中信银行公司授信业务档案管理实施工作细则.docx

中信银行企业授信业务档案管理实施细则

第一章 总 则
第一条为规范我行企业授信业务档案（以下称投信业务档案）管理，确保企业授信业务安全性和正当性，依据《贷款通则》和我行相关要求，制订本措施。
第二条 授信业务档案是指银行在办理授信业务过程中形成、统计和反应授信关键文件和凭据，包含协议、文件、账表、函电、统计、图表、声像、磁盘等。
第三条分行同城及异地分行授信业务档案（包含正常授信及不良授信清收档案）标准上同城集中管理。
第四条分行同城及异地产行应为档案管理设置适宜场地、配置必需设施；在放款中心配置专员保管档案，并尽可能保持档案管理员岗位稳定性。
第五条授信业务档案包含国家、银行和借款人秘密，授信业务经营管理人员、档案管理员、调阅人员均需严格实施相关保密制度。
第二章 授信业务档案分类
第六条 授信业务档案依关键程度分为一级档案、二级档案和三级档案（以下分别简称“一级档案”、“二级档案”和“三级档案” ）。对不一样等级授信业务档案采取不一样管理方法。
第七条一级档案关键指抵质押品全部权凭证或抵质押物登记凭证，包含但不限于银行本外币存单、承兑汇票、国债和企业债券、保险单、提货单、她项权利证书和抵质押物物权凭证等。
第八条二级档案指投信业务协议文本等法律资料和银行调查、审查资料。二级授信资料根据内容可深入细分为借贷法律文书、担保法律文书、调查评定及放款资料、诉讼法律文书、企业背景资料和其它资料。其中借贷法律文书和担保法律文书是二级资料关键资料。
（一）借贷法律文书。包含：承兑汇票复印件、借款借据、保函、授信证实、贷款承诺书等证实银行推行协议义务材料，申请书、借款协议、承兑协议、贷款展期协议及相关补充文本等关键法律文书，和申请人法定代表人证实书、申请人法定代表人授权委托书、申请人董事会或类似机构决议等材料。
（二）担保法律文书。包含确保协议、不可撤销担保书、抵（质）押协议等关键法律文书，担保人法定代表人证实书、担保人法定代表人授权委托书、担保人董事会或类似机构决议、核保书等材料，一级资料复印件、汇票查询查复书、代保管物品入出库单等证实抵质押品收妥入库材料及确保金入账、出账资料。
（三）调查评定及放款资料。授信调查及产品开发汇报（含项目评定汇报），抵（质）押物评定汇报，授信审查汇报，各级审批意见。
（四）企业背景资料。申请人（担保人）营业执照副本复印件，企业章程复印件，贷款卡状态查询统计、殉销协议复印件，增值税发票复印件，房地产企业建设工程施工许可证、建设工程计划许可证、国有土地使用权证、建设用地计划许可证、商品房销（预）售许可证复印件。
（五）贷款诉讼案件判决书、裁定书、实施证书或实施终止裁定等法律文书。
（六）其它资料。用户还本付息凭证复印件，催收逾期贷款通知书回执（借款人和担保人各一份），诉讼保全及实施文件，授信档案调用出库申请审批表等材料。
第九条 三级档案指企业基础情况资料和贷后管理相关资料。三级档案包含：
（一）一级、二级档案复印件或副本。
（二）借款人申请贷款相关资料、证实。
（三）借款人（担保人）财务报表及其工作计划、业务总结、经营汇报等资料复印件。
（四）项目经办人员参与授信调查调查表、贷后检验表。
（五）申请人（担保人）贷款卡复印件及银行信用统计。
（六）对借款人信用评级资料。
（七）和借款人通常往来函件、会议纪耍。
（八）其它资料。
第三章 授信档案管理第一节 基础要求
第十条 放款中心集中保管二级档案原件、一级档案复印件，三级档案原件或复印件。
第十一条放款中心标准上应将用户全部档案根据一户一册进行管理。一个用户立一个卷宗。多个用户分享一笔授信额度时，全部分享额度用户可立一个卷宗；若用户业务量较多时，也可一个用户立一个卷宗；只有零星业务用户，能够按机构或业务品种集中若干用户建立一个卷宗。
第十二条 放款中心将每个用户全部档案标准上按用户基础资料、审查审批及放款资料、贷后管理资料（见附件4-1）三类进行归档。
第十二条同一批复号项目标审查审批卷、放放款资料应分别装订成册，以防遗失部分资料。一个用户有多笔投信档案，每笔业务审查审批及放款档案根据发生时间前后存档，但额度内单笔业务审查审批及放款档案应统一集中和投信额度档案一起存档；多笔授信业务共用某一份或某几份档案资料时，应该给予注明。
第十四条档案管理员应定时（最少每六个月一次）从授信信息系统中打印投信台账，和授信档案查对一致。
第十五条授信资料结卷。一笔业务结清后，档案管理员将相关授信档案进行结卷处理。结卷后档案仍按户保管，标准上一个用户立一个卷宗，但多个用户分享一笔授信额度时，全部分享额度用户立一个卷宗；只有零星业务用户，能够按机构、业务品种集中若干用户建立一个卷宗。
第十六条档案管理员应定时（最少每六个月一次）将已结卷授信档案装订成册，每册封面上列明该册内全部业务索引方便查阅。

