机关部门单位采购管理内部控制制度模版.docx

采购管理内部控制制度
（试 行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范xx市xx区卫生和计划生育委员会采购行为，加强本委采购管理工作，有效防控采购业务活动风险，提高采购业务的规范性、科学性和准确性，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第18号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等法律法规，结合本委实际与采购业务管控要求，制定本制度。
第二条 本制度所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
采购管理是对本委采购预算编制、采购组织形式、采购方式、采购执行、验收、备案、监督检查等环节的全面管控。
第三条 采购业务管理遵循预算批准的采购方式，归口管理、职责明确，程序规范，降低采购风险，提高采购资金的使用效益的原则。
第四条 本制度适用于xx市xx区卫生和计划生育委员会的采购业务管理工作，下属单位参照执行。
第二章 管理机构及其职责分工
第五条 采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。
第六条 委设立采购领导小组，作为采购决策机构对本委采购政策、重大采购事项进行决策和审定。
采购领导小组由分管党政办公室领导，纪委书记，分管财务领导、党政党政办公室主任以及其他委领导为成员组成，其主要职责有：
（一）审定本委采购政策，研究规范和固化采购程序；
（二）研究决定本委采购重大事项，审定采购预算、采购需求、组织形式与采购方式、单位内部采购目录、成交采购价格与供应商等；
（三）审定货物类、服务类100万元以上（工程类200万元以上）重大项目的采购（招标）文件和采购合同；
（四）审定内部采购预选供应商库和采购代理机构库名单；
（五）监督本委采购工作，协助市级相关部门查处采购违法行为；
（六）其他需要提交决策机构讨论、审定的相关采购事项。
第七条 党政办公室作为采购日常管理机构负责采购过程中的联系协调及采购领导小组日常性工作的开展。
党政办公室采购岗为本委采购业务综合管理岗，党政办公室主任、其他党政办公室人员以及有采购业务的科室负责人为成员单位。其主要职责有：
（一）根据国家、省、市有关政府采购的管理规定，拟定本委采购政策、单位内部采购目录、标准和规范文件；
（二）制定竞争性谈判文件，发布采购信息公告；
（三）汇总审核各科室（二级预算单位）编制的采购预算；
（四）初步审核采购需求、招标文件、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见；
（五）审定本委内部预选供应商资质要求，会同对口业务科室建立单位内部预选供应商库，审核单位内部预选供应商预中标情况；
（六）审定本委货物类、服务类100万元以下（工程类200万元以下）重大项目的采购（招标）文件和采购合同，审定单位自行（组织）采购相关事项；
（七）组织参与政府采购评审及验收工作；负责组建自行（组织）采购评标、验收小组，组织评审/验收工作并拟定综合评审/验收意见；
（八）负责采购文档的归档与报备工作；
（九）监督检查采购合同签订与履行，协调处理采购纠纷；
（十）督查、指导采购法律法规的贯彻执行，加强对采购经办人员的业务培训；
（十一）本委采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。
党政办公室采购综合管理岗及其变动情况应报主管部门审核汇总后报市财政局备案。
评标、验收小组为采购业务临时组成机构，由3人（含）以上单数构成。具体为采购单位委派代表1人，党政办公室以及有采购业务的科室各委派代表1人、委各科室以及委属各单位委派轮值代表1人（委派代表需为熟悉同类业务的同志）。
第八条 各科室为采购业务活动的执行机构，负责提出采购需求或编制采购预算，组织合同文本拟定、评审与签订，参与采购项目验收，申请采购资金支付等事项。具体职责为：
（一）、填写《政府采购原项目明细表》，并按程序报送审批；
（二）、对采购标的的市场技术活或服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，科学合理确定采购需求，进行价格测算，确定采购概算；
（三）、负责参与采购谈判，负责谈判具体内容；
（四）、负责拟定采购合同；
各科室设立采购经办人员作为执行主体，科室采购经办人员应具有依法办事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念，熟悉有关政府采购法律、法规和财会等相关专业知识，并实行定期轮换制度。
