新版企业举办会议策划方案模板.doc

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举行会议策划书

一、策划书名称
尽可能具体写出策划名称，如“×年×月××活动策划书”，置于页面中央，当然能够写出正标题后将此作为副标题写在下面。
二、 活动背景 ：
这部分内容应依据策划书特点在以下项目中选择内容关键叙述；具体项目有：基础情况介绍、关键实施对象、近期情况、组织部门、活动开展原因、社会影响、和相关目标动机。其次应说明问题环境特征，关键考虑环境内在优势、弱点、机会及威胁等原因，对其作好全方面分析(SWOT分析)，将内容关键放在环境分析各项原因上，对过去现在情况进行具体描述，并经过对情况估计制订计划。如环境不明，则应该经过调查研究等方法进行分析加以补充。
三、 活动目标、意义和目标：
活动目标、意义应用简练明了语言将目标关键点表述清楚；在陈说目标关键点时，该活动关键组成或策划独到之处及由此产生意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）全部应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足关键性、可行性、时效性
四、资源需要：
列出所需人力资源，物力资源，包含使用地方，如教室或使用活动中心全部具体列出。能够列为已经有资源和需要资源两部分。
五、活动开展：
作为策划正文部分，表现方法要简练明了，使人轻易了解，但表述方面要努力争取详尽，写出每一点能设想到东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可合适加入统计图表等；对策划各工作项目，应根据时间前后次序排列，绘制实施时间表有利于方案核查。人员组织配置、活动对象、对应权责立即间地点也应在这部分加以说明，实施应变程序也应该在这部分加以考虑。
这里能够提供部分参考方面：会场部署、接待室、嘉宾座次、赞助方法、协议协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调整、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请依据实情自行调整。
六、经费预算：
活动各项费用在依据实际情况进行具体、周密计算后，用清楚明了形式列出。
七、活动中应注意问题及细节：
内外环境改变，不可避免会给方案实施带来部分不确定性原因，所以，当环境改变时是否有应变方法，损失概率是多少，造成损失多大，应急方法等也应在策划中加以说明。
八、活动责任人及关键参与者：
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（假如是小组策划应注明小组名称、责任人）。
备注：
1、 本策划书提供基础参考方面，小型策划书能够直接填充；大型策划书能够不拘泥于表格，自行设计，努力争取内容详尽、页面美观；
2、 能够专门给策划书制作封页，努力争取简单，凝重；策划书能够进行包装，如用设计徽标做页眉，图文并茂等；
3、 如有附件能够附于策划书后面，也可单独装订；
4、 策划书需从纸张长边装订；
会场策划注意事项
◇会场预约◇
　　我们将依据你需要，为您具体分析多种情况作出最完美策划;我们将依据会议等级,为您选择会议举行地;我们将依据会议对周围环境要求，为您确定具体举行地点;我们将依据会议具体情况，确定是否将会议划分为多个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

◇负责会场布局，设备安装调试◇
　　我们将依据会议具体情况，为您设计并安排会场布局，细致周到地设计好全部细节；我们将依据您需要，为您提供会议所需要全部设备，并提前安放在指定位置；我们将依据您需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议顺利进行。
◇印刷材料设计制作◇
　　我们将为您会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将依据会议具体需求，设计印刷品样式、内容、选择图案;我们将会为您印刷品指定专门厂家生产和印刷;我们将依据您需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.
◇参会者接送◇
　　我们将依据参与会议者具体情况和人数多少安排对应车辆;我们专车将会提前在指定位置等候参会人员，把参会人员快速、安全地送到会场或下榻酒店.
◇参会者餐饮◇
　　我们将依据参会人员喜好，为您预定多种形式餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将依据参会人员具体情况和会场和下榻酒店地点，为您推荐不一样用餐地点.
◇参会者业余时间安排◇
　　我们将依据参会人员喜好，为您设计不一样休闲方法;我们能够为您设计专门旅游线路，方便您出行;我们将为您介绍下榻酒店周围娱乐设施，供你选择。
会前策划书
一、会前策划
[ 第一步 ] --   | 明确会议需要做些什么 |
[ 第二步 ] --   | 确定由谁计划会议，策划者职责及任务 |
    1. 会议计划者职责
    2. 会议计划者任务
[ 第三步 ] --   | 明确会议目标和目标 |
[ 第四步 ] --   | 保持沟通 |
[ 第五步 ] --   | 进行会议预算 |
     1. 制订财务目标
     2. 制订预算
[ 第六步 ] --   | 安排会议召开日程 |
[ 第七步 ] --   | 选择最适合召开会议酒店 |
     1. 列出可供选择清单
     2. 选择适宜类型场所
[ 第八步 ] --   | 邀请相关领导、教授和会 |
[ 第九步 ] --   | 邀请相关人员参与会议，并做好回执统计工作 |

