公司企业年会策划筹备手册模板.doc

企业企业年会策划筹备手册
寻求最适宜年会场所？寻求最好年聚餐饮方案？寻求最新年会娱乐节目？寻求最棒年会服务企业？想举行一个不一样平常特色年会？
一．做好预算计划
年会有多种不一样类型，有是答谢用户，有是职员总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不一样会议需要不一样环境，召开会议是要达成一定目标和目标。所以第一个关键步骤是搜集方方面面信息，经过搜集这些信息能够制订出手头众多工作计划。制订完善会议计划确定必需要做事项以满足会议需要并达成会议预期目标。
制订预算：制订可行预算或按既定预算安排相关工作；确定各项工作时间安排。
通常而言，年会预算包含以下多个方面：
1、交通费用
交通费用能够细分为：
(1)、出发地至会务地交通费用——包含航班、铁路、公路、客轮，和目标地车站、机场、码头至住宿地交通
(2)、会议期间交通费用——关键是会务地交通费用，包含住宿地至会所交通、会所到餐饮地点交通、会所到商务交际场地交通、商务考察交通和其它和会人员可能使用预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包含航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
(1)、会议场地租金——通常而言，场地租赁已经包含一些常见设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油性笔、粉笔等，但部分很规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性装饰物、展架等，需要加装非主席台讲话线路时也可能需要另外预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用关键是租赁部分特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定使用确保金，租赁费用中包含设备技术支持和维护费用。值得注意是，在租赁时应对设备各类功效参数作出具体要求（通常可向专业会议服务企业咨询，方便取得最适宜性价比），不然可能影响会议进行。另外，这些会议设施因为品牌、产地及新旧不一样，租赁价格可能相差很大。
(3)、会场部署费用——假如不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特殊要求，能够和专业会议服务商协商。
(4)、其它支持费用——这些支持通常包含广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻求这些行业支持话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将取得价格相对比较低廉且服务专业支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签署服务协议。
3、住宿费用
住宿费用应该很好了解——值得注意只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金。对于会议而言，住宿费可能是关键开支之一。找专业会展服务商通常能取得很好折扣。
正常住宿费除和酒店星级标准、房型等原因相关外，还和客房内开放服务项目相关——譬如客房内长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放相关。会议主办方应明确酒店应该关闭或开放服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议餐饮费用能够很简单，也能够很复杂，这取决于会议议程需要及会议目标。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，当然也能够采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐特殊性及原材料预备，所以估计就餐人数不得和实际就餐人数相差到15％，不然餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基础属于正餐，能够采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。假如主办方期望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是拒绝主办方自行外带酒水消费，假如能够外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举行会议宴会，通常在基础消费水准基础上加收15％左右服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基础上是按人数预算，预算时可提出不一样时段茶歇食物、饮料组合。承接者通知茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方需要非程序服务，可能需要而外预算。通常情况下，茶歇种类可分为西式和中式两种——西式基础上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
实际上，联谊酒会/舞会预算可能比单独宴会复杂，宴会只要设定好餐标和规模，预算很轻易计算。但酒会/舞会预算设计到场地和节目支持，其预算可能需要比较长时间确定。
(6)、其它——点心、水果及调制色酒
5、视听设备
除非在室外进行，不然视听设备费用通常能够忽略。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备预算就比较复杂，包含：
●设备本身租赁费用，通常按天计算
●设备运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——关键是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
6、演员及节目
通常能够选定节目后按场次计算——预算金额通常和节目演出难度及参与人数正相关。在适宜地点假如有固定演出，那预算就很简单，和观看演出人数正相关——专场或包场除外。
7、杂费
杂费是指会展过程中部分临时性安排产生费用，包含打印、临时运输及装卸、纪念品、模特和礼仪服务、临时道具、传真及其它通讯、快递服务、临时保健、翻译和向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费预算极难计划，通常能够在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
二．寻求年会优化方案
地点选择：选择适合会议场所，必需依据当地可提供会议资源情况及该会议程序、估计和会人数、和会人员背景情况，和最关键会议目标、目标和和会者偏好等原因综合考虑。
◆按类型划分
商务型酒店：这类酒店不管在外部设计，还是在内部装修，和可提供优异通讯工具、适合会务商用场地上（有特定商务楼层），通常全部充足表现了现代商务高效、快捷内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功效厅，二十四小时全天候办公，有较强服务能力，另外还有多个中、西式餐厅、多种商店、健身房、游泳池等设施。
度假型酒店：这类酒店通常建在旅游胜地或海边，外部设计、园林计划、内部装修全部充足表现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时伴随社会发展，度假型酒店也能提供对应会议设施、美食和多种代表地方和季节特色活动，这些无疑大大方便了会议单位。
