农商行会计档案管理办法.docx

 农商行会计档案管理办法
第一章  总  则
第一条   为加强农商行会计档案管理，保证会计档案安全完整，促进会计档案管理制度化、规范化和标准化，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》、《农商行会计基本制度》等有关规定，结合实际，制定本办法。
第二条   本办法所称会计档案是指农商行在业务经营过程中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
第三条   本办法适用于各级农商行，包括农商行（以下简称“省联社”），省联社各办事处（以下简称“办事处”），忻州、运城、吕梁市农村信用合作社联合社（以下简称“市联社”），县（市、区）农村信用合作联社、农村合作银行、农村商业银行（以下统称“县级联社”）及其分支机构。
第四条   各级农商行应加强会计档案管理，严格按照本办法规定进行会计档案整理、装订、立卷、归档、保管、查阅、交接和销毁，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第二章  会计档案管理模式
第五条   会计档案实行统一标准、分级管理模式。省联社制定全省农商行会计档案管理标准，各级农商行法人机构具体负责本机构会计档案管理工作。
第六条   各法人机构可根据本单位实际情况，选择采用会计档案集中管理或分散管理方式。
集中管理是指由法人机构档案管理部门集中统一管理全辖所有会计档案。
分散管理是指由法人机构所辖各分支机构分别管理本机构形成的会计档案。
第七条   会计档案管理部门：
（一）采用集中管理模式的法人机构，各分支机构负责本机构会计档案的收集、整理装订、移交归档等工作；档案管理部门负责会计档案接收、入档和保管等工作。
（二）采用分散管理模式的法人机构，各分支机构应指定专人负责会计档案的管理。
第三章  会计档案范围和种类
第八条   会计档案可分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四大类。具体包括：
（一）会计凭证类：记账凭证、非核算业务处理单、原始单证、其他会计单证等。
（二）会计账簿类：总账、分户账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿、登记簿等。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明），其他财务报告。
（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、各类申请表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
第九条   按照会计档案载体的不同，会计档案可分为纸质会计档案和电子会计档案。
纸质会计档案是以纸介质保管的会计档案；电子会计档案是以磁盘、光盘、微缩胶片等磁性存储介质保管的会计档案。
第十条   纸质会计档案包括：
（一）会计处理过程中手工填制的会计档案。
（二）计算机应用系统打印的会计档案。
第十一条    电子会计档案包括：
（一）计算机应用系统产生的会计处理过程性或结果性数据，以及可直接导入电子档案系统保管的业务数据。
（二）将纸质会计资料扫描和相关信息存储至磁盘、光盘或磁带等介质而形成的电子会计档案。
第十二条    已经使用非纸介质存储保管的会计档案数据，可根据规定不再保存纸质会计档案。但原始凭证、票据、合同等具有法律效力及需永久保存的会计资料，必须保存纸质档案。
第四章  会计档案整理装订
第一节  纸质会计档案整理
第十三条    各营业机构应按日、月、季、年打印以下凭证、账簿和报表：
（一）每日应打印的资料：1、记账凭证；2、汇总记账凭证；3、柜员轧账汇总表（表内外）；4、网点轧账汇总单（表内外）；5、重要空白凭证收付明细；6、尾箱重要空白凭证余额一览表；7、库存现金登记簿；8、柜员流水；9、网点日终平账报告表；10、当日授权交易清单；11、各类交易清单；12、营业网点日报表；13、储种动态表；14、通存通兑清单;15、满页账；16、贷款结息清单（每月21日）；17、储蓄结息清单（每季21日）；18、存款结息清单（每季21日）。
（二）每月末应打印的资料：1、对公客户余额对账单；2、业务状况表；3、资产负债表；4、损益表；5、总账账页；6、现金项目电报；7、储蓄存款利息税统计报表。
（三）每季末应打印的资料：1、业务状况表；2、资产负债表；3、损益表。
（四）每年末应打印的资料：1、业务状况表；2、资产负债表；3、损益表；4、未满页账。
第十四条    会计档案要按照归档要求，分类整理、装订成册。
