机关单位采购管理内部控制制度模版.docx

采购管理内部控制制度
第一节 总则
第一条 为进一步规范xx市xx区财政局政府采购行、提高采购效率、降低行政成本、促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第18号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）、《xx区政府采购管理办法》（xx府办发〔xx〕16号）等法律法规，结合局机关局机关工作实际和采购业务管控要求，制定本制度。
第二条 采购工作应当遵循公开、公平、公正的原则，实行统一管理、分类实施，年度预算项目能确定总量的应一次采购。
第三条 本制度所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
采购管理是对局机关采购预算编制、采购组织形式、采购方式、采购执行、验收、备案、监督检查等环节的全面管控。
第四条 采购业务管理遵循预算批准的采购方式，归口管理、职责明确，程序规范，降低采购风险，提高采购资金的使用效益的原则。
第五条 本制度适用于xx市xx区财政局的采购业务管理工作。

第二节 管理机构及其职责分工
第六条 采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。
第七条 局机关设立采购工作小组，具体负责采购审核、实施和监督工作。
采购工作小组由办公室分管局领导、采购科室分管领导、采购科室负责人、采购科经办人、办公室财务负责人及采购工作经办人、人事科科长、局党廉政建设主体责任经办人等人员组成，每次采购需从采购小组成员中抽取人员，成立临时采购小组，且不低于3人。采购金额10万元以上（含10万元）的采购项目，采购小组成员不得低于5人。其主要职责有：
（一）审定采购预算、采购计划、组织形式与采购方式、单位内部采购目录、成交采购价格与供应商等；
（二）审定零星采购预选供应商库以及推荐供应商名单；
（三）监督局机关采购工作，协助区级相关部门查处采购违法行为；
（四）其他需要提交决策机构讨论、审定的相关采购事项。
验收小组为采购业务临时组成机构，由3人以上组成，具体为采购业务科室委派代表1人，办公室委派代表1人，人事科派代表1人及其他所需验收人员。对于验收技术性较高，较复杂的采购货物或服务，可聘请外部专家参与验收工作。
第八条 办公室为局机关采购主要负责科室。其主要职责有：
（一）配合各业务科室提出的采购申请，将应经局党组会研究审议的采购事项，提请党组会审议；
（二）收集政府采购信息并在财政采购系统中申报；
（三）对采购资料、合同进行备案；
（四）参加采购谈判，负责协调工作；
（五）参与组织自行采购。
办公室可以根据业务需要，发起成立采购业务临时机构评标/谈判/询价小组和评标小组，分别履行评标/谈判/询和验收职能。
第九条 各业务科室为采购业务活动的执行机构，负责提出采购需求或编制采购预算，组织合同文本拟定、评审与签订，参与采购项目验收，提出采购资金支付申请等事项。相关业务科室主要职责：
（一）填写《采购需求申请表》，并按程序报送审批；
（二）对采购标的的市场技术活或服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，科学合理确定采购需求，进行价格测算，确定采购概算；若需要制定采购招标书；
（三）全程参与采购有关工作，如：确定采购方式，成立临时采购小组，组织采购谈判及组织验收等。
第十条 人事科作为采购监督机构，行使监督检查职权。其主要职责有：
（一）参与局机关政府采购全过程，对采购过程中不符合规定、不按流程的做法予以制止，确保采购合规合法、真实有效；
（二）对局机关政府采购中的纠纷、投诉进行处理；
（三）参加采购谈判，负责监督工作。

