物流有限公司合同管理制度.docx
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1、物流有限公司合同管理制度第一章 总则第一条 为加强xx现代物流有限公司(以下简称“公司”)合同管理,维护公司合法权益,根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国公司法、xx现代物流有限公司法务工作管理制度等,结合公司经营实际,制定本办法。第二条 本办法适用于公司各部门、控股子公司(以下简称“各单位”)。参股公司可参照执行。第三条 本办法所称合同是指各公司与其他平等主体的法人、自然人、其他组织之间在生产经营活动中签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议。第四条 劳务合同、集体劳动合同等有关身份关系的合同,不适用本办法。 第二章 管理职责划分第五条 公司综合管理中心为合同归口管理部门,全面
2、负责合同管理工作,其主要职责是: (一) 宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规; (二) 制定合同管理制度,协助监督合同管理制度的执行及合同管理工作;(三) 参与重大合同的谈判、合同文本起草;(四) 审查、修改合同文本;(五) 建立合同管理统计分析和工作报告制度;定期、不定期检查监督合同的执行情况。指导各单位合同管理工作,纠正违反合同管理制度的行为,提出整改意见及奖惩建议;(六) 处理对公司有重大影响的合同纠纷案件,建立合同纠纷预警机制;(七) 对各单位合同管理人员和业务人员进行法律培训,并对合同管理工作进行业务指导; (八) 其他应当由综合管理中心履行的合同管理职责。第六条 各
3、单位主要负责人是合同管理第一责任人。第七条 各单位可指定一名公司领导分管合同管理工作,负担合同管理工作的主要责任,是合同管理主要责任人。第八条 各单位职能部门应当根据本部门职责,对合同条款进行审核联签,对合同履行及履行后的结果进行监督和评价,并与综合管理中心相互支持、配合,共同做好合同管理工作。第九条 各单位应当配备具有一定法律知识和经营管理知识的全职或兼职合同管理员。合同管理员是合同管理直接责任人,其基本职责是:(一) 负责合同的日常管理工作;(二) 负责审查合同文本,防止出现内容不合法、表述不准确、条款不完备的合同;(三) 协助合同承办人员做好合同相关调查论证工作,参与合同的谈判、起草、签
4、订,跟进合同履行情况,协助办理合同变更、解除等事项以及合同纠纷案件; (四) 督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件、资料,并及时归档,做好合同管理台账,并将相关合同管理台账副本送交综合管理中心留存。(五) 向本单位负责人提出有关合同管理的意见和建议,汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。第三章 合同的订立第十条 合同订立前的准备(一) 合同订立前应进行充分的背景和风险分析,包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策及法律风险分析等,并根据调查及分析内容形成报告。 (二) 各单位采购部门、人事行政部门、市场部门、财务部门等部门应当建
5、立客户(供应商)信用分析、评价和预警机制。(三) 对首次进行合作的业务对象,应在合同签订前进行客户信用调查分析,包括但不限于如下项目:1、 营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明的原件及复印件(复印件须加盖公章); 2、 贷款卡; 3、 上一年度经审计的财务报表及当月(季)的财务报表; 4、 股东的构成及出资比例;5、 企业涉诉情况; 6、 属于国家限制经营的业务,应当出具相关的许可证书; 7、 企业法定代表人身份证明。上述材料中所涉及的证照应当有年检记录(如有)。(四) 合同经办人员要妥善保管谈判过程中的信函、传真、电子邮件、手机短信、电子聊天记录、图表等资料。上述材料收集后交合同管
6、理人员统一保管。(五) 合同签订前应当进行合同评审,合同评审通过OA系统合同审核流程进行。合同评审由合同经办部门发起、财务部门、综合管理中心等部门、分管领导对拟定的合同文本进行审核,审核通过后方可签订。审核后如内容有变更,应再次进行审批流程。(六) 合同评审的要点包括:业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。各部门审核分工如下:1、 综合管理中心:对合同的合法性负责,并对权利义务的对等性提出意见;2、 合同经办部门:对提交的资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性负责;3、 财务部门:协助合同经办部门核查对方银行资信,并
7、对公司财务风险性负责;4、 采购部门或其它具有采购职能的业务部门应对供应商价格的合理性负责。第十一条 合同的签订(一) 除以下情况外,应采用书面形式订立合同。1、 零星购买日常办公用的低值易耗品等能及时结清的业务; 2、 各单位负责人授权不要签订书面合同,且不属于重大合同的。(二) 采用信件、数据电文等形式订立合同的,应当以书面确认书作为合同成立的条件。以传真方式签署的合同,应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。 (三) 合同文本经OA系统合同审批流程后,合同可以正式签订。由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后,合同生效。
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