第十五条    会计单证以机构为单位进行整理，并遵循“先机构、后柜员，柜员号从小到大排列”的顺序要求。
（一）机构凭证的整理顺序为：
1、网点表内轧账汇总单
2、网点表外轧账汇总单
3、日终平账报告表
4、当日及次日日始打印的批量记账凭证。当日大小额来账凭证及农信银来账凭证、其他外联系统来报凭证作为附件装订于次日打印的批量记账凭证之后。
（二）柜员凭证的整理顺序为：
1、柜员表内轧账汇总单
2、柜员表外轧账汇总单
3、尾箱重要空白凭证一览表
4、重要空白凭证收付明细
5、各类记账凭证和原始凭证，按照流水号、顺序号排列，同一笔业务既有记账凭证，又有非记账凭证的，按先记账凭证后非记账凭证的顺序排列。
第十六条    会计凭证装订要求:
（一）会计凭证应按日装订，每册凭证按500张（含附件）左右或厚度6厘米左右的标准进行装订。超过标准的应分册装订，低于以上标准的可将同一月份若干日（不得超过5天）的凭证按日顺序排列后合并装订，不同日期之间应以封面相隔，且第一张封面之前应增加汇总封面。
（二）装订会计凭证时，应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，加具封面和封底，以凭证下沿和左侧为准礅齐装订，并在装订线上加贴封签。装订的会计凭证应整齐牢固，不得出现压字或调页现象。
（三）会计凭证装订完成后，应以册为单位，自封面后第一张起至封底前最后一张止，按排列顺序逐张编列统一的顺序号。
多日合并装订的会计凭证，按日编列凭证顺序号。
（四）会计凭证装订完成后，应完整填写封面内容，要求字迹清晰，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容。
（五）凭证封面上的总编号为全年总册数的顺序号，一日多册的应分别注明共几册第几册。装订成册的会计凭证封面应加盖
业务专用章，正面骑缝处加盖会计机构负责人、装订人员名章，编列保管序号，登记《会计档案登记簿》后入库保管。
（六）会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因需要拆封时，须经会计机构负责人批准，并在凭证封底注明经办人、理由及拆封日期。
第十七条    会计账簿整理装订要求：
（一）总账账页按照科目代码顺序按月整理装订。
（二）明细账页按照科目代码、同一代码下以页次排列顺序按年整理装订，每册账页原则上以500张为标准，超出过多时应分册整理装订。
（三）各类自动登记簿根据业务需求打印，按照账号、页码从小到大的顺序按年整理装订；各类手工订本式登记簿可跨年度延用，归档时分类别整理装订；同一登记簿一年多册的，应按使用顺序合并装订，原则上每五本装订一册。
（四）装订成册的账簿，应逐张编列页码，使用碳素墨水完整填写封面、账首和账页目录等内容，在封面加盖本机构财务或业务专用章，骑缝处加盖会计机构负责人和装订人员名章。
第十八条    会计报表及清单整理装订要求：
（一）对公客户余额对账单、营业网点日报表、每日授权交易清单、库存现金登记簿、柜员流水、通存通兑清单原则上要按月整理装订，业务量较小的机构可酌情减少装订频次,按季进行装订。
（二）储蓄结息清单、存款结息清单、贷款结息清单、储蓄存款利息税统计报表（附储蓄结息清单之后）原则上应按季整理装订。业务清单较少不适合按季装订时，可根据具体情况按年整理装订。
（三）网点股金情况旬报、现金项目电报、储种动态表要按年整理装订。
（四）月度、季度、年度生成的会计报表均应按规定及时打印，按年整理装订。会计决算报表要单独装订，按照汇总报表在前、各分支机构个别报表附后的顺序排列。
（五）所有柜员、柜组提取的各类账表、清单按柜组装订，信用社提取的账表单独装订。
（六）各类表单按照账号、页码从小到大的顺序整理装订
（七）装订会计报表及清单应加具封面，封面应注明会计年度、机构名称、报表（清单）名称，并加盖法人代表（负责人）、会计机构负责人名章。
第十九条    其他会计档案应分类收集整理，定期装订成册。
第二节  电子会计档案整理
第二十条       在扫描纸质会计档案时，应当按照整理后的顺序进行，并做到图像清晰、完整。
同一批次会计档案扫描处理后，扫描影像与实物数目应当保持一致。
第二十一条     以光盘、磁带等存储介质保管的，一般应当制作两套，并将其中的一套作为备份使用。
第二十二条     储存会计档案资料的磁盘、光盘等介质，应张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度等信息，并由经办人在标签和介质封套上签章。
第五章  会计档案立卷归档
第二十三条     年度终了，会计人员应对装订好的会计凭证、账簿、报表等会计档案资料进行立卷编号。