第二节 一级档案管理
第十七条 审核
项目经办人员收到借款人交来一级资料时，需查对一级资料和审批意见中要求抵（质）押品是否一致，是否真实有效。在确定无误情况下，经办机构和借款人办理交接手续。放款中心审核人员收到项目经办人员交来一级档案，验阅无误后，交档案管理员登记《授信一级档案登记簿》（见附件4-2），并报放款中心主任签批。签批人必需查验《授信一级档案登记簿》登记物品和准备入库物品是否完全一致。
第十八条 入库
一级档案入库根据我行会计部门要求关键权利凭证管理要求实施。一级档案入库后，关键权利凭证入库单连同该一级档案复印件交放款中心存档。
第十九条 出库
（一）一级档案入库存档后，除审计、稽核及上级检验部门确需查阅或进行法律诉讼情况外，在贷款协议结清前标准上不许可借阅、复
（二）授信结清、变更抵押物需要提取存放在营业部（或会计部门）库中关键权证类档案原件时，需由项目经办部门提交授信结清证实材料并填写《企业投信业务解除／变更担保通知单》，由放款中心主任签字同意后按要求办理出库手续。
（三）处理抵质押物、法律诉讼或因其它业务需要提取或借阅存放在营业部（或会计部门）库中关键权证类档案原件时，需由项目经办部门填写《授信档案调用／出库申请审批表》 （见附件4-3），经分行风险管理部门责任人签字同意后按要求办理调阅或出库手续。
第二十条 贴现业务中或用于质押银行承兑汇票和用于单户授信质押存期在6个月以下、金额在500万元以内存单可不交由分行集中保管，但用于质押银行承兑汇票和存单须入支行金库保管，贴现业务银行承兑汇票须由会计人员专夹保管；其它一级档案须集中分行营业部或会计部门统一入库保管。
第二十一条分行放款中心应对存放在支行一级档案管理情况进行定时或不定时检验，发觉保管不善或未按要求私自借出或出库，应责令支行立即整改并取消支行自行保管一级档案原件权利，支行原保管一级档案原件由分行营业部或会计部门保管。
第二节 二级档案管理
第二十二条 审核、归档
（一）授信业务发放后，项目经办部门标准上应于次日早晨内将借款凭证交放款中心，放款人员清点全套放款资料完整无误后，将其装订成册，移交档案管理员存放档案库（柜）保管。
（二）贷后检验和不良贷款催收、处理过程中形成二级档案，项目经办人员应立即送交放款中心档案管理员存放相关业务档案，档案管理员需将这些资料名称及归档时间补充登记在档案清单上。
（三）企业背景资料如营业执照、企业章程等已在之前叙做业务时在我行存档，则无需在每笔业务中反复存放相关资料，放款员可在每笔业务档案清单上注明档案索引。企业背景资料发生改变，应立即将新背景资料归档。
第二十三条 借阅
授信二级档案内保留法律文件、资料，除审计、稽核及上级检验部门确需查阅或进行法律诉讼情况外，标准上不办理借阅手续，如确需借阅，须经分行风险管理部责任人签字。如借阅已归档法律文件、资料之外二级档案时，须填写《授信档案调用／出库申请审批表》，经项目经办部门责任人及放款中心主任签批同意后办理借阅手续。
