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公文处理办法

第一章 总 则
第一条 为加强房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作，
提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。
第二条 本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力
和规范体式的文件。
第三条 本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档
等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准
确、安全。
第五条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。
第六条 综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。
第七条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股
项目公司、专业公司参照执行。
第二章 公文种类
第八条 公司的公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于人员任免和嘉奖。
(二)决议
适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。
(三)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。
(四)通知
适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
(五)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。
(六)报告
适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。
(七)请示
适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。
(八)批复
适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。
(九)意见
适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，
请示批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和
下行文三种。 ‘
上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。
第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。
(六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。
(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。
(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十一)公文应当标注主题词。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。
抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。
(十三) 章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A 4型(210mm×297mm)，左侧装订。

第四章 行文规范

第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报
告。
第十四条 公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。
第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。
第十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理
部门。
第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。
“报告”不得夹带请示事项。
第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单
位。

第五章 发文办理

第十九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。
第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核，报请
分管领导审批后办理。
第二十一条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；
(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字
词规范、标点正确、篇幅力求简短；
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关
系确定；
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；
(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，
日期应当写明具体的年、月、日；
(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；
(七)应当使用国家法定的计量单位；
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、
缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。
第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与
相关部门协商，取得一致意见后交综合管理部核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。
第二十四条 公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重
点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司
名义行文的公文，由所在单位负责人签发；以公司名义行文的公文，一般可由分管副总经理签发；涉及全局的综合性公文，由总经理签发；决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。
第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理
部负责填写《发文登记簿》。
第二十七条 公文正式印制前，拟稿人应事先校对，再由综合管理部进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十八条 打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、
密件要在信封上加盖急、密戳记。

第六章 收文办理

第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文，综合管理部应安排文秘进
行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后，对符合
本办法规定的公文，再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见附件2)，及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
收文日期以收文当天日期为准。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。
第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动
与有关部门协商如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。
第三十四条 审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应
当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。
第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合管理要负责催
办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。
所有部门之间不得将收文横向传递，必须经综合管理部进行流转。

第七章 公文归档

第三十七条 公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应
当归档的公文。
第三十八条 公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。
第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。
第四十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整
理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。
公司内部制发公文的整理根据文种划分；外部收文在编号后，应根据收文类别分别进行登记。
第四十一条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存
复印件或其他形式的公文副本。
第四十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合
存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。

第八章 公文管理
第四十三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。
第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准，绝密级和注明不准翻印
的公文除外。
第四十五条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视
作自废止之日起不产生效力。
第四十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责
人批准，可以销毁。
第四十七条 部门或分、子公司合并时，全部公文应当随之合并管理。部门
或分、子公司撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。
员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。
第九章 附 则

第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第四十九条 本办法自印发之日起施行。

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编号：GT/QR·01-03 修改状态：B/1
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