行政部行政专员工作作业流程.doc
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1、目录一、行政监督检查工作流程2二、文献签批管理工作流程2三、文献借阅管理工作流程2四、文献资料销毁管理工作流程错误!未定义书签。五、信函管理工作流程2六、传真管理工作流程2七、办公用品管理工作流程2八、盘点管理工作流程2九、节假日管理工作流程2十、名片制作管理工作流程2十一、会议室使用审批管理工作流程2十二、安全检查管理工作流程2十三、培训前期准备流程十四、培训管理流程十五、员工大会工作流程十六、读书会工作流程十七、晨会流程十八、周绩效会议实行流程十九、月绩效会议实行流程二十、外派培训管理流程二十一、积分币兑换流程二十二、行动日记发放流程办公用品比价行政费用报销流程工装管理流程证照管理流程公章
2、管理流程各类证明流程一、行政监督检查工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1下达监督检查批示行政经理提前1周行政经理制定监督检查日期及内容2监督检查准备行政助理1天行政助理准备服务检查表服务检查表3实行监督检查行政助理有关部门准时间规定行政助理准时间规定完毕监督检查服务检查表4检查通报行政助理1行政助理整顿服务检查表,形成服务检查通报,上报行政经理服务检查通报5审核行政经理1天行政经理审核通报及解决意见服务检查通报6资料存档行政助理1天行政助理收集有关所有材料,整顿建档服务检查档案有关支持性文献 1. 服
3、务检查表 2.服务检查通报 3.服务检查档案 二、文献签批管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1起草文献行政经理有关部门1天行政助理或有关部门依照工作状况起草文献文献2整顿文献行政助理1天行政助理将起草文献排版,校稿然后打印,并附上阅办卡上报领导签批阅办卡3文献签批公司领导2天公司领导对文献进行审视并签批意见阅办卡4更改文献行政经理有关部门1天行政经理将意见反馈给有关部门并进行更改,再次进行签批阅办卡5打印下发文献行政助理1天行政助理加编号红头打印文献,盖章并下发给有关部门,填写文献领用登记表文献领
4、用登记表6学习文献有关部门1天各部门负责接到文献后,登记文档档案保管并组织员工进行学习文献档案7原始签批文献存档行政助理1天行政助理填写文献档案,并保管文献档案8有关支持性文献 1. 文献 2.阅办卡 3.文献领用登记表 4.文献档案 三、文献借阅管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1借阅申请部门负责人1天部门负责人依照工作需要提出借阅申请文献借阅申请单2上报申请、办理手续行政助理1天行政助理依照申请因素,办理借阅手续,商定归还时间,登记文献借阅申请表,签字领取文献借阅登记表3使用文献部门负责人3天
5、借阅文献,准时归还文献4归还文献行政助理1天部门负责人归还文献,行政助理进行确认,在文献借阅登记表上签字文献借阅登记表5文献存档行政助理1天行政助理整顿文献,并保管文献档案678有关支持性文献 1. 文献借阅申请表 2.文献借阅登记表 3.文献档案 五、信函管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到信函或杂志行政助理1天行政经理收到信函信函2分信或杂志行政助理1天行政经理依照收信人进行分类发放信函3收信或杂志有关部门1天有关部门收到信函与杂志信函4未标明收信人行政助理1天行政经理拆信并回信信函5存档
6、行政助理1天行政助理填写信函档案,并保管信函档案678有关支持性文献 1. 信函 2.信函档案 六、传真管理工作流程流程编号 主责部门行政部流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到传真行政助理1天行政助理按规定接到传真传真2接受传真行政助理有关部门1天行政助理依照规定进行分类发放传真3发送传真行政助理有关部门1天行政助理或有关部门按规定发送传真传真4确认对方与否收行政助理有关部门1天行政助理或有关部门与对方电话联系,拟定对方收传真传真5存档行政助理1天行政助理填写传真档案,并保管传真档案678有关支持性文献 1. 传真 2.传真档案
7、 七、办公用品管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写办公用品申请表上交部门负责人审批。办公用品申请表2需求审批部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况,实行需求审批。审批后办公用品申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将办公用品申请表上报行政部行政助理,办公用品以旧换新。审批后办公用品申请表4需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报需求表,进行整顿汇总,形成办公用品采购汇总表办公用品采购汇总表5采购实行行政经理5天
8、行政部行政经理根据办公用品采购汇总表,进行三方询价,然后实行采购。采购物品清单6办公用品验收入库行政经理1天行政经理根据办公用品采购汇总表实行验收,并建立更新管理台账。办公用品管理台账7各部门领取、建账办公用品管理员16日(遇节假日顺延)办公用品管理员根据办公用品申请表,将本部门办公用品领回,当天完毕入账实行分类保管。办公用品管理台账8使用、整顿部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。办公用品管理台账9办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点,实行盘点记录消耗入账。办公用品管理台账有关支持性文献 1. 办公用品申请表 2.办公用品采购汇总表
