置业有限公司合同管理办法模板.doc
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1、中铁房地产集团上海置业协议管理措施(试行)二0一三年三月目录第一章总则1第二章部门职责1第三章协议编制3第四章协议分类及编号5第五章协议评审、立案6第六章协议签署7第七章协议推行8第八章协议变更和解除9第九章协议纠纷处理9第十章协议归档10第十一章罚 则10第十二章附 则10第十三章附 件11第一章 总则第一条 为加强协议管理,规范经营行为,维护企业正当权益,建立良好经营管理秩序,依据国家法律法规及参考集团企业地法82号-相关印发通知、地经83号-相关印发通知等相关管理要求,结合本企业实际情况,特制订中铁房地产集团上海置业协议管理措施(暂行)(以下简称“本措施”),要求企业各部门在项目开发过程
2、中遵照实施。第二条 除非尤其指出,本措施中“集团企业”指“中国铁建房地产集团”,“本企业”或“企业”指“中铁房地产集团上海置业”。第三条 为确保企业经营活动有序和有效,全部对外经济协议及相关文件必需按要求进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签署协议和审批协议,任何违反授权管理要求协议行为,企业不予追认,凡所以给企业造成损失,企业可依法向其追偿,责任人应负担由此引发经济和法律责任。第四条 企业在对外签署经济协议时,应遵照以下标准:(一) 必需遵守国家法律法规和行政法规;(二) 必需保障企业正当权益;(三) 严格遵守企业各项规章制度;第五条 企业及企业外部其它自然人、法人、
3、其它组织所发生各自经济业务,标准上标额在10000元以上应签署书面协议,标额在10000元(含)以下可依据实际情况灵活处理。第六条 企业发生全部对外经济往来,除即时结清者外,标准上必需签订书面协议。国家或政府相关部门有标准协议文本,应使用标准协议文本。对于标准协议文本不能涵盖内容,应签署补充协议或另行拟订协议文本。第七条 本措施中所提协议指除对外销售房屋协议以外经济协议。第二章 部门职责第八条 成本管理部职责成本管理部是协议管理和监督机构,在协议管理和监督上关键职责是:(一) 组织协议实施部门在招标文件或谈判基础上起草编制协议文本。(二) 组织协议谈判和签署工作。(三) 负责企业协议评审。(四
4、) 负责送审协议集团企业层面立案、审查。(五) 负责企业协议资料汇总、统计、归档等工作。(六) 检验各部门协议推行情况,分析可能出现或已经出现违约情况,并立即出具处理意见,报领导决定。(七) 配合协议纠纷协商、仲裁、诉讼等。第九条 财务部职责(一) 监督商务谈判;(二) 审核协议,并提出审核意见。(三) 负责审核协议实施过程中进度款支付是否符合协议约定。(四) 有履约保函或预付款保函要求协议,审核履约保函、预付款保函是否符合要求、并接收合格保函。(五) 配合协议纠纷协商、仲裁、诉讼等。(六) 负责本部门协议资料汇总、统计、归档等工作。第十条 协议实施部门(或主办部门)(一) 配合成本管理部组织
5、协议文本起草,编制技术要求工期、质量等条款。(二) 参与协议技术条款谈判。(三) 检验协议推行情况,分析可能出现或已经出现违约情况,并立即出具处理意见。(四) 配合协议纠纷协商、仲裁、诉讼等。(五) 负责本部门协议资料汇总、统计、归档等工作。第十一条 法律管理部门、法律顾问、法务专员或聘用外部法律机构(一) 需要时参与协议谈判(二) 审核协议文件正当性、严密性及协议风险进行总体把控,提出修改意见。(三) 依据本措施办理签署、变更、解除协议手续。(四) 负责处理协议在推行过程中出现法律问题,代表企业参与诉讼和仲裁。第三章 协议编制第十二条 编制标准(一) 严密、规范、风险可控。(二) 尊重招标文
6、件。在招标文件或作为和相关方谈判基础上进行编制,不得退让招标文件实质性内容。(三) 集团企业有协议示范文本尽可能在集团企业示范文本基础上进行编制,但在每一具体业务协议签署前,成本管理部和协议实施部门应该依据具体业务实际情况,对协议示范文本进行修订,相关行业习惯、具体细节等不宜列入协议条款,具体牵头部门应该将这类文件作为协议附件,组成协议共同整体。第十三条 协议文件编制注意事项(一) 标准上通常采取固定总价协议模式,计价标准必需明确;采取固定单价方法协议必需预估总价。(二) 工程类协议必需采取工程量清单模式招标、签署协议。(三) 工程类协议中方法费标准上一次性包干。(四) 标准上总承包招标关键材
