事业单位合同管理规程模版.docx

合同管理内部控制操作规程

20XXX年1月

目录
第一章 业务管理概述 1
第一节 定义 1
第二节 业务范围 1
第二章 合同订立 3
第一节 合同订立流程 3
第三章 合同纠纷处理 10
第一节 合同纠纷处理流程 10
第四章 合同备案管理 14
第一节 合同备案流程 14
第五章 相关政策制度文件索引 16

第一章 业务管理概述
第一节 定义
1、本规范所称合同指本局为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
2、合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。
3、根据业务性质，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：
（1）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；
（2）审计、鉴定、信息化、咨询等服务类合同；
（3）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；
（4）劳务用工、人事管理类合同；
（5）其他合同。
第二节 业务范围
合同管理分为合同订立、合同纠纷处理、合同备案等环节。合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。

第二章 合同订立
第一节 合同订立流程
1、合同订立流程图

15

2、合同订立流程说明
编号
流程节点
主责部门
主责岗位
流程节点描述
控制要素
01
调查
业务处室
合同管理岗
合同订立前，承办单位应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况。
营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。
02
合同文本拟订
业务处室
合同管理岗
行政事业单位在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。
第一，单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。
第二，合同文本一般由单位业务承办部门起草，由合同归口管理部门组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。
第三，国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。
第四，单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。
第五，由签约对方起草的合同，单位应当认真审 查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空 白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。
第六，单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级财政部门审查或备案的，应当履行相应程序。
03
审核
政策法规处
合同审核岗
合同文本拟订完成后，行政事业单位应当对合同文本进行审核。
第一，审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利 和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。
第二，建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，合同归口管理部门应当组织业务部 门、财会部门等相关部门进行审核，各相关部门应当认真履行职能。合同归口管理部门主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明 确、具体，文字表述是否无歧义；业务部门对质量条
款、技术要求等内容进行技术审查；财会部门对支付 条款等内容进行经济审查。
第三，认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。
04
签署盖章
业务处室
合同管理岗
对于经审核同意签订的合同，行政事业单位应当与对方当事人正式签署合同，并加盖单位的合同专用章。
第一，严格划分各类合同的签署权限，对外正式 订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当签署 授权委托书。单位应当要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越 权限签署合同。
第二，严格合同专用章保管制度。合同经编号、 审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位合同专用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能加盖合同印章。合同专用章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。 用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。如果发生合同专用章遗失或被盗现 象，应当立即报告单位负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度地消除可能带来的负面影响。
第三，采取恰当措施，防止巳签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式 等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书。
第四，按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，单位应当及时按规定办理相关手续。

第三章 合同纠纷处理
第一节 合同纠纷处理流程
1、合同纠纷处理流程图

2、合同争议行政调解流程说明
合同争议行政调解
编号
流程节点
主责部门
主责岗位
流程节点描述
输出文档
控制要素
01
填写合同争议申请
业务处室
申请人
申请人填写合同争议申请。
合同争议申请
合同争议调解申请应当写明申请人和被申请人的名称或者姓名、地址、法定代表人姓名、职务，申请的理由和要求，申请日期。
02
审查调解
工商行政部

受理合同争议调解申请后，应当指定调解员一至二人进行调解。简单的合同争议案件，可以派出调解员就地进行调解。调解员调解合同争议，应当拟定调解提纲，认真听取双方当事人的意见，如实做好调解笔录，积极促使双方当事人互相谅解，达成调解协议。

03
提供证据
N
当事人
调解过程中当事人应当对自己的主张提供证据。

04
调解
工商行政部
调解员
调解员调解合同争议，应当拟定调解提纲，认真听取双方当事人的意见，如实做好调解笔录，积极促使双方当事人互相谅解。
调解提纲

05
签署调解协议或新合同

当事人
调解成立的，双方当事人应当签署调解协议，或者签订新的合同。
调解协议

06
申请仲裁或向人民法院起诉

当事人
调解不成立或者当事人不履行调解协议的，工商行政管理机关应当告知当事人根据仲裁协议向仲裁机构申请仲裁，或者向人民法院起诉。

07
调解终结
工商行政部
调解员
调解终结后，应当制作调解终结书。
调解终结书
调解终结书应当写明当事人的名称或者姓名、地址，法定代表人或者代理人姓名、职务，争议的主要事实，当事人的请求和调解结果，并由调解员署名，加盖合同争议调解专用章。

第四章 合同备案管理
第一节 合同备案流程
1、合同备案流程图

2、施工合同备案流程说明
编号
流程节点
主责部门
主责岗位
流程节点描述
控制要素
01
备案申请
业务处室

业务处室到政策法规处领取建设工程施工合同备案表并填写。

02
提出备案意见
政策法规处

政策法规处收到齐全的合同备案资料后，提出备案意见。
备案时如发现合同中违背国家法律、法规及行政规章的条款、合同约定内容不全或约定不明确、合同格式未采用标准示范文本的，备案机关应当提出相应的修改意见，承发包双方应当协商修改，修改满足规定要求后再行备案。
03
修改后再次申请备案
业务处室
合同管理岗
按照政策法规处提出的修改意见承发包双方协商修改后，再次申请备案。

第五章 相关政策制度文件索引
一、国家层面政策法规
1.《中华人民共和国合同法》
2.《行政事业单位内部控制规范讲座》
3.《合同争议行政调解办法》
二、地方层面政策法规
1.《建设工程施工合同备案管理实施细则》