第三节 采购分类、组织形式与采购方式管理
第十一条 政府采购按组织形式分为集中采购、分散采购。集中采购和分散采购依照政府采购相关法律、法规按相应的采购方进行采购。
（一）纳入集中采购目录的采购项目，须委托集中采购机构代理采购；属于局机关局机关有特殊要求的项目，经区财政局批准可自行（组织）采购。
（二）采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目（分散采购），可自行采购或者委托采购代理机构代理采购。
（三）集中采购目录以外采购限额标准以下的，由局机关办公室同需求业务科室，根据单位内控要求，拟定实施方案、报局采购工作小组批准后实施。
第十二条 自行采购是指不适用《中华人民共和国采购法》及其实施条例的采购项目的采购活动。具体内容为二十万以下非协议供货目录内的采购项目：
一、服务类
单次五万元以内（含五万元）的采购项目，由各业务科室自行组织采购；五万元至（二十万元）的采购项目可采用公开方式征集供应商或推荐3家及以上供应商，由党组会同意大额资金使用后组织实施。
二、货物类
单次采购一万元以内（含一万元）的货物，由采购人自行公务卡结算；采购一万元至五万元（含五万）的货物，需到大型商场或百货公司组成两人及以上采购小组进行现场采购；五万元至二十万元（不含二十万）的应采用询价或竞争性谈判方式进行采购，确有需要制定供应商进行单一来源采购，由党组会同意后组织实施。
第十三条 政府采购依法应采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商。
（一）达到公开招标限额200万元以上的应当公开招标；集中采购目录内协议供货品目，金额在1—20万元的采购人应该申报采购计划后在xx市政府采购电子交易平台上购买。年度采购预算达到公开招标限额，实施工作时间和量随机，且不宜由一家供应商提供产品和服务的，报经区财政局同意后可公开招标建立协议供货商和定点供货商库进行协议供货和定点采购。
（二）非协议供货目录20—200万元内，具有特殊性且只能从有限范围的供应商采购的采购项目，可用邀请招标方式采购，经区财政局下达计划后实施；
（三）非协议供货目录20—200万元内，技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，可采用竞争性谈判方式采购，经区财政局下达计划后实施；公开招标后只有两个合格供应商的，经区财政局同意可采用竞争性谈判方式与其谈判；
（四）非协议供货目录20—200万元内，只能从唯一供应商采购的采购项目，可采用单一来源采购方式采购。单一来源采购需公示后填报《单一来源审批表》，经区财政局批准后方可组织实施；公开招标后只有一个合格供应商的，经区财政局同意可采用单一来源方式采购；
（五）非协议供货目录20—200万元内，采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可采用询价方式采购，经区财政局下达计划后实施；
（六）非协议供货目录20—200万元内，技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的服务和PPP采购项目，可采用竞争性磋商方式采购，经区财政局下达计划后实施。
第十四条 集中采购项目以公开招标为主要采购方式。不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
在一个财政年度内，将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购，累计资金数额超过公开招标数额标准的，属于以化整为零方式规避公开招标。项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购除外。
同时，在一个预算年度内，自行采购形式重复，采购同类或同品目货物或服务三次以上，资金总额超过采购限额标准的，视同化整为零规避政府采购。
第十五条 达到公开招标标准但因特殊原因需采用公开招标以外采购方式的采购项目、涉及变更采购方式（因废标后申请变更）的，由局机关办公室会同业务科室填报《政府采购项目采购方式变更审批表》及相关说明性材料，经局采购工作小组审批，报区财政局批复后执行。
说明性材料应包括：
（一）采购单位名称、采购项目名称、项目概况等基本情况；
（二）项目预算金额、预算批复文件或者资金来源证明；
（三）拟申请或拟变更的采购方式和理由；
（四）区政府批准同意非招标采购方式的批复。

第四节 采购预算与需求管理
第十六条 各采购需求科室根据工作需要，严格按照采购目录开展采购预算编制工作。依据相关规定，对采购项目的分类、名称、具体构成、采购数量、技术规格、服务要求、使用时间、项目预算金额和所申请采购方式与组织形式等内容进行详细列示，细化、明确采购品目及相应要求。由业务科室向办公室提出预算审核，对有预算的采购项目实施采购。
各业务科室要对采购需求的真实性、准确性、合理性、合规性负责。
第十七条 对于年中追加或调整的采购项目，须先按照（外部/内部）预算追加或调整程序取得预算资金批复。
各需求业务科室按照相关要求进行填报，附带预算资金批复文件报区财政局对口资金业务科室和区财政局采购科批复后执行。
属于信息化的采购项目需附工信委立项审批文件，并在附表上加盖区工信委审批通过的公章；属于车辆购置的项目应加盖区机关事务管理局审批通过的公章。
第十八条 采购项目启动及时限要求
在收到年初采购预算批复、追加或调整采购预算批复和《xx区政府采购计划及采购方式审批表》之日起：
（一）委托代理机构采购的信息化类项目须60天内、非信息化类项目须30天内在xx市政府采购网、xx区公共资源交易中心网站等指定媒体挂出采购公告。否则，区财政局不予办理实施情况备案并收回项目资金；
（二）不需委托代理机构采购（协议供货、定点采购、自行采购）的项目，采购经办科室须30天内整理、填报《xx区政府采购项目实施情况表》（附件5），经审批后向区财政局采购科报备实施情况。否则，收回项目资金。