7、料(钢筋、商品砼)涨跌价差在5%(含)以内由总承包单位负担,超出5%价差,只调整超出部分总包措施9-7。(五) 标准上工程类协议均需承/供商提供协议总额10%履约保函评审立案措施第十条。(六) 工程类协议(设备采购除外)标准上无预付款,对于垄断行业必需要支付预付款,必需有等额有效预付款保函,不然不予支付预付款。对于不能出具预付款保函,标准上不给予支付预付款,但遇特殊情况时,须企业专题会议集体决议,且尽可能降低预付款支付百分比。(七) 承/供商提交保函须由财务部进行核查(保函格式、使用期、受益人等),核查无误后,保函原件交由财务部保留并签收。(八) 总承包工程分三阶段“正负零、结构封顶、完工验收
8、”限期办理结算, 各节点结算完成后,过程付款百分比不应超出已确定部分金额70%,结构封顶付款百分比不超出计价额80%;主体结构施工工期在3个月(含)以内,可在结构封顶前不支付进度款,待结构封顶后一并支付;主体结构施工工期在3个月(含)以内,在施工至0以后方能进行首次付款;装修期间付款百分比不得超出月度计价额80%;工程完工验收合格立案后,付款百分比不应超出已确定部分金额85%;实现物业移交企业后,付款百分比不应超出已确定部分金额90%。集团结算措施第14条(九) 分包工程阶段付款百分比不应超出已确定部分金额70%;工程完工验收合格立案后,付款百分比不应超出已确定部分金额85%。(十) 工程完工
9、结算完成后,付款百分比不应超出工程完工结算价95%,必需留存百分比不低于工程完工结算价5%保修金,但特殊工程如土石方工程可不留存保修金集团结算措施第16条。(十一) 建设工程最低保修期限,商品房住宅质量保修期限自交房之日起计算,具体保修期限要求以下相关工程保修期通知1. 基础设施工程、房屋建筑地基基础工程和主体结构工程,保修期为设计文件要求该工程合理使用年限;2. 屋面防水工程、有防水要求卫生间、房间和外墙面防渗漏,保修期为5年;3. 供热、供冷系统,保修期为2个采暖期或供冷期;4. 电气管线、给排水管道、设备安装,保修期为2年;5. 装修工程,保修期为2年。(十二) 在质量保修期满后,保修金
10、支付前,工程部、物业部和成本部等部门就总分包责任范围内维修情况、维修工作是否到位等保修责任履约情况进行评价考评。依据最终评价考评结果,核实并扣除责任范围内维修费用后给予支付。(十三) 退还承/供商保函时,协议实施部门须填写退保函申请,从财务部领出保函原件并同时签收,在将保函退还承/供商时,协议实施部门须要求承/供商在留存复印件上签收“保函原件取回”,并签署姓名、日期、联络电话后方能退还。第十四条 协议组稿步骤依据部门职责,协议按以下步骤进行组稿:成本管理部协议实施部门成本管理部法务专员或聘用外部法律机构成本管理部提议协议评审步骤第四章 协议分类及编号第十五条 按集团企业现行开发成本科目划分,协
11、议分为七大类。(一) 土地类协议:包含土地出让、股权收购、股权合作、股权转让和土地整理合相同;(二) 拆迁类协议:包含拆迁委托和拆迁赔偿合相同;(三) 前期类协议:包含工程勘察委托、设计委托、工程造价咨询服务、工程监理和招标代理委托合相同;(四) 建造类协议(包含基础设施、公共配套设施):工程总承包、工程专题分包(安装、装饰、市政、园林、道路、环境、景观工程等)、材料设备采购及安装合相同;(五) 营销类协议:包含市场调研委托、产品策划委托、营销策划委托、广告代理、宣传资料和销售道具制作和销售代理协议及商品房销售协议(标准文本)等;(六) 管理类协议:包含房屋租赁、办公家俱购置、车辆购置和物业管