各科室采购经办人员名单及其变动应及时报委党政办公室备案。
第九条 监察室作为采购监督机构，行使监督检查职权，其主要职责有：
（一）对采购法律法规遵循情况进行督察，采购过程中人员的舞弊嫌疑及违法违规行为进行查处；
（二）负责对采购管理全过程的合法性、合规性进行监督、审查，并独立发表意见；
（三）参与采购中有关质疑、投诉问题的处理；
（四）受理供应商提出的回避申请，并按照回避制度对相关人员进行审核。
第三章 采购分类、组织形式与采购方式管理
第十条 按采购业务的组织形式，采购分为集中采购机构（代理）采购、社会中介机构（代理）采购和单位自行（组织）采购三类。
（一）单次采购金额20万元以上的项目，由xx区公共资源交易中心按审批的采购方式执行集中采购。纳入集中采购目录的的采购项目，须委托集中采购机构代理采购；属于单位有特殊要求的项目，经财政局批准可自行组织采购。未纳入集中采购目录的采购项目，可以自行采购，也可以委托集中采购机构或社会中介机构代理采购。
（二）单次采购金额20万元以下的项目，属于协议供货范围的按xx财采购【2013】18号文件执行，不属于协议供货范围的实行单位分散采购，由本委组织实施采购工作。
第十一条 按采购行为开展的方式，采购分为公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、竞争性磋商采购、单一来源采购、询价采购、协议供货采购和定点采购等八类。
第十二条 符合下列情形之一的，应采用公开招标：
（一）预算金额达到200万元及以上的货物、服务项目。
（二）预算金额达到100万元及以上的工程施工类项目。
（三）预算金额达到50万元及以上的工程服务类项目。
第十三条 符合下列情形之一的，可采用邀请招标：
（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。
（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值超过10%的。
（三）预算金额100万元以下的工程施工类项目且需要招标的。
（四）预算金额50万元以下的工程服务类项目且需要招标的。
第十四条 符合下列情形之一的，可采用竞争性谈判：
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，经主管部门批准变更采购方式的。
（二）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。
（三）采用招标方式所需时间不能满足使用单位紧急需要的。
（四）不能事先计算出价格总额的。
（五）预算金额未达到公开招标限额的项目。
第十五条 符合下列情形之一的，可以采用竞争性磋商。
（一）购买服务项目。
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。
（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。
（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。
（五）按规定必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（六）预算金额未达到公开招标限额的项目。
第十六条 符合下列情形之一的，可以采用单一来源：
（一）只能从特定供应商处采购，或因供应商拥有专利权，其他厂商无法替代的。
（二）为保证原购买的货物或服务具有一致性或配套要求，需要继续从原供应商采购的。
（三）正在使用的货物或服务，因后续扩展功能所需的配件、材料、软件升级等必须向原供应商采购的。
（四）原采购合同的补充订货，补充订货金额不得超过原采购合同金额的10%，补充订货时间不得超过自中标结果公布之日起一年，补充订货单价不得超过原采购合同对应单价。
第十七条 询价采购适用于货物服务规格标准统一，要求明确、技术参数具体可量化、通用常用的，且预算金额20万元以下的项目。
第十八条 对于通用仪器设备、图书、资料、家具、办公用品、医疗用品、耗材等市场供应充足且价格信息比较透明的小额（预算金额2万元以下）采购项目，可按性价比优先原则，通过互联网（电商）平台采购。
第十九条 符合以下情形之一的，应委托招标代理机构招标：
（一）100万元及以上的工程施工类项目以及50万元及以上的工程服务类项目。
（二）货物、服务采购预算金额在300万元及以上的项目；
（三）单位决定委托招标的其他项目。
第二十条 符合以下情形之一的，由招标中心组织实施：
（一）100万元以下的工程施工类项目以及50万元以下的工程服务类项目。
