基金管理有限公司费用管理办法模版.doc

XX基金管理有限公司
费用管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强公司费用管理，合理控制成本支出，促进公司经济效益的提高，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司总部及分支机构（区域办事机构）（以下简称各部门）。
第三条 本办法所称费用支出是指列入“业务及管理费用”及其他相关科目核算的各类费用开支。
本办法所称金额单位除特别注明外均指人民币。
第四条 费用管理实行预算控制、分级管理。
“预算控制”指各部门每年年初应根据上年度费用支出情况及本年工作安排，合理测算当年（预算年度）费用预算明细及额度，报财务管理部。财务管理部汇总分析后提出公司费用预算，纳入公司年度预算，按公司预算审批程序报批后执行。
“分级管理”指各级管理人员对本部门或所辖部门的费用预算及预算执行情况负有监督、控制、管理等责任，同时实行费用逐级审批制度。
第五条 经股东批准的公司年度费用预算由总裁办公会负责实施。年度执行中，各部门费用超预算，造成公司预算整体超支，须按预算审批程序报批后，总裁办公会实施。
第二章 费用控制与监督
第六条 费用分为人力成本、固定费用与变动费用三部分。
人力成本包括：职工工资、职工福利费、职工教育经费、工会经费、养老保险、医疗保险、失业保险、补充保险、住房公积金等。
固定费用包括：折旧费、租赁费、保险费、审计费、诉讼费、董事会费、安全防范费、水电费、线路租用费、软件维护费、外事费、税款、无形资产摊销、长期待摊费用摊销、监管及会员年会费、绿化费、劳动保护费。
变动费用包括：修理费、低值易耗品、印刷费、广告和业务宣传费、咨询费、会议费、业务招待费、差旅费、市内交通费、邮电费、燃料费、劳务费、公杂费、电子运转费、书报费、银行手续费、其他等。
各部门进行年度费用预算时，应分别人力成本、固定费用与变动费用，并依照公司费用预算编制原则与方法进行测算，要求预算依据具体、科学、合理。
第七条 各部门负责人对本部门的年度费用预算执行情况负有控制责任；财务管理部对全公司的费用预算负有控制、监督和检查责任。
第三章 借款及审批权限
第八条 费用列支前的现金借款审批程序
（一）各部门员工借款审批程序
1.审批程序
单笔金额在10000元以下的，由部门负责人和公司分管领导审查，财务管理部负责人审核，报财务总监审批。
单笔金额在10000元(含)以上30000元以下的，除上述审批手续外，报总裁审批；
单笔金额在30000元（含）以上的借款，除上述审批手续外，报董事长批准。
2.资本性支出或合同类项目费用支出的借款，直接使用对外付款审批单代替借款审批手续。资本性支出的借款额度及手续按《XX基金管理有限公司资金管理办法》第二十四条执行。合同类项目费用支出的借款额度及手续，按上述条款执行。
差旅费借款按照《XX基金管理有限公司差旅费管理办法》相关借款权限审批。
（二）公司领导借款审批程序
总裁助理、副总裁、督察长借款由财务总监审查，总裁审批；财务总监、总裁借款由董事长批准；董事长借款由财务总监审签。
（三）公共费用借款审批程序
1.公共费用的范围界定
公共费用是指不列入各部门核算或无法列入各部门核算的费用支出，包括：各部门共用的无形资产的摊销、上缴协会的会费、上缴行政管理部门的年费、公司整体资产的审计评估费、公司级客人的接待支出等。
为便于维护和分清管理责任，以下费用不列入公共费用核算：公共区域的设备维护和运转支出、公司接待车辆的维修和运转支出、停用和不使用资产的维护支出。此类支出由综合管理部负责。
2.总部公共费用的借款审批程序
总部公共费用借款由财务总监审查，总裁审批；单笔金额在3万元（含）以上的公共费用借款，除上述审批手续外，报董事长批准。
第九条 各部门原则上不留存备用金，如业务开展需要留存备用金的，须进行申请，由财务总监、总裁依次审批。申请备用金，必须注明金额、期限、责任人，到期由责任人和部门负责人负责偿还。
第十条 费用列支前的支票借款，按上述借款程序审批。
第十一条 借款时应填写“借款申请单”（见附件1），写明借款理由、借款金额（大小写）等，按公司规定随附借款依据。
第十二条 费用借支必须及时、逐次归还，前账不清，后款不借，在费用报销前必须先扣除借支金额。借款日期最多可提前两天，否则按无故占用资金处以日万分之五的罚息。
第十三条 费用列支前的借款，须在相关事项办理完毕后一个月内偿还,否则按无故占用资金处以日万分之五的罚息。