12、理服务类合相同;(七) 财务类协议:包含多种借(贷)款、抵押、质押、担保、典当、信托和审计委托合相同。第十六条 协议根据类型及金额大小分为关键协议、通常协议两类,详见下表:序号协议类型协议内容关键协议通常协议1土地类协议土地整理合相同全部无2拆迁类协议拆迁委托等全部无3前期类协议工程勘察、设计、咨询监理等100万(含)以上100万(不含)以下4建造类协议总承包协议全部无其它500万(含)以上500万(不含)以下5营销类协议销售代理、推广等50万(含)以上50万(不含)以下商品房销售协议全部无6管理类协议房屋租赁等50万(含)以上50万(不含)以下7财务类协议借贷等全部无第十七条 根据企业业务范
13、围协议分类及分类简称以下(共7类): 土地类(TD),拆迁类(CQ)前期类(QQ),建造类(JZ),营销类(YX),管理类(GL),财务类(CW)。第十八条 协议编号由六部分组成,第一部分是企业拼音简称第一个字母大写组合;第二部分为协议项目所属项目名称(含分期)简称拼音第一个字母大写组合;第三部分为协议二字拼音第一个字母大写组合;第四部分反应招标项目所属类别;第五部分为协议签署年度;第六部分为协议年度次序号,如“SHZY-QX(I)-HT-JZ-03”表示协议是上海置业青秀系列I期建造类协议第03份。第十九条 若协议为原协议补充协议,则在该协议次序编码后括号内加注补充编码,补充编码注明本协议是
14、主协议第几次补充。如如“SHZY-QX(I)-HT-JZ-03(补01)” 表示协议是上海置业清秀系列I期建造类协议第03份第1个补充协议。协议编号由成本管理部统一编制、汇总。第五章 协议评审、立案第二十条 协议审核(一) 关键协议:分两阶段评审,即企业内部评审协议评审表(附件03)和集团企业评审,企业内部评审完成后由成本管理部报集团企业评审完成后方可签署协议。(二) 通常协议:企业内部评审协议评审表(附件03)完成,签署协议后由成本管理部报集团企业立案。如时间许可标准上报集团企业立案经过后再行签署协议。(三) 协议审批程序以下:1. 法务专员或聘用外部法律机构提出修改意见;2. 成本管理部审
15、核;3. 协议实施部门审核;4. 财务部审核;5. 成本、财务及实施部门分管领导审核;6. 总经理审核;7. 实施董事审批;8. 集团企业评审(关键协议)。第二十一条 协议谈判(一) 协议技术类条款谈判由协议实施部门成本管理部共同负责组织。(二) 协议商务条款谈判由成本管理部负责、法务或审计管理部分监督。(三) 经招标确定项目协议,协议谈判人员标准上不得退让招标文件实质性内容;非招标采购协议,谈判人员就相关实质性条款退让前,必需就相关退让给企业实质性影响,如资金、开发工期等作出分析,并按协议审批程序进行审批。第六章 协议签署第二十二条 签署协议必需遵守国家法律法规,落实“平等互利、协商一致”标
16、准。第二十三条 协议须采取书面形式。第二十四条 协议应以企业名义签署。企业所属各部门未经授权不得对外签署协议。(一) 代表企业签署协议人员,必需取得企业法定代表人授权委托书,并在授权范围内开展工作。(二) 法定代表人授权委托书由承接部门负责填写,法律事务专员负责法律审核,经法定代表人同意后,综合办公室加盖企业公章和法定代表人名章。(三) 未经企业法定代表人委托,任何人均不得以企业名义和她方签署多种协议,不然,如此造成表见代理,企业对外负担协议责任后,可向签署者追偿。第二十五条 标准上协议由协议管理部门先行打印并加盖骑缝章后,先由对方签字盖章后我方才给予签字盖章,严禁在空白文本上盖章。协议文本达
17、二页以上须加盖骑缝章。签署协议时,应要求对方加盖公章或协议专用章,除公章、协议专用章外,其它盖章(财务专用章、业务部门章等)均属无效。和协议相关协议附件必需经协议相关方法定代表人或法定代表人授权委托人签字盖章确定,并附于协议后。第二十六条 协议含有签署条件或对方签字并加盖公章后,成本管理部、协议使用部门责任人须进行核查,核查无误后成本管理部报企业法人或其授权人签署,并加协议章。第二十七条 法人授权委托书由综合办公室按本措施及相关领导授权指示具体办理,并随协议签署表一并存档。第七章 协议推行第二十八条 协议依法签署后,即含有一定法律效力。需要办理登记立案或相关部门同意手续后方生效,成本管理部或协
