入转调离管理核心制度.docx

入转调离管理制度
一、入职管理
1.入职办理前准备：
1.1招聘部在新职员入职前一天15:00提供第二天入职人员名单及简历等信息，确保名单上人员已经薪酬福利部确定过薪酬，如有超编情况需特殊审批。；
1.2职员关系部依据名单及相关信息和拟入职人员进行沟通，确定拟入职人员是否准期入职，明确入职人数，入职时间，提醒职员携带入职资料，解答职员入职前基础问题。提前准备入职相关资料，预定会议室。
1.3依据工位及办公用具安排情况，协调行政中心事先确定拟入职人职员位或工位区域；同时提前准备电脑及其它办公用具。
1.4提前和新职员入职指导人沟通并进行提醒，增强其入职指导人身份意识，双方配合完成入职办理及新职员入职初环境适应。
2.入职当日入职手续办理：
2.1新职员入职当日须提交以下资料：
l 身份证原件和复印件（4张）
l 毕业证书、学位证书原件和复印件（1张）
l 原单位离职证实原件：解除劳动关系时间须早于入职当日劳动协议签署日期
l 一寸白底免冠彩色照片，需提交电子版和纸质版各1张；
l 职称证书、资格证书等原件和复印件（1张）
l 招商银行储蓄卡正反面复印件（1张）【除北京以外城市】；
2.2新职员入职当日需填写、签署以下资料：
l 《入职信息记录表》：对全部信息真实性负责
l 《劳动协议书》、《实习协议》、《劳务协议》、《非全日制劳动协议》签署
l 《保密协议》、《竞业严禁协议》签署（全员均签《保密协议》，《竞业严禁协议》详见《竞业限制协议签署和推行规范》）
l 《离职申明》：无离职证实人员或暂不可提供离职证实人员须填写
l 《职员手册》签收单
l 《五险一金通知书》
l 《入职薪酬确定单》——薪酬福利部
2.3入职资料齐全、规范性审核，建立职员档案。（尤其说明：通常包含署名处，需审核其署名为ID姓名）
l 应聘记录表、个人简历、入职审批表——招聘步骤提供；
l 职员入职所需提供资料是否齐全；
l 原单位离职证实原件——须审核离职时间，确定劳动协议起签日期；
l 职员入职记录表——信息完整、整齐；ID名和常见名填写是否正确，签字须为ID名；
l 协议、协议填写——填写规范、签字、日期等；
l 《职员五险一金通知书》——审核署名，明确其五险一金类型；
l 《离职申明》——审核填写离职日期及署名；
l 《职员手册》签收单署名
2.4协议、协议签署
l 总部劳动协议一式两份，企业需加盖公章，职员需本人填写完整个人信息并确保真实，一份由职员关系部保留，一份交职员本人保留。子企业协议一式三分，一份由当地人事行政部保留，一份交职员本人保留，一份交总部保留。职员领取劳动协议时须填写《劳动协议签收单》；
l 劳动协议期限：首次签署通常选择固定时限劳动协议，三年期限；
l 试用期期限：职员等级试用期为3个月，高层管理者级以上为6个月。
2.5进行入职引导、企业介绍——具体内容参见《职员手册》（制订中）
2.6基础信息录入
l 依据职员填写《入职信息记录表》录入职员基础信息；依据招聘部提供资料录入职员部门、岗位、职级信息；依据职员提交最高学历证实复印件录入学历信息；依据《劳动协议书》录入协议和试用期信息等。
l 北京总部及北京分企业——由职员关系部门负责信息进行信息录入、生成职员编码，向IT部申请开通邮箱、OA、后台系统权限并反馈用人部门。
l 外地分企业——由外地分企业相关同事进行信息录入，发送至总部职员关系对接同事进行信息汇总，生成职员编码后向IT部申请开通邮箱、OA、后台系统权限并反馈用人部门。
l 外地分企业须每日16点前按总部要求标准完成信息录入并同时至总部，延迟则无法当日开通邮箱、OA、后台系统等权限。
2.7入职当日其它部门协调
l 新职员办理完入职手续后，由职员关系部同事或通知各部门助理为职员领取办公用具，将新职员率领至工位，介绍入职指导人；
l 职员关系部在当日或次日内申请开通邮箱，后台、OA并统一反馈至用人部门相关人。
3.入职办理完结后：
3.1职员档案归档备查
l 分企业职员档案须定时整理并扫描，将电子版同时至总部职员关系部立案。
