证券股份有限公司营业部客户影像管理系统业务操作指引模版.doc
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1、 *证券股份有限公司*证券股份有限公司营业部客户影像管理系统业务操作指引*年 10月修订1 / 25 *证券股份有限公司目 录第一章 业务简介. 3第二章 部门职责分工. 5第三章 业务筹备工作. 7第四章 影像业务类型及操作. 8第五章 附则. 15附件一附件二客户影像管理系统需扫描客户资金账户资料文件资料分类 . 16影像处理流程与状态对照表 . . 252 / 25 *证券股份有限公司第一章 业务简介客户影像管理系统是我司贯彻监管部门账户管理的长效机制,规范营业部客户影像资料文件资料管理,专门用于录入、查询、管理客户影像资料文件资料资料文件的一套业务系统。该系统规范了营业部电子影像资料文
2、件资料的统一归档,提升了查询效率,实现公司内部资源共享,通过风险监控进一步防范业务风险。本指引适用于经纪业务客户资金账户类和证券账户类业务影像资料文件资料的扫描管理;公司其他业务部门涉及客户影像管理系统的电子影像管理,营业部应参照相关业务部门管理制度执行。本指引所称客户资金账户类影像资料文件资料,主要指:客户身份资料文件资料、客户影像资料(客户头部正面照、机构代理人头部正面照、见证合影 )、与资金账户管理相关的协议类资料文件资料、资金账户业务变更、债券回购业务、创新业务、销户等资料文件资料的电子档案。包括(但不限于)以下影像资料文件资料:开户文本、网上委托协议书、资金账户业务变更申请表、业务受
3、理单、转托管申请表、第三方存管协议书、第三方存管单客户多银行协议、第三方存管单客户多银行服务风险揭示书、辅助资金账户开户申请表、买者自负承诺函、投资者风险承受能力测评表、股份转让委托协议书、股份转让风险揭示书、有效身份证明资料文件复印件、代理人身份证明资料文件复印件、法定代表人身份证明书、法定代 人有效身份证明资料文件复印件、法人营业执照或注册登记证书复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、授权委托书、风险揭示书、外币资 银行换汇渠道服务协议及回单、强身份认证服务协议、债券质押式融资回购委托协议书、质押券提交申请表、质押券转回申请表、客户证券资金消费支付服务协议等与资金账户有关的业务凭
4、证影像资料文件资料。本指引所称客户证券账户类影像资料文件资料,主要指:证券账户开立、信息变更、注销、休眠账户激活、关联关系确认、关联关系转挂等与证券账户有关的业务影像凭证资料文件资料。本指引旨在介绍营业部通过客户影像管理系统进行的电子资料文件资料扫描、上传、查询等详细业务操作,营业部受理业务的操作规范和要求参照*证券股份有限公司经纪业务交易操作规程、*证券股份有限公司证券账户业务指南及*证券股份有限公司客户证券账户业务管理办法等我司有关业务制度及规定。3 / 25 *证券股份有限公司营业部申请、调整、注销客户影像管理系统的权限管理,详细参照*证券股份有限公司业务系统权限管理办法执行。4 / 2
5、5 *证券股份有限公司第二章 部门职责分工客户影像管理系统(涉及经纪业务交易管理及证券账户类业务)参加主体包括运营管理总部、信息技术部、营业部。详细职责分工如下:一、运营管理总部作为公司经纪业务交易管理部门,履行以下职责:1、负责公司经纪业务客户资金账户影像资料文件资料的规划和组织实施营业部有关角色权限管理和参数维护工作;负责客户影像管理系统的证券账户影像资料文件资料的角色权限管理以及业务参数维护;2、拟定和修订公司客户影像管理系统业务操作指引;3、监督、管理营业部执行和贯彻客户影像管理系统业务操作情形,对于营业部违规操作情形及时进行劝诫和批评;4、组织实施客户账户资料文件资料的影像录入业务培
6、训工作,为营业部提供业务指导和咨询;5、负责依据关于规定向中国结算报送证券账户类资料文件资料。二、信息技术部作为技术支持部门,履行以下职责:1、负责公司客户影像管理系统的技术规划和组织实施工作,提升系统日间和日终业务处理的安全和效率;2、监控和保障客户影像管理系统运行和网络通讯安全,沟通协调软件供应商和公司有关部门拟定系统及通讯异常故障下的技术应急方案;3、组织实施客 影像管理系统的程序开发和升级工作;4、负责客户基础资料文件资料的导入;5、负责客户影像管理系统的安装、维护和优化升级等工作;6、负责客户影像管理系统公司层面权限的管理;7、为有关部门和营业部提供技术支持。三、营业部履行以下职责:
