房地产项目法律尽职调查指引.doc
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1、xx地产集团股份有限公司法律尽职调查指引目 录第一章 总则2第二章 调查材料与调查方法2第三章 尽职调查的基本分类和工作程序4第四章 尽职调查的内容和基本要求8第五章 尽职调查有关文件的存档13第六章 附则14说明29 1 / 3金科地产集团股份有限公司 法律尽职调查指引第一章 总则第一条 【目的与性质】为指导集团、各子公司法律工作人员(下称调查人员)正确参与公司重大投资事项,切实做好法律尽职调查工作,依据xx地产集团股份有限公司公司法律管理制度和xx地产集团股份有限公司合同管理制度的相关规定,结合集团投资工作实际,制定本指引。本指引系为向公司相关人员提供法律尽职调查工作方面的指导,以便于对公
2、司相关人员的法律尽职调查工作进行评价,集团及子公司应根据具体事项的情况遵照执行。第二条 【适用范围】适用于集团本部、各片区及公司的项目投资,包括但不限于招拍挂、并购、合资合作开发等渠道拓展的项目投资。第三条 【定义】本指引所称法律尽职调查,是指公司拟进行投资项目,如合资、重组、并购、重大资产购买等,要求调查人员对有关方(以下简称“被调查方”)的有关资料、文件、信息等从法律角度进行分析和判断,并做出尽职调查报告。第四条 【作用】法律尽职调查主要有以下作用:(一)帮助公司了解被调查方情况,用于判断拟进行的投资项目是否具备深入洽谈的可能性;(二)帮助公司决定是否调整该投资项目的价格以及确定调整价格的
3、幅度;(三)帮助公司按照现实情况进一步合理、合法地调整投资项目有关合同的条款、结构以及决定投资项目完成的时间表;(四)帮助公司更加准确地确定该投资项目完成的前提条件和完成后的义务;(五)帮助被调查方为促使投资项目基本实现而尽早采取需要的补救措施或帮助公司在有关协议中增加被调查方的陈述和保证条款。第五条【标准】调查人员应全面、客观、准确查明与投资决策有关的重大事实,尽到合理尽职义务。第六条【责任】调查人员在进行法律尽职调查工作时,应当具有尽职、尽责的态度,全面细致地完成尽职调查工作,且应当在调查过程中注意保密。第二章 调查材料与调查方法第七条【调查材料】调查材料是指与调查相关的,反映被调查方情况
4、的文件、资料、信息、数据和档案等,在尽职调查中,调查材料包括但不限于以下几类:(一)由被调查方提供的书面材料;(二)从第三方调取的书面材料;(三)被调查方做出的书面陈述;(四)从其他中介机构获得的书面材料;(五)调查人员对于各类口头陈述的记录或者录音;(六)调查人员对于现场调查的记录。第八条 【独立调查】独立调查是指调查人员从被调查方之外的第三方获取相关调查材料的调查方式。独立调查应当尽量从第三方处获取书面调查材料,若无法获得书面材料的,应当对第三方的调查答复进行详细记录。一般采取独立调查的内容包括如下:(一)自工商行政管理机关调取被调查方的工商档案;(二)自房屋、土地管理机关调取被调查方的房
5、地产登记档案;(三)自银行调取被调查方的贷款担保情况;(四)自劳动管理机关调取被调查方的社保缴纳情况;(五)从其它相关机关调取与尽职调查有关的其它资料。第九条 【书面调查】书面调查是指调查人员从被调查方处获取书面调查材料的调查方式。调查人员获得书面材料复印件的,应当与原件核对,并要求被调查方签字、盖章确认。第十条 【询问调查】询问调查是指调查人员就相关事项询问被调查方,并由被调查方做出回复的调查方式。询问调查应当尽量采用书面形式,并要求被调查方盖章或签字确认。询问调查亦可采用传真、电子邮件等方式。询问调查若采用口头形式的,调查人员应当对口头交流过程进行详细记录,有条件的,应当进行录音。第十一条
6、 【查询调查】查询调查是指调查人员通过查找方式调查相关事实。调查人员采用查询方式进行查验的,应当核查公告、网页或者其他载体相关信息,并就查询的信息内容、时间、地点、载体等有关事项制作查询笔录。第十二条 【函证调查】函证调查,是指调查人员为了获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息,通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明,获取和评价调查资料的过程。调查人员采用函证方式进行查验的,应当以挂号信函或者特快专递的形式寄出,邮件回执、查询信函底稿和对方回函应当由调查人员签名。函证对方未签署回执、未予签收或者在函证规定的最后期限届满时未回复的,由调查人员对相关情况作出书面说明。第十三条 【现场调查
