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财务软件使用、维护管理规定
第一条 目的
为规范会计电算化的岗位职责、操作制度、系统维护、数据安全、电算分析等，确保会计软件运作的有效性、及时性和安全性，特制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用于公司各部室、分公司。
第三条 归口管理部门
本制度归口管理部门为公司财务部。
第四条 电算化会计岗位和工作职责
1、电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的有效运行,全面组织和管理会计电算化工作，不断完善软件操作，负责对软件出现问题后的交流与解决。
2、凭证编制人员：负责原始凭证的审查和输入记账凭证，保证凭证编制的正确性、完整性；输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。
3、出纳员：负责银行存款与现金的收、支核算、以及与银行对帐的工作。
4、审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。
5、电算维护：负责系统运行环境的设置，系统的安全与保密，系统的升级换代以及其它有关系统的管理工作；负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。
6、电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
7、数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。
8、数据保存：负责会计档案和磁性介质上（软盘）的会计档案的保管，报表等会计档案的分送工作以及会计档案的调阅工作。妥善管理磁性介质上的会计数据，注意防热、防磁、防霉、防潮。
第五条 操作管理规定
1、非财务人员不得上机操作财务软件。
2、未经培训合格的会计人员不得上机操作。
3、由系统管理员或者会计主管给定每个操作人员使用权限密码。上机操作人要严格按照工作内容和权限进行操作，严守密码不外泄。
4、未经许可，不得在电算化服务器上运行其他软件。
5、不得随意把外来软盘放入服务器，所有要在服务器上使用的软盘在使用前必须首先进行病毒检测，确保无病毒后方能使用。
6、操作人员不能擅自修改凭证的错误，发现错误应立即报告会计主管或凭证编制人员。
7、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。
8、如遇停电或者离开机房，关掉一切用电器电源。
9、保持服务器的清洁，经常打扫设备上的尘埃。
第六条 电算化会计档案管理规定
1、电算化会计档案：包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。
2、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，专人负责。
3、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
4、采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
5、通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
第七条 本规定由公司财务部负责补充、解释，并自发文之日起实施。