公路工程局有限公司归档文件整理办法.docx

xx公路工程局有限公司
归档文件整理办法

第一章 总则
第一条 为做好文件归档整理工作，确保归档文件的质量，以达到档案管理规范化、标准化的要求，根据国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及中国交建相关档案管理制度，结合xx公路工程局有限公司（以下简称局）的实际情况，特制定本办法。
第二条 文件材料按年度、部门整理归档。凡局在各项经营活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，均由承办部门按照归档文件整理要求进行整理归档，并向档案部门移交。
第三条 本办法适用于局属各单位、机关各部门。

第二章 职责
第四条 各单位应将文件材料归档工作纳入本部门工作职责范围内，建立文件材料管理领导人责任制，各部门应指定兼职档案员并报档案室备案，兼职档案员负责本部门文件的登记、保管、整理、归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整。
第五条 档案室负责指导本单位各部门、各项目部及专项工作文件材料的收集、整理和归档工作，并采取各种有效措施，检查督促各部门做好文件材料的归档工作。
第六条 档案人员应当严守保密制度，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏文件机密内容，确保文件机密的安全。

第三章 平时归档及文件材料整理的要求
第七条 为确保归档文件材料的齐全完整，各单位应做好平时归档工作，对处理完毕或领导批存的文件材料，应及时由兼职档案员集中统一保管，逐件进行登记。如因工作需要临时借用文件，应在临时借用文件登记表（见附件1）上登记，归还时应及时注销。
（一）文件的收集以本单位工作中形成的文件材料为主，同时也不能忽略与本单位工作活动密切相关的上级、同级和下级机关的文件材料。
（二）文件材料的正文与附件、打印件与定稿、同一问题的请示与批复要齐全完整不能分开。
（三）要加强对会议材料、统计报表、总结、计划等非公文类文书文件材料的收集。
第八条 所有本单位发出文件的定稿，文件处理手续必须完备，定稿上有领导签字，盖有印章，年、月、日清楚。复印的文件一般不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外），但复印后加盖原印章的文件具有档案凭证作用，视同原件保管，由于传真文件不宜长期保存，应复印后归档。
第九条 凡是在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办部门将定稿和刊物一并归档；几个部门的联合发文，应由主办部门将定稿及有关文件材料归档；会议文件由主办部门归档。
第十条 归档的文件材料，必须书写工整，字迹清晰，纸张优良，格式统一，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸书写、签批。对于破损文件，应进行托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的应予以粘贴补宽。

第四章 保管期限及归档范围
第十一条 文件材料的具体归档范围及保管期限按照《企业管理类档案保管期限表》（见附件2）执行。
（一）根据国家档案局文书档案保管期限的规定，结合我局的实际情况，文书档案归档期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种；并在档案装具上予以标注。
（二）凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位的经营管理等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。
（三）记述和反映本单位一般活动的、在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期（十一年至三十年）保管。
（四）凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期（十年以下，含十年）保管。
第十二条 文书文件材料的保管期限应从文件所属年度的下一年一月一日起计算（合同应从合同期满的下一年开始计算）。

