金融控股集团有限公司档案管理工作制度模版.docx

金融控股集团有限公司档案管理工作制度

第一章 总 则
第一条 为加强集团公司档案管理工作，不断提高档案管理水平，更好地为企业提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《市档案管理规定》和《国有企业文件材料归档办法》，结合集团公司的实际情况，制定本工作制度。
第二条 本工作制度所称的档案，是指集团公司在一切工作活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等反映公司历史面貌的真实记录。
第二章 档案管理体制
第三条 集团公司行政办公室承担综合档案室的管理工作，由集团公司分管领导分管，行政办公室负责人负责，指定一名专职档案人员管理档案，各部室分别指定一名兼职档案人员，确保档案完整、准确和安全。
第四条 设立集团公司档案管理工作领导小组，由分管领导、行政办公室负责人、各部室负责人和一名专职档案员组成。档案工作重大事项由档案管理工作领导小组讨论研究决定。
第五条 设立集团公司档案鉴定销毁小组。由分管领导、行政办公室负责人、一名资深员工和一名专职档案员组成。
第六条 按照档案集中统一管理的原则，综合档案室对集团公司文书、基建、设备、会计、审计、已故人员、声像、实物、业务档案九大类档案实行集中统一的管理，把档案工作列入集团公司工作发展规划和议事日程。
第七条 综合档案室依法履行下列职责：
（一）贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《市档案管理规定》等有关法律、法规和方针政策；
（二）制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（三）统筹规划并负责集团公司档案的收集、整理，保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（四）监督、指导各部室及直属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（五）接受上级和同级档案局的监督和指导。；
（六）依照有关规定向国家档案馆移交档案。；
（七）对档案信息进行分类汇总、综合整理和分析研究，形成专题汇编、统计分析等材料；对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年档案统计分析、重大事例研究分析、档案史志等；及时、准确地填报档案工作年报及有关统计报表，建立档案工作统计台账；
（八）参加信息工作的整体化建设, 加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，编制检索工具,积极开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务，不断提高档案管理水平；
（九）参加档案工作协作组活动以及学术研究和交流活动，开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（十）根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限，超越权限的利用需经有关领导审批；档案的保密程度应随时间的变迁，及时调整解密，以扩大档案的利用范围。
第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章 文件的收集与归档
第九条 需归档文件材料的范围：
（一）反映集团公司在筹备、成立、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对集团公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）集团公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；
（三）集团公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料；下属全资、控股公司、参股公司报送的文件材料；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与集团公司有关的文件材料；
（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料；
（五）其它对集团公司各项活动具有查考价值的文件材料。
第十条 归档的文件材料包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第十一条 归档文件的收集与交接：
（一）各部室兼职档案员每年应按时将《档案交接登记表》随同已收集整理的文件向综合档案室移交，任何人不得拒绝归档。
（二）综合档案室档案员接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
第十二条 各部室形成的文件材料，必须注意书写材料及其载体材料的耐久性，书写材料要用黑或蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔等书写。纸质要优良，幅面格式要符合有关规定。
第十三条 各部室要注意保存本部门在经营管理活动中使用的有关档案文件材料，如因人员调动要做好交接手续，并把文件材料交回综合档案室，不得私自带走。因失密泄密造成企业损失，要追究责任。
第四章 档案管理
第十四条 档案分类
集团公司档案分为九大类：
A 文书类（按集团公司部室分为行政办公室、人力资源部、财务部、产权管理部、纪检与稽核部、法律事务部、发展规划部、董事会办公室、党委办公室九类）
B 基建类
C 设备类
D 会计类（暂由财务部门自行保管）
E 审计类
F 已故人员类
G 声像类
H 实物类
I 业务类
第十五条 归档时间：
（一）文书、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
（二）基建、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。
（三）设备、产权产籍、资质信用等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（四）会计核算专业材料应在会计年度终结后由会计部门整理归档（暂由财务部保管）。
（五）审计项目文件材料应在审计项目审结（结论和决定）后归档。
（六）已故人员文件材料，在干部、职工去世一年内，由人力资源部按规范整理后，向综合档案室移交。
（七）声像、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
（八）实物形成后应及时移交综合档案室。
