物流有限公司合同管理制度.docx

物流有限公司合同管理制度
第一章 总则
第一条 为加强xx现代物流有限公司（以下简称“公司”）合同管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》、《xx现代物流有限公司法务工作管理制度》等，结合公司经营实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司各部门、控股子公司（以下简称“各单位”）。参股公司可参照执行。
第三条 本办法所称合同是指各公司与其他平等主体的法人、自然人、其他组织之间在生产经营活动中签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议。
第四条 劳务合同、集体劳动合同等有关身份关系的合同，不适用本办法。
第二章 管理职责划分
第五条 公司综合管理中心为合同归口管理部门，全面负责合同管理工作，其主要职责是：
（一） 宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规；
（二） 制定合同管理制度，协助监督合同管理制度的执行及合同管理工作；
（三） 参与重大合同的谈判、合同文本起草；
（四） 审查、修改合同文本；
（五） 建立合同管理统计分析和工作报告制度；定期、不定期检查监督合同的执行情况。指导各单位合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为，提出整改意见及奖惩建议；
（六） 处理对公司有重大影响的合同纠纷案件，建立合同纠纷预警机制；
（七） 对各单位合同管理人员和业务人员进行法律培训，并对合同管理工作进行业务指导；
（八） 其他应当由综合管理中心履行的合同管理职责。
第六条 各单位主要负责人是合同管理第一责任人。
第七条 各单位可指定一名公司领导分管合同管理工作，负担合同管理工作的主要责任，是合同管理主要责任人。
第八条 各单位职能部门应当根据本部门职责，对合同条款进行审核联签，对合同履行及履行后的结果进行监督和评价，并与综合管理中心相互支持、配合，共同做好合同管理工作。
第九条 各单位应当配备具有一定法律知识和经营管理知识的全职或兼职合同管理员。合同管理员是合同管理直接责任人，其基本职责是：
（一） 负责合同的日常管理工作；
（二） 负责审查合同文本，防止出现内容不合法、表述不准确、条款不完备的合同；
（三） 协助合同承办人员做好合同相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，跟进合同履行情况，协助办理合同变更、解除等事项以及合同纠纷案件；
（四） 督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件、资料，并及时归档，做好合同管理台账，并将相关合同管理台账副本送交综合管理中心留存。
（五） 向本单位负责人提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。
第三章 合同的订立
第十条 合同订立前的准备
(一) 合同订立前应进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策及法律风险分析等，并根据调查及分析内容形成报告。
(二) 各单位采购部门、人事行政部门、市场部门、财务部门等部门应当建立客户（供应商）信用分析、评价和预警机制。
(三) 对首次进行合作的业务对象，应在合同签订前进行客户信用调查分析，包括但不限于如下项目：
1、 营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明的原件及复印件（复印件须加盖公章）；
2、 贷款卡；
3、 上一年度经审计的财务报表及当月（季）的财务报表；
4、 股东的构成及出资比例；
5、 企业涉诉情况；
6、 属于国家限制经营的业务，应当出具相关的许可证书；
7、 企业法定代表人身份证明。
上述材料中所涉及的证照应当有年检记录（如有）。
(四) 合同经办人员要妥善保管谈判过程中的信函、传真、电子邮件、手机短信、电子聊天记录、图表等资料。上述材料收集后交合同管理人员统一保管。
(五) 合同签订前应当进行合同评审，合同评审通过OA系统合同审核流程进行。
合同评审由合同经办部门发起、财务部门、综合管理中心等部门、分管领导对拟定的合同文本进行审核，审核通过后方可签订。审核后如内容有变更，应再次进行审批流程。
(六) 合同评审的要点包括：业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。各部门审核分工如下：
1、 综合管理中心：对合同的合法性负责，并对权利义务的对等性提出意见；
2、 合同经办部门：对提交的资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性负责；
3、 财务部门：协助合同经办部门核查对方银行资信，并对公司财务风险性负责；
4、 采购部门或其它具有采购职能的业务部门应对供应商价格的合理性负责。
第十一条 合同的签订
(一) 除以下情况外，应采用书面形式订立合同。
1、 零星购买日常办公用的低值易耗品等能及时结清的业务；
2、 各单位负责人授权不要签订书面合同，且不属于重大合同的。
(二) 采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当以书面确认书作为合同成立的条件。以传真方式签署的合同，应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。
合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。
(三) 合同文本经OA系统合同审批流程后，合同可以正式签订。由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效。
合同文本两页以上的，应当加盖骑缝章。
(四) 合同原件我方保留两份或两份以上，合同经办部门应当向财务部门提交合同原件。保密合同按照相关部门需执行的事项，分别摘抄报送相关部门。
第四章 合同的履行
第十二条 合同履行涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，各部门密切配合。
第十三条 合同生效后，应当全面履行合同。如果出现履行不能的情形，应当及时采取补救措施减少损失，或与对方协商变更、解除合同。