9、3.办公用品管理台账八、盘点管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写办公用品申请表上交部门负责人审批。办公用品申请表2需求审批部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况,实行需求审批。审批后办公用品申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将办公用品申请表上报行政部行政助理,办公用品以旧换新。审批后办公用品申请表4需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报需求表,进行整顿汇总,形成办公用品采购汇总表办公用品采购汇总表5采购实
10、行行政经理5天行政部行政经理根据办公用品采购汇总表,进行三方询价,然后实行采购。采购物品清单6办公用品验收行政经理1天行政经理根据办公用品采购汇总表实行验收,并建立更新管理台账。办公用品管理台账7各部门领取、建账办公用品管理员16日(遇节假日顺延)办公用品管理员根据办公用品申请表,将本部门办公用品领回,当天完毕入账实行分类保管。办公用品管理台账8领取使用、整顿部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。办公用品管理台账9办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点,实行盘点记录消耗入账。办公用品管理台账有关支持性文献 1. 办公用品申请表 2.办公用
11、品采购汇总表 3.办公用品管理台账九、节假日管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1拟定节假日休息时间行政助理节假日前7天行政经理依照国家法定假休息安排,制定公司休息时间,上报行政经理放假时间安排2休假时间审批行政经理1天行政助理上报行政经理,行政经理跟领导沟通最后拟定期间审批后放假时间安排3编写放假告知行政助理1天行政助理依照放假时间安排编写放假告知,由行政经理审核放假告知4下发告知行政助理1天行政助理下发审核后放假告知给公司所有部门审核后放假告知5接受告知各部门负责人1天各部门负责人接受告知,做
12、好值班安排,上报总校或区域汇总审批值班表6汇总、审核值班表总校各区域各部门1天总校及区域由主管领导审批,职能报主管领导审批值班表7上报值班表,安全检查各部门负责人1天总校、区域、职能上报行政经理审批后值班表,并进行安全检查值班表8整顿,备案行政助理1天行政助理整顿值班表,存档备案值班表9有关支持性文献 1. 放假时间安排 2.放假告知 3.值班表十、名片制作管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1名片制作申请办公用品管理员每月8日前办公用品管理员依照名片库存,填写名片制作申请名片制作申请表2需求审批
13、部门负责人1天部门负责人根据预算、使用状况、库存状况,实行需求审批。审批后名片制作申请表3需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将名片制作申请表上报行政部行政经理审批后名片制作申请表4需求汇总行政经理1天行政经理将各部门上报需求表,进行整顿汇总,形成名片制作汇总表名片制作汇总表5实行制作行政经理1天行政部行政经理根据名片制作汇总表,与制作方沟通名片信息及样 名片6核对名片信息各部门负责人1天行政经理将制作方名片样子反馈给各部门,各部门确认信息,反馈给行政经理成果名片7安排制作行政经理1天行政经理安排制作方制作,制作期为三天。名片8名片领取、验收办公用品管理员1天制作完毕后,行政经理告
14、知办公用品管理员领取名片,对信息进行核对,并签字确认名片9整顿、存档行政助理每月末行政助理整顿名片申请,分摊费用办公用品分摊表有关支持性文献 1. 名片制作申请表 2.名片制作汇总表 3.名片 4.办公用品分摊表十一、会议室使用审批管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点需求整顿场地使用申请使用会议室使用完毕验收整顿、存档流程图流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1各部门负责人每周五前各部门负责人依照下周工作安排,提出会议室使用申请会议室使用申请表2行政助理1天行政助理依照各部门申请,进行时间安排会议室使用安排表3各部门负责人会议时间各部门负
15、责人准时间安排表到行政助理处领取钥匙及设备,并对会议室进行打扫,整顿,在会议室使用登记表上签字审批后会议室使用登记表4各部门负责人1天各部门负责人在会议室使用完毕后,对会议室进行打扫,清理,锁门后归还钥匙及设备,并在会议室使用登记表上签字会议室使用登记表5行政助理1天行政经理收回钥匙后对会议室内卫生及设备进行验收,如不合格,告知使用部门返工会议室使用登记表6行政助理每月末行政经理整顿会议室使用登记表,保管好钥匙及设备会议室使用登记表有关支持性文献 1. 会议室申请表 2.会议室使用登记表 十二、安全检查管理工作流程流程编号 主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、有关部门上接流程下接流程节点流程图
16、流程阐明执行人时限节点作业内容输出/子流程1订立安全责任状行政经理年初行政经理在年初与各部门负责人订立安全责任状安全责任状2学习责任状内容部门负责人1天有关部门负责人组织本部门员工学习责任状内容,严格按照安全检查内容进行安全检查安全检查表3制定安全预案部门负责人3天部门负责人制定本部门安全预案及安全员值班表,定期对员工进行安全培训安全预案安全值班表4安全自检安全员每天安全员每天严格按照安全检查表进行自查,涉及门窗、电源、电器、灭火器、消火栓等设备设施,埴写安全员值班表,如发现问题,立即上报部门负责人,部门负责人上报行政经理,行政经理及时解决安全值班表维修流程5监督检查行政经理/行政助理每月行政
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