二、会议策划后组织工作
[ 一 ] --   | 提供会务组人员安排 |
[ 二 ] --   | 提供会议资料印刷 |
[ 三 ] --   | 提供会议资料、器材存放及摆放 |
[ 四 ] --   | 依据需要提供会议召开庆典服务。充气拱门、门前横幅、氢气球等 |
[ 五 ] --   | 提供会议中特殊要求视听设备 |
[ 六 ] --   | 提供会议人员胸卡制作 |
[ 七 ] --   | 依据会议性质和规模安排会议室部署 |
[ 八 ] --   | 为会议室提供会议口号、及多种指示牌 |
[ 九 ] --   | 邀请相关人员参与会议，并做好回执统计工作 |
[ 九 ] --   | 会议期间提供简单文具用具纸、白板等 |
[ 十 ] --   | 提供会议人员酒店房间分配、签到工作 |
[ 十一 ] --   | 会议期间提供茶水、矿泉水等饮料 |
[ 十二 ] --   | 会议期间提供简单文具用具纸、白板等 |
[ 十三 ] --   | 提供会议要求，提供礼仪小姐、翻译人员服务 |
[ 十四 ] --   | 安排和会议人员餐饮 |
[ 十五 ] --   | 为会议安排活动 |
[ 十六 ] --   | 提供电脑、投影仪等紧急维修服务 |
[ 十七 ] --   | 安排记者招待会 |
[ 十八 ] --   | 搜集剪报 |

三、会议结束后
[ 一 ] --   | 安排好会议人员返程票务预订及分发 |
[ 二 ] --   | 安排提供会后观光考察 |
[ 三 ] --   | 安排好会议人员送站工作 |
会议分工明确

（一）会议分工明确
　　会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，关键会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。

1、秘书组

其关键任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料整理、报审及会议报道宣传工作，并帮助会务组做好对应工作。

2、会务组

其关键任务是负责会议会务工作，包含：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。
    3、保卫组组织人员对会场进行安全检验，疏通通道，开启安全门等，同时帮助会务组做好对应工作。　　

4、后勤医疗组：做好会议期间人员应急医疗工作。

在整体运作过程中 秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契配合，相互支援，形成一个整体，确保会议顺利进行。

（二）会议通知

1、通知应简明正确，关键包含会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联络人及电话等。

2、通知发出后，应即落实相关责任人是否收到，并统计好参会人数。若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。

3、大型会议应该印制会议指南。内容包含参会人员及会务人员姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点和其它注意事项等内容。（会议秩序册应在参会人员报到时发放）
    4、需分组座谈，应指定座谈地点、召集人等。

   （三）会议材料准备
　　1、会议材料准备包含领导讲话、主持词、经典讲话、会议议程等。应注意材料数量、篇幅和会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。

2、会务人员应对材料印刷、装订把好关，应注意是否齐全。如有可能，会务人员应和相关处室逐页查对。主持人、讲话人对材料纸张、字号大小等有特殊要求，均应尽可能满足其要求。
　　（四）会场部署
    会场部署应包含以下各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。（要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排）
　　1、会场部署形式
　　会场部署形式可依据会议内容、讲话人及参会人员数量而定。会议内容关键为传达文件，而讲话人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。 座谈或听取汇报会议，宜采取圆桌式就座。
　　2、座次排列
　　座位次序通常以座位面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员座次排列、人员排序全部有严格要求。通常规律应是：
　　（1）职能部门对排名有具体要求，以其排列次序为准。
　　（2）相同职位，按任实职时间为先；不在职同志，依据场所酌情排列。      

（3）上级来人参与会议时，应依据来人身份及在整个会议议程中位置（看谁做关键讲话）酌情排列。
　　3、席签
　　席签是和会人员身份标志。既充足表现对该座人员尊重，同时有清点人数作用。 座签通常应该用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员姓名（核实无误）或单位名称。
　　4、会场环境。
　　依据不一样类型会议酌情部署会标、条幅、鲜花等物品，营造庄重、肃穆、热烈等不一样风格会场气氛。还应留心会场是否含有安全出入之通道。
　  5、灯光音响
　　灯光亮度要适宜，台上光线通常要比台下亮部分。晚上开会要做好停电应急准备工作。

音响是确保会议开好关键手段。话筒数量应依据会场座位摆放及讲话人多少而定。音响及话筒应逐一调试，必需时要请音响人员专司此责。
　　6、空调、通风设备
　　适宜温度及清新空气是确保会议成功关键原因，会务人员应在开会之前调整好气温。夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。
　　7、桌上摆放物品
　　主席台摆放会议材料，必需由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检验。（必需时准备了统计用笔及笔记本等）
　　准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。

（五）新闻报道
　　由宣传教育部门准备好录音、摄像、摄影设备，立即进行会议精神传达。（如有必需应事先联络新闻单位，并安排好记者接送工作）
　  （六）车辆及食宿安排
　　如需参观，应指定车辆责任人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。
　　若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前通知参会人员。
　　（七）其它事项
　　1、会务人员要做好会议纪律宣读及其它事项咨询、提醒等工作。

2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。

3、会务人员应依据签到情况掌握到会人数，并立即联络未到会人员，查明迟到或缺席原因，将相关情况汇报相关领

4、会务人员应引导主席台人员或关键领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。
　　5、应注意参会人员就座情况，会场前排尽可能不要空座。

