银行运营会计档案集中管理实施细则模版.docx

*银行运营会计档案集中管理实施细则第一章总则第一条 为规范我行会计档案管理，针对由运营条线集中管理的纸质会计档案，依据*银行会计档案管理办法制定本细则。第二条 运营会计档案（以下简称运营档案）是指：运营条线人员办理业务过程中形成的各种以纸张作为载体的档案，包括客户提供的票据、结算凭证、申请书、合同、协议等，以及我行进行账务处理、现金或重要空白凭证处理、参数配置、轧账等的机打凭证、 清单、轧账单等各类会计凭证；总账、分户账、登记簿、以及核心业务系统报表等会计账簿与会计报表；各类对账单，机构撤并、分设运营资料移交清册，运营人员工作交接表等其他运营档案。第三条 运营档案采取集中保管的方式，由分行统一管理或外包给具备专业资质的公司。第四条 运营档案应有序存放、方便查阅，并及时对破损、变质运营档案进行复制、修复或其他技术处理，防止毁损、散失、泄密。第五条 各级运营保管部门在确保安全、保密、合规及符合国家法律法规条件约束下，可以将运营档案外包给专业档案管理服务公司集中保管。运营档案如实行外包管理，须与外包服务公司签订协议。协议中须明确保密条款、交接条款，交接人员备案信息， 档案存取时限约定，违约责任等。外包服务公司的档案库房必须9经过本级运营管理部验收。本细则所称运营档案保管部门指：总、分行运营管理部。本细则所称运营档案所属机构是指：总行运营管理部所属各中心及系统管理团队、各分行（含直属支行，下同)运营管理部、各营业网点（含分行营业部、支行）。本细则所称调阅单位是指：总行相关部门、各机构。第二章 工作职责第六条 总行运营管理部职责（一）负责总行运营档案工作的统一管理，并制定相关管理规定；（二）负责总行运营档案外包协议的签订；（三）负责总行运营档案的销毁工作，并由总行内控合规部与保卫部监销。第七条 总行监督中心职责负责太原辖区各营业网点及总行运营管理部所属各中心自2012 年 4 月 1 日以后会计凭证的封存、归档、入库及调阅等管理工作。第八条 各分行运营管理部职责（一）负责本分行运营档案的集中管理工作，并结合实际 制定管理细则；（二）负责本分行所辖机构运营档案外包协议的签订；（三）负责本分行所辖机构运营档案的销毁工作，并由本 级机构内控合规与保卫部门监销。第九条 运营档案所属机构职责（一）负责本机构运营档案自行保管期间的调阅、查询等；（二）负责本机构运营档案的整理、装订、归档与入库等。第三章整理、装订与保管第十条 纸质会计凭证整理与装订各业务经办机构必须于每日营业终了指定专人负责整理当日 凭证，并按照*银行运营资料传递外包管理办法送达凭证扫描地点。特殊情况当日不能按时送达的，须出具书面延时送票申请经有权人审批，最迟至次日上午 10 点前送达。（一）日终凭证整理要求1. 凭证中禁止掺杂大头针、回形针等硬物；2. 所有凭证必须逐张分开，不得用胶水粘贴，破损凭证须 用透明胶带粘贴完整；3. 所有凭证无论大小不得折叠，且按向上居中对齐的方式 整理后装袋；4. 以柜员为单位，按照业务发生先后顺序编号（用黑色碳素笔写在凭证右下角空白处）；机构业务单独编号；5. 每笔业务涉及凭证（含主件、附件）的排列顺序为：机打凭证、原始凭证（例如：现金支票、转账支票、业务委托书、进账单、现金缴款单、委托收款凭证、各种申请书等）、有效身 份证件复印件、联网核查件（存款人或法定代表人或单位负责 人在前，代理人或经办人在后）、其他相关的证明文件。（二）凭证摆放顺序1.凭证信息表2. 机构轧账单3. 柜员业务凭证（按柜员号顺序排列）（1） 柜员轧账单；（2） 表内业务凭证及附件(当日冲账凭证必须放在被冲账 业务凭证之后)；（3） 表外/备忘业务凭证。4. 虚拟柜员涉及的冲正凭证（按业务发生时间先后顺序排列）5. 机构凭证（1） 按大额、小额、行内顺序排列的支付来账凭证（不含手工入账凭证）；（2） 财税库银凭证（放置于业务发生次日）；（3） 还款凭证（放置于贷款自动回收次日）；（4） 贷款还款利息清单（放置于利息自动回收次日）；（5） 活期存款计息清单（放置于每季系统计息次日）；（6） 税金计提借方凭证（放置于每季系统计提税金次日）；（7） 税金计提贷方凭证（放置于每季系统计提税金次日）；（8） 季度损益结转凭证（放置于年度损益结转次日）；（9） 其它。6. 集中作业凭证（1） 凭证信息表；（2） 柜员业务凭证（按柜员号顺序排列）：记账流水表、业务凭证。（三）封面填写已扫描的传票经质检后，应及时塑封入库。凭证塑封时应加贴封皮，并在封面上注明机构号、机构名称、凭证日期、塑封日期、分别列明每个柜员号及其凭证张数、凭证合计张数。