公司办公室日常管理核心制度.docx

善合集团兰州分企业工作管理制度

第一章 总则

为加强企业管理，维护企业良好形象，特制订本规范，明确要求，规范行为，提升办公质量和效率。  

第二章 细则

第一条  办公礼仪规范 
1.仪表：职员衣着合乎企业形象，面容、穿着及修饰稳重
大方、整齐清爽、洁净利落、悦目（禁穿拖鞋、短裤和奇装异服，不得纹身；女士不能穿吊带装、超短裙等；男士不能留长发、长指甲）。
2.职员举止文雅、礼貌、精神。 
l 上班时间保持良好精神状态、精力充沛、乐观进取。
l 对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待用户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人、微笑服务。 
l 保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫她人。 
l 出入会议室或上级办公室主动敲门示意，出入房间随手关门。 
3.职员言谈要亲切、诚恳、谦虚。 
l 和她人交谈，要用心致志，面带微笑、言语平和、语意明确。 
l 使用文明用语，严禁说脏话、忌语。 
l 同事之间沟通时本着“换位思索、处理问题”标准，语言礼貌平和。 
l 见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时简明扼要、实事求是。
第二条 办公秩序
1． 工作时间无故离岗、串岗、玩游戏、大声喧哗、扎堆聊天、吃零食，浏览不健康网页等和工作无关事。
2． 工作时间不许可率领闲杂人员进入工作区域，更不许可使用企业电脑等办公资源。 
3． 办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境杂物（鞋、雨伞存放于更衣室）。
4． 非工作需要无关人员不得无故在前台逗留、喧闹。
5． 职员对人事部处罚有异议者可向总经理申述，不得在办公场所大吵大闹，谩骂管理人员给予乐捐，殴打管理者直接报警和除名处理。
6． 公共场所职员之间吵架者，双方乐捐100元/次，单方乐捐200元/次。
7． 工作期间职员之间打架者，乐捐200元/次，先动手方乐捐500元/次，情节严重者直接报警和除名处理。
第三条 人事行政管理
1． 全员上班期间必需佩戴工牌，工牌资料必需填写完整，贴照片加盖企业公章。遗失工牌可在人事行政部申请补办，应缴纳工本费10元/次。如有职员离职办理离职手续时工牌必需交回，不然扣除10元工本费。
2． 未经她人许可严禁进入她人办公室，不得私自翻阅她人包、抽屉文件、资料、汇报材料等。
3． 办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。 
4． 全员自觉珍惜企业设备，节省水电等资源，20分钟不使用显示器时须关闭，下班时须关闭电脑和显示器。办公设备由专员管理，未经许可不得搬用、修理，不得私自调换办公位置。 
5． 接听电话应立即，座机响铃三声时应接听，如受话人不能接听，距离最近职员应主动接听，关键电话做好接听统计。严禁占用企业电话时间太长和公话私用。 
6． 严禁将银行办理信用卡或推销人员领进办公区，违者乐捐100-500元/次。
7． 严禁在企业各个群内公布不文明信息及图片。
8． 严禁将企业职员及管理人员电话随意泄露给外来陌生人者。
9． 在职期间电话无法联络（超出一小时）罚款50元/次。
10． 有损团体荣誉者给处罚200元罚款，严重者给开除处理。
11． 因公外出不能打卡职员，应向部门直属领导报备并填写《职员外出（出差）单》，注明外出日期、事由、外出起止时间。如因特殊情况不能事先填写《职员外出（出差）单》，应向部门直属领导报备，返回企业后第一时间补填《职员外出（出差）单》，不然按旷工处理。《职员外出（出差）单》一周交一次，超出一周作废。
