集团岗位新版说明书编写综合规范.doc

XX集团岗位说明书编写规范

一、 基础资料部分

岗位名称：
岗位编号：
岗位类别：
所属部门：
下属人数：
修订版次：
编制者署名：
审核者署名：
审批者署名：
编制日期： 年 月 日
审核日期： 年 月 日
审批日期： 年 月 日

1. 岗位名称：岗位名称会表现两方面信息：
u 岗位层次
u 关键工作职能
比如：人力资源部部长，表示隶属人力资源部、岗位为部长；人力资源部绩效专员，表示隶属人力资源部、关键负责绩效管理方面工作。
2. 岗位编号：岗位编号应严格根据规范要求填写，并由人力资源部（项目组）统一修改并解释。通常而言，岗位编号采取三级编号制，XX-YY-ZZZ，依据以下规则进行编制：
u XX：二位大写字母，共有四种代码，分别为：集团企业，“JT”；铝轮事业部，“LL”；锯片事业部，“JP”；机器事业部，“JQ”。
u YY：二位大写字母，表示该岗位所属部门，如人力资源部为RZ，供给部为GY等。
u ZZZ：三位数字，表示该岗位说明书在该部门编写序号，可参考岗位等级高低进行排序。
比如：人力资源部部长岗位编号为JT-RZ-001

3. 岗位类别：此处空出不填，由人力资源部（项目组）对岗位体系梳理后统一填写。

4. 所属部门：所属部门根据XX集团已公布组织结构设置要求进行填写。事业部副总所属部门为该事业部；部门责任人（部长）及以下岗位为对应部门。

5. 下属人数：下属人数即为岗位所属直接下属和间接下属人数总和。直接下属人数是指该岗位直接指挥或向该岗位进行直接汇报岗位任职者人数；间接下属是指该岗位直接下属直接下属或间接下属任职者人数总和。需要注意是，这里下属人数是指具体任职者数量而不是岗位数量。

6. 修订版次：由人力资源部（项目组）统一填写。此次岗位说明书编写审批经过后版本提议统一设定为V01.00-；岗位说明书版本编号规则根据以下标准进行设置：
VXX.XX-XXXX
u V：表示version，即版本号英文缩写；
u XX.XX：表示版本编号，小数点前二位表示版本修订有较大变动，如XX集团组织结构进行较大程度调整，对全部岗位岗位说明书统一进行修订时；小数点后两位表示版本修订发生较小变动，如仅对部分岗位岗位说明书进行修订时版本修改时，数字自然数次序编写。
u －XXXX：表示版本修订时年份。

7. 编制者署名和编制日期：即岗位说明书编制者署名和署名时时间。

8. 审核者署名和审核日期：即审核人署名和审核时时间，审核者为该岗位直接上级。

9. 审批者署名和审批日期：即审批人署名和审批时时间，审批者为集团人力资源部部长。

二、 岗位体系部分
岗位体系示例图
直接下属
直接下属
直接上级
本职岗位
直接下属

直接上级（岗位名称）：

直接下属（岗位名称＋人数）：

10. 直接上级：是指本岗位直接进行汇报并受其日常领导岗位。比如，人力资源部绩效专员直接上级为人力资源部部长。

11. 直接下属：是指该岗位直接指挥或向该岗位进行直接汇报岗位。需要强调是，除了直接下属岗位名称外，还需要填写直接下属岗位任职人数。比如，人力资源部部长直接下属有培训招聘专员和绩效专员两个岗位，培训招聘专员和绩效专员各有1人，填写规范为：
u 培训招聘专员， 1人
u 绩效专员， 1人
间接下属：填写人数。
三、 工作概要部分
12. 工作概要：工作概要是岗位工作概括性描述，要求简明扼要，说清楚岗位存在目标。规范工作概要编制要求遵照以下三段式描述：
“为了……结果（目标）”＋“在……指导（约束）下”＋“做……工作”
u 比如，
u 要求用1－2句话概括性描述，简单扼要。是为了说明该岗位在整个组织中地位和作用，和岗位存在理由和目标。
u 切忌对工作内容事无巨细地简单罗列。所作描述太空洞，和其它岗位相比没有显著区分，看不出是什么岗位。