凭证背脊上写明机构号和机构名称，“XXXX 年X 月 X 日”。如单日凭证张数较少，可以将 2 天及 2 天以上的凭证合并装订，背脊上日期写为“XXXX 年 X 月X 日至 X 月 X 日”；如单日凭证张数过多装订成若干本（N)， 则在背脊处某日后分别注明 1/N，2/N，.，N/N。扫描人员、塑封人员和质检员（如有）须在规定处加盖名章。第十一条 会计凭证补缺与减少（一）经办机构如需增加漏缺凭证或整改凭证，应填写会计凭证增加/减少申请书（附件 1），详细写明凭证日期、凭证编号、业务经办柜员号及原因等，由机构负责人或营业部经理签字并加盖业务公章后，将会计凭证增加/减少申请书和补缺凭证一同交凭证集中保管机构。补缺凭证右上角应注明该凭证原应归属的业务日期、原经办柜号（补缺凭证为附件的，还应注明原主件凭证的编号），接原经办柜员的原业务日凭证编号最后一位号码，在补缺凭证右下角继续顺序编号。（二）已封装的会计凭证，经办机构如因特殊原因需要取出， 应填写会计凭证增加/减少申请书详细写明凭证日期、凭证编号、业务经办柜员号、凭证取回原因以及取回人的姓名、身份证号码、员工号等，由机构负责人或营业部经理签字并加盖业务公章。 取回人员必须携带会计凭证增加/减少申请书、本人身份证原件及工号牌至保管机构，经保管机构负责人批准同意后办理凭证取出事宜，保管机构应登记重要物品登记簿，双方签字确认。被取出凭证与会计凭证增加/减少申请书须各复印一份一起订入原处。凭证原件一旦收回，应再订入原处，并在复印件上注明原件收回时间。（三）保管机构对凭证补缺或减少应逐笔登记，会计凭证增加/减少申请书原件专夹保管定期装订。第十二条会计账簿与会计报表的打印、装订、归档等执行晋 商银行会计档案管理办法相关规定。第十三条 太原地区各机构的会计凭证由总行监督中心集中扫描并统一外包管理。太原地区各机构除会计凭证以外的会计报表与会计账簿等其它运营档案，及异地分行各类运营档案由各分行根据实际情况确定管理方式。第十四条 异地分行各机构的会计凭证可由分行集中扫描或由经办营业网点自行扫描。经办营业网点自行扫描的会计凭证必 须在会计年度结束后一个月内全部交回所属分行集中保管。第十五条 运营档案的保管期限及其他要求执行*银行会计档案管理办法相关规定。第十六条 运营档案库房应具备防盗、防火、防水、防潮、防尘、防有害生物等条件。第四章调阅第十七条 运营档案的查阅必须经运营档案保管部门负责人批准，档案管理人员应详细记载会计档案调阅登记簿，并由查阅人签字确认。查阅运营档案的申请资料编号后归档保管，以备查考。其中，会计凭证的查阅须在凭证保管所在地或指定地点进行， 并由档案管理人员在场陪同，防止丢失和泄密。第十八条 总行监督中心集中管理会计凭证的调阅总行监督中心仅受理行内的调阅申请，外单位调阅时由总行相 关部门受理后向总行监督中心申请调阅。（一）营业网点申请各营业网点仅可申请调阅本网点会计凭证。申请调阅时应填写会计凭证调阅查询介绍信（附件 2），经营业部经理签字并加盖业务公章，由查询人员持身份证原件到总行监督中心监控下现场查阅。（二）分行运营管理部申请分行运营管理部可申请调阅所辖营业网点会计凭证。申请调阅 时应填写会计凭证调阅查询介绍信，经分行运营管理部负责人签字并加盖业务公章，由查询人员持身份证原件到总行监督中心监 控下现场查阅。（三）总行内控、审计、监察、财务等相关部门因审计或账务检查等原因需查阅会计凭证的，填写会计凭证调阅查询介绍信 并经部门负责人签字，由查询人员持身份证原件到总行监督中心监控下现场查阅。第五章检查第十九条 各级运营保管机构应每年对所保管运营档案的管理情况至少进行一次检查，重点检查保管、调阅等手续是否完备，档 案保管是否完整，保管条件是否符合要求。第六章附则第二十条 本细则未尽事宜执行*银行会计档案管理办法相关规定。第二十一条 本细则由总行负责解释和修改。各分行应根据自身实际情况，制定本行实施细则。第二十二条 本细则自下发之日起执行。附件 1.会计凭证增加/减少申请书附件 2.会计凭证调阅查询介绍信附件 1：会计凭证增加/减少申请书被监督机构号凭证日期年月日被监督机构名称申请事项增加，减少申请原因凭证取回人员信息：姓名：身份证号：员工号：被监督机构业务公章被监督机构有权人审批签字监督中心负责人监督中心经办人附件 2：会计凭证调阅查询介绍信监督中心：兹有 (调阅单位名称)员工，姓名 、身份证号 、工号 ，于 年 月 日，因 前去查阅会计凭证，请接洽。查询内容如下：凭证日期： 凭证机构号及机构名称： 凭证柜员号及姓名： 业务种类： 查询账号： 查询户名： 调阅单位负责人签字：业务公章（分支行）：10