小额费用（<500）报销以现金结算，出纳在复核报销凭证无误后，可直接将员工报销款项给付现金或存入员工银行卡中，如超过小额费用报销标准且却是需要用现金支付的，报销人必须在填写费用报销单时，在备注栏注明“以现金方式结算”，经部门主管审核签字后，报请总经理签字后方可以现金方式结算。如未经总经理审批，任何人不得要求财务室以现金方式结算相关报销费用。以现金方式结算的，金额不得超过1000元（<1000）。
2. 当月发生的费用需及时报销，对于已经超过报销当天2个月的单据原则上不予报销（特殊情况除外）。将同类票据粘贴在同一报销单下。
第三章 填写报销单注意事项
1. 票据粘贴凭证，数据准确，报销单字体应公正。各项明细单应写清报销事项、经办人姓名和日期。
2. 遇有手撕定额发票时应提高警惕，以免拿到假发票。鉴别发票请登录河南省及地方地税网。
第四章 费用报销具体要求
1. 业务招待费
1. ）因公宴请，可以报销费用；
2. ）日常言情，必须在工作计划中有所体现，应包括以下内容：对方单位名称、客户姓名、参加人数、宴请金额、以及预达成的目标或效果。否则不予报销；如遇特殊情况，写明原因报总经理审批；
2. 办公用品费
1. ）由行政办公室统一到能提供购物小票的厂家购买。报销时需提供该小票，如没有小票，不予报销；
2. ）办公用品费包括：日常办公用品费、会议用品费；
3. ）经办人在购买办公用品和会议用品钱，需填写《采购办公用品申请表》（见下表）待总经理审核批准后，方可购买；
4. ）报销时需提供与发票相符的购物小票，并填写公司规定的“办公用品报销明细表（见下表）”要求将购物小票上的内容抄到明细表上。
采购办公用品申请表
申请人

部门

提出申请时间

要求到货时间

序号
用品名称
单价
数量
总额
使用部门
备注

合计

申请人： 审核： 部门主管： 总经理：
3. 车辆使用费报销
1. ）车辆使用费包括车辆保险、汽油费、维修费、路桥费、停车费、车船使用税及车辆年票费用。
2. ）车辆使用人员在掌握车辆维护、用车、耗油情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。
3. ）汽油费、路桥费、洗车费由车辆使用人每月汇总报销一次，由审计部根据用车记录复核，经总经理签字验核。
4. ）车辆维修钱需提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由审计部根据车辆维修情况复核，经由总经理审批
5. ）车辆保险费、车船使用税及车辆年票费……
4. 工程款支付
1. ）必须结合当月实际现金流量合理安排相应工程款项支付工作。
2. ）根据工程合同，预（决）算、共事进度表情况又工程部/研发部填写工程款审批单，有关人员、负责人签名后由质量控制部门（各项目经理）签字确认，财务部复核，再报公司领导审批，总经理签字后，交财务部门办理付款手续
5. 材料及设备采购付款
1. ）根据实际工程量填制采购预算表，在采购预算表上明确标注材料名称、规格、型号、单价、数量等，并在材料采购之初制定详细的工程预算。
3. ）根据订购或合同，补充采购预算。有关人员、负责人签名后由质量控制部门（各项目经理）签字确认，财务部复核，再报公司领导审批，总经理签字后，交财务部门办理付款手续
6. 各项广告及促销单据报销要求
1. ）广告费用均需正式广告发布费的发票，单位名称填写相应公司名称
2. ）经办人报销时需提供：广告合同、报纸样报1份、客服中心核实签字广告版数表、发票
3. 户外广告：经办人需提供合同、广告图片，广告发布监测报告、市场部核实版数表，如实报销；
第四章 付款流程管理
1. 采购当事人申请：填写完整不同部门相应的采购申请表，附上部门制定采购计划、采购合同以及合同的付款方式。
2. .项目经理签名确认：部门主管对采购合同进行审核，合适无误后签名确认。
3. 审计部审查确认：审计部负责对费用当事人的申请惊醒审查，核实采购合同的相关细则。如有关单据不符合财务制度及采购合同付款条款规定则退后重写；如审查通过，则签字确认。
4. 部长复审，总经理审批。
各项目部采购当事人申请填单→项目经理审核--审计部审核--部长复审--总经理审批
5. 凡公司采购计划外开支，一律先报总经理审批。
第五章 借款
1. 员工因公现金借支包括备用金、差旅费、接待费以及其他需要现金支付的零星开支，应首先提出申请并认真填写借款申请单，按审批程序办理。
2. 公司原则上不办理因私借支。遇特殊情况，如本人生病。家庭大声意外情况等，应填写借款申请单并写明预计还款时限，经公司总经理批准方可借支。凡在财务部有借款的员工，报销时应先扣除借款，方可支付或返还现金。
3. 财务部审核、跟进借款情况。一般情况下保证做到一月一结，员工因公现金借支，应处理完业务后一月内，必须到财务部门办理销账手续；财务部于每月16日对本月应销账人员发出销账通知单，超过一个月不办理报销手续者，每日按所欠金额10%扣罚并于当月工资一次性扣除。
4. 现金借支实行“前清后借。前不清后不借”的原则。如以前仍有未清借款，必须先办理报销清款手续，否则不能借款，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。
5. 购买材料或物品申请借款时应在借款申请单上注明用款计划说明至财务部借款。
6. 借款若不按公司的报销程序规定将不受理此情况包括：
1. ）前款未清者
2. ）单据不齐或单据填写不完整
3. ）采购无材料使用明细等
第六章 附则
1. 本制度由公司财务部负责修订和解释
2. 本支付自公布之日起执行