7、1、依据有关客户影像管理系统业务操作指引、业务规则和有关规定,对营业部客户资料文件资料影像工作进行分工安排;2、组织实施营业部业务培训工作,确保全体职工或员工学习并掌握有关操作规程和制度规定;3、严格依照公司及本营业部的规定和要求,办理客户资料文件资料电子影像的扫描录5 / 25 *证券股份有限公司入,确保业务处理的真实、合法和准确;4、公司安排的其他工作。6 / 25 *证券股份有限公司第三章 业务筹备工作客户影像管理系统进行业务操作前需提前设置扫描参数,分为资金账户影像资料文件资料扫描参数设置和证券账户影像资料文件资料扫描参数设置。一、营业部应依照以下要求扫描资金账户影像资料文件资料1、头
8、像:按客户账户管理系统标准进行扫描。2、身份证的扫描,可采用彩色、灰度、黑白等三种颜色方案之一进行扫描。(1)颜色选用“彩色”,分辨率设“100DPI”,对于身份证原件可采用此颜色方案。(2)颜色选用“灰度”,分辨率设“100DPI” ;或颜色选“黑白”,分辨率设“200DPI”。对于身份证复印件可采用这两种颜色方案。二、营业部应依照如下要求扫描证券账户影像资料文件资料1、头像:按客户账户管理系统标准进行扫描。2、扫描影像时应将凭证按同一方向整理整齐并将证券账户业务申请表安置首页,同笔业务的申请表与身份证等附件必须分页扫描在同一资料文件里,不同笔业务凭证须分开扫描并以不同资料文件保存。3、扫描
9、影像时应当依照资料文件的实际比例进行扫描,扫描图像不得剪裁。4、扫描的影像必须清晰,黑白分辨率不小于 200DPI,彩色、灰度分辨率不小于 100DPI。5、单页扫描的 像资料文件须小于 600KB。三、其它资料文件资料影像扫描,推荐配置如下:1、彩色原件,颜色选用“彩色”,分辨率设“100DPI”;2、黑白原件,颜色选用“灰度”,分辨率设“100DPI”,或颜色选“黑白”,分辨率设“200DPI”;3、复印件,颜色选用“灰度”,分辨率设“100DPI” ,或颜色选“黑白”,分辨率设“200DPI” ,资料文件格式“TIF”。四、扫描页面要求:单页=600KB;高度=29.7cm,宽度=21c
10、m;空白页=3kb。五、扫描的影像资料文件需保证真实、完整、清晰。7 / 25 *证券股份有限公司第四章 影像业务类型及操作一、客户影像管理系统对于资金账户类和证券账户类扫描项目依照不同业务类型进行分类:1、资金账户类影像扫描项目分类资金账号序号个人一般账户机构一般账户资金业务合订本12资金业务合订本撤销指定交易回购融资撤销指定交易回购融资34强身份认证业务银行外币换汇业务适当性管理业务资料文件资料账户资料文件资料变更资金账户销户转托管业务强身份认证业务银行外币换汇业务适当性管理业务资料文件资料账户资料文件资料变更资金账户销户转托管业务5678910111213141516投资咨询顾问投资咨询
11、顾问报价回购注册单客户多银行创业板开通报价回购注册单客户多银行/消费支付业务全国股份转让系统业务/全国股份转让系统业务港股通适当性管理业务资料文件资料 港股通适当性管理业务资料文件资料2、证券账户类影像扫描项目分类序号业务类型需扫描的影像资料文件头部正面照、有关证券账户业务申请表、有效身份证明资料文件1证券账户开立证券账户信息变更(客户名称、身份证明资料文件类型、身份证明资料文件号码,国有关证券账户业务申请表、有效身份证明文2籍),境内个人身份证号码正常升位的 件、身份证件变更证明资料文件除外有关证券账户业务申请表、有效身份证明文345证券账户注销件有关证券账户业务申请表、有效身份证明文件休眠
12、账户激活有关证券账户业务申请表、有效身份证明文件证券账户关联关系确认8 / 25 *证券股份有限公司有关证券账户业务申请表、有效身份证明文件6证券账户关联关系转挂二、证券账户类影像资料文件资料录入内容依照系统扫描项目分类对应扫描上传。资金账户类影像资料文件资料录入内容包括(但不限于)附件一所列内容。(一)影像扫描方式包括补扫重扫和批量扫描两种方式。1、批量扫描方式上图为批量扫描的操作界面,批量扫描主要用于客户账户影像管理系统中无扫描流水业务的扫描。操作说明:(1)“批量扫描”中业务扫描由两个步骤组建,首先是将凭证形成图像,然后是将图像与各扫描项进行关联,所有业务凭证与对应项目关联后通过“上传”