（二）预算金额2万元以上（含2万元）300万元以下的项目，
其中预算金额200万元及以上的货物和服务采购应在xx市政府采购中心进行。
第二十一条 预算金额2万元以下、单价1千元以下的采购项目，由各单位分散采购，采用公务卡或通过财务处以银行转账方式结算。
第二十二条 涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾、突发事件等项目采购，可由项目申请单位和业务部门视情况先组织实施，并及时按规定补办相关手续。
第二十三条 除第十七条规定外，有下列情形之一的，经委招投标工作领导小组会议同意，可采用单一来源方式采购：
（一）只能从唯一供应商处采购的。
（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的。
（三）预先已申明需对原采购项目进行后续扩充的。
（四）需要采用不可替代的专利或者专有技术。
（五）单位依法能够自行建设、生产或者提供。
（六）国家规定的其他特殊情形。
第二十四条 因参与竞争性谈判、磋商、询价的供应商不足三家的，应重新组织采购活动。第二次谈判、磋商、询价时只有两家的，可继续谈判；第三次谈判、磋商、询价时只有一家的，可实行单一来源采购。
第二十五条 对捐赠的设备或工程，如捐赠单位要求自行采购或指定了供应商的，项目承办单位可直接与捐赠单位或供应商签订合同。
第二十六条 使用单位或申请单位须提供以下资料，方可进入采购程序：
（一）经有审批权限批准的立项和预算。
（二）技术参数、数量、图纸、工程预算书、工程量清单等。
（三）商务要求，如实施时间地点、验收要求、完成时间、售后服务、知识产权、培训、投标人资质等。
（四）限价及合同主要条款。
第二十七条 政府采购项目以公开招标为主要采购方式。不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
在一个财政年度内，将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购，累计资金数额超过公开招标数额标准的，属于以化整为零方式规避公开招标。项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购除外。
同时，在一个预算年度内，采用自行（组织）采购形式重复采购同类或同品目货物或服务三次以上，资金总额超过采购限额标准的，视同化整为零规避政府采购。
第二十八条 采购以下货物、工程和服务之一的，可以采用竞争性谈判、单一来源采购方式采购。采购货物的，还可以采用询价采购。
（一）依法制定的集中采购目录以内，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；
（二）依法制定的集中采购目录以外、20万元采购限额标准以上，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；
（三）达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物、服务；
（四）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的采购工程。
第二十九条 达到公开招标标准但因特殊原因需采用公开招标以外采购方式的采购项目、涉及变更采购方式（因废标后申请变更）的，由委采购办会同需求部门填报《xx市政府采购项目采购方式变更审批表》及相关说明性材料，经委采购领导小组审批，报区财政局批复后执行。
说明性材料应包括：
（一）采购单位名称、采购项目名称、项目概况等基本情况；
（二）项目预算金额、预算批复文件或者资金来源证明；
（三）拟申请或拟变更的采购方式和理由；
（四）市政府批准同意非招标采购方式的批复。
第四章 采购预算与需求管理
第三十条 各采购需求科室根据工作需要，严格按照采购目录开展采购预算编制工作。依据《xx市政府采购项目预算明细表》中的规定，对采购项目的分类、名称、具体构成、采购数量、技术规格、服务要求、使用时间、项目预算金额和所申请采购方式与组织形式等内容进行详细列示，细化、明确采购品目及相应要求。各业务科室要对采购需求的真实性、准确性、合理性、合规性负责。
各需求科室采购预算经归口管理科室及本科室分管委领导审核、委党政办公室平衡汇总、委采购领导小组审批，报预算批复后执行。
第三十一条 对于年中追加或调整的采购项目，须先按照（外部/内部）预算追加或调整程序取得预算资金批复。
各需求科室按照《xx市政府采购计划及采购方式审批表》中的相应要求进行填报，附带预算资金批复文件经委党政办公室核准，报市财政局对口资金业务科室和市财政局政府采购处批复后执行。
