偏差管理规程.doc

偏差管理规程文件标题：偏差管理规程文件编号SMP-QA-020版本号02文件级别2级制订人年 月 日制订部门质量管理部审核人年 月 日颁发部门GMP办公室审核人年 月 日批准人年 月 日生效日期年 月 日分发至 质量受权人、副总经理、GMP办公室、质量管理部、生产技术部、物料储运部、工程设备部、各车间1.目的：用于规范本公司GMP 区域发生的偏差管理，确保评估偏差（相对于批准的程序、标准等产生的任何偏差）对质量产生影响，对偏差进行处理，并防止偏差再次出现。2.范围：本程序适用于影响产品质量的所有发生的偏差，包括：物料，产品，工艺过程，程序，标准，厂房设施，设备，环境控制，计量校准，验证过程以及与质量相关的涉及GMP和SOP等等。3.职责：3.1 发生偏差的任何人员负责识别偏差，如实记录偏差，并立即向部门主管和/或QA报告偏差；3.2 部门主管和/或QA负责偏差的即时（紧急）处置；负责立即报告质量管理部和（必要时）更髙层的管理人员。3.3 各相关部门负责调查偏差的根本原因；负责评估偏差的影响；负责提出纠正以及纠正预防措施；负责执行批准的纠正以及纠正预防措施。3.4 质量管理部负责偏差的分类；负责批准纠正以及纠正预防措施；负责审核批准偏差调查报告；负责跟踪纠正和纠正预防措施的执行，并结束偏差和（或）启动正预防措施程序；负责保存偏差调查、处理的文件和记录。4.规程：4.1 定义偏差是指偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。包括任何与产品质量有关的异常情况，如：原料，产品检验结果超标，产品储存异常，设备故障、校验结果超标，环境监测结果超标，客户投诉等，以及与药品相关法律法规或已批准的标准、程序、指令不相符的意外或偏差事件。4.2 分类4.2.1 次要偏差：即微小偏差，属细小的对法规或程序的偏离，不足以影响产品质量，无需进行深入的调查，但必须立即采取纠正措施，需记录在批生产记录或其他GMP受控文件中。4.2.2 主要偏差：属较大偏差，该类偏差经风险评估可能对产品质量产生实际或潜在的影响。必须进行深入的调查，查明原因，采取纠正和预防措施进行整改。需在批生产或其他GMP受控文件中说明，如见偏差处理单。4.2.3 严重偏差：属大偏差，该类偏差经风险评估可能对产品的质量、安全性或有效性产生严重的后果，或可能导致产品的报废和召回。必须按规定的程序进行深入的调查，查明原因。除必须建立纠正措施外，还必须建立长期的预防性措施。需在批生产或其他GMP受控文件中说明，如见偏差处理单。4.3 偏差管理流程采取基于风险的管理方法，流程包括以下步骤：执行紧急措施紧急措施？偏差记录及报告主管偏差识别偏差发生 是 否偏差报告质量部门不影响质量？记录和解释 确认建议纠正和预防措施偏差影响评估（包括产品评估和质量体系评估） 不能确认根本原因调查 完成纠正和预防措施（CAPA）批准纠正和预防措施（CAPA） 评估纠正和预防措施有效性偏差记录归档批准偏差报告偏差处理结束4.3.1 偏差的发生、识别、报告和记录原料，产品检验结果超标，产品储存异常，设备故障、校验结果超标，环境监测结果超标，客户投诉等，一旦发生（发现），操作人员应立即记录并报告。4.3.2 执行紧急措施4.3.2.1 偏差有时涉及安全问题或者其他紧急的情况，必要时，偏差发生部门的主管根据公司的安全程序或其他适用的程序，判断并执行偏差的紧急（即时）处置，以防止偏差继续扩大或恶化，并增强对相关潜在受影响产品的控制（例如增强放行控制等）。常见的紧急措施包括： 暂停生产； 物料或产品隔离； 物料或产品分小批； 设备暂停使用； 紧急避险，等。其中，“物料或产品分小批” 是指在发生偏差时，为了避免、减少可能的损失，如果可能的话，生产人员应及时对产品做好标记，将发生偏差前、偏差中、偏差处理完恢复正常后的产品分开，单独作为若干小批。分批后，质量管理部在评价时，可以针对发生偏差的小批做出专门的决定。以免一旦需要报废，因无法区分偏差前、后的产品而不得不将整个批号全部作报废处理。4.3.2.2 执行的所有紧急措施都必须在偏差记录中进行及时完整详尽的记录。4.3.3 偏差报告质量管理部门4.3.3.1 自偏差发生时起1天之内，发生部门的主管、技术人员或其授权人员应立即向质量管理部提供真实全面的偏差信息。4.3.3.2 接到偏差报告后（或在现场检查时发现偏差时），质量管理部门应迅速进行偏差的分类，分类方式和原则见 4.2 。严重偏差举例： 投放错误的原料； 使用的原料没有经质量部门的放行； 已完成包装的产品上的标识错误； 在正常的中控生产过程中由于QC提供不正确结果导致生产状态的改变，导致最终产品的不合格； 在产品中含有异物； 在水系统中发生影响产水质量的错误行为； 在生产使用后发现仓库送来的原料已过复检期或存在潜在的质量风险； 在生产过程中出现的可能导致产品被污染的事件； 多个重复出现的同类中等偏差可以合并升级为一个关键偏差；等。