房地产公司集团(中国)员工借支及预付款管理制度模版.docx

2.5.21《xx集团(中国)员工借支及预付款管理制度》

本规范由集团财务资金部制定并负责解释，自集团财务资金部负责人签发起，开始实施。
一、目的
为加强集团员工借支、备用金及预付款的管理，防范风险，明确员工借支、备用金及预付款业务流程及操作规范，完善集团内部控制制度，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于xx集团中国境内的所有公司，包括集团各职能中心、房产区域及项目公司、房地产以外的其他子公司（下面简称“子公司”）。
中国境外子公司根据各国实际情况另行制定限额标准。
三、定义
（一）员工借支：是指应公司业务需要，员工个人向公司申请现金借支，用于办理现金支付业务。以下情况适用员工借支：
1、差旅费。签订相关协议，定期结算的交通费、住宿费等，不得使用现金结算。
2、交通事故处理赔款。仅适用于必须在交通执法部门现场支付的个人赔偿款项。
3、诉讼赔偿款。仅适用于必须在执法部门现场支付的个人赔偿款项。
4、临时、专项接待业务。签订相关协议，定期结算的餐费、交通费、住宿费等，不得使用现金结算。
5、单笔交易金额500元以下，非采购部经办的紧急零星购销业务。单笔交易金额100元以下，采购部经办的零星购销业务。
6、政府规定，必须使用现金支付的行政规费等。
7、单次金额小于2,000元，且必须通过现金支付的其他业务。
除上述情况外，日常业务支付须通过转账或支票，不得使用现金。超范围使用现金支付的，财务资金部不予报销，由此造成的损失由员工个人承担。
（二） 备用金借支：是指应公司现金收支业务需要，备用适当零钞，用于日常现金收支业务。备用金借支仅适用于出纳、收银员等现金收支业务人员。
（三） 预付款：是指按合同或其他约定，在未取得等价的劳务或商品前，企业预先支付款项给其他单位或个人的行为。如：预付工程（材料设备）款、各类行政规费、租赁费等。
四、借支及预付原则
（一）员工借支应一事一借，一借一清，各类借支及预付款严格遵守前账不清，后账不借的原则。
（二）各公司应严格控制员工借支，财务资金部引导业务部门尽可能以预付款形式支付。若特殊情况确需员工借支的，应充分列明理由，否则财务资金部有权拒绝员工借支。
（三）员工申请员工借支和备用金借支的，应在薪酬发放所在公司申请，严禁跨公司申请借支，便于超期扣款。
五、累计未还借支余额
（一）员工借支：
1、集团职能中心：集团各职能中心累计未还借支余额不超过20万元，中心各部门额度由中心负责人分配。
2、(地产)区域职能部门：区域所有职能部门（区域办公室、区域营销中心、区域财务资金部等所有区域职能部门）累计未还借支余额不超过20万元，区域职能部门额度由区域总裁分配。
3、(地产)项目公司：项目所有职能部门（含项目管理部、项目营销中心、财务资金部等所有项目职能部门）累计未还借支余额不超过20万元，项目职能部门额度由项目总经理分配。
4、子公司：累计未还借支余额不超过10万元，各部门额度由公司负责人分配。
部门全体员工累计未还借支余额不超过部门借支总额度。部门负责人以外员工借支额度:每人累计未还借支余额不超过2万元，部门负责人借支额度:部门借支额度减部门全体员工借支余额。
（二）备用金借支：适用备用金借支的员工，累计未还备用金余额不超过3,000元。
六、借支期限：
（一）员工个人及部门借支期限：业务人员根据实际需要申请借支期限，部门负责人严格审核，避免集团资金被个人占有。
交通事故处理赔偿款、诉讼赔偿款、租房押金借支最长期限不得超过360天；其他借支最长期限不得超过90天。
(二)备用金借支期限：借支期限为1年，每年年末办理延期手续。员工离、调职的，需在备用金交还财务后方可办理离、调职手续。
（三）预付款期限：合同约定或审批文件明确期限的，按合同约定或审批文件明确期限；合同未约定或审批文件未明确期限的，由预付款经办人签字确认票据返纳时间，最长期限30天。
七、审批授权及流程
（一）员工借支、备用金借支终审人。
1、集团：集团各职能中心负责人。
2、地产区域：区域总裁。
3、子公司：终审人参照各子公司审批授权。
（二）预付款终审人
预付款终审人参照各类业务审批授权。
（三）员工借支、备用金审批流程
借支人填制“员工、备用金借支申请单”（详见附表1-1） 部门负责人 财务负责人 终审人。
（四）预付款审批流程
预付款审批流程参照各类业务授权进行审批。非线上审批的填制“xx集团付款/预付申请单”（详见附表1-2）,线上审批的，以线上审批文件为准。
八、借支返还和延期
（一）员工借支票据返纳