第十四条 对合同履行过程中发现的问题，合同经办部门和承办人员应及时处理：
（一） 发现合同内容存在缺陷，无法操作，应及时报告主管领导和综合管理中心；
（二） 发生合同收款或付款延迟的，应当在应收或应付期限届满后七日内通知主管领导、财务部门和综合管理中心，并说明理由和拟采取的措施；
（三） 履约条件发生变化，可能发生不能履行或不能全面履行合同的情形，应当及时与对方进行协商，采取补救措施，并将相关情况报告主管领导和综合管理中心；
（四） 发现合同相对方有其他不履行或不完全履行合同的行为的，合同经办人员除督促对方继续履行外，应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和综合管理中心。
（五） 主管领导和综合管理中心接到报告后，应当认真分析，提出应对措施。
第十五条 对担保合同或含有担保条款的合同，合同经办人员要全程跟踪，及时检查该合同的履行情况，特别是对担保期限、担保方式要高度重视，发现问题及时报告主管领导和综合管理中心。
第十六条 当合同不能履行时，应签订终止协议。
第十七条 常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，合同经办人员及财务人员应至少每个会计年度与合作对方对帐一次，并经双方签字、盖章，确认债权债务。
合同履行过程中对方发生合并、分立或其他重大事项以及本单位或对方的合同经办人员发生变动时，应当及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第十八条 综合管理中心可随时检查合同履行情况，发现问题及时提出处理意见。
第十九条 合同履行完毕，合同经办人员要写出合同履行报告，连同所有书面材料形成卷宗后，按照档案管理的要求进行归档。
第五章 合同的变更、转让和解除
第二十条 合同签订后确需变更的，应当及时以书面形式通知对方当事人并进行协商，双方形成一致意见后，正式签订变更合同的书面协议。变更合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，应继续履行。特殊情况经双方一致同意的例外。
第二十一条 合同变更包括对合同内容的补充和修改。
第二十二条 对合同变更应经过OA系统审批后签订。
第二十三条 合同的转让应当依法进行，并通过综合管理中心办理相关手续。
第二十四条 依照合同约定或法律规定解除合同的，应以书面形式通知对方当事人。必要时可依法提请人民法院或仲裁机构予以确认，确保公司的合法权益得到保障。
第六章 合同纠纷的处理
第二十五条 在合同履行过程中对方当事人有违约行为的，合同经办部门应当及时发出督促其履行合同、承担违约责任的函件，同时报送业务部门和综合管理中心。
第二十六条 对方当事人明确表示不继续履行合同或经过督促对方当事人仍然不履行合同义务的，合同纠纷由合同经办部门负责处理，其他各相关部门要积极配合纠纷处理工作。委托代理人对纠纷的处理应负责到底。
合同纠纷的提出，应在法律规定的时效内进行。
第二十七条 综合管理中心统一办理合同纠纷案件的登记、审查。
凡由综合管理中心负责处理的合同纠纷，有关单位（部门）必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）
（一） 合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电传、图表、电子邮件等；
（二） 送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
（三） 货款的支付、收据凭证，有关财务账目；
（四） 产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
（五） 有关违约的证据材料；
（六） 其他与处理纠纷有关的材料。
第二十八条 各单位负责人应在离任前将其任期内的合同纠纷处理完毕。因故不能处理完毕的，应当将纠纷情况向继任者作出说明，并在其离任后继续协助解决。 新任负责人对前任遗留的合同纠纷应当及时处理，避免发生或扩大损失。
第七章 合同档案管理
第二十九条 合同档案作为企业对外经济活动的重要法律依据和企业内部的重要资料，应当妥善保管。
各单位应当建立健全合同档案管理制度，明确合同档案管理部门。
第三十条 合同档案包括合同文本及相关附件、图表、合同评审资料、正式合同文本、合同履行过程中形成的文件资料、合同履行报告等。
按照生成时间可将合同档案分为四个部分：
（一） 合同签订前产生的相关资料；
（二） 正式合同文本；
（三） 合同签订后至合同履行完毕前产生的相关资料；
（四） 合同纠纷发生后产生的相关资料。
第三十一条 合同档案生成后，原件必须及时进行归档保存。日常管理工作中应当使用合同档案的复印件，需要使用原件的，应当建立严格的审批、归还制度。
第三十二条 严禁涂改、毁损合同及合同档案。
第八章 监督检查
第三十三条 综合管理中心应当加强对合同签订、履行情况的检查，发现问题及时处理。
第三十四条 合同检查的主要内容有：
（一） 合同管理制度的建立与落实情况；
（二） 合同的签订和履行情况；
（三） 合同纠纷的处理情况；
（四） 合同基础资料的整理、保管和档案管理情况；
（五） 合同管理信息的编制和分析工作。
第九章 奖 惩
第三十五条 公司应每年对合同管理工作进行一次全面总结，对合同管理工作中尽职尽责，工作成绩显著，或在签订、履行合同中为公司避免重大经济损失的人员给予表彰和奖励。
第三十六条 因下列行为造成公司重大经济损失的，应当对责任单位（部门）、责任人及其主管领导给予行政处分或经济处罚，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。
（一） 签订合同未按照规定程序进行评审的；
（二） 无代理权或超越代理权限签约的；
（三） 不及时主张债权及其他权益，超过诉讼时效导致权利丧失的；
（四） 签订、履行或变更、解除合同违反规定的；
（五） 因个人利益、部门利益而影响合同履行的；
（六） 擅自出借合同专用章或盖有合同专用章的空白合同书的；
（七） 在签订、履行合同中，因严重不负责任被诈骗，致使公司利益遭受重大损失的；
（八） 在签订、履行合同中，因重大决策失误，致使公司利益遭受重大损失的；
（九） 与对方或与所签合同有关的其他人恶意串通损害公司利益的；
（十） 其他在签订、履行、管理合同中的失职、渎职行为。
第十章 附则
第三十七条 本制度自公布之日起实行。
第三十八条 各单位可根据本制度，结合本单位实际情况制定具体实施方案，并将实施方案报综合管理中心备案。
第三十九条 本制度由综合管理中心负责解释。