第十四条 除公司副总裁（含）以上人员可以以公司名义办理信用卡以外，公司系统其他人员不得以公司及系统内其他单位名义办理信用卡。如有特殊需要，须逐级报董事长批准。
第十五条 借款的禁止性规定
（一）禁止代本部门、本单位其他工作人员借款；
（二）禁止为非本部门和本单位工作人员办理借款；
（三）禁止办理非业务原因借款。
因工作需要，公司系统内跨部门、跨单位借款，须报财务总监审批。发生的其他借款禁止行为，须报总裁特批。
第四章 费用支出及审批权限
第十六条 各部门预算内费用支出审批程序
（一）部门负责人（含）以下员工费用支出审批程序
1.单次支出在3000元以下的，由部门负责人、公司分管领导审查后，财务管理部负责人审核，报财务总监审批，列入该部门费用；
2.单次支出在3000元（含）以上30000元以下的，除上述审批程序外，须报总裁审批，列入该部门费用。
3.单次支出在30000元（含）以上的，除上述审批程序外，须报董事长批准，列入该部门费用。
（二）总裁助理、副总裁、督察长费用由公司分管领导审查后，财务管理部负责人审核，报财务总监、总裁依次审批；财务总监、总裁费用由董事长批准；董事长费用由财务总监审签。财务管理部分个人进行统计汇总。
（三）以现金（含银行存款）支付的公司公共费用除上述审批程序外，由财务总监审查，总裁审批，列入公共费用。单笔金额在3万元（含）以上的公共费用支出，除上述审批手续外，报董事长批准。
（四）差旅费审批程序按《XX基金管理有限公司差旅费管理办法》执行。
（五）归口管理费用的审批流程详见第五章。
第十七条 各部门超预算费用支出审批
各部门因业务需要单项超预算支付费用的，报财务管理部，由财务管理部报总裁办公会批准；批准前财务管理部有权停止有关部门超预算费用支出。
因各部门超预算导致公司整体费用预算超出股东批准额度，按预算审批程序履行审批后，财务管理部组织实施。
第十八条 摊销及税金类支出的审批权限
（一）固定费用中的折旧费、无形资产摊销、长期待摊费用摊销，由各部门财务主管根据国家和公司有关财务政策和规定在费用中列支。
（二）正常依法计缴的流转税计提与申报，由各部门财务主管根据国家税务政策规定和标准执行后，报财务管理部负责人审批。如履行了公文处理的，则不再审批。除此之外的税款计提和申报，应追加财务总监、总裁的审批程序。
（三）个人所得税的代扣代缴由财务管理部负责，代扣代缴由财务管理部负责人审批。
第五章 费用项目支出的归口管理
第十九条 归口管理的费用支出项目包括：低值易耗品、公杂费、线路租用费、邮电费、保险费、租赁费、会议费、印刷费、修理费、燃料费、广告及业务宣传费、水电费、电子设备及其运转费、诉讼费（含：执行费、律师代理费、资产保全费等与法律诉讼及咨询有关的费用支出）、培训费等。职工工资（包括工资、奖金等构成工资总额的所有内容）、社会保障费、职工福利费及计提的教育经费和工会经费的支付按归口费用进行管理。
第二十条 归口费用项目的管理
（一）职工工资（包括工资、奖金等构成工资总额的所有内容）、职工福利费、工会经费、养老保险、住房公积金、失业保险、基本医疗保险、补充医疗保险管理归口综合管理部。
（二）固定资产购置、低值易耗品、公杂费、邮电费、保险费、租赁费、会议费、印刷费、修理费、燃料费、广告及业务宣传费、水电费管理归口综合管理部负责，由综合管理部直接办理支出，或由综合管理部授权办理，具体事项按公司相关规定执行。对属于公司招标管理办法规定需招标的项目按公司规定组织招标后，根据招标合同执行费用审批流程。
（三）电子设备及其运转费、线路租用费管理归口技术管理部负责。业务执行完毕，由综合管理部办理电子设备的入库及出库手续，符合建立财产责任人表价值标准的（指单位价值不低于400元），应建立《XX基金管理有限公司低值易耗品验收及使用单》（见附件2）。
对属于公司招标管理办法规定的项目按公司规定招标后，按照招标合同执行费用审批流程。
（四）诉讼费、执行费、律师代理费、资产保全费等与法律诉讼及咨询有关的费用支出，归口监察稽核部负责。发生时，应由监察稽核部核实后提出申请，并按本办法第十六条的相关规定进行审批。
（五）公司自行组织的会议以及相关费用列支会议费，公司参加的外部业务学习和职业后续教育以及相关费用列支职工教育经费，归口综合管理部负责。会议及职工教育经费支出实行事前审批制度。参加人员，应编制《XX基金管理有限公司会议及培训费预算表》（见附件3），并附相应通知。签批完的手续，由综合管理部备案。
（六）实行归口管理的费用，在未被归口管理部门认可的情况下，财务管理部一律不予支付。
第二十一条 归口费用项目支出的审批程序