7、】现场调查是指调查人员对于调查涉及的不动产、动产等有形资产、运作体系进行观察以确认、核实相关事实。现场调查应当制作详细的调查记录。对于调查涉及的不动产、动产、运行体系等可采用现场调查方式。第十四条 【间接调查】间接调查是指调查人员从公司聘请的其他参与调查的中介机构(会计师事务所、评估事务所等)获取调查材料的调查方式。只有在获取书面调查材料时可以采用间接调查的方式。调查人员必须确认该等书面调查材料的来源以及是否与原件核对一致。第十五条 【调查方式的选用】调查人员可根据实际情况运用不同的调查方式,但是在可能的情况下应当首先选用独立调查方式进行调查,其次应当以书面调查和现场调查为主,间接调查为辅,尽
8、量减少采用询问调查。第三章 尽职调查的基本分类和工作程序第十六条 【基本分类】以尽职调查的主要内容为标准,尽职调查可分为基本情况调查、资产状况调查、业务情况调查、特殊事项调查四种基本类型。第十七条 【确定目的、对象、范围】开展调查工作前,调查人员应充分了解具体项目中的商业计划、交易目的及拟交易结构,并向投资项目的负责人员了解投资项目的基本内容以及被调查方的基本情况,依此确定调查目的、对象、范围。调查人员应当遵循谨慎的原则确定调查范围,确保调查范围能够满足投资项目的需要。(一)确定尽职调查的目的因具体商业计划或交易不同,调查人员在尽职调查中所期望达到的目的也会不同。调查人员应根据具体商业计划或交
9、易的重点,与公司其它部门协商并充分听取其建议,理解交易欲达到的目的,并用书面形式确定尽职调查目的。(二)确定尽职调查的对象根据调查方的要求并结合具体的商业计划或交易,调查人员可以确定具体的尽职调查的对象,即被调查方。例如,在收购项目中,股权收购的尽职调查中的被调查方通常会涉及目标公司及其子公司、分支机构等,而资产收购的尽职调查中的被调查方通常只限于拟转让资产的出让方。(三)确定尽职调查的范围根据调查方对于尽职调查的目的的不同,尽职调查的范围通常也不尽相同;并且,尽职调查的范围会因被调查方的公司类型的不同而不同,也会因商业计划或交易的类型不同而有差异。一般而言,法律尽职调查可包括以下范围:1.
10、公司概况;2. 业务资质;3. 主要资产;4. 重大债权债务;5. 财务情况;6. 公司治理;7. 人事劳资;8. 税务9. 诉讼、仲裁及行政处罚;10. 其他事项。第十八条 【编制法规卷】调查人员应在明确调查目的、对象、范围基础上,根据具体项目涉及领域编制并熟悉相关法规卷,明确拟交易流程、重点环节和需要调查的重点。第十九条 【制订调查方案】调查人员应当根据调查范围制订调查方案,调查方案至少包括以下内容:(一)所需要的调查材料的初步范围;(二)各类调查材料的来源;(三)现场工作的预计时间与工作安排;(四)现场工作的人员安排。第二十条 【前期书面调查】调查人员应当根据调查方案,制作书面调查函及书
11、面调查材料要求清单,以适当的方式提交被调查方,便于被调查方进行前期准备。(一)调查人员对尽职调查函的起草和发送1. 调查人员可以根据确定的尽职调查目的和范围,起草尽职调查函。尽职调查函的内容应与确定的调查范围相一致。2. 调查人员在起草尽职调查函时,应尽量要求被调查方按照尽职调查函所列的顺序,以书面形式答复其中的所有各项问题,并提供相关资料的完整、齐全的复印件;并且,调查人员应要求被调查方对尽职调查函中不适用或无资料的问题分别加以注明,并请被调查方详细注明每份已提供的资料的名称、有关方名称和日期等信息。3. 在尽职调查函的内容得到公司确认后,调查人员可及时将尽职调查函发送给被调查方,并给被调查
12、方一个合理的期间准备所有的相关资料。(二)被调查方对尽职调查函的质疑和答复1. 在接到调查人员的尽职调查函后,被调查人员应首先判断尽职调查函的内容与拟进行的商业计划或交易是否有关联。调查人员应尽速要求被调查方在合理时间内对尽职调查函进行确认。2. 调查人员应要求被调查方在合理期限内,对下述内容回复:(1)是否给予调查方书面答复函;(2)是否向调查方提供有关文件的复印件;(3)在向调查方提供有关文件复印件的情况下,该复印件在尽职调查完成后是否需要收回;(4)是否只允许调查人员在被调查方公司现场审阅有关文件。3. 若被调查方要求签署保密协议和或赔偿协议,调查人员应代表公司审查该协议并提交公司确认是
