印章档案管理核心制度.doc

印章管理制度
第一章 总则
第一条 为规范企业印章管理，预防无须要事件发生，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条 本制度适适用于全企业范围。
第二章 管理职责
第三条 印章保管人职责
（一）印章标准上不得带出办公室，并应存柜加锁。特殊情况确需带章外出办理公务，报经总经理或分管副总同意后，应另有监印人随同用印人办理；
（二）印章保管人员需建立《印章使用记录表》，严格按印章使用程序盖章，明确责任，确保印章正确使用和绝对安全，预防被滥用和盗用；
（三）印章保管人员应注意印章日常保养，并定时清洗，确保印迹清楚。
第三章 印章使用
第四条 印章是指企业印发或办理文件、协议、凭证等和企业权利义务相关书面材料上，因需以企业名称或相关部门名义证实其权威作用而使用含有法律效力印章。
第五条 使用印章，一律实施审批制度。经领导同意后可盖印，其权限分级掌握，使用哪级公章，由哪级领导同意，并由其负责。凡不符适用印要求，均应拒绝盖印。领导在审核经过后，加盖印章，印章使用申请人需填写《印章使用统计》。
第六条 使用印章时，一律实施登记制度，注明用章事由、数量、申请人、同意人、用印日期。保管人应对盖章文书内容、手续、格式把关检验，发觉问题立即请示领导，妥善处理。严禁在空白信笺、介绍信、协议上用印，印章保管人长久外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。 
第四章 印章保管
第七条 企业印章由总经理指派专员保管。印章保管须有统计，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人等信息。
第八条 印章借用
印章借用须办理手续，注明经办人、借用人、借用时间、借用理由等信息。
第九条 印章停用
有下列情况，公章必需停止使用：
（一）机构变动要机构名称改变； 
（二）上级部门通知改变印章图样； 
（三）印章使用损坏； 
（四）印章遗失或被窃，申明作废。
第十条 公章停用要提出处理措施，并报总经理同意，立即将停用公章送制发机关封存或销毁，建立公章上交、清退、存档、销毁登记档案。
第五章 附则
第十一条 本制度由行政人事部负责解释。
第十二条 本制度自企业审议经过后施行。
档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强企业对档案搜集、整理、保管和利用工作，规范档案管理工作，充足发挥档案作用，提升级案保留质量，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条 本制度适适用于全企业范围。
第二章 管理职责
第三条 行政人事部为企业档案归口管理部门。
第四条 行政人事部负责档案搜集、整理、保管、利用和销毁工作。
第三章 管理范围
第五条 档案管理范围关键是文件材料，文件材料关键包含决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、关键统计、工作计划、工作计划和工作总结等。
第四章 管理工作要求
第六条 档案分类
（一）通常情况下按文件内容和性质分为机密、非机密和紧急、非紧急两类
（二）档案分类应努力争取切合实用。假如因案件较多，前两级不够应用时得于小类以后另增加细类；
（三）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号，并以每一文件一个目次编号为标准。
第七条 档案名称及编号
（一）档案各级分类应给予名称，其名称应简明扼要，以能充足表示档案内容、性质为标准，且有一定范围，不宜笼统含混；
（二）各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示；
（三）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案索引表》，立即全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅；
（四）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审。
第八条 档案文件提交
各子企业档案室负责筛选、保管、分类、编号文件，于每十二个月年末提交到企业本部行政人事部，企业本部行政人事部负责企业本部档案管理工作，文件提交时应注意：
（一） 检验文件本文及附件是否完整；
（二） 文件处理手续是否完备；
（三） 提交文件是否属于归档范围；
（四） 建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
（五） 在年末检验齐全后提交至行政人事部。
第九条 归档和档案清理
（一）行政人事部在收到档案后，根据方便查找标准，有序地归档；
（二）对全部企业档案系统列排，确保保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。
第十条 档案保管期限确实定
（一）永久保留档案
1.企业章程
2.组织结构及多种规章制度
3.企业核准文件
4.政府核准文件
5.不动产全部权状及其它债权凭证
6.多种资产管理相关统计
7.多种投资管理相关统计
8.多种风险管理相关统计
9.重大谈判、重大投资项目提议统计
10.其它经核定须永久保留文书
（二）长久保留
1.预算、决算书类
2.多种计划书
3.审核手续和考察汇报
4.关键性管理要求、通知、会议纪要
5.其它经核定须长久保留文书
（三）短期保留
1.期满或解除之合约
2.通常性通知、要求、会议纪要、调查
3.结案后无长久保留必需者
4.其它经核定为短期保留文书
第十一条 判定和销毁
（一）依据国家档案局及相关部门要求，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长久、短期三种；
（二）日常判定工作由行政人事部，关键文件由总经理负责判定，对新入库档案正确划分保管期限；
（三）对已失效档案，认真判定，编制销毁清册，该清册永久保留；办理销毁手续，先经行政人事部经理审批，再由总经理同意，方能销毁；
（四）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；
（五）企业应采取严密管理方法，预防档案失密和泄密。
第十二条 档案利用
档案利用由行政人事部经理负责，其操作按以下方法：
（一）企业内档案利用方法有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文件索引资料；
（二）档案管理部门应主动向各部门、职员提供企业档案编研信息服务，关键方面为政策信息、管理信息等；
（三）档案室应接收企业相关部门、人员定题咨询要求；
（四）依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作；
（五）政府相关部门依法实施公务，需要查阅企业档案，企业给予配合、帮助。
第十三条 档案借阅和索取
A 总经理、副总、行政部经理可经过档案管理员办理借阅手续，直接提档；
B 企业其它人员借阅档案，必需由部门经理同意，办理相关手续，关键机密性文件通常不借阅。
第五章 附则
第十四条 本制度由行政人事部负责解释。
第十五条 本制度自企业审议经过后施行。