第二十四条 保管期限和销毁
（一）还未结束授信业务关系用户投信业务档案须永久保留；
（二）结清全部授信业务用户授信业务档案，从该用户和我行最终一笔授信业务结清后第二年1月1日起，保管5年i企业投信业务档案销毁清册（见附件4-5）须永久保留；对于超出保管理年限、确需要销毁授信业务档案，按以下程序销毁：
1.由放款中心档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁用户名称、档案编号、档案内容、授信金额、应保管年限、巳保管年限、册数、销毁时间等内容。
2. （分行或异地支行）主管行长在销毁清册上签署意见。
3.项目经办部门应陪同档案管理人员负责监销。监销人员在投信业务档案销毁前，应根据销毁清册上所列内容清点查对。销毁后，在销毁清册上署名确定，并将销毁情况汇报主管行长。
第四节 三级档案管理
第二十五条 三级档案归档。项目经办部门将一份三级档案交放款中心保管，同时保留一份自行集中保管或由项目经办人员负责专夹保管。
第二十六条 借阅
包含银行商业机密，通常不得外借，如内部需要借阅时应根据要求办理借阅手续，业务部门填写《福州分行三级档案借阅审批表》 （见附件4-4），由经办人员说明借阅原因，经业务机构责任人、放款中心主任签批同意后，档案管理人员凭以办理借阅手续。
标准上，经办机构只能借阅本机构办理业务档案。
（二）未经同意不得影印三级档案文件。第二十七条 保管期限及销毁
（一）结清授信档案视金额大小、关键程度保管三至五年。
（二）三级档案管理需要销毁时，应列出销毁清单，报请项目经办部门领导同意后指定两人监销。档案销毁后，监销人员须在销毁清单上签字。
第四章 授信业务档案存放管理
第二十八条 辖内各分行应在本单位设置专门投信业务档案室
（库），配置铁皮密码柜用于存放档案。
第二十九条 授信业务档案室（库）应配置必需设施，含有防盗、防火、防渍、防腐、防有害微生物功效。
第三十条 授信业务档案室（库）由档案管理员专员负责，本单位责任人对投信业务档案室（库）安全负领导责任。

第五章 责 任
第二十一条对毁损、遗失、私自销毁授信业务档案，私自对外提供、透露投信业务档案内容，涂改、伪造授信业务档案，出卖授信业务档案及相关资料，和管理人员玩忽职守造成授信业务档案损失行为，视情节轻重对责任人给行政处分；造成损失，责令赔偿损失；组成犯罪，依法追究刑事责任。
第六章 附 则
第三十二条辖内各分行可依据本措施，并结合本行实际情况制订实施细则，并报分行立案。
第三十三条 本措施由中信银行福州分行负责制订、解释和修改。第三十四条 本措施自印发之日起实施。

附件：
4-1.授信资料归档分类
4-2.授信一级档案登记簿
4-3.投信档案调用／出库申请审批表
4-4. 福州分行三级档案借阅审批表
4-5.企业银行授信业务档案销毁清册