第五节 采购实施管理
第十九条 进入xx市xx区公共资源招投标交易中心进行采购的项目，除落实外部法定要求、执行相应程序外，须履行如下规定：
（一）招标文件审批
1．办公室在接到采购代理机构制作的招标文件应在5个工作日内将招标文件传达到采购需求科室；
2．各业务科室接到招标文件后，以审批后的采购需求为依据，在5个工作日内完成招标文件初步确认工作，报局机关办公室审核、业务科室分管局领导审批确定；
服务类、货物类100万元以上（工程类200万元以上）采购项目的招标文件，还需报办公室分管领导进行最终审批；
3．审批确定后的招标文件作为招标评标依据；
4．上述工作应形成书面资料并存档备查。
（二）招标公告公示
1．招标文件确定后，由采购代理机构于提交投标文件截止日前20日在xx市政府采购网、xx市市公共资源交易中心网站等指定媒体上提供招标信息，并发出《招标文件》；
2．办公室应同时在单位内部以书面公示、办公OA等形式进行通告，招标公告公示的有关资料应当存档备查。
（三）开标时间通告
1．在采购代理机构确定开标时间后，办公室在5个工作日内以书面、通告或电子邮件方式通知各需求业务科室，要载明开标时间、开标地点、采购代理机构联系人、联系方式等；
2．上述工作应形成书面资料并存档备查。
（四）开标评标
1．办公室须配合采购代理机构组织好开标评标工作，指派经采购工作小组授权的评标人员参加评标工作；
2．采购办应建立开标评标档案资料并妥善保管。
（五）成交供应商确认
办公室收到推荐的中标或者成交候选人通知后，须在5个工作日内书面对结果进行确认并提交给采购代理机构。
（六）中标结果公示及通知
1．办公室接到中标通知书后，应留存作为合同签订及资金支付依据，并于5个工作日内在单位内部以书面公示、办公OA等形式公示中标结果，包括需求科室、采购项目、中标供应商及金额等信息；
2．办公室需督促采购代理机构是否按照规定向xx市政府采购网、xx市公共资源招投标交易中心网站等指定媒体发布中标结果公示。
预算金额在500万元以上的，应同时在中国政府采购网上发布。
第二十条 采用单一来源采购方式的政府采购项目：
（一）单一来源采购公示
由办公室在报区财政局采购科批准前，须委托采购代理机构将采购项目信息和唯一供应商名称在xx市府采购网、xx市公共资源交易中心网站等指定媒体上进行公示，公示期不得少于5个工作日，并将公示情况一并报区财政局采购科审查。公示内容应当包括：
1．采购人、采购项目名称和内容；
2．拟采购的货物或者服务的说明；
3．采用单一来源采购方式的原因及相关说明；
4．拟定的唯一供应商名称、地址；
5．专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见，以及专业人员的姓名、工作单位和职称；
6．公示的期限；
7．局机关办公室、局采购监督小组的联系人和联系方式。
（二）公示异议处理
局机关办公室、采购代理机构收到对采用单一来源采购方式公示的异议后，应当在公示期满后5个工作日内，组织补充论证。
论证后认为异议成立的，应当依法采取其他采购方式；论证后认为异议不成立的，应当将异议意见、论证意见与公示情况一并报区财政局采购科。同时，将补充论证的结论告知提出异议的供应商、单位或者个人。
（三）成交价格协商与确定
局机关办公室、采购代理机构须组织协商小组与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量，编写协商情况记录说明报局采购工作小组审批。主要内容应包括：
1．公示情况说明；
2．协商日期和地点，参与协商人员名单；
3．供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格以及相关专利、专有技术等情况说明；
4．合同主要条款及价格商定情况。
协商情况记录须由全体参与采购人员签字认可。对记录有异议的人员，应当签署不同意见并说明理由。拒绝在记录上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意。
第二十一条 采用协议供货、定点采购的采购项目，由办公室在协议供应商或定点供应商库中推荐成交候选人，并将推荐情况报采购领导小组审批、确认中标供应商。
第二十二条 委托社会中介（代理）机构进行采购的，由局机关办公室按照协议供货采购/定点采购流程随机抽取、选定采购代理机构并与其签订委托协议，确定委托代理的事项，约定双方的权利和义务。
第二十三条 局机关自行采购项目，由局机关办公室牵头组建开评标、验收小组会同需求科室拟定采购实施方案，报采购工作小组审批后执行。

