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企业办公室管理制度
第一章  总则
一、 为了加强办公室管理，明确企业内部管理职责，使内务管理工作愈加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、 本制度适适用于企业全部办公组员并严格遵守各项要求。
三、 切合企业实际，依据不一样制度内容编写对应规范化要求，努力争取使办公室各项工作全部有章可循、有法可依，确保企业办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理步骤，做到每七天有计划、每个月有总结工作目标。
第二章  职责范围
一、 办公室管理人员直接收行政人事主管领导，在直属主管领导下主持开展办公室各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度起草编写、通常性文书整理汇编、资料信息搜集编撰等文字工作。
三、 负责企业文书管理、图书管理、办公用具管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，确保各项事务有序开展。
四、 协调各部门之间行政关系，为各部门工作开展提供对应服务。
五、 负责企业对内、对外公共关系维护和改善，做好来客接待和企业各项文化宣传等工作。
六、 搜集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达多种指令，立即做出整理，当好领导参谋。
七、 帮助其它部门工作，完成上级交代其它工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章  工作规范
一、 办公室工作规范包含仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关要求根据职员守则细则实施。
二、 办公室管理人员严格根据本制度中要求规范开展工作。
第四章  办公室事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书关键组成部分，文件是各部门依据自己职责范围所制发含有实施效力并设有特定版头文书。本制度中，文件特指企业内外部发文文件；而文书特指内部通常性传阅资料。档案是文书基础上形成，档案是文书延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下要求。
（一） 文件管理制度
第一条      管理关键点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用。
2、 文件管理范围包含：上级下发文件、企业各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类协议文件等。
3、 制度类文件根据企业文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明企业全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表示无歧义。
4、 依据文件属性、类别，对全部文件进行编号，依据编号定时归档，做好对应文字统计，以备查阅。
第二条     制度规范
1、 文件起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责实施。
2、 企业上报下发正式文件权利关键集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 企业对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至企业文件、传真等，由办公室签收并做好对应统计。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对通常性文件进行分类管理，定时整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅通常性文件，需严格推行借阅手续，对有密级程度文件，需行政人事主管审批，总经理同意后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅统计并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料搜集完全，存档立案。六个月一小清，年底一大清。
9、 依据存档时间及存档必需性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字同意，根据文件管理制度进行处理。
第三条     文件管理步骤设计
1、 内部文件管理步骤：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理步骤：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅步骤：提出申请，办理手续→同意→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二） 文书管理制度
第一条      管理关键点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，确保企业内部资料安全性、完整性，促进和提升组织管理工作效率，充足发挥文书在各项工作中指导作用。
2、 文书管理范围包含：通常性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档图表、其它相关企业重大事项文书资料。
3、 除通知外，通常性文书没有固定格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书具体内容进行调整。
4、 依据文书性质进行编号整理，定时对文书进行归档整理，保持纸质文档和电子文档同时更新。
第二条      制度规范
1、 依据企业实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公告学习。
2、 根据文书管理范围，行政人事部发文依据需要填写《发文簿》，全部文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并署名备注。
4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档和年底究档相结合，对照编号列出整理清单。
5、 依据文书时效性和保留价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、 办公室责任人为第一责任人，若发觉文书丢失，办公室人员必需查明原因，如实向主管部门汇报，若未查明原因，则由办公室负责负担。
7、 违反以上要求者按摄影关要求给予惩处。
第三条      步骤设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档和电子档)→借阅→清退→审批→销毁
（三） 档案管理制度
第一条      管理关键点
1、 为了维护档案真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，立即分类、整理、编辑、传输文书资料，提升级案管理质量和效率。
2、 档案管理范围：企业各类证照及各类文件、文书资料、其它应存档信息资料。
3、 依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行对应归档、整理、备注，并存入专门档案文件柜保管。
第二条      制度规范
1、 应归档文件、材料由办公室人员负责搜集，份数齐全，包含附件、批复、定稿等。
2、 全部归档文书材料经过初步整理，依据时间前后次序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档和年底究档、定时归档和不定时归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核经过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必需遵守保密要求，推行保密手续，尤其是职员个人信息、企业图片等关键资料保管，确保档案安全和完整。
6、 档案接收、移交，必需依据档案管理制度严格做好统计。
第三条      步骤设计
依据文件、文书目录整理需要归档档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、 办公用具管理制度
第一条      管理关键点
1、 为了加强办公用具管理，规范办公用具管理各项程序，节省办公经费，提升利用效率。
2、 办公用具管理人员负责办公用具处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用具保管实施“日清月结，出入库等量、年底查存统计”标准。
4、 办公用具采购，应进行多方比较，确保性价比和质量，择优选择，合理开支。
第二条      制度规范
