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房地产公司合同管理规定.docx
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1、xx房地产(集团)股份有限公司合同管理规定第一章 总则第一条 为全面规范公司合同管理工作,提高合同拟定和签署效率,降低合同管理失误产生的损失,防范合同管理工作中的风险,充分保障公司合法权益,特制定本规定。 第二条 本规定适用于xx房地产(集团)股份有限公司(以下称“xx地产”)本级、各级子公司以及纳入xx地产经营管理体系内的其他主体(以下简称“公司”)对外与其他自然人、法人、及其他组织签订的合同;xx地产本级与各级子公司、xx地产体系内各级子公司之间签订的合同也遵照本办法。第三条 本规定所称的“合同”是指公司与自然人、法人、及其他组织平等主体之间设立、变更、终止各项经济行为的协议,具体形式包括
2、但不限于协议、合约、契约、订单、确认书,以及与合同签订、履行、变更、解除和纠纷处理相关的法律性文件。第四条 以公司作为主体发生的经济行为,除费用类支出,其他的均需签订合同。费用类支出可根据不同的费用类型,结合各子公司实际运营情况在子公司合同管理制度中设定一个额度,超过额度的费用需要签订合同,在规定额度以下的可不用签订合同。第五条 合同需在经济事项发生前签署,禁止出现未签署合同即先行发生经济事项。第六条 合同一经签订,任何人不得擅自变更或解除。第二章 管理职责与分工第七条 投资管理中心是统一组织、实施公司合同管理工作的机构。投资管理中心主要负责本级合同的全过程管理、各级子公司合同管理工作的监督,
3、并根据公司业务发展修订合同管理各环节流程与工作标准。第八条 各级子公司投资管理部门是负责组织、实施本公司合同管理的机构,部门内可配备专业法律人员。投资管理部门负责本公司合同的全过程管理,参照本规定细化本公司合同管理各环节流程与工作标准。第九条 业务部门应负责本专业范围内的合同前期调研、谈判组织及起草工作。合同的审批、反馈和修订跟进也由经办部门指派专人负责。第十条 合同内容涉及到相关专业的,对应业务部门应参与合同审批,并提出具体的书面审批意见。第十一条 合同整理、存档、借阅应由指定的具体部门(如办公室、资料室等)实行统一管理。第三章 合同的分类第十二条 合同根据其管理方式的不同,可分为标准合同、
4、制式合同与常规合同。第十三条 标准合同是指由投资管理中心统一修订、管理的公司标准格式合同文本,分为固化类合同与示范类合同。第十四条 常规合同是指标准合同、制式合同以外的其他合同,其管理按照本规定第四章至第八章执行。第四章 合同的订立第十五条 合同订立工作主要分合同发起、合同审批、合同签署三个阶段。第十六条 合同发起主要由经办部门负责,合同签订前应完成前期调查、谈判组织、合同起草。1、 适用于公司招投标管理规定的业务,应遵照招投标管理规定及流程组织招标或询价工作后,直接进行合同起草。2、 除以上规定的情况外,经办部门应对合同其他当事人的主体资格、资信状况、履行能力等情况进行调查,确保合同其他当事
5、人具备履约能力,降低公司合同执行风险。3、 经办部门应组织相关专业人员参与合同谈判。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以书面记录并妥善保存。4、 经办部门应负责合同起草。合同的拟定稿应明确双方权利义务与违约责任,条款内容完整,表述严谨准确,相关手续齐备,避免出现重大疏漏。第十七条 公司合同审批实行会签制度。经办部门应指定专人跟进。1、 发起正式合同前,需要进行合同的预呈批,向相关主管领导书面汇报前期调查、谈判情况或招标、询价的结果,并就签订合同事宜取得主管领导的批复。预呈批由前期调研部门或招标责任部门经办,以呈批件或传阅单会签的形式进行。2、 合同审批须按合同呈批件格式提交相
6、关专业部门、投资管理部门逐级审批,公司管理层根据各级审批意见对合同进行最终审定。3、 各级审批意见应明确、具体。审批应重点关注合同主体履约能力、内容与形式的合法性、是否符合公司经济利益,权利义务及违约责任是否明确等。4、 为提高合同审批效率,在公司股东会批准下,公司董事长、总经理的合同审批权可按照董事长、总经理工作细则,通过书面授权,由授权代表代为行使。授权代表应按照各级审批意见和公司相关制度行使合同审批权,授权人须对授权代表的审批行为负责。第十八条 投资管理部门完成合同审批后,应建立相应台账并负责管理。合同台账主要内容应包括:合同名称、合同编号、标的、金额、摘要、签署方、签署日期、经办人、履
7、行情况等。合同台账信息应准确、及时、完整。合同台账属于公司机密文件,管理部门须遵循保密原则,台账信息对外提供须得到公司经营层授权。第十九条 合同审批完成后,经办部门根据各级审批意见拟定合同正稿,并报送投资管理部门复核,加盖合同审核章。第二十条 合同审核章加盖后,合同呈批材料原则上不允许作修改。确实需要修改的,经办部门应提交投资管理部门进行复核,并在修改处加盖合同审核章。第二十一条 未加盖合同审核章的合同,正稿不予签署和加盖公章。第二十二条 公司正式订立的合同,应由公司法定代表人签署并加盖公章。经办人也应签字确认并加具签署时间。1、 公司法定代表人因客观原因无法签署合同的,在公司股东会批准下,法
8、定代表人可通过书面授权,由授权代表代为签署合同。在无明确书面授权的情况下,任何人不得擅自对外签署合同。授权代表应按照各级审批意见和公司相关制度签署合同,法定代表人须对授权代表的签署行为负责。2、 各级审批意见不齐备、不具体、不明确的,法定代表人或授权代表应拒绝签署。第二十三条 合同签署并加盖公章后,原则上不允许作任何修改。因业务需要修改的,应在合同呈批件上标注并由公司总经理、主管领导签字确认。修改处应加盖投资管理部门合同审核章以及公司公章。第五章 合同的履行第二十四条 合同生效后,经办部门需跟进履约情况,并督促相关部门、人员严格行使合同约定的权利,认真履行合同义务。经办部门发现合同不能履行或不
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