主要偏差举例： 投料量错误（并已经被确认不是导致产品不合格的根本原因）； 收率超过设定的范围； 在批记录中关键的质量数据丢失导致在工艺统计中无法记录，例如：过程控制检验数据或包装重量记录的丢失； 在批记录中关键或重要的记录细节丢失导致在工艺统计中无法记录，例如：原料批号、原料量、关键时间检查等记录的丢失； 样品送样登记中记录不正确的信息； 标识问题：缺少标识、标识错误或标识的信息与文件矛盾； 程序执行不规范，例如没有按客户协议执行等； 多个重复出现的同类微小偏差可以合并升级为一个重要偏差。次要偏差举例： 产品状态标识中不会对产品质量造成影响的内容的缺失； 在使用之前发现的标识的错误； 样品标识丢失； 在使用之前发现仓库发送了错误的原料； 生产车间不够清洁和整齐； 在生产使用前发现仓库送来的原料已过复检期或状态很差；等。4.3.4 根本原因调查4.3.4.1 组建跨部门调查团队，该团队的成员通常包括下列人员: 生产的相关负责人； 质量控制的相关负责人； 注册、法规的相关负责人； 质量保证的相关负责人，等。4.3.4.2 调查的目的：了解偏差如何或为什么发生；了解偏差发生时的情况；决定是否有其他产品受到影响；帮助决定根本原因和有效的纠正行动。4.3.4.3 偏差调查应注意: 调查的深度应与偏差的风险水平相当。 确保资源和精力投入使用在最需要的地方。4.3.4.4 偏差调查的方法 偏差调查的方法包括 与最接近偏差的人员进行交谈； 审核记录和文件； 检查和测试产品和物料，包括相邻批次或产品； 检查设备和厂房； 观察操作；审核过去同类偏差；实验或模拟，等。4.3.4.5 偏差根源分析 根本原因通常来源于系统的缺陷（如不适当的规程、物料、设备、厂房或不合格的人员）、系统的实施缺陷或个人行为缺陷。 进行全面的根本原因分析的方法包括：集体讨论（头脑风暴）；因果图或鱼刺图（风险管理）；故障模式影响分析（FMEA）；五个为什么(5why)：通过问五次“为什么”来揭示真正的根本原因，等。 即使没有找到根本原因，也应该记录所有活动和结论。4.3.5 偏差影响评估4.3.5.1 在识别根本原因的基础上，才能对偏差的影响范围和程度进行正确的评估。偏差影响评估通常包括两个主要方面： 对产品质量的影响，包括但不限于： 对直接涉及的产品质量的影响； 对其他产品的影响。进行偏差影响评估时应包括可能受该偏差影响，但已被销售的相关批次。 对质量管理体系的影响，包括但不限于： 对验证状态的影响； 对上市许可文件/注册文件的影响； 客户质量协议的影响。4.3.5.2 调查根本原因和进行影响评估可以采用风险分析方法，请参见质量风险管理规程（SMP-QA-023）。4.3.6 纠正行动和纠正预防措施4.3.6.1 基于根本原因调查和偏差影响评估的结论，各相关部门应提出具体的纠正行动以消除偏差的影响。这些措施应明确相关的负责人和执行时限。4.3.6.2 各相关部门同时提出具体的纠正预防措施以防止相同或相似的偏差的发生或再次发生。纠正预防措施也应明确相关的负责人和执行时限。常见的纠正预防措施包括修改程序文件，重新培训，改进相关的系统等。4.3.6.3 质量管理部负责审核批准相关部门或独立负责偏差调查和影响评估的人员所建议的纠正行动和纠正预防措施。必要时应对所建议的纠正行动进行补充或修订，以充分保证药品的安全性和有效性。4.3.7 完成纠正行动相关部门应遵照已批准的方案执行纠正行动。在执行过程中，如因客观原因不能完全符合原方案的要求（例如完成时限等），应及时与质量管理部进行沟通；如果需要部分修改原方案的，应重新获得质量管理部门的批准。4.3.8 评价有效性评价有效性的方法包括：审核偏差追踪系统，以确定偏差是否正如预料减少了或消除了；使用自检规程，以确定是否消除了问题；进行产品年度回顾时检查相关的文件，以确定纠正行动是否有效地解决了问题；进行产品年度回顾时检查相关的文件，以确定纠正行动是否有效地解决了问题；根据变更，寻找未预料到的不良后果。4.3.9 偏差调查报告4.3.9.1 批准的纠正行动执行完毕和评价有效性后，相关部门应提交纠正行动完成情况的报告，由质量管理部门审核批准，一般在30个工作日内完成。4.3.9.2 偏差调查报告一般应包括：题目；背景资料；偏差描述；相关的调查；结论；整改及预防措施（CAPA）；跟踪及趋势；附件，等。4.3.10 偏差处理单编号为D+年+月+序号的原则。4.3.11 相关文档和记录：偏差处理单（SOR-QA-005）；偏差处理登记表（SOR-QA-044）。5.依据:药品生产质量管理规范2010版 第十章 第五节；2010 药品GMP指南-质量管理体系 P145-164。6.培训：6.1培训对象：相关责任人6.2培训负责人：QA主任或此文件编订者。7.变更历史：文件变更记录变更描述修订号生效日期变更原因、依据及内容012012年09月18日新增02/1、 增加一个审核人；2、 删除范围中不属于的内容；3、 公司名称由“ ”变更为“ ”