会议承办服务合同书模版.docx

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合同模版
（Word版本，可修改）
合同编号：
签订地点：
签订时间：
会议承办服务合同书
（适用于大型会议的承办工作）
甲方（委托方）：
乙方（承办方）：
确认方：
受甲方委托， 就甲方所需服务，依照政府采购程序进行公开招标 采购，确认乙方为服务供应商。为明确甲乙双方的权利、义务，双方协调一致，经 确认，订立本合同。
第一条 会议名称、时间、地点
1.1 甲方委托乙方承办 会议。
1.2 会议时间： 年 月 日至 年 月 日。
1.3 会议地点： 。
甲方临时变更会议时间、地点的，应提前3日通知乙方，具体事项双方另行签订补充协议。
第二条 合同标的物内容、技术规格及数量
详见附件一“标的物清单”。
第三条 会议承办的具体要求
乙方通过公开招标取得了这次会议项目的承办权，提供参会人员的接送飞机，酒店住宿安排，用餐安排，会场租用，会议资料，会议翻译，同声传译（含设备）以及会后考察等一系列会议服务，达成以下详情，由乙方具体承办。
3.1 礼仪、接待及住宿。
3.1.1 乙方提供满足本次会议接待的礼仪人员和工作人员，完成甲方本次参会人员的接送飞机、接送火车、签到、发放会议指南，告知会议事项等相关工作，含英语翻译；
3.1.2 月 日至 月 日共 晚在 酒店住宿，含英语翻译，含中式、西式早餐安排，餐标为 元/人；
3.1.3 住宿标准 级，预定客房共 间，其中标准间 间（ 元/间），商务套间 间（ 元/间），行政套间 间（ 元/间）；
3.1.4 基于参会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留 间客房至 月 日 时。截至 月 日 时甲方实际用房如果低于预定或者超过预定的按实际用房结算；
3.1.5 乙方必须在 月 日 时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录等级分派房间，同时完成入住登记；
3.1.6 月 日和 月 日提供机场、火车站的送飞机、送火车服务，含英语陪同翻译，同时提供订票和送票服务；
3.1.7 接送参会成员的车辆一律要求八成新豪华空调车，根据实际情况确定车型；
3.1.8 乙方提供接送飞机、接送火车用的标牌的制作，会标、酒店内的指示牌；
3.2 餐饮提供。
3.2.1 月 日-- 月 日共 天提供早、中、晚餐。 元/人。正餐安排酒店中西式自助餐，（含午餐、晚餐）餐标为 元/人，含软饮；宴会餐标为 元/人，宴会提供的餐饮含 酒水，含酒店接送服务；
3.2.2 参会人员凭 就餐；
3.3 会场安排。
3.3.1 月 日至 月 日共 天租用 酒店的 会议室，至少可容纳 人，安排至少 席位，会场悬挂 横幅，带有 主席台、 翻译间、 投影设施；
3.3.2 月 日至 月 日共 天的会议期间，提供中英同声传译服务，同声传译 人，提供至少 套传译设备；提供英语会议翻译至少 人；
3.3.3 月 日至 月 日共 天的会议期间，提前备好所有会议室的布置、装饰、参会代表的接待、引导，每天至少提供 次茶歇（含茶水、咖啡、甜点、水果等）；
3.3.4 主席台鲜花 盆，有线麦克 个、无线麦克 个，配备矿泉水 瓶，主席台配备电工一名，会议设备维修人员一名，会务服务小姐一名；
3.3.5 为确保会议正常举行，乙方负责会议的秩序维护工作；
3.3.6 乙方设立报道签到台，乙方的工作人员应核查进入会场人员的身份，检查参会人员的资格、凭证；
3.3.7 提供会议资料的设计，经甲方确认后，由乙方印刷；
3.3.8 提供会议合影，不少于 张；
3.4 会后考察和会议礼品。
3.4.1 会后旅游考察线路选择 内和周边的景点，考察时间为 天，含来回车费，中、英语导游，景点门票，早、中、晚餐（ 元/人）等；
3.4.2 考察旅游的车辆要求八成新豪华空调车，根据实际情况确定车型；
3.4.3 筹办会议礼品、会议期间所需文具，文具包括笔记本、签字笔、包（印有会议名称），费用不超过 元/人，礼品费用不超过 元/人。
第四条 乙方的其他工作内容
4.1 乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。
4.2 未经甲方书面同意，乙方不得将会议承办工作转交由第三方完成。
4.3 乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。
4.4 若因特殊原因，会议具体情形变更，乙方应配合甲方及时变更并完成合同约定事项。
第五条 付款方式
乙方持相关手续向 （或采购单位）申请付款。
付款次序
付款比例（％）
付款金额（元）
付款条件
第一次