第二十四条      会计档案立卷采用“会计档案代号(2位)/年度（4位）/保管期限（4位）/机构代码（6位）/档案类别（2位）/案卷顺序号（3位）”的编码方法，即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的会计档案按凭证、账簿、报告及其他类分开组卷并形成分类索引。具体编号规则如下：
会计档案代号：KJ
保管期限：永久类（YJ+00）、定期（DQ+年限）
档案类别：01会计凭证类、02会计账簿类、03财务报告类、04其他会计资料类
第二十五条     会计档案案卷外形可根据整齐、美观、适用的原则，按档案管理部门的要求确定。
第六章  会计档案保管
第二十六条     当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满之后，应当于次年四月底之前由会计部门移交本单位档案管理机构统一保管；未设立档案管理部门的，应当在会计部门内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。
第二十七条   会计档案管理人员应当检查会计档案是否齐全、完整，并按规定造具清册连同案卷目录逐项清点核对无误后，登记《会计档案登记簿》后入库保管。
第二十八条   移交档案管理部门的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应会同档案形成机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第二十九条   会计档案的保管：
（一）各级农商行应设置专用的会计档案库房，并指定专人管理，管理人员岗位变动必须按规定办理交接手续。
（二）会计档案管理要严格执行安全和保密制度，做到妥善保管、存放有序、查找方便。会计档案库房应具备防盗、防火、防潮、防尘、防日光、防有害生物等条件，防止档案被火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂、化学腐蚀、偷盗等，保证其完整无缺。对于电子数据档案，还应注意防磁、隔热。
（三）电子会计档案应具备必要的加密保护措施，以防止信息被篡改和丢失。
（四）电子会计档案的存储介质应与纸质会计资料进行异地保管；按规定需要备份的电子会计档案应将原版和备份版异地存放。
第三十条  会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，积极采取补救措施。
第三十一条   会计档案保管期限分为永久保管和定期保管两种。定期保管期限又分为3年、5年和15年。
会计档案的保管期限，从档案所属会计年度的次年1月1日起计算。同一介质有不同保管期限的会计档案，应按较长的期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。                                                                                                                                                                                                                            
第三十二条     永久保管的会计档案
（一）决算报表及汇总全辖决算报表（含附表及说明）；
（二）资本金、股东分户账；
（三）客户挂失申请书、挂失登记簿、票据挂失止付通知书、撤销票据挂失止付申请书等；
（四）会计档案保管登记簿及销毁清册；
（五）存、贷款开销户登记簿；
（六）机构变动交接清册；
（七）有权机关查询、冻结及扣划书；
（八）账销案存记录；
（九）需要永久保管的其他会计档案和有关资料；
第三十三条      保管15年的会计档案
（一）会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；
（二）综合核算和明细核算的各种账、簿、卡；
（三）法人机构全辖汇总月度（季、半年）报表；
（四）重要单证和印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；
（五）会计人员工作交接登记簿、移交清册和资料；
（六）会计档案移交清册、调阅登记簿；
（七）各类结息清单；
（八）需要保管15年的其他会计档案和有关资料。
第三十四条      保管5年的会计档案
（一）同业往来、联行往来的对账及查询、查复书；
（二）对账回单；
（三）已处置固定资产卡片；
（四）计息科目余额表；
（五）辖属网点上报的月（季、半年）报表;
（六）需要保管5年的其他会计档案和有关资料
