房地产公司档案文件管理规定.docx

xx房地产（集团）股份有限公司档案文件管理规定

第一章 总则

第一条 文件资料的管理是公司质量管理的重要内容。根据公司ISO质量管理体系的要求，结合公司文件资料管理的实际情况，为加强公司档案资料管理工作，有效地保护和利用档案资料，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有收集、保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导，分级保管的原则。

第二章 档案管理机构及其职责

第五条 档案管理机构
1、办公室为公司档案资料管理工作的归口部门，文件资料原件由办公室所辖档案室归档，各经办部门视实际需要，经公司领导批准后可留存复印件。
2、各部、室要指定一名员工做兼职文件资料管理员,负责本部门文件资料的管理工作,工作变动或因故离职时应认真办理交接手续，不得擅自带走或销毁文件资料。人员变动应及时通知档案室。
第六条 档案室主要职责
1、制定或参与制定档案工作的规章制度；
2、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；
3、对各部门、各控股子公司的文件材料的归档工作，进行指导和监督；
4、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第三章 档案的种类和管理的基本程序

第七条 档案的种类包括文书文件、项目技术资料、财务档案、声像档案。
第八条 档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
一、档案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
（一）归档的范围：
1. 属于公司档案室保管的档案：办公室所辖档案室负责公司档案的管理，根据档案种类和项目进行分类保管，各部门根据《公司资料存档表》所规定资料最后结果及时交档案室存档，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：各部门兼职资料员负责本部门资料的管理，《公司资料存档表》中产生的过程文件由各部门自行保管。
（二）归档的时间
1、承办人将本部门承办的文件资料及时呈报公司领导，并于收文当日交档案室归档；所有合同在签署当日连同合同呈批件及合同原审改稿件一并交档案室归档。
2、对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
（三）立卷归档的要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须放在一起。
2、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。
3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
4、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
5、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
6、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
7、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
二、档案的借阅
1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或办公室负责人批准，方可借阅。
3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经公司领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
三、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级为绝密、机密、秘密三级。
3、密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需公司领导领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需公司领导批准。
5、外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
7、员工离职时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能办理离职手续。档案管理员调离，应由办公室负责人监督办理，档案交接之后，方能调离。
四、超期档案的销毁
1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室负责人和档案形成部门领导共同鉴定，报公司领导批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
五、档案的保管
档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

第四章 自制文件和外来文件管理的基本程序

第九条 对自制文件资料的管理
一、凡是以公司名义制发的、使用公司印章的文件、资料(包括图纸、图片、函件等业务资料及诉讼状、应诉书等),均应将文件资料正本连同公司领导签发的原件一并交档案室存档和管理。
二、以公司名义制发的文件,包括重要的函件一律编发文字号。发文字号的编制原则是：涉及到公司全局性的文件编公司的发文字号,其他文件编承办部门的发文字号,以党委、董事会、监事会、工会名义制发的文件和简报、会议纪要独立编号。具体编号工作由档案室统一掌握和办理。
三、以各部门名义制发的文件资料由各部门自行管理.各部门一律使用公司统一印制的发文件登记本逐件分类登记,自行编号。并设置专用的文件资料柜,集中存放,以便备查。
四、以公司和各部、室名义制发的文件资料都要本着既节约成本、又利于保密的原则,严格控制印制的份数。对外的函件一个单位只能送发一份,呈报公司领导的文件资料能传阅的尽可能传阅,不要多头发送。各部门或个人不能保存应归档的公文，部门因业务需要使用归档的公文，可留副本或复印件。
第十条 对外来文件资料的管理
一、外来文件应由办公室进行收文登记，并填写《文件传阅单》，上报公司领导批示。办公室根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办。所有阅办人均须在阅办单上签名。
二、各部门收到政府有关房地产政策的文件，建设主管部门有关工程、技术方面的文件，规划、国土部门有关建设用地的文件,法院、仲裁部门有关裁决书、仲裁书，以及政府其他重要文件，应及时呈报公司领导，并于收文当日交档案室存档或按文件流转流程传阅后存档。
三、控股子公司来文文件的归口部门为投资管理部和财务部，所有来往文件必须在档案室做好登记、编号。
四、外来资料直接送交或邮寄给公司的，一律由办公室接收、拆封和登记，直接送交或邮寄给其他部门的，除属于自留资料由收件部门自留外，其他资料均应送交资料室登记、编号和保管，送交时应办理交接手续。
第十一条 文件管理工作监督
各部门对自行管理的档案资料每半年进行检查、清理一次。没有归档的要及时归档,发现问题要及时纠正。每年底各部门要进行一次全面清理,对没有长期保存价值的文件资料要及时销毁。办公室也将根据各部门上报的资料目录进行定期或不定期的检查，来监督各部门文件资料管理工作。

第五章 处理条例

第十二条 档案文件管理是一项很细致的工作,各部门领导和资料管理员要高度重视，按照公司质量管理的要求,管理到位,工作到位。如果因文件资料管理不善,造成丢失、损坏,影响公司的正常运作,甚至给公司造成重大经济损失的,要追究部门经理和当事人的责任。有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或擅自销毁公司档案；
2. 擅自向外界提供、抄摘公司档案；
3. 涂改、伪造档案；
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第十三条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
第十四条 本规定从二00五年五月一日起实行。

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二00五年四月