填制员工费用报销单或差旅费报销单（已启用BPM报销系统的公司，直接发起BPM报销流程），按费用审批流程终审后，移交所属公司财务资金部，并注明员工借支申请表单号、金额等相关信息，便于财务资金部核对。
发票抬头开具的公司为费用承担公司。
（二）员工借支和备用金借支现金返还
将现金存入各公司财务资金部指定银行账户，并注明员工借支申请表单号、金额等相关信息，便于财务资金部核对。
财务资金部应开具收款收据给还款人，还款人应主动向财务资金部索取现金返纳收据，作为借支返还凭据。
（三）预付款票据返纳
填制“xx集团票据返纳审批单”（详见附表1-3），经部门负责人审批后移交各公司财务资金部。
（四）借支延期
借支人员预计无法按期返还借支的，应在借支到期日之前，填写“借支/ 预付延期申请单”（详见附表1-4），经终审人审核签字后移交各公司财务资金部。
延期只能申请一次，且延期期限不超过借支最长期限。
九、责任与义务
(一) 借支填写要求
借支人填写员工借支申请单时，申请人员、所在部门、职务、联系电话、申请日期、申请金额、借款原因、还款日期等事项填全。填写不全的，财务有权拒付。
（二）借支及预付款审核
财务资金部负责对借支和预付款金额、期限等进行审核，对借支期限、金额等不合理的，应要求借支人员提供相关证明材料和说明，借支人员拒绝提供证明材料和解释，或证明材料或解释不充分的，财务有权不予借支。
（三）借支使用监督
各部门负责人对部门员工借支、备用金借支的使用和安全负责。负责监督员工借支使用范围是否与借支申请理由一致，是否挪作他用等违规行为。
一旦发现员工违规使用借支款的，应及时上报给财务资金部，并要求员工3天内返还借支。财务资金部定期通报违规使用借支员工情况，并建立违规使用借支员工黑名单，黑名单内员工不得再申请借支。
（四）备用金不定期盘点
有备用金借支的部门，部门负责人应安排人员不定期盘点备用金（详见附表1-5），每季度一次，并将部门负责人签名的盘点记录表移交所属公司财务资金部。
（五）离、调职员工借支及预付款归还
员工办理离、调职手续时，人力资源部应要求员工提供部门负责人和财务资金部签字确认不存在应还未还借支（包括该员工在集团内其他公司的借款）、不存在预付款未取得票据行为。存未还借支的，离、调职员工应先归还借支,再办理离、调职手续。
预付款未取得票据的，应列明清单和接替跟进人员，经部门负责人审核签字后移交财务资金部，以便财务资金部跟进。
人力资源部未核实员工借支情况擅自办理离、调职手续，造成员工借支及预付款无法追回造成损失的，依法人力资源部相关人员责任。
（六）超期还借支处罚
各公司财务资金部应每月检查是否存在超期未还员工个人借支情况，到期还款前10天，财务资金部应签发“个人借支催款通知书”（详见附表1-6）通过BIP传送给借支人，并抄送部门负责人。通知书中应告知借支人自借支到期次日开始按日0.05%罚款，按月计算，与借支本金一并在工资薪金中扣除。
超期30天借支人仍未返还借支的，财务资金部签发“xx集团个人借支扣款明细 表”（详见附表1-7）通过BIP传送给人力资源部，由人力资源部负责将扣款金额录入工资系统，从当月税后工资中扣除，当月税后工资不足抵扣的，分月抵扣。同时，抄送借支员工本人及部门负责人，告知扣款事宜。
（七）借支损失责任
借支员工部门负责人负责借支催还，员工借支和备用金借支无法追回的，依法追究终审人和部门负责人责任，终审人或部门负责人离职的，移交集团法务审计监察中心处置。
无法追回的借支，终审人和部门负责人各承担50%责任，财务资金部签发“xx集团个人借支扣款明细表”（详见附表1-7）告知责任人，将从其个人工资薪金中扣除。由终审人和部门负责人自行向借支人追款。
（八）预付款损失责任
预付款经办人员由于不积极、疏忽等个人原因造成预付款无法取得票据或预付款损失的，给予经办人员预付款金额20%处罚。 经办人员离职的，由部门负责人和终审人承担20%的处罚。部门负责人和终审人都离职的，交由集团法务审计监察中心处置。
（九）台账管理
各借支部门和财务资金部应设立员工个人、备用金借支及预付款备查登记簿，用于登记员工个人、备用金借支及预付款信息(详见附表1-8)。
十、生效时间
(一)本管理制度自发文之日起生效实施。
(二)本制度生效之日前发生的借支及预付款余额，不得延期，到期后必须清理，待全部清理后，《xx集团员工借支及预付款管理规范V2.0版》自动作废。
(三)各区域、子公司，应根据本制度原则和标准范围内，结合区域、子公司实际情况，制定区域、子公司员工借支及预付款管理实施细则，报集团备案。
十一、 附件
附表1：《xx集团员工借支及预付款管理制度》样表