3.2办理社保公积金事宜
l 依据企业缴纳社保公积金时间节点及职员入职时间，为职员进行社保公积金新参或转入。
3.3入职沟通
l 职员入职第一周、第30天、第二个月、转正前定时和职员及其主管进行沟通，立即了解其工作表现、适应程度，解答疑问等。
二、转正管理
1.转正提醒
职员关系在拟转正职员转正日期前15日，经过邮件提醒其直接主管及部门责任人，确定转正事宜。
2.转正申请
2.1职员试用期到期前7个工作日，由职员关系部通知各业务部门助理或职员本人取《职员转正申请表》，拟转正职员对自己在试用期间工作进行总结及签字确定，职员必需在5个工作日内填写完成，并经部门责任人审批后由部门助理或职员本人提报至职员关系部；
2.2逾期仍未提交《职员转正申请表》，薪酬福利标准及绩效考评仍按“试用期”标准实施，将直接影响到职员个人利益；
2.3试用期内用人部门未对职员转正提出任何异议，即使职员逾期未《职员转正申请表》，发生劳资纠纷（解聘、劝退等）需按转正后职员处理。
2.转正审批
2.1总部主管级以下职员逐层签批至人力资源中心；总部经理级以上职员逐层签批至人力资源中心及业务线责任人；CXO级以上职员签批至CEO。
2.2分企业主管级以下职员逐层签批城市总经理； 分企业经理级以上职员逐层签批至总部人力资源中心及业务线责任人；分企业总经理级以上职员签批至CEO。
2.3部门责任人对职员进行试用期考评并和职员面谈，假如拟转正职员无法经过试用期考评，部门责任人在职员应转正日期前5日将考评结果反馈职员关系部；
2.4任何等级职员提前或延期转正需条线责任人或CEO审批。
3.转正结果
3.1转正类型分为按期转正、提前转正和延期转正三种。试用期工作表现优异、能力突出者，用人部门给予申请提前转正；试用期工作表现通常，但又不组成解聘条件，需延长试用期观察者，用人部门可申请延期转正，并明确延长期限，最长能够延长至6个月（此处和法务沟经过属于不正当范围），须签署。不管申请提前或延期转正，用人部门均需充足说明理由；
3.2如职员未经过试用期，需在试用期到期前3个工作日通知职员本人，并配合业务部门和职员本人面谈，下发《试用期解除劳动协议通知书》，请职员签字确定后存档。
三、异动管理
1.异动申请：
不管是职员个人提出，或企业部门间安排，全部需要职员本人填写《职员异动审批表》，完成全部异动审批后，异动方可正式生效。
2.异动审批
2.1异动类型：
2.1.1长久调动。职员经过办理企业内异动手续，编制从A地调整至B地。
2.1.2异地派遣。企业因业务需求，将职员从A地调往B地工作，标准上应仅适适用于管理层职员，为期应不超出1年，不然应办理异动手续做长久调动。
2.1.3异地支援。新城市开仓/建站前期，需要有经验已开仓/建站城市职员作为教练临时前往支援、教导，支援时间3-6个月不等，超出期限应办理异动手续做长久调动
2.2职员异动需由组织发展部确定岗位及编制，同时异动需异出、异入部门领导审批；
2.23异出部门领导需确定职员在调出部门工作时间，并做出能力等综合评价；异入部门领导需同时审核确定异动后末级部门、岗位、职级信息，薪资是否调整（如包含，根据薪酬调整步骤和岗位异动同时操作），后台权限是否回收等；
2.4相关晋升。标准上试用期内不许可晋升，晋升须逐层进行。需附职员具体工作绩效评价。
2.5总部主管级以下职员逐层签批至人力资源中心；总部经理级以上职员逐层签批至人力资源中心及业务线责任人；CXO级以上职员签批至CEO。
2.6分企业主管级以下职员逐层签批城市总经理； 分企业经理级以上职员逐层签批至总部人力资源中心及业务线责任人；分企业总经理级以上职员签批至CEO。
2.7职员需将经审批后《职员异动审批表》、《职员异动交接单》提报至总部人力资源中心职员关系部或分企业人事行政部；如包含薪酬调整，需单独做审批提报。
3.异动生效
3.1完成审批后，明确异动生效时间，职员需在异动生效时间前完成工作交接，并在报到日期按时到异入部门/区域报到，逾期未报到需向异入部门说明理由并办理请假手续；