1、 企业办公用具采购、保管、发放和办公设备入库登记由行政办公室全权负责。
2、 办公用具购置应遵照以下程序：每个月27号之前各部门将所需办公用具报至办公室，行政办公室依据各部门需求计划和月末办公用具清算单中物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管同意，财务部签字后方可采购。对急用具采购，可依据具体实际进行灵活处理，但必需经部门主管同意。
3、 依据物品所属类别，对办公用具进行立即出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各部门申领办公用具需立即发放，并做好填表统计；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须立即补填。
5、 任何人未经许可不得进入办公用具管理室，不得私自挪用办公用具。
6、 办公用具管理人员负责收发入、离职人员办公用具。
7、 办公室建立企业固定资产总账，每十二个月进行一次汇总普查。
8、 管理员定时对办公用具进行盘查，核实库存，确保出入库等量。
第三条      管理步骤设计
编制《需求计划表》   审批    采购    入库登记     发放
编制需求计划    统计申购情况    月末清算汇总     出库登记
三、 图书管理制度
第一条      管理关键点
1、 为了让大家有一个良好借阅环境、快捷办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格根据制度中要求按时到岗，服务到位，确保借还步骤有序进行。
3、 依据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备职员查阅。
第二条      制度规范
1、 各部门可依据实际工作需要，申请申购图书。
2、 根据各部门实际需求申购图书，办公室每三个月负责采购图书1-2次。
3、 对全部图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其它有必需项目。
4、 根据要求时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，根据要求进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出对应赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定时对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条      管理步骤设计
1、 申购步骤：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还步骤：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、 会议管理制度
第一条      管理关键点
1、 为了提升会议质量，促进有效沟通，提升行动能力，进而规范会议管理。
2、 依据企业实际及具体情况，确定会议召开必需性。
3、 清楚会议召开目标，合理安排时间，做到少而精，讲究高效标准。
4、 会议责任人有效控制会议，明确会议召开是否界限；提升会议主持人控制会议进程能力和水平，确保会议实效。
5、 根据制度要求，严格会议管理，参会人员按时参与会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议关键点，做好一切准备工作。
第二条      制度规范
1、 搜集会议议题，依据选定议题搜集会上所需资料，确定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议召开并负责现场秩序维护，行政专员负责做好对应会议统计。
3、 行政专员依据参会人员讲话情况及相关事项，立即整理好会议记要或会议决议，打印并张贴。
4、 根据时间排列，将全部会议统计文字资料和电子资料同时整理并归档。
5、 会议统计为企业机要档案，保管人员不得私自外泄。如需查阅应严格根据文书管理制度要求实施。
第三条      管理步骤设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：主动参与，做好会议统计→会后：整理会议统计→张贴→归档整理
五、 清洁卫生管理制度
第一条      管理关键点
1、 为了营造一个良好工作环境，树立企业形象，确保清洁卫生管理工作顺利进行。
2、 根据要求，清洁人员完成全部要求项目，并达成对应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人，管理全部清洁项目并不定时对卫生进行保持和维护。
第二条      制度规范
1、 清洁区域包含：办公区域、卫生间、会议室、地板及其它纳入在内区域。
2、 根据排班安排，轮番打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检验工作。
3、 清洁卫生实施卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室全部区域清洁卫生，当日值日生按时做好全部清洁，监督者立即做好对应督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，确保地面整齐，茶水供给，洗手间整齐和卫生纸供给等工作。
5、 值日生在要求时间内做好全部清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
6、 未按要求清洁者，根据要求给予处罚。
第三条      步骤设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检验→填写监督表→办公室人员实施维护→发觉问题→实施处理
六、 日常事务管理
（一）      接待管理
第一条      来客接待是行政事务关键组成部分，为使接待工作规范有序，维护企业良好形象，对接待工作做具体要求。
第二条      以主动、热情、礼貌为标准，接待人员应落落大方，以礼相待。根据接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条      接待人员问清来者意图，引领其见所需见人员，并奉上茶水，做好一系列后续工作。
第四条      步骤设计：接待来访人员→问询来意，需要找人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
（二）      报刊收发整理
第一条      办公室管理人员根据企业实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅相关手续。
第二条      办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出企业或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条     任何人不得随意将企业内部刊物挪为她用。
第四条      报纸每七天更换一次，全部报纸每三个月处理一次。
第五条      步骤设计：收发报刊→整理→放置资料架→定时清理
（三）      后勤管理
第一条      为了认真落实企业多种制度，充足发挥和调动职员主动性和主动性，依据实际严格制度。
第二条      后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条      办公室人员负责每日清洁卫生监督和维护，立即提醒值日生和监督者做好对应工作。
第四条      依据外出工作人员情况，立即督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条      办公室人员每七天进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末依据外出工作时间登记进行总考勤汇总。
第六条      步骤设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
（四）      文化宣传管理
第一条      负责企业内部文化活动宣传和落实工作，同时负责企业外部宣传维护工作。
第二条      依据需要，立即搜集信息、加工信息，做好信息传输工作。
第三条     关注国家政策法规，立即统计政策动向，制作简报以供学习。
第四条      搜集和工作相关学习资料，丰富大家知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条      步骤设计：获取信息起源→编辑整理→张贴→学习→存档
（五）      其它事务
第一条     名片制作、收发传真等其它事务。
第二条      负责企业文书打印复印工作。
第三条      负责树木花卉养护工作。
第四条      帮助其它部门工作，完成上级交代其它任务。
附则
第一条     本制度由行政办公室制订，解释权归办公室。
第二条     本措施由总经理核准后实施，修改时亦同。