企业会议管理制度.docx

会议管理制度第一章 总则第一条 为进一步规范公司及部门会议管理，提高会议的效率，特制订本制度。第二条 会议期间，参会人员要准时参会，遵守会议秩序，通讯工具保持关闭或震动状态。第三条 会议所需场地、办公设备由办公室进行管理（办公设备具体使用情况见办公设备管理制度）。办公室负责提供各种会议服务。第二章 会议分类第四条 公司级会议：主要包括高层领导会议、全公司干部会议、全公司员工会议、上级单位在我公司召开的会议及接待来访外宾会议。第五条 部门会议：部门召开的工作会。第三章 会议管理第六条 根据公司会议类别的不同，实施有效管理，明确责任，确保会议高效有序进行。第七条 办公室职责：1、会议室是公司会议及接待的重要场所，办公室负责会议室的清洁和会议布置。2、会议组织者需提前三天预约会议室及会议设备。办公室负责安排和登记。3、会议所需设备（如投影仪等）在会议开始前30分钟，进行安装和调试，保证正常使用。4、负责提供公司级会议的全程会议服务，包括设备调试，提供水果点心及与会人员茶水服务（倒水时间为至少20分钟1次）。5、在夏冬两季于会议召开之前十分钟启动空调设备，会议完毕后关闭会议室电源、空调等设备及门窗。6、公司级会议，办公室负责通知相关与会人员。7、负责安排临时性会议，对需要改期的会议进行通知。第八条 会议责任人（召集人）职责：1、公司级会议：（1）会议责任人至少提前一天预约和告知会议具体时间、地点及参会人员。（2）办公室负责以电话的方式通知参会人员，会议责任人自行通知的除外。（3）办公室负责会议记录，维护会议秩序，会议责任人自行管理的除外。（4）会议召开前，会议责任人检查会议所需设备，负责设备的保管与使用。如有特殊需要在预定会议室同时，通知办公室。（5）会议责任人有责任控制会议时间，提高会议效率，如不能在预约时间内完成的，应及时和办公室沟通，避免会议室使用发生时间冲突。（6）列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，会议责任人应提前1天通知办公室，以便办公室及时调整会议计划。2、部门级会议职责：除上述公司级会议职责外，部门级会议责任人还负责：（1）时间预约。会议召开前由会议责任人提前3天向办公室预约会议室并告知会议室使用时间。如有特殊需要，在预定会议室时一并通知办公室准备。（2）会议结束后，由会议责任人负责设备整理归还。如会议结束时已非办公室工作时间，则由会议责任人在会议结束后代为保管会议设备至办公室开始工作后应及时归还，同时关闭门窗和电源。第九条 参会人职责：1、参会人员应认真准备、准时参会。2、遵守会议秩序。第四章 附则第十条 本制度自下发之日起执行。