房地产公司公司公文处理办法.doc

公司公文处理办法

第一章 总 则
第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，参照《中国xx集团公司公文处理办法》，结合本公司实际，制定本办法。
第二条 公文是公司上情下达，下情上报，交流信息，指导工作的重要工具，必须按照本规则办理。
第三条 公司办公室是公文处理的管理机构，负责公文的收发、分办、传递、归档和销毁。
第四条 公文办理，必须严格执行党和国家的保密法规以及公司的有关规定，确保国家秘密安全，保证公司的利益不受损害。

第二章 公文种类
第五条 公司常用的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、简报、呈批件等。
（一）决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（二）通知。适用于转发政府机关、股东大会、董事会和不相隶属单位的公文，批转分公司及控股公司的公文；发布规章；传达要求分公司及控股公司办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；聘用和解聘员工。
（三） 通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（四） 报告。适用于向上级单位、股东及股东大会、董事会报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位和股东及股东大会、董事会的询问。
（五） 请示。适用于向上级单位、政府机关、股东、股东大会、董事会请求指示、批准的事项。
（六） 批复。适用于答复分公司及控股公司或部门请示的事项。
（七） 函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（八） 会议纪要。适用于记载和传达会议情况及决定。
（九） 简报。以公司名义发布重要情况或事项，由办公室或指定部门承办。
（十） 呈批件。适用于公司内部各部门报请公司领导审批的事项。

第三章 公文格式
第六条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、抄送单位、印发单位和时间等部分组成（详见公文式样一、二、三、四）。
（一） 涉及公司商务秘密或内容不宜公开的公文应设秘密等级。秘密等级分别为“绝密”、“机密”、“秘密”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置。
（二） 内容比较重要的公文一般都应标明发文字号。发文字号包括代字、年份、序号。如人力资源部的发文字号为“保房人字[2002]××号”。联合行文，只标明主办单位发文字号。文件有版头的，发文字号标注在版头与红线之间；无版头的，标注在标题的左上方。
（三） 公文除会议纪要、简报外，应当加盖印章。联合制发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“（此页无正文）”。
（四） 主题词位于文件落款之下。主题词标引顺序为：类别词、类属词。按反映公文内容的词和反映公文种类的词顺序排列，数量一般不超过5个。
（五） 需要公司董事会、监事会知道其内容的文件，在抄送栏中应注明“抄送：董事会董事、监事会监事各一份”。

第四章 行文规则
第七条 一般情况下，对省委、省政府，市委、市政府以及省市政府有关业务厅局的行文；对中国xx集团公司以及xx南方集团公司的行文；对与公司业务相关联的金融、证券及其他机构的行文，应以公司的名义行文。除应有关部门要求外，原则上各部门和各控股公司不得直接向上述机关和单位行文。
第八条 根据工作需要，公司各职能部门可在职权范围内向下或对外直接行文。
第九条 各分公司及控股公司应按照产权管理关系逐级向上行文，除上级领导直接交办的事项外，一般不得越级向上行文，不得直接向领导个人行文。
第十条 根据业务需要，属下各公司之间可互相行文。除第七条规定的内容外，各公司也可直接对外行文。
第十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。“报告”中不得夹带请示事项。

第五章 公文办理
第十二条 公文办理分为收文和发文两个过程。
（一）收文的办理程序
收文统一由办公室办理，除领导直接交办的事项外，各部门、各单位不得直接将文件呈送公司领导。办公室收文后按以下顺序办理：
1、 由档案室拆封（纪检、监察方面的信函，直接交公司纪委负责人拆封处理）、加盖收文章、编号登记并加贴文件处理单。
2、 送办公室主任或秘书提出拟办意见。
3、 由秘书呈送公司领导阅示。
4、 按照公司领导批示送有关部门办理。
5、 秘书负责对承办部门的办理情况进行督查，对紧急公文，应提出办理时限，跟踪催办。及时将办理的结果反馈给公司领导和有关单位、部门。
6、 处理完毕，将文件送档案室归档。
（二） 以公司名义发文的办理程序
1. 承办部门草拟好文稿后应填写《发文审批单》，并由部门负责人审稿、签名（《发文审批单》附后）。
2. 呈总经理文件由办公室秘书呈送总经理领导审批、签发。如属紧急公文，承办部门可直接送总经理审批。
3. 由档案室统一编号。文稿由各部门负责打印、校对。
4. 文件成文后，交档案室盖章，并将文件定稿连同《发文审批单》、文件正本一并归档。
5. 以公司名义的发文原则上由办公室送发，必要时也可由承办部门发送。
第十三条 草拟公文应当做到：
（一） 符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。
（二） 文稿必须观点正确，实事求是，条理清楚，引文准确，文字精炼，标点准确，用词用字规范，篇幅力求简短。公文一般要以打印形式上报下发。
（三） 公文中的数字，除必须用汉字书写外，应当使用阿拉伯数字，在同一文件中，数字的使用应前后一致。人名、地名、数字行文要准确，时间应写具体的年月日。
（四） 引用公文应注明发文时间、发文机关和标题、文号。

第六章 发文的审批权限
第十四条 以公司党政名义和职能部门名义发文，审批权限如下：
（一） 以公司董事会名义发文，由董事长签发。
（二） 以公司名义发文，由总经理签发。
（三） 以公司党委、纪委名义发文，分别由党委书记、纪委书记签发。
（四） 以公司各职能部门名义的发文，由部门负责人签发。
（五） 简报由公司主管的副总经理或总经理签发。会议纪要由会议主持人签发。
（六） 在特殊情况下，上述发文的签发可由上一级负责人授权下一级负责人签发。

第七章 公文立卷、归档和销毁
第十五条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷归档。
第十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，可保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。
第十七条 以公司名义办理的公文，应交公司档案室统一归档，各部门或个人不能保存应归档的公文。部门因业务需要使用归档的公文，可留副本或复印件。
第十八条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第八章 附 则
第十九条 本办法由xx房地产股份有限公司办公室负责解释和修改。
第二十条 本办法自发布之日起实施。

附：1、公文式样一、二、三、四
2、《xx房地产股份有限公司发文审批单》

xx房地产股份有限公司

二00二年十月