13、键上传。(2)先点击“扫描”,系统会出现扫描平台9 / 25 *证券股份有限公司放入要扫描的凭证,通过调整好像素,框选调整至合适大小(不剪切有效内容),最后点击使扫描设备进行实际工作(将图像形成到本地盘内,并列在当天目录列表下)。(3)输入需扫描的账号,选择对应的账户类型、10 / 25 *证券股份有限公司业务类型、业务日期,然后点击“确认”,系统会在“扫描项”框中列出该业务下配置的相应的扫描项目。先选择“客户身份证”等扫描项目,后双击列表项下的相应影像,进行关联。2、补扫重扫方式上图为补扫重扫的操作界面,补扫重扫主要用于有系统流水业务的扫描。操作说明:(1)“补扫重扫”中业务扫描可以说是三部
14、分组建,首先是将凭证形成图像,其次选择详细账号,然后是将图像与各扫描项进行关联,所有业务凭证与对应项目关联后通过“上传”键上传。11 / 25 *证券股份有限公司(2)点击“扫描”,系统会出现扫描平台放入要扫描的凭证,通过调整好像素,框选调整至合适大小(不剪切有效内容) 最后点击使扫描设备进行实际工作(将图像形成到本地盘内,并列在当天目录列表下)。(3)如下图点击“选择条件”出现下图的选择框12 / 25 *证券股份有限公司通过图中的下拉框和多选协助配合选择需扫描影像的账号,双击选定后系统会将业务对应的扫描项列于“扫描项”框中。一般最多的扫描是对一段时间内新发生业务凭证进行凭证电子化。可先选定
15、业务发生时间段,并勾选避免因操作员原因造成或产生遗漏;然后选择查询类型为“待扫描影像账户信息”,点击查询。系统会列出在该时间段内发生的所有有流水的业务,如:证券影像中的开户、资金影像中的资金业务合订本。“查询类型”还有以下选项及作用:“流程退回的影像信息”是供被退回的业务影像进行扫描所设 已经上传的影像信息”是供已入库的影像进行补充或重扫所设;“已经作废的影像信息”是供已作废的影像进行重扫所设;“不完整影像”是供影像错误的重扫。现工作中主要使用“待扫描影像账户信息”、“流程退回的影像信息”、“已经上传的影像信息”。(4)在“扫描项”框中选择扫描项目,双击相应影像,进行关联。列表项下的(二)影像
16、资料文件资料更新上传客户资金账户资料文件资料通过客户影像管理系统扫描履行后,若发生客户资料文件资料变更,须依照本指引要求及时扫入资金账户对应的扫描项下,之前的扫描影像无需删除,13 / 25 *证券股份有限公司直接增加扫描页。增加扫描页的方法为:营业部由“补扫重扫”下的“查询类型已上传的影像信息”中,查到对应资金账户,对相应的业务资料文件资料进行补充扫描。(三)业务复核规定营业部设房地产务复核岗,对操作岗扫描录入的客户影像资料文件资料进行复核。对于需审核的证券账户业务凭证扫描,还需设置审核岗。(四)凭证电子化扫描上传时间要求1、资金账户类影像资料文件资料原则上要求在业务发生的一个月内履行资金账
17、户类业务凭证影像的扫描工作。2、证券账户类影像资料文件资料营业部须在每月第一周的最后一个交易日前履行上月 证券账户类业务凭证扫描和上传。运营管理总部将在每月第二周的第一个交易日公布营业部履行情形。如遇节假日等特殊情形需调整时,总部依据有关情形进行调整。(五)其他要求1、营业部必须及时、准确扫描和上传客户影像资料文件资料,营业部总经理作为第一责任人,有义务督促经办人员及时扫描,督促复核人员对扫描资料文件的准确性、真实性进行复核,确保本营业部扫描入库的客户影像资料文件资料真实、清晰、完整。2、运营管理总部每月发布前 资金影像资料文件资料扫描工作统计表,统计内容主要包括:(1)资金影像业 流水数量;
18、(2)资金影像扫描履行情形。3、运营管理总部每周发布上周股东影像资料文件资料扫描工作统计表,统计内容主要包括:(1)股东影像业务流水数量;(2)股东影像扫描履行情形。4、运营管理总部抽查各营业部上传凭证影像资料文件的质量,如不符合中国结算要求,将退回原营业部让其重新进行凭证影像扫描工作,并视情形依据有关*证券股份有限公司客户证券账户业务管理办法对营业部做出相应的处罚。14 / 25 *证券股份有限公司第五章 附则一、 本指引由运营管理总部负责修订及说明。二、 本指引供营业部扫描客户凭证影像时参考,原*证券股份有限公司营业部客户影像管理系统业务操作指引(* 年 10 月修订)同时废止。15 /
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