属于信息化的采购项目需附工信委立项审批文件，并在附表上加盖市工信委审批通过的公章；属于车辆购置的项目应加盖市车编办审批通过的公章。
第三十二条 采购项目启动及时限要求
在收到年初采购预算批复、追加或调整采购预算批复和《xx市政府采购计划及采购方式审批表》之日起：
（一）委托代理机构采购的信息化类项目须60天内、非信息化类项目须30天内在xx市政府采购网、xx市公共资源交易中心网站等指定媒体挂出采购公告。否则，市财政局不予办理实施情况备案并收回项目资金；
（二）不需委托代理机构采购（协议供货、定点采购、自行采购）的项目，采购经办科室须30天内整理、填报《xx市政府采购项目实施情况表》，经委党政办公室审批后向市财政局采购处报备实施情况。否则，收回项目资金。
第五章 采购实施管理
第三十三条 进入xx市公共资源交易中心进行采购的项目，除落实外部法定要求、执行相应程序外，须履行如下规定：
（一）招标文件审批
1．党政办公室在接到采购代理机构制作的招标文件应在5个工作日内将招标文件传达到采购需求科室；
2．各需求科室接到招标文件后，以预算批复或审批后的采购需求为依据，在5个工作日内完成招标文件初步确认工作，报委党政办公室审核、分管委领导审批确定；
服务类、货物类100万元以上（工程类200万元以上）采购项目的招标文件，还需报委采购领导小组进行最终审批；
3．审批确定后的招标文件作为招标评标依据；
4．上述工作应形成书面资料并存档备查。
（二）招标公告公示
1．招标文件确定后，由采购代理机构于提交投标文件截止日前20日在xx市政府采购网、xx市公共资源交易中心网站等指定媒体上提供招标信息，并发出《招标文件》；
2．党政办公室应同时在单位内部以书面公示、办公OA等形式进行通告，招标公告公示的有关资料应当存档备查。
（三）开标时间通告
1．在采购代理机构确定开标时间后，党政办公室在5个工作日内以书面、通告或电子邮件方式通知各需求科室，要载明开标时间、开标地点、采购代理机构联系人、联系方式等；
2．上述工作应形成书面资料并存档备查。
（四）开标评标
1．党政办公室须配合采购代理机构组织好开标评标工作，指派经采购领导小组授权的评标人员参加评标工作；
2．采购办党政办公室应建立开标评标档案资料并妥善保管。
（五）预成交供应商确认
党政办公室收到推荐的中标或者成交候选人通知后，须在5个工作日内书面对结果进行确认并提交给采购代理机构。
（六）中标结果公示及通知
1．党政办公室接到中标通知书后，应留存作为合同签订及资金支付依据，并于5个工作日内在单位内部以书面公示、办公OA等形式公示中标结果，包括需求科室、采购项目、中标供应商及金额等信息；
2．党政办公室需督促采购代理机构是否按照规定向xx市政府采购网、xx市公共资源交易中心网站等指定媒体发布中标结果公示。
预算金额在500万元以上的，应同时在中国政府采购网上发布。
第三十四条 采用单一来源采购方式的政府采购项目：
（一）单一来源采购公示
由党政办公室在报市财政局采购处批准前，须委托采购代理机构将采购项目信息和唯一供应商名称在xx市政府采购网、xx市公共资源交易中心网站等指定媒体上进行公示，公示期不得少于5个工作日，并将公示情况一并报市财政局采购处审查。公示内容应当包括：
1．采购人、采购项目名称和内容；
2．拟采购的货物或者服务的说明；
3．采用单一来源采购方式的原因及相关说明；
4．拟定的唯一供应商名称、地址；
5．专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见，以及专业人员的姓名、工作单位和职称；
6．公示的期限；
7．委党政办公室、委采购监督小组的联系人和联系方式。
（二）公示异议处理
委党政办公室、采购代理机构收到对采用单一来源采购方式公示的异议后，应当在公示期满后5个工作日内，组织补充论证。
论证后认为异议成立的，应当依法采取其他采购方式；论证后认为异议不成立的，应当将异议意见、论证意见与公示情况一并报市财政局采购处。同时，将补充论证的结论告知提出异议的供应商、单位或者个人。
（三）成交价格协商与确定
委党政办公室、采购代理机构须组织协商小组与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量，编写协商情况记录说明报委采购领导小组审批。主要内容应包括：
1．公示情况说明；
2．协商日期和地点，参与协商人员名单；
3．供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格以及相关专利、专有技术等情况说明；
4．合同主要条款及价格商定情况。
协商情况记录须由全体参与采购人员签字认可。对记录有异议的人员，应当签署不同意见并说明理由。拒绝在记录上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意。