13、否签署及相关内容。4. 在被调查方同意向调查方提供有关文件复印件的情况下,调查人员应要求被调查方起草文件清单,由双方核对确认后签署。(三)调查人员审阅答复函1. 在接到被调查方的答复函后,调查人员应判断答复函在答复形式上的确定性,即被调查方是否根据尽职调查函准备文件和罗列清单以及答复函上是否有被调查方的签字盖章。2. 在被调查方仅提供了所需文件复印件而未提供相应的答复函的情况下,调查人员应根据尽职调查函以及被调查方已经提供的文件复印件制作相应的答复函,要求被调查方在该函上注明不适用或无资料的问题,并在该答复函上签字盖章。3. 调查人员对于答复函的准确性判断,应在调查文件的审阅过程中进行。(四)
14、调查人员起草和发送进一步尽职调查函调查人员在调查文件的审阅过程中,如发现新的问题,可以向被调查方发送进一步尽职调查函,要求被调查方提供进一步的文件或作出答复。第二十一条 【初步调查】调查人员根据调查方案,进行独立调查、现场调查,收集书面调查材料,并根据需要开展间接调查与询问调查。调查人员应当及时对调查所获得的材料进行初步的整理与分析,梳理发现的问题。第二十二条 【补充调查】调查人员对于初步调查发现的问题进行充分的分析与讨论,制订简单的补充调查方案,并及时开展补充调查。对于较为复杂,难以梳理的问题,可以进行多次补充调查,亦可以通过适当的方式在材料整理阶段以及报告撰写阶段再次进行补充调查。第二十三
15、条 【材料整理】调查人员应当对获得的材料进行适当的整理,整理的方式包括但不限于:(一)制作清单表格;(二)制作框图图表;(三)对于单个法律问题的研究分析等。整理材料所制作的文件作为撰写报告的素材,亦作为工作底稿用于存档。第二十四条 【制作尽职调查底稿】调查人员应根据取得的相关资料及掌握的相关事实,及时、准确、真实的编制尽职调查底稿并妥善保存,防止遗失。第二十五条【审阅调查资料及底稿】调查人员应审核尽职审查资料、底稿的来源、颁发时间和形式,内容的内在联系、拟证明事实等,对文件的真实性、合法性、完整性进行审视并作出判断。重点应关注资料的数量、质量和一致性。(一)调查资料、底稿审阅的分工1. 调查人
16、员可以根据尽职调查的范围、任务和各律师的不同业务专长,对尽职调查过程中收集到的文件按不同专业领域进行分工和审阅。2. 若尽职调查涉及的被调查方众多,调查人员也可以按不同的被调查方分工审阅有关文件。(二)调查文件审阅的准备调查人员事先应充分了解、熟悉和掌握相关领域的法律法规、实践中的业务操作和行业惯例,明确界定的工作范围,把握对调查文件进行审阅时工作的角度和重点。(三)调查文件的审阅调查人员在审阅相关的调查文件时应细致认真,对调查文件的完整性、真实性与合法性等问题进行谨慎的法律研究和咨询。(四)调查文件的鉴别调查人员在审阅调查文件时应最大限度地甄别、排除虚假事实,尽可能再现被隐瞒或被忽视的事实,
17、其中特别应注意:1. 调查文件复印件与原件的一致性;2. 调查文件上的印鉴的前后一致及其变化的合理衔接;3. 调查文件上的盖章、签字是否代表有关单位和个人的真实意思表;4. 对于调查文件中的间接证据,要调查有关单位和人员,核实有关事实的陈述和记载是否真实、准确;5. 注意调查文件签发时间与相关事实发生时间的合理衔接,排除被调查方变造文件的可能性。(五)标记或记录对于调查文件审阅过程中发现的问题,调查人员可以随时做出标记或做出书面记录,应尽可能通过编制表格以突出被审阅项目的重点内容。同时,对于被调查方补充资料或做出解释的,调查人员也可以做出书面记录。(六)调查人员间的合作调查人员在审阅文件的过程
18、中,若发现有关文件涉及其他调查人员的审阅范围,应及时与该律师联系,并根据该律师的需要,提供有关文件的复印件。第二十六条【撰写报告】调查人员应当根据要求撰写尽职调查报告。调查报告的基本结构是列举调查材料确定相关事实,引用适用的法律进行分析与论证,针对从事的投资项目,说明其中可能存在的法律风险以及对拟从事的投资项目的影响,并提出相应的解决方案或建议。(一)尽职调查报告的主要内容1. 序言部分。在序言部分,通常可以包括如下方面:(1)出具本报告的目的和范围;(2)本报告所依据的文件及报告所反应情况的截止日期;(3)假设;(4)除外责任。2. 正文部分的撰写(1)调查人员撰写的报告正文的内容应与尽职调
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