18、议实施部门应立即办理,确保协议完全生效。第二十九条 协议签署后,成本管理部、财务部、协议实施部门应各留存原件一份。第三十条 协议实施部门应负责全方面推行协议。并督促和协议推行相关部门根据协议约定立即、正确推行协议。第三十一条 成本管理部应该严格协议发放登记制度,建立协议台帐,做好多种协议管理报表统计和综合分析,按要求向上一级协议管理部门报送。第三十二条 协议推行过程中,假如协议实施部门员发觉协议约定不明或对相关事项未约定,需要和对方签署补充协议,应根据协议审批程序办理。第三十三条 协议推行过程中,如遇协议约定条件改变和不可抗力造成协议不能实际推行,应该主动采取方法,将损失降低到最低程度,并立即
19、以书面形式通知对方,同时注意保留相关证据。第三十四条 发觉对方不推行或不完全推行协议时,协议实施部门除要求对方继续推行外,应该立即将对方不推行或不完全推行协议情况立即报主管领导和协议管理部门。第三十五条 协议推行完成必需签署结算协议,结算审批程序及权限按协议审批程序及权限实施。第八章 协议变更和解除第三十六条 协议在推行过程中,需要变更或解除,应在法律要求或协议约定条件下和对方进行协商。第三十七条 对方要求变更或解除协议,应在收到对方文件、信函、电报后立即报项目责任人并出具处理意见,报主管领导审批,在法律要求使用期限内回复并报成本管理部立案。第三十八条 变更、解除协议必需采取书面形式(包含双方
20、往来信函、电报、电传等),其审批权限、报送措施和原协议签署审批权限、报送措施相同。第三十九条 变更、解除协议协议还未达成以前,仍应推行原协议。第九章 协议纠纷处理第四十条 协议纠纷发生后,相关部门应立即向企业领导汇报,协议实施部门、法律事务人员等,本着以事实为依据以法律为准绳、维护企业正当利益标准,和对方协商处理。第四十一条 经协商未能处理纠纷,由协议成本部门向企业领导汇报,商议处理措施。第四十二条 申请仲裁、起诉或企业作为被告应诉,由法务管理部门依据企业授权视情况组织或委托法律顾问作为代理人参与仲裁或诉讼。第四十三条 协议实施部门、成本管理部或法务管理部门就纠纷进行调查取证时,承接人及各相关
21、部门应予配合,提供相关证据材料。需要相关人员参与仲裁、诉讼或出庭作证,各部门和相关人员不得拒绝。第四十四条 双方就处理协议纠纷达成和解协议、仲裁机关裁决书、人民法院调解书、判决书生效后,原件由企业综合办公室或法务管理部门存档,并确定专员负责该文件实施和检验。第四十五条 生效调解书、判决书、裁定书由法务管理部门负责监督实施。对方当事人逾期不推行和解协议、仲裁书、调解书、判决书,法务管理部门应立即向企业领导汇报,方便向人民法院申请强制实施。第四十六条 协议诉讼保全是处理协议纠纷关键内容之一,法务管理部门需依据法律要求在有效保全期内,立即函告对方,并取得有效签收凭证。第十章 协议归档第四十七条 全部
22、协议及协议审批表原件由企业成本管理部保留、归档。成本管理部、财务部、协议实施部门、综合办公室档案人员须留存协议原件备用。协议分发应办理登记手续,见协议分发记录表(附件05)。第四十八条 其它部门需要借阅或借用协议,根据档案管理制度中等案借阅要求向相关领导申请后方可借阅或借用。第四十九条 协议档案范围包含:审批表,法定代表人授权委托书,协议正本及附件,协议签署、推行、变更、解除过程中信函、电报、电话统计、传真材料、图表、视听资料、票据凭证及其它相关文件。第五十条 相关协议保管期限、保密、销毁等具体要求按摄影关档案管理制度实施。第十一章 罚 则第五十一条 私自使用协议专用章或未经审查、审批授权而签
23、署协议,视情节轻重,给企业内部警告、降职、免职、解聘处分;触犯刑法,移交司法机关追究其刑事责任,并依法追究民事赔偿责任。第五十二条 协议管理部门、保管部门或相关人员对协议管理不妥,使协议丢失、损坏或对外泄露协议内容,给警告处分;给企业造成损失,给解聘处分,并依法追究民事赔偿责任。第十二章 附 则第五十三条 本措施由企业成本管理部负责制订和解释。第五十四条 本措施自公布之日起实施,企业内部相关制度如和本措施冲突,以本措施为准,本措施若和集团新出台管理措施不符,则实施集团新管理措施。第十三章 附 件附件01 中铁房地产集团协议管理措施附件02 中铁房地产集团协议评审立案管理措施附件03 协议评审表
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