四、 工作职责部分
13. 工作职责：工作职责是岗位说明书中最关键内容之一，它描述是岗位关键工作内容，对于指导任职者工作有着很关键意义。工作职责描述通用模式是：
“表示权限和参与方法动词”＋“需要完成工作或动词指向对象”＋“职责目标（可选择）”
u 比如，组织XX集团人力资源计划管理工作，建立完整集团企业人力资源管理体系。
u 同时，工作职责部分填写应该根据先关键、后次要标准逐项分析。
u 另外，工作职责部分中时间权重应该依据每项工作职责所占用时间多少分配权重，各项权重总和是100％。单项工作权重数值本身没有意义，两项或多项权重数值对比表示了不一样职责之间关键性程度对比。
u 职责描述通常不超出10条。
u 职责描述依据《工作职责动词表》要求采取专门动词，努力争取表示正确
u 需要尤其强调是，工作职责描述是该岗位必需实施工作关键点，而不是目前或未来需要完成一项阶段性任务或目标。比如：“依据企业年度营销计划，完成企业年度销售目标”是一项职责，而“完成企业3000万销售任务”则是一项具体任务或目标。

五、 工作沟通部分
沟通类别
沟通对象
沟通程度
沟通频率
内部沟通

外部沟通

14. 内部沟通：内部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触XX集团内部单位或部门。内部沟通关系需要规范填写三部分内容，沟通对象、沟通程度和沟通频率，通常而言，该岗位和上级和下属岗位沟通或日常汇报不列入内部沟通中：
u 沟通对象：该岗位工作上需要接触内部单位或部门名称，比如人力资源部，需要注意是名称统一、规范
u 沟通程度：是指该岗位工作上和内部单位或部门进行工作沟通时需要程度上要求，通常能够把沟通程度分为三个层次：
①. 一般：是指沟通仅需要基础礼仪和交换信息
②. 关键：是指沟通有费力性质，需要影响她人并和人合作（如谈判、面谈销售和采购决定等）
③. 极关键：是指对整个组织极关键谈判和决定
u 沟通频率：是指该岗位针对同一沟通对象每日/每七天/每个月沟通次数，通常能够把沟通频率分为三个层次：
①. 偶然：一月几次
②. 常常：有规律但非天天
③. 连续：天天

15. 外部沟通：外部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触XX集团外部单位或机构，比如税务所等，需要强调是需要将外部沟通对象全称规范、统一表述出来。同内部沟通一样，外部沟通需要规范填写三部分内容，沟通对象、沟通程度和沟通频率，其填写规范同内部沟通要求相同。

六、 任职资格部分
项目
基础要求
教育背景
学历

专业

培训

工作经验
总体工作经验

相关工作经验

管理工作经验

专业知识和技能
专业知识

专业技能

能力和素质
能力

素质

其它要求

16. 任职资格：任职资格填写是能够胜任该岗位工作合格要求，作为该岗位进行人力资源招聘和配置标准和依据。需要尤其注意是，任职资格标准要求并非任职者个人履历，所以应如实进行填写而不是对个人情况简单描述。

17. 教育背景：教育背景是岗位任职资格关键方面之一，关键是从学历、专业、培训等方面进行要求。
u 学历：初中及以下、高中（含高中、技校、中专等）、大专（含大专、高职）、本科、硕士及以上。学历应该依据岗位性质确定最符合要求并如实填写，而不是一味追求高学历。
u 专业：是指该岗位工作要求对口或相关专业。
u 培训：是指该岗位工作要求、必需含有专业或特殊技能性培训。

18. 工作经验：工作经验是最常见岗位任职资格要求之一，通常而言是从以下三个方面标准要求进行衡量：
u 总体工作经验：是对整体工作经验要求，关键是以工作年限这个指标来衡量。年限确定标准是正常情况下任职者从参与工作开始到能够胜任现在工作岗位所需要时间。
u 相关工作经验：是对和该岗位相关工作经验要求，这种相关从工作性质、工作内容、岗位层级、所任职企业性质和规模等多个方面给予确定。
u 管理工作经验：是指针对中、高层管理岗位而言，相关或类似管理岗位工作经验要求。
u 需要尤其说明是，相关工作经验、管理工作经验需要清楚具体说明其内容和时间，比如：工作经验，人力资源及相关管理工作经验5年，管理经验5年；6年以上本行业或相关行业大型国企（或外企或民企）从事产品销售工作经历，有2年以上担任销售部经理工作经验；4年以上从事外企人力资源管理工作经历，有2年以上招聘工作经验；8年以上从事企业人力资源管理工作经历，有3年以上在外资企业从事薪酬管理工作经验。