第五章 归档文件的整理
第十三条 归档文件的整理：是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装袋、装盒，使之有序化的过程。
件：归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，动态信息、简报等材料一期为一件，来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、函与复函等）为一件。
第十四条 归档文件整理原则：遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
第十五条 归档文件质量要求：归档文件应为原件，归档材料齐全完整、已破损文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施，超大纸张应按照A4标准折叠，文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度地保护文件的原貌。
第十六条 整理方法
（一）分类：将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构、保管期限进行分类，并保持分类方案的相对稳定。
1.一个全宗内应采用统一的分类方案。
2.按年度分类：将归档文件按其形成的年度分类。对年度计划、总结、统计报表、决算等归入文件签发的年度；请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度；请示没有批复文件的，归入请示年度；长远规划归入针对的第一年；两年以上的总结，归入总结的最后一年；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入闭幕年度。法规性文件应归入公布或批准生效年度。
3.按机构分类：将归档文件按其形成或承办的机构分类。
4.按保管期限分类：将归档文件按划定的保管期限分类。
（二）排列：归档文件以件为单位，按照类别结合时间、重要程度排列。
1．在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。本单位文件在前，上级机关文件在后；案件结论、决定性文件在前，依据性材料在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后。
2．会议文件按文件形成次序排列，或按重要程度排列。
3．一般文件材料按时间顺序排列。
（三）装订：归档文件要按件装订。采用左侧装订应将左、下侧对齐；采用左上角装订，应将左、上侧对齐。
装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命。对于归档保管的档案，装订可以采用胶粘、不锈钢钉（夹）、无酸纸封套（见附件3）等。
（四）编号：归档文件要逐件编号，在首页右上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件提名后加盖归档章。归档章应设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号等项。（见附件4）
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
2．年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。
3．保管期限：归档文件保管期限的简称即永久、长期（30年）、短期（10年）。
4．机构：归档单位名称，如机构名称太长可填写规范简称，但不可随意简化。
5．件号：归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一机构内，按保管期限分别从“1”开始编制的归档文件号。
6．页数：每一件归档文件的页数。
（五）编目：归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录（见附件5）。
1．归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目。多家单位联合发文的，只对本单位的编目，无本单位的只对第一责任人编目。
⑴件号：填写归档文件的排列序号。
⑵责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
⑶文号：文件的发文字号。
⑷题名：文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的，要自拟题名，题名字数不宜超过50个字，自拟题名外加“[]”号。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
⑸日期：文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注年月日，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”,如“20110602”。
⑹页数：归档文件的实际页数（如1-6）。归档文件应按排列顺序使用阿拉伯数字在文件中有图文的页面的正面右上角、背面左上角依次编写页码，空白页不计。
⑺保管期限：归档文件所设定的保管期限。
⑻备注：注释文件需要说明的情况，有密级的文件在备注内标明文件密级。
2.盒内文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm╳210mm（长╳宽）。
3．归档文件目录的备份按年度装订成册，编页并编制封面（见附件6）。归档文件目录要编制目录索引（见附件7），置于目录前面，其内容包括：单位、年度、序号、处室名称、文件目录页次等项。
（六）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面（立档单位全称）、盒脊等项目。
1．档案盒：外形尺寸为310mm╳220mm﹤长╳宽﹥,盒脊厚度可以根据需要分别设置为20mm、30mm、40mm和50mm等。
2．档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构或问题、起止件号、盒号（见附件8）。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号为档案盒的年度排列顺序号，可以根据本单位实际情况选择是否编流水盒号。
3．档案盒采用337克以上无酸纸制作。
（七）备考表（见附件9）
备考表放在盒内所有文件之后，每盒必须放置。
备考表的填写：
1．盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集齐全完整程度、有否字迹模糊、缺损等，整理完毕后有否修改、补充、移出、销毁等。
2.整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
3.检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.日期：填写归档文件整理完毕的日期。

第六章 档案的移交
第十七条 各部门兼职档案员应实时或定期向档案室移交归档文件，移交前编制移交目录一式两份，电子文件和纸质文件同时归档，电子档案归档方式应按照《xx公路工程局有限公司电子档案管理办法》有关规定执行。档案交接时，交接双方需认真履行交接手续，档案人员对所接收的档案应进行检查、清点、核对双方履行签字手续。

第七章 附则
第十八条 本办法中未规定的事项，参照国家其他有关归档文件整理的标准和规范执行。
第十九条 本办法由局办公室负责制定和解释。
第二十条 本办法自印发之日起施行。

附件：
1. 临时借用文件登记表
2. 《企业管理类档案保管期限表》
3. 封套格式
4．归档章格式
5．归档文件目录
6. 归档文件目录封面
7. 文件目录索引
8. 档案盒盒脊格式
9. 备考表