证券有限责任公司稽核审计部档案管理制度模版.docx

证券有限责任公司稽核审计部档案管理制度第一章 总则第一条 为了加强稽核档案工作，充分发挥审记档案的作用，根据xx证券有限责任公司稽核制度、xx证券有限责任公司稽核工作规程和xx证券有限责任公司稽核报告编审准则，制定本办法。第二条 本办法所称稽核档案，是指公司稽核审计部在进行稽核监督或调查活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 本办法所称稽核档案工作，是指公司稽核审计部对稽核档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交。第四条 稽核审计部的档案管理职责是：认真贯彻执行公司关于稽核档案管理工作的法规，依法建立稽核档案管理规章、制度；第五条 公司稽核审计部档案管理人员的职责是：（一）组织、指导和监督本部门稽核文件的立卷和归档工作；（二）按照国家有关规定，做好稽核档案的收集、收集、整理、保管、利用、编研和统计工作；第二章 稽核档案管理方法第六条 稽核档案的建立实行谁稽核谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度。采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。第七条 应当归入稽核档案的文件材料是：年度稽核计划、项目稽核计划、稽核方案、稽核通知书、稽核决定书等；（二）稽核证据、稽核工作底稿、稽核报告及征求意见书；（三）稽核工作方案、审定稽核报告的会议纪要、检查稽核意见、建议的落实情况以及稽核决定执行情况记录等材料；（四）与具体稽核项目有关的群众来信、来访记录等举报材料；（五）有关稽核项目的请示、报告、批复、批示、问函、复函等文件材料；（六）其他应归入稽核档案的文件材料。 第八条 不归入稽核档案的文件材料是：（一）与具体稽核项目无关的行政文书及稽核综合管理文书；（二）未用做稽核依据，或未经核实的证明材料；（三）稽核所依据的法规、政策文件中的无关条款及其他参考资料；（四）未经领导审签的文电草稿；（五）其他不应归入稽核档案的文件材料。第九条 稽核文件材料按项目立卷，一个稽核项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个稽核项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的稽核项目，在稽核终结年度立卷。第十条 稽核案卷内一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料为序进行排列。结论性文件材料，采用逆稽核程序并结合文件材料的重要程度进行排列；证明性文件材料，按与稽核报告所列问题和稽核评价意见相对应的顺序，对稽核证据、汇总稽核工作底稿、分项目稽核工作底稿、稽核法规依据进行排列；（三） 立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序排列。第十一条 稽核案卷内每份或每组之间的排列顺序是：（一）正件在前，附件在后；（二）批复在前，请示在后；（三）批示在前，报告在后；（四）重要文件在前，次要文件在后；（五）汇总性文件在前，原始性文件在后。第十二条 稽核项目一经实施，立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料；稽核终结时，立卷责任人应对本稽核项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷规则进行组卷，经稽核组组长复查后，依照公司有关规定进行案卷的编目和装订。第十三条 稽核文件材料的归档，稽核审计部个立卷人应于每年的5月31日以前，将整理完毕的前一年度稽核档案移交稽核审计部档案管理人员，6月30日以前，稽核审计部将档案移交档案管理部门。第十四条 稽核档案的密级按卷内文件的最高密级确定，应长期保管，保管期限暂定为16年至50年。第三章 附则第十五条 本办法由公司稽核审计部负责解释。第十六条 本办法自公布之日起施行。