6、视情况统一会务工作人员着装。

二、会间组织和服务阶段

1.会务人员提前1小时抵达会场，反复检验会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、讲话人是否到齐。

会务人员应做好主持人或讲话人不能到会准备。主持人不能到会，可由适宜同志代为主持；讲话人不能到会，可视情况寻求替换人或取消其讲话。
　  4、按预定方案组织和会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，和会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，通常不许可找人，无关人员不准进入会场。

6、安排专员做好话筒摆放、倒水等服务工作。
　　7、会务人员须随时观察并领会主席台领导示意，做好临时安排各项工作。
    8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议统计等工作。

9、如有必需，为和会人员预定车票、机票等。

三、会后

1、会议结束后，要检验会场，带回剩下材料、席签等物品。

2、组织送站。依据和会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件清退、搜集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发，组织单位要拟好文稿，送企业办按公文处理措施印发。

4、为严厉会议纪会风，对会议迟到、无故不参与会议单位和会人员进行通报。

5、做好会议报道工作。

会议成功关键-怎样策划会议
会议成功关键-怎样策划会议
不管是什麽行业企业或单位举行会议，不管计划此会议计划者经验是否丰富，单纯站在举行方立场和角度上看问题，全部见面临多种问题：
1、需要做些什麽？
会议有多种类型，不一样会议需要不一样环境，召开会议是要达成一定目标和目标。所以第一个关键步骤是搜集方方面面信息，经过搜集这些信息能够制订出意在完成手头众多工作计划。
2、谁来计划会议？
从秘书到企业总裁，每个人多多少少全部可能会参与会议计划，只不过有些人是专职从事这项工作，有是兼任此职，另外还有其它职责。不管是专职还是兼职，最终止果，是使会议顺利完成。她们工作效率代表着主办单位或企业工作水平。
3、会议计划者职责、会议计划者必备能力和素质：
作为会议计划者，要负责去做多种多样工作。下列各项工作能反应会议计划者这一角色多面性。
1、善于和人共事。2、善于注意小节。3、善于处理问题。4、善于和人协商。5、能够管理会议财务事宜。6、熟悉酒店运作。7、能够安排恰到好处菜单。8、能够熟练操作电脑。9、能够熟练地和视听服务企业打交道。10、能妥善接待贵宾和外国客人。11、熟知多种礼仪。12、行事果断、执着。

4、会议计划者任务：
1、制订计划，确定必需要做事项以满足会议需要并达成会议确定目标。2、制订会议议程。3、了解可供使用场所和设施情况。4、选择或提议适宜场所。5、检验并比较各项设施。6、安排交通事宜。7、协调会务工作人员活动8、招收、培训会务人员和广告人员。9、制订可行预算或按既定预算安排相关工作。10、确定各项工作时间安排。11、视察选定场所和设施。12、和各相关方面进行接洽（运输企业、旅行社、视听服务企业）。13、确定印刷企业。14、安排食品、饮料相关事宜。15、讨价还价。16、同会议讲话人和各位贵宾进行联络。

5、关键会议类型：
1、销售会议：通常是为了宣告开始销售某种产品或销售期限。比如季度销售会议，或是对前一个销售期间进行总结和表彰。
2、年会：能够是企业股东大会，也可能是行业协会每十二个月一次会员大会。
3、产品公布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
4、研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举行会议。研讨会通常让和会者相互交流并有意见反馈。
5、专业会议：是就某个领域问题进行讨论、咨询和交流信息而召开会议。通常包含主会和讨论问题、处理问题小组会议。
6、奖励会议：是为了职员分销商或用户出色工作表现进行表彰奖励。
7、培训会议：通常要用最少一天，多则几周时间开展培训活动会议。这类培训需要有特定场所，培训内容高度集中，由某个领域专业培训人员教授，而且经过培训要实现一些目标和目标。

6、会议计划步骤：
1、目标和目标：确定会议目标和目标、制订会议议程是会议重心所在。会议目标和目标有以下部分：
2、培训、通知、教育、探讨问题、做决议
3、引入新事物或介绍新人员
4、激励、开发、展示、促进和改善、处理问题
5、讨论怎样赢利

7、在你计划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议目标和要求达成结果，假如你们意见相符，你就能够做下一步计划了：
1、估计召开会议日期；
2、会议估计召开几天；
3、计划在什麽地方召开会议；
4、会议形式或程序是什麽；
5、需要多大场地；
6、以前开过这么会议吗？结果怎样；
7、将有多少人到会；
8、会议预算是多少；
9、和会者对费用开支很在意吗？
10、计划选择什麽等级酒店和设施；
11、计划选择最高级房间标准是什麽；
12、谁来制作会议邀请函；
13、会议需要向和会者打印相关资料吗？
14、会议讲话人有哪些？
15、会议需要什麽样视听设备；
16、需要食品、饮料酒会、招待会有几次；
17、和会者能够携带家眷吗？
18、计划为和会者安排部分尤其活动吗？计划为和会者及其家眷安排部分尤其活动吗？是否计划为和会者家眷安排部分尤其活动吗？
19、由谁来负担这些活动费用。