第六节 采购验收、履约与备案管理
第二十四条 凡涉及采购的项目必须签订合同，由业务科室按照《合同管理制度》要求，自行签订，并在中标、成交通知书发出之日起30日内完成签订，合同条款不得与采购文件和成交供应商的报价文件内容有实质性偏离。
第二十五条 验收管理
采购完成后由申请采购科室（中心）负责按照合同要求对合同履行情况进行验收，填制《采购验收表》，验收难度较大的可聘请专业人员验收，验收人对验收结果负责。形成固定资产的，由办公室参与验收，纳入固定资产登记。
验收结束后，全体验收人员签署验收意见、出具采购验收表、加盖单位公章，作为申请支付资金的必要文件。
第二十六条 合同备案及采购资金支付（一）各需求业务科室和局机关办公室应分别对合同进行备案登记和保管；
（二）属采购代理机构代理采购的，局机关办公室还需将采购合同副本送采购代理机构归档。
（三）采购资金实行国库集中支付的，各需求业务科室在办理采购资金支付时，必须提交如下资料：
1．审验手续齐备的采购资金支付申请单；（费用报销单）
2．真实合法的原始发票；
3．中标通知书复印件（第一次支付）；
4．合同及验收表（第一次原件，后续复印件）；
5．其他应当提供的资料。
（四）采购资金应按合同规定支付进度进行支付，不得超前。
第二十七条 采购备案登记及上报
（一）采购完成，局办公室须在采购合同签订之日起7个工作日内负责对采购相关资料原件（包括采购审批材料、招投标文件、中标通知书、合同、验收资料等）及时进行存档备案
（二）各科室（中心）自行采购的，分别自行备案，局办公室负责检查。

第七节 采购监督检查管理
第二十八条 局机关人事科应当在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密；在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复。
第二十九条 对于实行部门集中采购和自行采购的采购项目，局机关办公室应在每季度终了7日内将局机关的政府采购信息统计报表送区财政局备案。
第三十条 参与采购的相关人员，应当主动接受有关部门的监督检查，如实反映情况，提供有关材料。
第三十一 条采购业务实行回避制度。凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的，均应回避，不得参加该项采购业务。
第三十二条 各采购科室（中心）或人员在执行采购时，应严格遵照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》执行，凡有违法违规行为的依法追究法律责任。常见情形如下：
（一）属于政府采购范围的项目，不依法实行政府采购的；
（二）属于集中采购目录的项目，不委托集中采购机构或委托不具备政府采购代理资格的中介机构办理的；
（三）属于公开招标或废标的项目，未经区财政局批准擅自改变采购方式的；
（四）在公开招标、竞争性谈判、询价方式采购中，不按规定程序开展采购活动，指定或变相指定供应商，非法干预、影响评审活动，以及改变评审结果的；
（五）无正当理由不在规定期限内确认招标、竞争性谈判、询价结果；
（六）正当理由不在规定期限内与中标、成交供应商签订政府采购合同；
（七）无正当理由不履行政府采购合同的。
第三十三条 本制度未提及的采购业务监督检查要求，按照《xx区政府采购管理办法》（xx府办发〔xx〕16号）相关规定执行。

第八节 附则
第三十四条 经xx市xx区财政局批准立项的建设工程项目，按有关建设工程招标投标管理规定组织实施。有关信息化项目按《xx市信息化建设项目及资金管理办法》及市级有关招投标管理规定组织实施。其余建设工程、信息化项目分别按市和局机关的建设工程、信息化招投标管理有关规定组织实施。
第三十五条 本制度与上级有关部门制度相抵触的，以上级部门制度为准。局内其他制度与本制度相抵触的，以本制度为准。
第三十六条 本制度由采购工作小组授权办公室负责解释。
第三十七条 本制度于下发之日起施行。