第三十五条      保管3年的会计档案
（一）会计系统运行日志；
（二）机构流水账；
（三）不定期报表；
（四）会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料；
（五）需要保管3年的其他会计档案和有关资料。
第三十六条      代理业务委托申请书、开立单位银行结算账户申请书、变更银行结算账户申请书、临时存款账户展期申请书、补（换）发开户许可证申请书、撤销银行结算账户申请书等资料，保管期限为销户后10年。
第七章  会计档案调阅
第三十七条      会计档案一律不准外借，以防会计档案被替换、更改、毁损、散失和泄密。
第三十八条      会计档案管理部门要建立《会计档案调阅登记簿》,对查阅时间、单位、人员、内容等进行记录，并由查阅人签字确认。对于电子档案查阅系统，必须按照相应的系统权限管理原则和内部控制的要求，对查询、调阅、下载、打印等设置严密的准入制度，登记日志并定期检查。
第三十九条      内部调阅会计档案或本单位聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，需填写“会计档案查阅申请单”，经会计机构负责人批准，由档案管理人员协同查阅。采取网络形式提供会计档案查询的，查阅人员必须经会计部门负责人授权。
第四十条  法律、法规授权的部门查阅会计档案时,应持有效证件和文件，经本机构负责人或其授权人批准，由专人陪同查阅。
第四十一条      开户单位因自身账务有疑问等原因要求查阅会计档案时，应由开户单位出具加盖预留印鉴的公函，查询人员出示身份证明，开户机构配合查询，查阅范围仅限本单位的账务凭证。
第四十二条      查阅会计档案时，经会计机构负责人批准，查阅人对所需要的资料，可以抄录、复制或照相，不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。
第四十三条      查阅会计档案的公函、介绍信、查阅申请单等，应附于《会计档案调阅登记簿》后备查。
第四十四条      各分支机构只能由指定的档案管理员登录电子档案管理系统查阅相关档案。
第八章  会计档案移交
第四十五条      交接会计档案应由移交方编制移交清册，办理交接手续，由交接双方和监交人共同签章确认。
第四十六条      会计档案移交清册，应当载明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
第四十七条      交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。《会计档案移交清册》一式三份，交接双方和管理部门各一份。
第四十八条      原档案登记簿留在原机构永久保管作为备查资料。 
第九章  会计档案销毁
第四十九条      会计档案保管期满，档案管理部门应会同会计部门对拟销毁会计档案进行鉴定。
第五十条   对符合销毁条件的会计档案，由档案管理部门会同会计部门编制《会计档案销毁清册》，并提交会计档案销毁申请，由单位分管领导签署审批意见。
《会计档案销毁清册》应列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
第五十一条      会计档案销毁由法人机构统一进行，档案管理、会计、稽核、安全保卫、科技等部门共同派员现场清点监销；销毁完毕，监销人员共同在《会计档案销毁清册》上签字确认，会计档案销毁情况同时报上级管理部门备案。
第五十二条      会计档案保管期期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的会计资料，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
第五十三条      对经批准销毁的会计档案，会计档案管理人员应在《会计档案登记簿》上批注“销毁日期和已销毁”等字样；对于延长保管期限的会计档案，应批注移出日期，重新组档保管的去向等内容。

第十章  会计档案监督检查
第五十四条      各法人机构应每年组织对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等各环节的管理情况进行一次全面检查。
第五十五条      省联社、办事处、市联社每年应对所辖农商行会计档案管理情况进行一次抽查，其中省联社抽查面不低于10%，办事处、市联社抽查面不低于50%。 
第十一章  附则
第五十六条      各级农商行可根据本办法规定，结合自身实际，制定会计档案管理实施细则。
第五十七条      本办法由省联社负责解释和修订。
第五十八条      本办法自印发之日起施行。