19. 专业知识和技能
u 专业知识：专业知识是对任职者在和所担任岗位相关专业领域内知识积累要求。专业知识是从胜任本岗位工作应必备基础知识、外语水平（语种/4级、6级/听、读、写、说能力具体要求）、计算机水平能力等方面来分析，并说明应含有专业技术资格证书（如：熟练掌握会计电算化财务系统，含有中级会计师资格）等。
u 专业技能：专业技能是对任职者为顺利推行该岗位职责而需要各类技能要求，如文字处理、工具应用、会计核实、图纸绘制等技能。
①. 专业技能应从胜任岗位工作所需要知识、能力和综合素质来分析，这些内容不是短期培训就能提升，而是个人能力、教育背景和经验所决定。
②. 在分析时，注意不应依据岗位现在任职者水平进行判定，应依据岗位职责和其工作活动要求选择最基础技能要求。
20. 能力和素质：
u 能力要求：如学习能力、创新能力、协调能力、沟通能力、分析判定能力、问题处理能力、适应能力、培养指导下属能力、计划能力、组织能力、控制能力、实施能力等。其规范写法是“程度”＋“能力”，比如：含有较强组织能力。程度通常能够分为通常、较强、极强三个层次。
u 素质要求：如心理承受力、忠诚、团体合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、标准性、成就动机、主动性、自制力、自信心、服务意识、灵活性、认真细致等。其规范写法是“程度”＋“素质”，比如：有极强责任感，认真细致。程度通常能够分为通常、较强、极强三个层次。

21. 其它要求：是指对于该岗位其它方面任职资格要求，比如职称、个性特征、需要掌握政策法规、规章制度等等。
u 需要掌握政策法规。描写等级：了解、掌握、熟悉、精通，如：薪酬管理人员应该要求熟悉国家级地方相关劳动法规及政策。
u 需要掌握工作规章，如：技术规程、工作手册、业务步骤、企业相关规章制度等。

七、 工作条件部分
工作时间
正常工作时间： 小时/周
平均加班时间： 小时/周
平均出差时间： 小时/周
班制形式： ¨长白班 ¨长夜班 ¨两班倒 ¨其它
工作环境
场地环境： ¨一般 ¨通常 ¨艰苦
噪音环境： ¨一般 ¨通常 ¨艰苦
高温环境： ¨一般 ¨通常 ¨艰苦
尘毒环境： ¨一般 ¨通常 ¨艰苦
风险描述
风险： ¨一般 ¨通常 ¨高
工作所需设备工具

22. 工作时间：工作时间经过标志该岗位工作时间长短，间接决定该岗位工作辛劳程度。关键包含正常工作时间、平均加班时间、平均出差时间和班制形式等四个方面内容。

23. 工作环境：工作环境关键用来描述该岗位所处工作环境艰苦程度。通常分为以下多个情况：
u 场地环境描述该岗位工作关键位置情况，比如高空作业岗位、脏乱环境等就和其它工作环境有显著差异，根据岗位环境艰苦程度分为一般、通常、艰苦等三个等级；
u 噪音环境关键描述工作中可能遭受噪音侵害情况，根据岗位环境艰苦程度分为一般、通常、艰苦等三个等级；
u 高温环境关键用来区分需要在高温环境中工作岗位，根据岗位环境艰苦程度分为一般、通常、艰苦等三个等级；
u 尘毒环境关键用来描述工作环境中粉尘危害程度，根据岗位环境艰苦程度分为一般、通常、艰苦等三个等级。

24. 风险性描述：政策风险和工伤风险，分为一般、通常、高。

u 工作所需设备工具：关键用来描述该岗位工作中需要接触多种设备工具。