公司发票管理核心制度.docx

发票管理制度
一、 概述
为深入规范我企业经济活动，加强发票管理和财务监督，依据《中国税收征收管理法》、《中国发票管理措施》，结合本企业具体情况制订本制度。
本制度适适用于恒生电子股份及其部分控股子企业
本制度所称发票，是指在购销商品、提供或接收服务和从事其它经营活动中，开具、收取收付款凭证。
本制度由财务管理部负责解释。
二、 发票领购、保管和缴销
1. 企业所用发票由财务管理总部按要求统一向税务部门购置，财务管理总部按税务部门要求对发票进行管理。
2. 企业所用发票由财务管理总部专门人员保管并建立完整发票登记簿，具体登记多种发票购置、领用和结存情况，并定时向主管税务机关汇报发票使用情况。
3. 企业在办理变更或注销税务登记同时，办剪发票和发票领购簿变更、缴销手续。
4. 企业根据税务机关要求和企业《会计档案管理制度》存放和保管发票，不得私自损毁，已经开具发票存根联和发票登记簿，应该保留5年。保留期满，报经税务机关查验后销毁。
5. 必需妥善保管发票。发生发票丢失情形时，应该于发觉丢失当日书面汇报税务机关，并登报申明作废。发票丢失，由责任人负担造成一切经济损失。
三、 发票开具
1. 发票基础联次包含存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。
2. 发票基础内容包含:发票名称、发票代码和号码、联次及用途、用户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。
3. 不得有下列虚开发票行为：
1) 为她人、为自己开具和实际经营业务情况不符发票；
2) 让她人为自己开具和实际经营业务情况不符发票；
3) 介绍她人开具和实际经营业务情况不符发票。
4. 企业根据发票管理要求使用发票,不得有下列行为：
1) 转借、转让、介绍她人转让发票、发票监制章和发票防伪专用具；
2) 知道或应该知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或废止发票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输；
3) 拆本使用发票；
4) 扩大发票使用范围；
5) 以其它凭证替换发票使用。
5. 发票限于企业所在省、自治区、直辖市内开具。不得跨要求使用区域携带、邮寄、运输空白发票。
6. 严禁携带、邮寄或运输空白发票出入境。
7. 企业需要开具发票（包含增值税专用发票和一般发票），首先由企业业务部门相关人员提议销售发票开具申请步骤，载明和协议相符开要信息，经过合适审批后，提交财务部门开审核经过后开具发票。
8. 根据国家要求，企业必需在发生经营业务确定营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。考虑到实际经营过程中，用户往往将收到发票作为支付款项必需条件之一。为确保企业经营正常进行且风险可控，对于销售蓝字发票开据，按下列变通方法进行控制：
1) 不得虚开乱开发票，发票开据各要素，必需和签署协议完全一致。
2) 开票申请步骤，由业务部门相关人员提起，须经适度审批，且经财务审核经过。
3) 依据协议条款中签署预收款条款，预收款须开具发票，业务部相关人员提议开票申请步骤，经事业部总监审批同意，财务审核经过后，开据发票。
4) 达成销售协议条款中签署收款里程碑点条件，须开具发票，业务部相关人员提议开票申请步骤，经事业部总监审批同意，财务审核经过后，开据发票。
5) 依据完工进度，符合外部收入确定条件，业务部相关人员提议开票申请步骤，财务审核相符后，开据对应发票。
6) 不符合上述三条件任何之一，但确有需要开票，属特批开票，业务部相关人员提议开票申请步骤，须经事业部总经理审批同意，且财务审核经过后，开据对应发票。
9. 开具发票后，当发生销货退回、销售折让和开票有误等情况，符合发票作废条件，收回原发票并注明“作废”字样，不需开红票情况 ：
1) 符合一般发票作废条件，是指同时含有下列情形：
① 收到退回一般发票原件。
② 购货方未作帐务处理，且我方也未作帐务处理（即在发票开出当月又立即退回企业财务部门发票）。
③ 符合一般发票作废条件，业务部门相关人员负责收回原发票原件，在将发票原件交回财务部门前，提议发票退回步骤，在步骤中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务部门收到发票并签收确定，同时财务必需将收回发票联存根联、记帐联等其它联次粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保留。
2) 符合增值税专用发票作废条件，是指同时含有下列情形：
① 收到退回发票联、抵扣联原件时间未超出我方开票当月（注超出当月须开红票）；
② 我方未抄税而且未记账；
③ 购置方未认证或认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。
④ 符合专用发票作废条件，业务部门相关人员负责向购置方收回原发票及抵扣联原件，在将发票及抵扣联原件交回财务部门前，提议发票退回步骤，在步骤中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务部门收到发票并签收确定，同时财务必需将收回发票联、抵扣联和存根联、记帐联等其它联次粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保留。
10. 当发生销货退回、开票有误等情形或因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票，应视不一样情况分别处理视不一样情况：
(一) 开具红字一般发票按以下措施处理：
1) 购置方未作帐务处理，我方已作帐务处理（即在发票开出当月未能立即退回发票），业务部门相关人员负责向购置方收回原发票原件，在将发票原件交回财务前，提议发票退回步骤，同时串提议红字发票开票申请步骤，同时在步骤中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务收到发票并签收确定，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额红字发票。同时，财务必需把红字发票记帐联撕下作为冲帐凭证，其它联次不得撕下，并把收回原发票粘贴在红字发票存根联后面以备核查。
