公司档案管理核心制度.doc

档案管理制度
第一章 总则
第一条 集团各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺乏要素。为规范集团档案管理工作并确保档案完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。
第二条 各部门、各分企业在工作活动中形成，含有参考利用价值文件材料，必需按要求定时向行政人事部提交备份，从而确保行政部作为档案管理对口部门档案资料完整性、延续性、真实性
第三条 行政人事部负责档案管理、文书立卷工作，并对各分企业档案管理工作进行监督、指导。各分企业责任人应重视本单位文件资料管理和文书立卷工作，配置专职或兼职人员负责此项工作。
第四条 行政人事部负责企业档案保管定时检验、监督，指定专职档案管理人员整理、保管多种档案，并负责借阅档案审批，确保档案正确、安全、完整
第二章 归档范围
第五条 通常反应企业工作活动、含有参考利用价值文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围
第六条 企业设置、变更申请、审批、登记和终止、解散后清算等方面文件材料
第七条 资金借贷、业务往来方面文件材料（含协议、关键报表、银行和企业联络函件等）
第八条 政府、项目批文、协议
第九条 企业制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理指示后各项工作步骤、企业决定等）
第十条 各分企业及各部门年度工作计划及资金计划
第十一条 企业有效证照、证件、印章
第十二条 含有法律效力及保留价值文件
第十三条 企业关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等
第十四条 职员电脑中和企业相关电子版资料、文件等
第十五条 各分企业、各部门取得社会荣誉资料
第十六条 其它有必需归档管理资料。包含声像形式统计下来对企业经营活动产生作用多种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠予题词、书画、文件资料、有纪念意义多种工艺制品等
第三章 立卷归档要求
第十七条 行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分企业应在每三个月最终一天以前将上季度办理完成、需归档文件材料整理、立卷，向行政人事部提交备份
第十八条 各分企业、各部门应立即向行政人事部移交发生档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分企业必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档备份文件材料
第十九条 各分企业向行政人事部提交备份档案时，要严格推行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专员签收后各留存一联清单备查
第二十条 归档案卷总要求是：遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档文件材料种类、份数和每份文件页数均应齐全完整
（2）在归档文件材料中，应将每份文件正本和附本、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件立在一起，不得分开
（3）卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后
（4）卷内文件材料根据排列次序依次编写页号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、后面左上角填写页号；不装订案卷，应在卷内每份文件材料右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料后面编号
（5）按各类档案资料保密等级、保留期限，案卷必需以要求格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有虽有题名无实质内容也应重新拟写：没有责任者、年、月、日文件材料要考证清楚，填入相关项内；卷内文件目录放在卷目
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者
第四章 档案保管期限
第二十一条 文书档案保管期限定为永久、长久和短期三种。长久为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上
第二十二条 确定档案保管期限标准
（1）通常反应企业关键职能活动和基础历史面貌，对本企业有长远利用价值档案，列为永久保管
（2）通常反应企业通常活动，在较长久时间内对企业工作有查考利用价值文件材料，列为长久保管
（3）通常在较短时间内对企业有参考价值文件材料，列为短期保管。
第五章 档案保密等级
第二十三条 档案分通常档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级
第二十四条 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政人事部经理及副总以上领导同意
第二十五条 有密级档案只限归档人使用，其它人员使用需经行政人事部经理及副总以上级领导同意
第二十六条 对已到保密期限档案要请行政人事部经理判定解密，对解密档案作通常档案管理，立即提供利用
第六章 档案借阅
第二十七条 各部门因工作需要，借阅本部门业务档案需经本部门领导同意，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅
第二十八条 企业各部门借阅非本部门业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部经理同意
第二十九条 借阅档案必需严格推行登记手续，归还档案要进行检验、清点，并在登记薄上注销
第三十条 借阅档案人员，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须行政人事部经理同意
第三十一条 有密级档案调阅、复制时均需行政人事部经理及副总以上领导同意
第三十二条 借阅档案用完后，应立即归还，借用时间通常不得超出十天
第三十三条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失
第三十四条 凡借阅档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按企业相关保密要求办理。
第七章 电脑档案管理
第三十五条 全部职员使用电脑必需指定专门区域存放企业相关文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放
第三十六条 行政专员即为电脑档案管理责任人。企业全部职员须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位电脑根据登记存放区域进行检验
第八章 档案判定和销毁
第三十六条 行政人事部定时对所保留档案进行判定，对于保留期限已满档案材料，按要求进行销毁
第三十七条 档案判定工作由行政人事部经理主持，相关部门参与，组成档案判定小组，对被判定档案进行逐件审查，提出存或毁意见
第三十八条 档案材料判定小组审定，并需要集团总裁同意后，方可销毁
第三十九条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字
第九章 罚则
第四十条 各分企业凡违反本制度，无故延期或不交应归档备份文件材料，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交，除责令其文件部门责任人和单位领导写出书面检验外，各罚款50元～300元，并给予通报批评
第四十一条 集团全部职员凡违反制度第六条第4项，泄露企业档案秘密，涂改、拆散或未经行政部经理同意转借、复印或携带档案外出，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款300元～800元，并给予通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任
第四十二条 集团全部职员凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还，限期归还并责令其当事人写出书面检验
第四十三条 集团全部职员凡违反本制度第六条第7项，遗失档案，应立即汇报，如因遗失档案，泄露企业商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任
第四十四条 档案管理员丢失、规范档案调阅步骤或私自提供泄漏档案机密，应依据情节轻重，给纪律处分及对应罚款，直至依法追究法律责任
第四十五条 集团全部职员凡违反本制度第七条，不按要求存放电脑档案，不按要求接收检验者给对应纪律处分及罚款。
第十章 附则
1、本制度自月日生效
2、本制度由集团行政人事部负责解释
3、以往相关要求和本措施不一致，以本制度为准