12． 各部门职员未请假未向部门经理报备外出，无故不到岗，部门经理应第一时间通知人事部，如发觉职员旷工部门经理不向人事部报备，经查情况属实，罚款部门经理50-100元。
第三条  卫生制度   
1． 自觉维护办公场所及个人办公区域清洁卫生，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣堆放杂物、随意丢弃废弃物等。
2． 个人区域：办公桌及办公区域天天由各部门自行清扫。
3． 公共区域：由企业请专员打扫，每位职员应自觉维护洁净、整齐办公环境。
4． 办公室内全部区域（包含卫生间、洽谈室、会议室等）严禁吸烟。
5． 卫生间使用完成后须立即冲水，一经发觉不文明行为严厉处分。如发觉上述情况，请立即汇报到行政部。
第四条 钥匙管理
1． 企业及办公室钥匙由部门及人事行政部统一保管，未经许可不得私自配用钥匙。因业务需求，须经部门责任人同意后，到人事行政部进行立案，方可配用，职员离职时必需退回人事行政部。
2． 更衣服钥匙由使用人保管，钥匙遗失由使用人负担更换锁头费用。
第四条 会议室/洽谈室管理
1. 会议室管理
l 非用户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室、洽谈室及公共区域。使用完成后，使用人应立即恢复原状并做好清洁整理工作。
l 会议室由人事行政部负责统一管理，使用时需先到行政部登记，经行政部同意后方可使用。
l 会议室内物品由人事行政部负责统一申购并管理，未经同意，不得私自将会议室物品挪作它用。
l 管理人员之培训、学习，经人事行政部安排可在会议室进行。
2. 洽谈室管理
l 洽谈室是企业职员接待来访用户业务洽谈时使用。
l 洽谈室桌/椅、茶水柜等为接待专用，未经同意不得擅挪用。
l 使用洽谈室前若内置物品有损坏，使用者立即报知人事行政部，若人为造成损坏，将追究当事人责任。
第五条 会议制度
1．凡会议列席人员全部必需按时到会，因业务需要不能出席会议者应先请假，同意后方有效，不得以任何借口缺席会议或迟到（遇出差例外），会议时手机应调至静音或关机状态，且不得随意走动，不然按相关条款处罚。
2. 各项会议制度应充足坚持民主、认真、广泛听取每位组员意见。
3. 部门责任人需将会议内容传达给每个职员，以确保企业制度快速、正确落实。
4. 部门应依据工作需要，每七天定时召开本部门工作会议。
第六条 办公设备使用管理
1． 企业复印机/打印机/扫描机专为公务之需使用，需复印/打印/扫描之资料必需是确有必需，严禁复印/打印/扫描任何私人资料。
2． 复印/打印纸张尽可能两面使用，节省资源避免浪费。
3． 打印机/扫描机使用人要珍惜和正确使用打印机/扫描机，下班时关闭打印机/扫描机电源，并定时清理打印机/扫描机，确保其功效正常。
4． 如打印机/扫描机发生故障，立即通知人事行政部联络专业保修商检修。如人为造成损坏，发生之相关维修费用，将由责任者全额负担。
第七条 办公用具购置、领用及管理
1． 日常办公用具由企业人事行政部统一购置，专员保管，领用部门需登记各部门每个月工作所需办公用具，应在每个月25日前填写《办公用具原计划采购表》，由部门填写名称、数量及规格后上报人事行政部，由人事行政部统计审核后统一购置。各部门在申请时尽可能考虑仔细，降低中途购置次数。若逾期未报计划，则视为该部门次月不需要领用新办公用具，如发生办公用具费用由该部门自行处理。
2． 各部门物品领用人应本着勤俭节省标准使用办公用具，适合以旧换新用具要以旧换新，人事行政部有权对各部门领用情况给予审核和监督。

第三章 责任

1． 本制度检验、监督部门为行政人事部及各部门责任人共同实施，违反此要求人员，将给对应警告处分。
2． 上述要求中未涵盖乐捐金额，第一次乐捐2.-50元，第二次及以上累计翻倍乐捐。
3． 本制度自公布之日起生效实施。

陕西善合集团兰州分企业
人事行政部
8月29日