3.2职员在异动生效时间以前到调入部门报到，当月产生费用及人力成本由原调出部门负担；职员在异动生效时间按时到调入部门报到，其自异动生效日起产生费用及人力成本由调入部门负担。相关人力成本，当月生效异感人力成本计入异入部门。
3.3职员基础信息调整：总部职员关系部或子企业人事行政部依据《异动审批单》各项信息调整职员基础信息，并同时协调邮箱、后台、OA等系统信息调整。
3.4未办理异动手续、手续未办理完成，异动一律无效。
四、 离职管理
1.离职申请：
1.1试用期内职员提前3日提出离职申请，正式职员提前30日提出离职申请，实习生需提前15日提出离职申请，
1.2职员申请离职需先填写《职员离职申请表》，写明“本人因个人原因，主动向企业提出离职申请”。
1.3职员提出离职要求，直属上级和本人沟通确定，同时和部门经理沟通职员以往业绩及工作情况；部门经理需了解职员离职原因，对于绩效表现好职员应进行挽留。挽留未成，进入离职面谈及手续办理步骤；
2.离职面谈：
2.1全部职员离职，均需填写《职员离职面谈调查表》，由职员关系部或子企业职员关系负责同事进行离职面谈；
2.2离职面谈目标为调查职员离职真正原因，并尽可能了解职员对企业各个方面真实想法、意见及提议，作为离职原因分析依据；
3.工作交接及离职手续
3.1职员不管因何种原因离开企业，均应该严格根据本制度要求办理工作交接和离职手续。
3.2职员离职申请被同意且进行离职面谈后，职员须到人力资源中心职员关系部领取《职员离职交接单》，并办理相关离职手续。
3.3职员应该根据《职员离职交接单》所列各项内容次序，在协议终止或解除日前，办理完成工作交接及离职手续。《职员离职交接单》内容包含但不限于本部门工作交接、技术中心交接、财务中心交接、行政中心交接、人力资源中心交接等。任何一步未确定视为离职手续未办理完成，不予结算发放薪资，待离职手续完成后进行薪资结算发放。
3.3.1技术中心运维部——进行邮箱、后台、OA系统关闭。
尤其说明：子企业职员离职确定后，须由分企业人事责任人第一时间直接向总部IT部门负责后台及邮箱同事申请关闭邮箱、后台及OA系统。
3.3.2财务中心——审核备用金借支/报销结算、应收款项、审计事项及其它款项，如有相关款项未结清，离职手续继续办理，但在款项结清前不予结算发放工资。
尤其说明：销售职员离职时需着重确定应收款项，如存在应收款，须在应收款到帐后方可进行薪资结算发放。
3.3.3行政中心——归还电脑等办公用具、消除指纹和门禁、归还工牌及名片。行政中心须严格检验查对职员所需归还物品，所需归还物品如有认为损坏，需折算赔偿。
3.3.4资产保护部——安全事项确实定
3.3.5人力资源中心——确定薪资、福利、考勤结算确定。
4.离职审批
4.1总部主管级以下职员逐层签批至人力资源中心；总部经理级以上职员逐层签批至人力资源中心及业务线责任人；CXO级以上职员签批至CEO。
4.2分企业主管级以下职员逐层签批城市总经理； 分企业经理级以上职员逐层签批至总部人力资源中心及业务线责任人；城市总经理级以上职员签批至CEO。
5.离职证实
5.1完成《职员离职交接单》全部交接确定后，职员关系部可开具《离职证实》；
5.2离职证实中劳动关系解除时间为最终工作日，不应包含未休完带薪假期等。
6不辞而别职员
6.1不辞而别职员，部门应立即向薪酬福利部反馈考勤异常信息；
6.2职员组成旷工组成违纪后，各部门及分企业人事行政部须将信息立即反馈至职员关系部，由职员关系部发送《限期返岗通知书》和《违纪解聘通知书》；
7.职员被动离职
7.1由职员直接领导填写《被动离职审批表》，具体说明被动离职原因；
7.2需由总部人力资源中心职员关系部提出职员被动离职风险及处理意见，必需时人力资源中心相关责任人协同职员直接领导一同和职员面谈；
7.3被动离职职员，总部人力资源中心/分企业人事行政部向职员送达《解除劳动关系通知书》，明确解除劳动关系时间和经济赔偿相关事宜（如有）。
8.离职手续办理完结后
8.1离职相关资料归档备查
8.2社保公积金做减员、进行薪资结算
8.3办理档案转出