房地产公司业务接待管理模版.docx

业务接待管理

1 范围

本标准规定了来宾接待和业务接待工作原则、接待程序、接待类别、费用使用及报销、接待要求。
本标准适用于公司来宾和业务接待管理工作。

2　标准引用

XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。

3 接待工作原则

3.1 实行“归口管理，对口接待”的原则
3.1.1 综合部是公司接待工作的归口管理部门，负责协调安排接待业务，组织公司重大事项的接待工作，归口管理和拟定、审批业务接待费的使用等工作。
3.1.2 综合部对口负责上级领导和公司重大活动的接待工作。
3.1.3 各业务部门对口业务接待工作。
3.2 应遵循“必要、节俭、逐项审批”的原则
业务接待工作应根据来宾的不同层次不同要求，合理安排接待活动，适当控制费用，逐项审批、节俭开支，杜绝铺张浪费。

4 接待程序

4.1 制定接待计划
各业务部门在确认重要来宾来公司的目的、客人职务级别、人数、时间及活动安排后,提出接待申请并填写《接待计划单》(详见附录A)，经部门领导、总经理签字后，提交综合部。
4.2 按接待类别做好接待准备
综合部根据《接待计划单》的相关内容，落实好时间安排、活动内容、接待级别、出面接待的公司领导、参加接待的单位领导及相关业务洽谈人员；确定参观单位及参观路线、参观事项以及迎送、摄像、照像、餐饮、住宿、用车、礼品及资料准备等事项；政府重要官员来公司，还应安排好保卫事项。
4．3 实施接待
公司领导、相关部门负责人及相关人员出面接待、陪同。

5 食宿安排礼品赠送

5.1 食宿安排
5.1.1 公司领导出面宴请重要客人的，应提前通知综合部，并告知相关要求，综合部统一安排食宿。
5.1.2 各部门日常业务接待,由接待部门提出申请并填写《业务开支审批单》(详见附录B)，按公司业务接待审批程序提前办理手续。临时出现的接待任务，须电话请示公司总经理，同意后按下达指标办理，事后及时补办手续。
5.1.3 各部门日常业务接待费用标准，由公司综合部根据上年度业务接待费用平均数并结合本年度业务接待量的实际情况制定，并报请公司总经理批准。各业务部门每月的业务接待费用原则上在此标准以内，超过此费用标准需以专门呈批的形式报总经理批准后方可使用。
5.2 礼品赠送
5.2.1 公司礼品统一由综合部负责采购、日常管理及发放、登记。
5.2.2 各部门领用礼品，需提前填写《礼品领用申请》(详见附录C)，经公司总经理签字同意后，到综合部领取。
5.2.3 重要客人需要赠送特殊纪念品、礼品的，须经公司总经理同意后，由综合部负责购买。
5.2.4 独立核算部门如因特殊情况需领用公司特定礼品的，需提前填写《礼品领用申请》(详见附录C)，由公司总经理同意后，到综合部领取，其费用由申请部门承担。
5.2.5 公司高管因非生产经营活动之外领取礼品的，需填写《礼品领用申请单》(详见附录C)，并需报请公司总经理审批后领取。

6 接待费使用和报销

6.1 接待单位报销接待费用，应按相关规定归集消费发票，由经办人签字、部门领导签字后，交财务部审核，由财务部经理审核，财务总监签字，总经理签字后方可报销。
6.2 重要客户需安排外出参观的，须由业务部门填写《接待计划单》(详见附录A)，经部门领导及经公司总经理签字同意。
6.3 业务部门因业务需要公司级领导出面接待，所产生的一切费用归集到业务部门。
6.4 公司级领导在生产经营活动之外产生的接待费用，报销时需由公司总经理签字同意。
6.5 凡违反上述管理程序的情况一律不予报销。

7 相关要求。

7.1 接待单位应认真组织好接待工作，树立公司管理的良好形象，接待单位的领导对接待质量负责。
7.2 参加接待工作的领导和相关人员应按时参加有关接待活动。
7.3 重要的接待活动必须提前到达接待地点，做好接待准备工作。
7.4 在业务洽谈中，要遵守公司的业务洽谈纪律，保守公司技术及经济秘密。
7.5 在接待工作中应做到态度友好，热情周到，衣着整齐，文明礼貌。

附加说明：
1）本标准由综合部编制和修订。
2）本标准由综合部归口。
附录A
(规范性附录)
接待计划单示例
日期 年 月 日
来宾单位：
对方联系人及电话:
接待时间：
公司联系人及电话:
接待人员：董事长 总经理 常务副总经理 副总经理 接待部门负责人 会议记录
宣传准备：大厅横幅 站牌 宣传栏 汇报材料 相机 摄像机 录音笔 其他_________
办公室准备：座牌 会议室横幅 投影仪 笔记本电脑 形象片 话筒 宣传画册 文件资料
产品画册 矿泉水 茶水 咖啡 毛巾 洗手间用品 其他___________
座牌人员姓名及职务（按座次填写）
来宾人员：___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
公司人员：___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
住宿要求：经济型旅店 商务酒店 三星级酒店 四星级酒店 五星级酒店
费用：自费 公司记账
公司宴请：是 否
地点：___________人数：___________标准：___________特殊要求：___________
礼品赠送：是 否
种类及数量：____________________________________________特殊要求：___________
参观：是 否 路线确认：
参观车辆：______________________安全帽数量：______________________
备注：
报送部门：

附录B
(规范性附录)

时间： 年 月 日
经办部门

经 办 人

来客单位

进餐人数

进餐地点

对 方

陪 客

应酬原因

预计费用

总经理： 财务总监： 经办单位负责人：
业务开支单示例

附录C
(规范性附录)
礼品领用申请单示例
日 期

经办人

申请部门

联系方式

客户资料

领用数量

部门领导
意见

总经理 意见

办公室意见

礼 品

数 量

领 用 人

办公室礼品 管理人员