第三十五条 采用协议供货、定点采购的采购项目，由党政办公室在协议供应商或定点供应商库中推荐成交候选人，并将推荐情况报采购领导小组审批、确认中标供应商。
第三十六条 委托社会中介（代理）机构进行采购的，由委党政办公室按照协议供货采购/定点采购流程随机抽取、选定采购代理机构并与其签订委托协议，确定委托代理的事项，约定双方的权利和义务。
第三十七条 本委自行（组织）采购项目，由委党政办公室牵头组建开评标、验收小组会同需求科室拟定采购实施方案，报采购领导小组审批后执行。
第六章 采购验收、履约与备案管理
第三十八条 凡涉及采购的项目必须签订合同，并在中标、成交通知书发出之日起30日内完成签订，合同条款不得与采购文件和成交供应商的报价文件内容有实质性偏离。
第三十九条 验收管理
（一）依法自行组织采购的，委党政办公室组织验收小组按照合同约定进行验收；
（二）依法委托采购代理机构组织采购的，由采购代理机构按照合同约定组织验收，委党政办公室通知需求科室派代表参加；
（三）大型或者复杂的采购项目，由党政办公室或其委托的采购代理机构邀请国家认可的质量检测机构负责验收；
验收结束后，全体验收人员签署验收意见、出具验收单/报告、加盖单位公章，作为申请支付资金的必要文件。
第四十条 合同备案及采购资金支付
（一）各需求科室和委党政办公室应分别对合同进行备案登记和保管；
（二）属采购代理机构代理采购的，委党政办公室还需将采购合同副本送采购代理机构归档。
（三）采购资金实行国库集中支付的，各需求科室在办理采购资金支付时，必须提交如下资料：
1．审验手续齐备的采购资金支付申请单；
2．真实合法的原始发票；
3．中标通知书复印件（第一次支付）；
4．合同及验收报告（第一次原件，后续复印件）；
5．其他应当提供的资料。
（四）采购资金应按合同规定支付进度进行支付，不得超前。
第四十一条 采购备案登记及上报
（一）涉及政府采购的项目，党政办公室须在采购合同签订之日起7个工作日内，将以下资料报市财政局政府采购处办理备案手续：
1．采购项目中标通知书；
2．采购公告在法定媒体上的截图、采购结果在法定媒体上的截图、采购合同或协议在法定媒体上公示的截图、邀请招标类要提供资格预审公告在法定媒体上的截图；
3．采购合同或采购协议；
4．验收报告；
5．首次付款发票复印件（成交供应商开具的）（资格标除外）；
6．《xx市政府采购项目实施情况表》。
（二）涉及自行组织采购的项目，党政办公室参照政府采购项目的相应规定执行。
第七章 采购监督检查管理
第四十二条 委党政办公室应当在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密；在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复。
第四十三条 对于实行部门集中采购和自行采购的采购项目，委党政办公室应在每季度终了7日内将本委的政府采购信息统计报表送市财政局备案。
第四十四条 参与采购的相关人员，应当主动接受有关部门的监督检查，如实反映情况，提供有关材料。
第四十五条 采购业务实行回避制度。凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的，均应回避，不得参加该项采购业务。
第四十六条 政府采购过程中有如下情形之一的，应当问责。
（一）属于政府采购范围的项目，不依法实行政府采购的；
（二）属于集中采购目录的项目，不委托集中采购机构或委托不具备政府采购代理资格的中介机构办理的；
（三）属于公开招标或废标的项目，未经市财政局批准擅自改变采购方式的；
（四）在公开招标、竞争性谈判、询价方式采购中，不按规定程序开展采购活动，指定或变相指定供应商，非法干预、影响评审活动，以及改变评审结果的；
（五）无正当理由不在规定期限内确认招标、竞争性谈判、询价结果并与中标、成交供应商签订政府采购合同的；
（六）无正当理由不履行政府采购合同的。
第四十七条 本制度未提及的采购业务监督检查要求，按照《xx市市级行政事业单位政府采购管理内部控制规范》相关规定执行。
第八章 附 则
第四十八条 经xx市xx区卫生和计划生育委员会批准立项的建设工程项目，按有关建设工程招标投标管理规定组织实施。有关信息化项目按《xx市信息化建设项目及资金管理办法》及市级有关招投标管理规定组织实施。其余建设工程、信息化项目分别按市和本委的建设工程、信息化招投标管理有关规定组织实施。
第四十九条 本制度与上级有关部门制度相抵触的，以上级部门制度为准。委内其他制度与本制度相抵触的，以本制度为准。
第五十条 本制度由委主任办公会授权党政办公室负责解释。
第五十一条 本制度于下发之日起施行。