会议举办前___日内支付
第二次

会议开始后___日内支付

第三次

会议结束后__个工作日内支付，在甲方对实际产生费用总额核实后，一次性结清。
备注：
1、以上价格为含税价；
2、乙方提供的同等金额的正规税务发票作为甲方付款的前提条件。
第六条 违约责任
6.1 甲方应按照合同约定的时间和比例向乙方付款。甲方逾期付款的，应按照逾期未支付款项金额的同期银行贷款利率向乙方支付违约金。
6.2乙方应按甲方提供的信息以及要求进行接待、安排住宿、用餐及会场安排等具体事项，如果乙方出现遗漏或未按要求安排或未经甲方书面同意转由第三方安排的，由乙方承担责任，向甲方退还相应费用，并向甲方支付违约金为合同总价款的 20％。
6.3乙方应按甲方提供的具体时间和航班信息提供接/送机、站服务，如果造成漏接或误机、误点事故，由乙方承担责任，向甲方退还相应费用，并向甲方支付违约金为合同总价款的20％。
6.4乙方未按照合同约定完成本次会议的承办工作，乙方向甲方支付违约金为合同总价款的20％。
6.5 任何一方违约，若违约金不足以弥补守约方损失的，违约方还应对守约方超过违约金部分的经济损失（包括但不限于直接经济损失、诉讼费、公证费、律师费等）承担赔偿责任。
第七条 合同的变更和解除
7.1 本合同履行期间，经协商一致，甲乙双方可以变更本合同的相关条款。
7.2 法律规定或者本合同约定的可以解除合同的其他情形。
第八条 不可抗力
由于不可抗力致使本合同不能履行或者不能完全履行时，遇到不可抗力事件的一方，应立即书面通知合同相对方，并应在不可抗力事件发生后十五天内，向合同相对方提供相关证明文件。由合同双方按照事件对履行合同影响的程度协商决定是否变更或者解除合同。遭受不可抗力的一方未履行上述义务的，不能免除其违约责任。
第九条 争议解决方式
甲乙双方如因本合同产生纠纷，可由双方协商解决，协商未果，按以下第 种方式解决（只能选择一种）：
A．提交 人民法院管辖；
B．提交 仲裁。
第十条 合同效力及其他
10.1 合同履行期间，双方与合同有关的来往传真、电话、会议纪要等，均为合同的组成部分，与本合同具有同等法律效力。
10.2 如需修改或者补充合同内容，应经甲乙双方协商，签订补充协议，经双方签字、盖章认可，与本合同具有同等效力。
10.3乙方在任何情况下都不得向甲方经办人提供任何形式的回扣，一经发现，甲方可立即全面终止合同，同时提请有关部门追究相关当事人的责任。
10.4 合同附件及补充协议是合同组成部分，具有与本合同同等的法律效力。如附件与本文不一致，以本文为准；如补充协议与本文不一致，以补充协议为准。
10.5 本合同自双方签字盖章之日起生效，本合同一式 份，双方各执 份。
（以下无正文）

(本页为签字页)
甲方（法人公章）
乙方（法人公章）
确认方（法人公章）
住所地：
法人代表：
授权代表：
电话：
开户行：
账号：
税号：
日期： 年 月 日
住所地：
法人代表：
授权代表：
电话：
开户行：
账号：
税号：
日期： 年 月 日
住所地：
授权人：
电话：

日期： 年 月 日

附件1：
标的物清单
序号
名称
数量
单价
总价
备注
1
酒店住宿（含中、西式早餐）

2
会议室

3
同声传译

4
会议英语翻译

5
同声传译设备

6
投影仪

7
翻译间设备

8
胸牌

9
茶歇

10
午餐

11
宴会

12
机场、火车站接待费

13
机场、火车站接送费

14
宴会接送费

15
会有旅游考察费

16
摄影和照片费用

17
文具费

18
礼品费

19
会议资料、接站牌、横幅等制作费

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