（九）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
（十）合同协议、责任书、知识产权、更新补充的文件、离岗时应清退的文件、集团公司资产与产权变动过程中形成的文件、其他活动中形成的文件等，应随时归档。
第十六条 文件归档质量要求：
（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，并整理规范，文件书写和载体材料应能耐久保存。设备(打印机、复印机、扫描仪等) 形成的图文字迹应符合制度规范的质量要求。
（二）归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
（三）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
（四）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。集团公司发文存档两份，一份常规归档，一份作文件汇编。
（五）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
（六）重要项目文件归档时应由项目管理部室编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
第十七条 保存期限：
综合档案室根据有关规定，确定档案保管期限：反映集团公司主要职能活动和历史面貌，对集团公司、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管；反映集团公司一般工作活动，在一定时间对集团公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年，具体规定见《金融控股集团有限公司文书档案保管期限表》。
会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》执行。
第十八条 档案保管制度：
（一）档案存放应依据档案载体选择有专用保护功能的档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。
（二）不同类别档案归入对应的档案盒，各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705《文书档案案卷格式》、GB／T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA／T 22《归档文件整理规则》和GB／T 11821《照片档案管理规范的要求》。
（三）档案入库前应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
（四）库房管理：
1.库房应保持干净、整洁，定期打扫。定期在档案箱柜中放置防虫防霉药品，做好八防（防尘、防潮、防高温、防虫、防光、防火、防鼠）工作。综合档案室应根据实际情况为库房配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等设施。
2.库房温、湿度应符合JGJ 25《档案馆建筑设计规范》、GB／T 18894电子文件归档与管理规范和DA／T 15《磁性载体档案管理与保护规范》对各类档案载体的保管要求。根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。
3.档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。
4.库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。
5.库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明，建立、做好库藏档案台账，发现害虫、破损应及时处理。
6.有专人负责管理库房和库房锁匙，其他人员不得进入库房。
第五章 保密制度
第十九条 综合档案室采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对涉密档案的管理。档案形成者、档案管理者、档案利用者都应承担保密责任，必须严格执行国家《保密法》、《档案法》，严守国家秘密。
第二十条 档案的密级为绝密、机密、秘密三种。划入密级的档案，档案封面上加盖密级章。
第二十一条 密级档案只能在综合档案室查阅，未经许可不得私自摘录和复制。违者视情节轻重，按国家《保密法》和《档案法》的有关规定追究责任。
第二十二条 对外提供资料发表文章等不得系统地提供或引用集团公司密级的档案材料。
第二十三条 对密级档案要控制开放，查阅密级档案需经综合档案室分管领导批准。
第六章 档案开发利用
第二十四条 综合档案室应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为集团公司工作提供及时、有效的服务，同时为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第二十五条 档案利用与借阅制度：
（一）集团公司员工因工作需要借阅档案，应填写《文件借阅登记表》，写明借阅文件标题、案卷号、用途等，归还时必须双方当面点清，认为无误方可注销。
（二）档案借阅时间一般为3天以内，最长不超过一星期。超过借阅期限档案员有权询问、督促借阅人及时归还档案。
（三）借阅人对所借档案材料要妥善保管，不得随意对档案材料划线、圈点、涂改、折卷、拆散和损坏。
（四）密级档案借阅参照本制度第五章相关条款执行。
（五）辖属单位及外单位人员借阅集团公司档案需持单位介绍信或填写借阅档案登记表，证明其身份和查阅目的、内容，经集团公司有关领导同意后，方可在档案室内查阅或借阅（密级档案不对外）。
第二十六条 对于档案利用效果突出的情况档案员应进行利用效果登记。
第二十七条 档案员和利用者都应严守人员权限、档案公开和开放的规定，不得擅自利用档案。提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第七章 档案鉴定和销毁
第二十八条 集团公司档案鉴定销毁小组负责定期对到期档案进行鉴定。鉴定销毁小组必须坚持全面、历史和发展的原则，认真评定档案的价值，对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册。
第二十九条 经档案鉴定销毁小组鉴定需要销毁的档案，经分管领导审批同意后，由鉴定销毁小组指定两名人员分别负责销毁和监销。档案销毁后，销毁人和监销人要在销毁清册上签名并注明日期。销毁清册应永久保存。
第八章 罚 则
第三十条 建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
第九章 附 则
第三十一条 本工作制度由行政办公室负责解释。
第三十二条 本工作制度自发布之日起施行。