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XX基金管理有限公司
会计档案管理办法
第一条 为了加强会计档案管理，统一公司的会计档案，确保会计档案的安全和完整，做好会计档案管理工作，便于事后检查，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《XX基金管理有限公司档案管理制度》的相关规定制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及下属各部门。
第三条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料以及合同协议、交接清单、纳税资料、银行对帐单、财务分析、盘点报告、会计电算化档案，是记录和反映单位经济业务的重要资料和证据。公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，不得丢失和任意销毁。
第四条 归档前的各种会计记帐凭证，要按照编号的顺序连同所附原始凭证，定期（至少每月一次）进行整理，并加具封面、封底、装订成册，在封面上注明所属年度、月份、起讫日期、凭证种类以及起讫编号，由装订人在装线封签处加盖经办人图章，并将各种会计记帐凭证进行登记，编制交接清册。
第五条 归档前的各种帐薄每本在开始使用时，要在帐薄首页列表载明公司名称，开始使用日期，合计页数（如系活页帐应在装订成册后注明页数）和记帐人员姓名，并由记帐人员加盖图章。在年度终了编造交接清册并进行归档。
第六条 归档前的会计报表和其他会计核算资料要分类整理，装订成册，并在封面上注明年度、月份、日期、资料名称、经办人姓名，并将会计报表和各种会计核算资料进行登记，编制交接清册。
第七条 会计记帐凭证、帐薄、会计报表和各种会计核算资料归档时，经办人必须持归档清册向档案管理人员进行分类逐本移交，办理归档手续；会计电算化打印输出的凭证帐册、报表必须有会计主管及负责人的签章，才能存档保管。
第八条 归档后的会计记帐凭证、帐薄、会计报表，核算资料，档案管理人员必须及时进行整理，统一编号，按月份分类进行登记，编造清册。
第九条 档案管理人员应根据档案清册，进行归档入柜保存，并写明存档柜号，同时在档案柜上正面粘贴存放凭证帐册目录，在目录上列明记帐凭证、帐薄、会计报表和核算资料的种类、年度、起讫日期、起讫号码共计本数，做到便于查找和调阅。
第十条 档案管理人员必须对会计档案进行妥善保管，防止散失、鼠咬和虫蛀。不得丢失和任意销毁，确保会计档案的安全和完整。
第十一条 凡已归档的会计记帐凭证、帐簿、会计报表、核算资料一般不准拿出档案室。财务人员如确需带走查阅，必须征得财务管理部负责人的同意，办理借用手续，并及时归还。凡本公司财务人员需要查阅会计档案时，要同档案管理人员共同查阅，查阅后要放回原存放处，不得乱放，以避免会计档案混乱。
第十二条 公司非财务人员需要查阅会计档案时需经财务总监批准，外公司人员需要查阅会计档案时，必须有单位介绍信并经财务总监批准方可查阅，否则不予办理。在查阅时要有有关财务人员陪同，不允许外人自己查阅。
第十三条 凡查阅档案者，只能对有关单据凭证、帐簿记录进行抄录或复制，不能将原始单据抽出或带走。如确系工作需要，必须借用原始单据者，必须经财务总监批准，进行记录登记，办理借用手续，并限期归还。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；保管期限从会计年度终了后的第一天算起，各类会计档案的保管期限按照附表所列期限执行。
第十五条 保存期满需要销毁的会计档案，必须根据国家有关规定编造清册，由财务管理部负责人审查，财务总监审批，公司董事长批准并报经主管部门批准后方可销毁。在销毁时，必须由财务总监或指派专人监督进行。
第十六条 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。
第十七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十八条 会计电算化档案管理：
会计电算化档案包括：系统文件备份、数据库文件备份、操作手册、相关制度、系统实施方案、调阅审批及登记资料、会计电算化操作员权限审批表等。
（一）计算机软件会计档案应做双备份，并置不同地点存放在专用磁盘柜内，进行统一编号，按年月顺序分类进行，专人负责，妥善保管。
（二）凡需调用软件会计档案资料，均需在会计电算化管理人员的指导下调用，调用完后立即存磁盘柜，放回至原位置。
（三）会计电算档案存档管理
1.为保证备份数据的安全，备份磁盘必须加贴保护标签，装入盘盒内，存入在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
2.打印输出的凭证、帐册、报表等会计档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限管理。
3.随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件及购买的商品化会计电算系统软件和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
4.如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
（四）在磁盘上标明所存储会计资料内容时要用软笔，磁盘要远离磁场，在少尘下使用。不得将手触碰磁盘暴露面，磁盘保护口要专门粘贴住。拿持磁盘时要特别小心，严防挤压、弯折、时刻保持其完好状态。
第十九条 必须加强会计档案的保密工作，任何人如果伪造、非法涂改变更，故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
第二十条 本办法如与国家有关规定不相符时，应按国家有关规定执行。
第二十一条 本办法由总裁办公会负责解释和修订。
第二十二条 本办法自发布之日起执行。
附件：会计档案保管期限表

附件：
会计档案保管期限表
序  号
档 案 名 称
保 管期 限
备 注
一
会计凭证类

1
原始凭证
15年

2
记帐凭证
15年

3
汇总凭证
15年

二
会计帐簿类

4
总帐
15年
包括日记总帐
5
明细帐
15年

6
日记帐
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片

固定资产投资清理后保管5年
8
辅助帐簿
15年

三
财务报告类

9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类

11
会计移交清册
15年

12
会计档案保管清册
永久

13
会计档案销毁清册
永久

14
银行余额调节表
5年

15
银行对帐单
5年

6