办公室综合部管理核心制度.doc

综合部（办公室）工作规章制度

为完善企业行政管理机制，建立规范化行政管理，提升行政管理水平和工作效率，使企业各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
一、工作职责范围
综合部工作职责范围：行政管理、人事管理、项目拓展管理。
1、确定企业发展计划和经营方针、目标，编制经济责任制方案。起草企业协议及行政工作安排、总结、汇报等文件。
2、负责企业多种相关证件、资质年检考评工作。
3、负责保管好企业公章、业务章、工程章、协议章，并做好使用登记工作。
4、管理企业车辆、电脑、电话、传真机、复印机等办公设备。
5、负责职员考勤管理工作及职员录用、考评、奖惩、离职员作。
6、责任人事档案、技术档案、文书档案等资料归档和管理。
7、负责按月缴纳企业电话费、水、电、暖、气、网费等物业管理费用。
8、负责采购、分发、管理企业办公用具、图书、音像资料等。
9、做好多种文件收发、传输、催办、整理等工作。
10、负责协同经营部制作招投标文件等工作。
11、负责企业办公会议召集和会议纪录，整理会议纪要和决定，印发相关文件，并负责督促检验文件实施情况。
12、督促检验部门职责和职员岗位责任制落实。搞好综合管理，协调企业各部关系。
13、负责职员社会保险工作。
14、负责职员后勤工作，搞好职员工作餐。
15、负责监督检验企业卫生清洁工作，为职员创建良好工作环境。
16、处理好企业和外部公共关系，做好接待工作。
17、完成企业领导临时交办任务。
二、具体工作要求
第一条 文件收发要求
一、企业文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会由董事长签发，属企业由总经理签发。
二、业务文件由相关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。
三、属于秘密文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密要求，由专员印制、报送。
四、已签发文件由核稿人登记，并按不一样类别编号后，按文印要求处理。
五、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。
六、董事会和企业文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并汇报报送结果。
七、秘密文件由专员按核定范围报送。
八、经签发文件原稿送办公室存档。
九、外来文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导指示要求送达相关部门，办好文件阅办；属急件，应在接件后即时报送
　　十、文件阅办部门或个人，对有阅办要求文件，应在三日内办理完成，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完成，应向办公室说明原因。
　　第二条 文印管理要求
　　一、全部文印人员应遵守企业保密要求，不得泄露工作中接触企业保密事项。
二、打印正式文件，必需按文件签发要求由总经理签署意见后打印。各部门草拟文件、协议、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。
三、文印人员必需按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚地方，应立即和相关人员校对清楚。
四、文件、传真等应立即发送给相关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失，追究当事人责任。
五、严禁私自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给罚款处理。
第三条 办公用具购置领用要求
一、办公室负责企业办公用具、办公设备、低值易耗品采购、保管和发放。
二、各部门将所需办公用具提前半个月报至办公室、由办公室文员列表报办公室责任人审核，较大金额物品由须总经理同意，统一购置。
三、负责购发办公用具人员要建立台帐，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。
四、企业新聘工作人员办公用具，办公室依据部室责任人提供名单和用具清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作；除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经办公室主任同意方可领用。
五、负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、优质、库存合理、开支合适、妥善保管。
六、各部门应本着节省标准领取、使用办公用具，并指定专员管理办公用具。
七、办公室统一建立各部门耐用办公用具档案，并定时检验使用情况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。
八、办公室负责收回集团调离人员移交办公用具和物品。
九、劳保用具配给，由办公室依据各部门实际工作需要统一购置、统一发放。
第四条 档案管理要求
一、归档范围：
企业计划、年度计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、通告、通知等含有参考价值文件材料。
二、 档案管理：
1、专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整，密级档案必需确保安全。
2、要分门别类整理和归档，做到方便查询，科学分类，保留完整。
三、档案借阅和索取：
1、总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2、企业其它人员需借阅档案时，要经主管同意，并办理借阅手续；
3、借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理同意方可摘录和复制，通常内部档案应由办公室主任同意方可摘录和复制。
四、 档案销毁：
1、任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料；
2、若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总经理同意后方可销毁，通常内部档案，须经企业办公室主任同意后方可销毁。
3、经同意销毁企业档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专员监督销毁。
第五条 印鉴管理要求
一、企业印鉴由总经理办公室主任负责保管。
二、企业印鉴使用一律由主管许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。
三、企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
四、盖章后出现意外情况由同意人负责。
第六条 介绍信管理要求
一、介绍信种类：存根介绍、信笺介绍、证实信（材料）。
二、介绍信通常由办公室负责保留。
三、介绍信开具要严格推行审批手续。通常事宜由部门责任人签字后办公室审批，关键事宜需由企业总经理审批，方可开具。
四、严禁开出空白介绍信。
第七条 证件年检办理要求
一、企业各类证件年检和考评工作包含：营业执照、组织机构代码、安全生产考评、资质证考评、工程规费考评及三类人员、造价员、建造师等培训和考评工作。
二、办公室主任负责企业每一项相关资质考评和年检工作，并安排文员具体工作事宜，由文员经办，不得贻误。
第八条 对外接待工作
一、接待客人时面带微笑，和来宾谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话，插话，争辩，讲话时声音适度，有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解、冷静对待，立即上报。
二、碰到服务对象问询，做到有问必答。不能说不、不知道、不会、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡态度待客。
三、尊重服务对象风俗习惯，不议论、指点，不嘲笑有生理缺点客人。
四、接转电话时，要先说“您好，然后仔细聆听，声调温和， 勿忘使用本岗位礼貌用语。
第九条 保密机制
不向用户或外部人员谈论企业一切内部事务。一切内部文件、资料、报表、总结等，全部应做到先收锁再离人，确保桌上无泄密。
第十条 本要求如有未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需要，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第十一条 本要求解释权归办公室。
第十二条 本要求从公布之日起生效。