（一）人力成本中的职工工资以及养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金等社会保障支出，按国家和公司的相关制度规定和程序，由综合管理部负责具体审查和报批。人力成本（职工福利费、工会经费除外）由综合管理部负责编制，经部门负责人初审，公司分管领导审查、财务总监签字、总裁审批后，财务管理部据以支付。
（二）归口管理费用中的会议费、广告及业务宣传费、印刷费、诉讼费（含：执行费、律师代理费、资产保全费等与法律诉讼及咨询有关的费用支出）、职工福利费、职工教育培训费，统一由业务发生部门或归口部门提出申请，经归口部门负责人审查、财务管理部对是否预算范围进行审核，由归口部门向公司上报，经业务所属部门公司分管领导、归口部门公司分管领导、财务总监签字、总裁审批后，进入报销和付款流程。报销和付款时，应经归口管理部门负责人审查，财务管理部复核，业务部门公司分管领导签字、财务总监审批。
（三）不在本条第（一）（二）所列范围内的归口管理费用，应首先经归口管理部门审批后，按第十六条的相关规定执行。
第二十二条 移动电话费实行限额使用、超额自负的制度。移动电话费在核定费用限额内的实报实销，超出限额的部分由个人承担，全年通算。
第六章 费用报销的管理
第二十三条 公司费用报销的程序。所有报销费用先经过所在部门和公司分管领导审批，然后送交财务管理部审核，再按审批权限逐级审批。
第二十四条 各部门部门负责人和分管领导，对费用的真实性及是否需要支出负责，财务管理部对审批权限和程序的合规性、费用标准的适当性、金额计算的准确性、发票的合理合法性、是否超预算负责。
第二十五条 所有费用开支一律凭正式发票报销，发票抬头需注明XX基金管理有限公司。正式发票为按国家税务总局最新要求领用的发票，不得接受跨期或跨行业发票，除小额停车费发票外必须标有出票日期（包括定额发票），对于不符合上述规定的发票，不予报销。
第二十六条 因个人原因而使公司遭受处罚或造成损失及个人罚款的，一律不予报销。
第二十七条 费用报销时间。费用报销必须在相关事项完毕（原则上以发票日期为准）后一个月内办理。当年费用必须在本年12月25日前报销，12月25日至12月31日发生的费用须在下年度1月10日前报销完毕，并列入上年度账务。不按规定时间及时报销的费用，公司财务管理部有权拒绝报销。
第二十八条 报销人员应根据费用性质分别填制报销单据，并附有关原始凭证及审批原件。填制报销单据需做到项目齐全、金额准确、原始凭证粘贴整齐。
第二十九条 在上述各条款中,若领导审批意见不一致,则该项业务按总裁最终审批意见执行，需董事长审批事项，按董事长最终审批意见执行。
第七章 费用支出和报销的禁止性规定
第三十条 严禁任何员工将个人消费在公司费用中列支；严禁任何员工超标准报销费用及超标准享受职务待遇。
第三十一条 严禁为躲避审批权限，将费用化整为零分次报销。
第三十二条 严禁为躲避审批权限，以本人名义代他人或公司领导和部门负责人报销费用。
第八章 附 则
第三十三条 本办法由公司董事会负责解释。
第三十四条 本办法自公司董事会审议通过之日起执行。
附件：1.借款申请单
2.XX基金管理有限公司低值易耗品验收及使用单
3.XX基金管理有限公司会议及培训费预算表
附件1
借款申请单
资金性质： 年 月 日
借款部门：
金额

第一联财务记账
借款事由：
百
十
万
千
百
十
元
角
分

借款金额：人民币（大写）

借款人：
复核人：

部门负责人：
财务管理部负责人：

分管领导：
财务总监：

总裁：
董事长：

借款申请单
资金性质： 年 月 日
借款部门：
金额

第二联借款
人留存
借款事由：
百
十
万
千
百
十
元
角
分

借款金额：人民币（大写）

借款人：
复核人：

部门负责人：
财务管理部负责人：

分管领导：
财务总监：

总裁：
董事长：

附件2
XX基金管理有限公司低值易耗品验收及使用单
单位：元
产品名称
品牌
规格
单位
数量
单价
金额
责任人

验收日期

使用部门

综合管理部

财务管理部

特殊事项

备注：本表一式三份，使用部门、综合管理部、财务管理部各执一份

附件3
XX基金管理有限公司会议及培训费预算表
申请部门

经办人员

申请日期

参与人员

主办单位

业务事项

业务起止时间

业务地点

预算金额（元）

部门负责人

部门分管领导

综合管理部

财务管理部

财务主管

公司分管领导

财务总监

总裁

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