新能源公司采购业务内控制度模版.doc

采购业务内控制度

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201 年 月发布 201 年 月实施
xx市xxx新能源科技股份有限公司

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1、 目的
遵照国家政策、法规、技术性能要求对公司正常运作所需物资及器件的采购进行控制，使公司采购规范化、系统化，便于准确及时将公司所需物资及器件适时、适量、适价、适质、适地购入。
2、 相关文件
本制度与《采购控制程序》《供应商管理制度》《供应商开发工作指导书》（见本制度附件）共同规范采购业务全流程的工作，使用人务必同时熟读附件文件中对采购业务的实施要求。
3、 适用范围
本程序适用于原、辅材料、石墨化回料、设备和备品备件、劳保用品、办公用品等日常所需零件物资和服务的采购管理。
4、 作业程序
4.1. 采购计划
4.1.1. 采购计划制定及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.1条款要求。
4.1.2. 采购计划过程中产生的月度物料需求计划、月度采购计划、物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.2. 主要原、辅材料申购
4.2.1. 主要原 、辅材料采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.2条款要求。
4.2.2. 主要原 、辅材料采购过程中产生的合格供方名录、供应商代码表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.3. 设备、备品备件及低值易耗品申购
4.3.1. 设备、备品备件及低值易耗品采购的申请及审批工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.3条款要求。
4.3.2. 设备、备品备件及低值易耗品采购过程中产生的物料请购单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.4. 采购询价及货源、合同/订单订立程序
4.4.1. 采购合同订立及审核工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.5条款要求。
4.4.2. 采购合同订立及审核过程中产生的采购合同审批表、供应商询价记录及推荐审批表、采购合同会签等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.4.3. 原则上所有采购均需签订《采购合同》，由于备品备件的采购过于零散，但单笔备品备件采购额超过人民币伍仟元的，都应与供应商签订采购合同；对于超过伍仟元但特殊原因不能签订采购合同的，由采购部经理提出无需签订采购合同的《申请报告》，交财务总监、公司领导层分管领导审批。
4.4.4. 对于已经签订框架采购合同的采购，每次采购业务必须填制《采购订单》，经采购部负责人、公司领导层分管领导审批，审批完成后，由采购部经理与供应商签订采购订单。
4.5. 采购合同/订单的跟进及交付
4.5.1. 采购合同/订单的跟进及交付工作流程，参见《采购控制程序》（CX-08）中的5.6条款要求。
4.5.2. 采购合同/订单跟进及交付工作过程中产生的物料到货跟进表、采购统计报表、到货通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.6. 入库/退货管理
4.6.1. 采购入库/退货工作流程，参见《物料收货管理程序》4.1-4.4条款要求、《采购控制程序》（CX-08）中的5.8条款。
4.6.2. 采购入库/退货工作过程中产生的不合格品报告单、物料不良改善通知单等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.6.3. 到货前，采购部需及时将采购供应商、物料名称、单位、数量以及到货日期通知仓库。
4.6.4. 仓库入库完成后，仓管员应及时将《入库单》、供应商《送货单》分别给到采购部采购专员和财务部应付会计。
4.6.5. 采购部采购专员根据收到的《入库单》、供应商《送货单》核对采购订单或采购合同，核对无误后，应登记采购入库明细登记表，注明入库日期、供应商名称、品名、数量、单价、金额等，并将信息与财务部及时共享。
4.7. 采购对账与付款
4.7.1. 每月月初5号前，采购部应根据供应商结款期限编制本月《采购付款计划》，经采购部负责人签字确认，交财务中心负责人。
4.7.2. 每月月初5号前，要求供应商编制上月采购货款对账单，加盖供应商公章或财务专用章，交给采购部；对账单内容包括：供应商名称、来货日期、物料名称、单位、数量、单价、金额、本年累计发生额等。
4.7.3. 采购部负责人根据入库单、送货单核对供应商交来的对账单明细，核对无误后，在对账单上签字确认，并转财务中心应付会计。
4.7.4. 财务中心应付会计核对无误后，对账单上签字盖章确认，并给回采购部负责人并回传供应商。
4.7.5. 财务中心应付会计与采购部负责人核对无误后，通知供应商开具发票。
4.7.6. 采购部负责人收到发票后，在采购入库明细登记表中核对对应的入库单，并在相应的入库单明细后注明发票号，同时，复印一份发票的发票联留存，并将发票联与抵扣联交给财务中心应付会计，同时采购部应建立发票登记簿，记录采购部门发票递交情况。
4.7.7. 供应商月结期到期后，由采购部负责人填写《支付申请单》，后附对账单、入库单、送货单以及发票复印件，临时采购另需《申请报告》与《采购合同》，签订框架合同的供应商货款需另需《采购订单》；
4.7.8. 《支付申请单》申请单填写完成后，交给采购部负责人审核，转交财务中心应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。
4.7.9. 对于需要预付款的采购业务，填写《支付申请单》并后附《采购合同》与《申请报告》，经采购部负责人审核，转交应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。
4.7.10. 对于货到付款的采购业务，由采购负责人填写《支付申请单》并后附《采购合同》、《入库单》、《送货单》与发票，经采购部负责人审核，转交应付会计复核，根据财务中心《费用报销与付款制度》的相关程序进行付款。
4.8. 供应商管理
4.8.1. 供应商管理工作流程，参见《供应商管理制度》（CG-01）中的4.1-4.9条款要求。
4.8.2. 供应商管理工作过程中产生的合格供应商名录、供应商调查表、供应商评估表等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
4.9. 供应商新增
4.9.1. 供应商开发工作流程，参见《供应商开发工作指导书》（CG-03）中的4.1-4.6条款要求。
4.9.2. 供应商开发工作过程中产生的合格供应商名录、供应商调查表、供应商评估表、样品测试等文件，应按照上述条款要求进行审批，且留下审批记录。
5、 监督及检查
5.1. 本制度经审批并实施的当日起，未按本制度要求进行执行造成经济损失的，现5.2款所述情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：
5.1.1. 造成公司重大损失以及构成违法行为的，由公司向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；
5.1.2. 对公司造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入当期绩效考核；
5.1.3. 未做成损失且未构成违法的，列入当期绩效考核。
5.2. 违规情形包括：
5.2.1. 工作渎职造成公司损失或影响公司正常运作的；
5.2.2. 采购人员以采购回扣、礼品等方式为供应商提供从便利，造成公司损失或影响正常生产的；
5.2.3. 未及时提交采购计划、提交的采购计划明显不合理以及未按本制度提交审批的；
5.2.4. 未按规定进行采购询价或采购询价未保留询价记录的；
5.2.5. 采购合同、采购订单未按规定进行审批的；
5.2.6. 采购合同、订单未建立台账、台账不完整或者未按规定跟进合同履行情况，导致物料到货不及时的；
5.2.7. 仓库已将到货数量与采购数量差异告知采购部，但采购部未予处理的；
5.2.8. 未按照付款审批流程的要求提交单据或未按规定提交审批的；
5.2.9. 未及时提交部门工作日报的；
5.2.10. 其他影响企业正常运营或违反公司相关规定的情形。
6、 附件
6.1. 《采购控制程序》
6.2. 《供应商管理制度》
6.3. 《供应商开发工作指导书》