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票据中心业务档案资料管理规定

1 目的
为了进一步加强票据中心档案资料的管理工作，维护档案资料的实用性与有效性，特制定本规定。
2 归档范围
票据中心受理的与票据业务和信贷资产业务相关的档案资料。
3 档案管理
由票据中心业务审核科负责。
4 管理职责
保证归档资料的完整性、安全性和便捷性。
5 术语与定义
5.1 本规定的基础资料，是指交易对手的营业执照、组织机构代码证、金融许可证、法定代表人身份证、业务办理授权书（含业务授权和合同用印授权）。以上各项仅限首次办理时提供，后期如有变更需另行更新。
5.2 本规定的跟单资料，是指由交易对手在办理每笔业务时需提供的业务材料及证明材料。
5.3 本规定的纸质资料，是涵盖基础资料、跟单资料以及各项业务所需的其他重要记载的总称。
6 纸质资料归档内容
6.1 分支行送审票据业务
1) 上海农村商业银行银行承兑汇票验证报告单；
2) 跟单资料：银票的正反面复印件、查询查复书复印件。
以上两项均需加盖分支行业务章。
6.2 行内转贴现业务
1) 上海农村商业银行行内转贴现业务申请书（含“商业汇票行内转贴现清单”）；
2) 跟单资料：商业汇票的正反面复印件、贴现凭证第一联复印件、查询查复书复印件等。（电票不需要）
第一项均需加盖分支行公章，第二项需加盖分支行公章或业务章或部门章。
6.3 纸票行外转贴现业务
1) 交易对手基础资料；（专夹保管）
2) 业务交易归档材料：
A. 合同正本（包括合同清单），系统审批书与审票单；
B. 跟单资料：转贴现商业汇票的正反面复印件、查询查复书复印件、贴现凭证第一联复印件或加盖公章的商业汇票跟单资料代保管承诺书；
C. 其他需要归档的材料。
以上均需加盖交易对手公章或有效业务章。
6.4 电票行外转贴现业务
1) 交易对手基础资料；（专夹保管）
2）合同正本或主协议清单，系统审批书；
3）其他需要归档的材料。
以上均需加盖交易对手公章或有效业务章。
6.5 信贷资产转让业务
1）交易对手基础资料；（专夹保管）
2）审批书的复印件；
3）正式合同原件（包括合同清单）；
4）跟单资料：
a) 来人介绍信与身份证复印件（我行上门业务除外），
b) 转让贷款的放款凭证复印件、合同复印件、保证（抵押、质押）合同复印件，
c) 定期的贷后检查报告，
d) 提前赎回的审批书复印件、交易对手提前还款申请、还款凭证复印件；
e) 其他需要归档的材料。
以上均需加盖交易对手公章或有效业务章。
6.6 备注
1）对于银行承兑汇票查询查复书，客户必须在每笔业务发生时提供，如当场无法提供，客户需以传真形式当场补上，不然拒收此票据。
2）对于办理商业汇票业务时，如发生跟单资料缺失，保证在10个工作日内补齐缺失资料。
7 档案的缺省与催讨
7.1 贴现审核业务的缺省跟单资料，由业务审核科负责对分支行进行催讨，在5个工作日内补齐。
7.2 行内转贴现业务的缺省跟单资料，由产品管理科负责对分支行进行催讨，在5个工作日内补齐。
7.3　行外转贴现与信贷资产转让业务的基础资料、合同正本、转贴现凭证或跟单资料如有缺省，由市场营销科对交易对手进行催讨；因合同原件统一在次月15日前，由业务审核科转交给资金管理科保管，所以原则上基础资料、合同正本、转贴现凭证需在5个工作日内补齐（若合同需加盖双方骑缝章的可延长至10个工作日），跟单资料可酌情延长至10个工作日内；如是月底发生的业务，可酌情延后补齐。
7.4 业务审核科在审核完跟单资料后若发现有缺省，应及时将不同业务种类缺省情况反馈给负责该业务催讨的科室，并且记录在“资料缺省情况统计表”中，该表每两星期汇总以邮件形式通报给相关科室与票据中心总经理。
8 档案的分类与归档
8.1业务审核科对审核齐全的纸质资料，按业务的种类、合同编号顺序，装入档案盒归档入钢箱保管（基础资料单独专夹保管）；合同原件统一在次月15日前，由业务审核科交接给资金管理科保管。
8.2 业务审核科每年上半年制作前年的纸质资料档案移出清单，将清单所列的各类业务档案资料移至会计档案仓库的专用钢箱进行统一保管。
8.3 纸质资料档案保管年限按照《档案管理办法》时限规定，如有必要可以延长但不得缩短；对账务尚未结清的，应予延长。
9 档案的借阅
9.1   因工作需要，经本部门负责人批准票据中心以外人员借阅档案时，业务审核科应做好借阅及交接手续。
9.2   档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
10 销毁
10.1 纸质档案资料保管期满，需要销毁时，由业务审核科制作《档案销毁清单》，经票据中心总经理批准后指派专人监督销毁。
10.2销毁前，经办人员要依据《档案销毁清单》认真清点核对，严防散失，电子版《档案销毁清单》永久保存。

本规定根据各类业务流程的变化作相应修订，最终解释权归票据中心。

金融市场部票据中心