◆按地理位置中心酒店：在选择在市中心酒店时需考虑酒店和机场距离（包含交通是否拥挤）。假如和会者来自中国或当地域，那么选择这么酒店是明智。会议计划者通常喜爱选择在理想城市里且设施和功效齐全市中心酒店，这么和会者随行家眷便有很多活动可做。市郊酒店：对于当地可驱车前往和会者来说，这类酒店是大受欢迎。
比较价格：在确定数家会议场因以后需要同会议场所销售部门直接联络，进行一个很具体报价咨询，给予比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联络以备急需时调整。
三．现场考察预订
做好年会预算并联络好几家会议场地后，进行实地考察是十分关键，考察后再最终选定一家场地并提前预定。
会议场所实地考察：视察选定场所和设施，检验并比较各项设施；协调会务工作人员活动；依据会议具体情况，设计并安排会场布局，细致周到地设计好全部细节。
会议场所确实立预定：依据会议等级，选择会议举行地；依据会议具体情况，确定是否将会议划分为多个分会场，选择分会场地点，并提前预约。依据需要，准备会议所需要全部设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议顺利进行。
四．会议设施准备
在会议开始前需要依据会议具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以能够列一个表，一条一条查对准备情况。
常见会议设施：
1、屏幕
2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）
3、录像机
4、VCD
5、音响
6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）
7、镭射笔
8、幻灯机
9、讲台
10、舞台
11、夹纸板
12、大白板
13、签到台
14、名片簿
15、马克笔
16、铅笔
17、信签
18、会议桌椅
19、插线板
20、彩电
21、横幅
22、指示牌
23、通告牌
24、桌卡
25、主席台
26、盆景
27、鲜花
28、背景板
30、隔板
31、灯光照明
32、同声翻译系统
33、产品租赁
五．实施预期计划
根据预期计划推行方案，在实施过程中，要做到耐心、细致和周到……在年会实施过程依据不一样年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。
餐饮安排
依据参会人员喜好，预定多种形式餐会包含西餐、中餐、自助餐、宴会等等；
餐饮安排通常有两种形式——自助餐或围桌餐。
类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮会议，对于成本控制很关键，自助餐通常能够发餐券控制，很多酒店对于自助餐开设有就餐人数要求，能够事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表和随行人员、家眷，特殊要求者能够和餐厅协商。
围桌式餐饮安排比较复杂——尤其是大型会议时候。围桌式餐饮安排需要考虑问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。
需要提醒是，会议前期考察时注意餐厅及用具卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。假如就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席做法，以确保就餐者权益。
交通安排
关键国际性会议、行业关键会议、著名企业全球或大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，假如在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，假如在异地举行，那么车辆调度就值得好好研究。
通常，异地举行会议基础上委托当地专业机构代理，车辆调度包含到主办者和代理方沟通，还包含到会议举行地车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理企业则要考虑时间安排、预定合理车辆数量、行走时间及线路等等。
所以，主办方应该提前告诉代理方相对正确和会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人身份及车辆使用标准，并告诉代理方假如出现和预告情形不符时期望采取填补方法及愿意为此负担代价。
旅游安排
实际上，年会考察或旅游大全部是为嘉宾尤其安排、含有公关性质行为，当然不排除部分行为是真正商务考察(为获取行业或相关行业信息而举行市场调研性质动作)。
短线旅行旅程极少离开会展举行地500公里以上，时间不会超出48小时(大多数为二十四小时以内)。少数旅程可能超出1000公里以上，时间能够长达一周——甚至能够跨国旅行。此时中介企业作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购置、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购置、落实异地返程票务等服务。
司仪安排
假如是用户答谢年会，必需礼仪显得温馨，而职员大会则能够较少考虑安排司仪。
礼仪工作通常包含模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪实施等。值得注意是礼仪文化素质及外语基础技能考察，而不能简单看形体决定是否聘用，另外一点就是礼仪个性是否符合工作要求。多种专题会议对礼仪要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特着装比较素雅，不能抢了教授及政府要员形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽可能着装鲜艳，和企业或产品品质形象要求一致。
秩序维护
对于会议而言，无不期望有良好秩序。小型会议尤其是企业内部会议秩序基础不用控制，但大型会议，秩序控制就显得很关键。大型会议能够采取代表证或入场券方法控制，假如需要保密，代表证能够特制，印制有代表数码身份照片，会场入口设置保安来维护为好
茶歇安排
茶歇对于通常大型会议而言可能不需要，中、小型会议，尤其是企业或组织高层会议，会间茶歇是很关键。茶歇定义就是为会间休息兼气氛调整而设置小型简易茶话会，当然提供饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇准备包含点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，通常不一样时段能够更换不一样饮品、点心组合。大致上茶歇分类是中式和西式。中式饮品包含矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心通常是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品通常包含各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有还有中式糕点。
摄影摄像安排
摄影摄像安排：依据会议等级和要求，需要安排专业摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给
六．会后结算总结
会后总结是成功会议必不可少一步，即表现了办会者优质服务，又能为下一第二年会成功积累经验……
会议资料：会议资料搜集和资料保管
会议结算：同会议各个合作方进行对帐结算，开具发票
通讯录：制作通讯录并发送参会人员
总结：对整个会议步骤进行具体总结