2) 购置方已作帐务处理，不管我方是否已作帐处理，业务部门相关人员必需取得购置方出具有效书面证实（购置方有效书面证实，必需记载和发票和销货清单内容一致事项，包含原发票联复印件和银行收款进帐单（原已付款），和退货原因并加盖购货方单位印章或财务专用章），业务部门相关人员在将购置方出具有效书面证实提交财务前，提议红字发票开票申请步骤，并在步骤中注明书面开经票原因及书面证实信息，财务收到此书面证实并签收确定，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额红字发票。此开好红字发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上或发票存根联签字，领取发票对应联次；财务人员依据记账联进行财务处理。
(二) 需要开具红字增值税专用发票，必需取得国税机关开具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单），具体由购货方向主管税务机关申请，还是由我方向主管税务机关申请，应视不一样情况分别处理：
1) 因购置方专用发票抵扣联、发票联均无法认证，或所购货物不属于增值税扣税项目范围且取得专用发票未经认证：
① 由购置方向其主管税务机关申请出具《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单）。
② 若同时有发票退回，但不符合作废条件。
③ 由业务部门相关人员负责向购置方收取此通知单、发票及抵扣联原件，提议发票退回步骤，同时串发红字发票开票申请步骤（若未有发票退回，直接提议红字发票开票申请步骤），并在申请步骤注明具体退回原因和相对应原蓝字专用发票信息，财务收到通知单及发票并签收确定，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额红字发票。
2) 因开票有误购置方拒收专用发票：
① 我方须在专用发票认证期限内向其主管税务机关填报《申请单》，并填写具体原因和相对应蓝字专用发票信息；
② 同时提供由购置方出具写明拒收理由、错误具体项目和正确内容书面材料，销售方主管税务机关审核后出具《通知单》，我方凭通知单开具红字专用发票；
③ 此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，将发票及抵扣联原件交回财务，交回前提议发票退回步骤，同时串发红字发票开票申请步骤，并在申请步骤注明具体退回原因和相对应原蓝字专用发票信息，财务收到发票及抵扣联原件并签收确定，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额红字发票。
3) 我方因开票有误等原因还未将专用发票交付购置方：
① 我方须在开含有误专用发票次月内向主管税务机关填报申请单，并填写具体原因和相对应蓝字专用发票信息；
② 同时提供由我方出具写明具体理由、错误具体项目和正确内容书面材料，主管税务机关审核确定后出具通知单，我方凭通知单开具红字专用发票。
③ 此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，立即将发票及抵扣联原件交回财务，交回前提议发票退回步骤，同时串发红字发票开票申请步骤，并在申请步骤注明具体退回原因和相对应原蓝字专用发票信息，财务收到发票及抵扣联原件并签收确定，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具等额红字发票。

11. 因我方将发票联遗失需要作废或开据红字发票，由责任人员负责将作废申明、行政处罚决定书复印件交财务部门（财务部门可帮助办理相关手续），并提议发票作废步骤，或发红字发票开票申请步骤，并在申请步骤注明遗失责任人及原因，财务收到作废申明、行政处罚决定书复印件并签收确定，经企业总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具作废或开据等额红字发票。　
12. 因购货方将发票联遗失，由业务部门相关人员向财务部门取得原发票存根联复印件，并在存根联复印件上加盖发票专用章交予受票方。若购货方坚持需要重开蓝字发票，业务部门相关人员负责向购货方取得购货方发票作废申明及行政处罚决定书，作为我方重开发票依据，且些重开发票步骤须经事业部总经理审批，并经财务审核相符。
13. 已开具发票发票联遗失处理措施
(一) 开票方将发票联遗失，应按以下要求处理：
1. 开票方于发觉丢失当日书面汇报主管税务机关，在登报申明作废后接收行政处罚。
2. 开票方将作废申明、行政处罚决定书复印件和该份发票存根联、记账联等其它联次粘贴在一起，对该份发票进行作废或开具对应红字发票后，再重新开具发票给受票方。
(二) 受票方将发票联遗失，应按以下要求处理：
1. 受票方于发觉丢失当日书面汇报主管税务机关，在登报申明作废后接收行政处罚。
2. 受票方凭作废申明及行政处罚决定书向开票方索取该份发票存根联复印件，开票方应在存根联复印件上加盖发票专用章交予受票方。
3. 若受票方丢失发票为单联发票，由开票方重新开具发票给受票方，重开时须备注说明原遗失发票号码、开票日期、开票金额等内容，并将受票方作废申明及行政处罚决定书留存作为重开发票依据。
14. 因发票遗失给企业造成损失，由相关责任人负担损失赔偿责任。
15. 依据本制度之三8条件开出销售发票，销售人员须负责在发票开出60天内收回货款，未能立即收回，按此部分应收未收金额1%扣减责任业务人员当年考评业绩。
16. 开具发票时，必需做到根据号码次序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
17. 已开好发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上或发票存根联签字，领取发票对应联次；财务人员依据记账联进行财务处理。
18. 企业根据要求使用税控装置开具发票，并按期向主管税务机关报送开具发票数据.
四、 发票取得
1. 不符合要求发票，不得作为财务报销凭证。相关要求及要求，遵照《财务管理制度》
2. 业务人员取得发票后应立即送交财务部门入账。日常经营活动取得发票应在取得以后15天内（不超出发票开具日期30日内）提交财务入账。若出现发票滞后入账，使增值税进项不能抵扣，不能税前列支问题，应追究相关当事人责任。
3. 差旅费、招待费发票必需在出差返回后或业务发生15天内到财务办理报销手续。
财务管理制度
8月30日