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通讯技术企业会议管理制度

1、目标
本制度明确要求企业会议种类、组织及会务管理等工作相关内容,确保会议召开质量和效率,推进对会议决议实施。
2、范围
本制度适适用于企业各部门召开各项会议组织和管理。
3、权责
3.1人力资源部帮助企业管理层确定企业会议种类,组织会议进行、和制订、公布和推广会务管理相关制度;
3.2会议主办部门负责各项会议会议申请、通知、组织、统计及会议决议催办落实完成工作。
4、会议召开标准
4.1 高效。凡召开会议应含有必需性,重视实效,专题鲜明,准备充足。会议组织者应将会议主持者、议题、议程、时间、地点等安排预先通知和会者;
4.2 精简。大力精简会议,尽可能缩短会期,降低和会人员,能合并召开会议要尽可能统筹合并;
4.3 务实。把工作关键放在深入实际,加强调研和督查,集中精力研究和处理实际问题上,可采取现场办公会议等形式,立即协调研究处理相关问题;
4.4节省。会议召开提倡勤俭节省,会议地点安排在企业内进行,特殊情况需经企业管理层同意,会议所需经费由主办部门负责申报,人力资源部审核。
5、会议分类
5.1 企业级会议:关键包含年度职员大会、工作总结会(月度/季度/年度)、月度经营研讨会、营销总结会(季度/年度)、业务相关会议(如用户或供给商研讨会、洽谈会,座谈会等)及各类临时召开代表大会;
5.2例会:企业各一级部门周例会、月度例会;
5.3专题会议:项目研讨会、业务综合会(如计划协调会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)。
6、会议周期立即间安排
7、会议申报及组织
6.1各部门须根据事先要求会议时间、和会人员、会议汇报内容等做好充足准备参会;
6.2会议通知:列入会议计划会议通知由人力资源部统一安排,会议通知须提前一天以文字或电话发出。各部自行安排小范围会议可自行安排;
6.3如召开须上级部门参与不定时会议,由会议主办单位依据工作需要和会议内容,向上一级单位提出,提报<会议申请单>,详见附件一。经上级单位审批,如同意开会,会前准备相关事宜由会议主办单位负责,同时参考本程序实施;
6.4会议筹备工作:依据会议内容,由会议主办部门负责组织,会议相关部门配合完成具体工作筹备和落实(包含:领导讲话、会场部署、横幅标识、安全保卫、音响、会议通知、会议方案等);
6.5会议签到:会议主办部门应事先准备签到表、册。中小型会议实施个人签到,规模较大会议实施部门领导签到。会议结束时,主办部门可对各单位出勤情况进行检验或抽查;
6.6会议文件及会议档案:全员性会议文件由主办部门准备,会议结束后,应立即将完整会议文件整理归档,按要求时间移交到人力资源部存档;通常性工作会议由主办部门负责会议统计和纪要整理,会议纪要经部门责任人签发后,公布实施并发至相关部门备忘;
6.7和平级或纵向沟通不定时会议召开,由会议提议单位提出并参考本程序实施。
7、会议要求及纪律
7.1会议接待由会议主办部门负责,会议召开前5分钟进行签到,须正确统计会议人数并留存档案资料,详见<会议签到表>附件三;
7.2会议相关部门负责在会前将和会议相关参阅资料立即、正确分发至和会人员;
7.3会议统计由会议主办部门负责统计;
7.4和会人员应做到不迟到,不早退,因故不能参与会议应提前向主办会议部门请假;有事离开会场需向会议组织者请假;会议期间应关闭通讯工具,保持会场平静,不做和会议专题无关事;
7.5 会议内容有保密事项时,和会者必需严格遵守保密纪律;
7.6人力资源部将于会议召开后对会议纪律实施情况(包含会议出勤、请假制度推行情况及会风会纪情况)在全企业范围内通报。各部门责任人要重视对会议纪律实施,以身作则,促进良好会风形成。
8、会后工作跟进
8.1主办部门负责整理及下发<会议纪要>(详见附件四)及会议决议催办;
8.2会后聚餐、娱乐等活动由人力资源部组织、协调,会议主办部门应在会议召开前通知人力资源部,方便提前准备安排;
8.3会议文件材料立卷归档,建立会议档案。
8.3.1主办部门负责会议相关材料保留,如会议通知、会议议程、签到表、会议纪要、会议汇报等文书须一并搜集、整理齐全,按一会一卷立卷方法设置案卷;
8.3.2部门内部会议均需将会议议程、签到表、会议纪要、会议汇报等文书备份呈报总经理。
9、会议室使用管理措施
9.1 管理归口
9.1.1人力资源部负责会议室统筹管理和协调安排使用。
9.1.2日常管理具体:会议室内财产保管、卫生保洁、门窗及电器关闭、使用交接手续办理、钥匙交接等。
9.1.3全部会议室灯光、音响、多媒体投影等操控工作、日常调试及报修工作均由网络管理员或总经办指定专员负责。
9.2 使用范围及预约程序
9.2.1根据”会议管理制度”之要求,列入每七天会议计划会议优先编排使用会议室;各部如需使用会议室通常要提前1天向人力资源部申请预约,方便统筹安排使用。若各部拟预约会议室使用时间和每七天列入会议计划或已预定会议室和临时性关键会议发生冲突时,以关键会议为先。
9.2.2外部租赁会议室关键用于全企业大型活动及关键会议等,如有特殊活动需要,需经企业管理层同意,方可实施租用安排。
9.2.3申请使用会议室可在公用盘下载申请表,要求要逐项填写申请单中各项内容,并在”其它说明”栏中注明参会人数、需使用设施等,经同意后方可使用;严禁私自使用会议室。
9.3 使用要求
9.3.1根据”谁使用谁负责”标准,使用部门须派专员负责本部门活动期间管理及安全工作。
9.3.2会议期间非和会人员不得随意进入会议室。  
9.3.3凡进入会议室人员必需自觉遵守会议室使用管理要求。讲卫生,不得喧哗、不得损坏公物、不得损坏公用设施。对于违反本要求人员,人力资源部或指定管理人员有权阻止、教育、直至给行政处罚。
9.3.4会议室使用结束后,使用部门必需负责关闭电源、还原设施,做好卫生保洁。如发觉公用设施损坏等情况要立即主动汇报人力资源部,方便安排立即修复,对因使用不妥造成设施损坏和发觉问题不立即申报,一经发觉查实,追究当事人和部门领导责任。
9.3.5对于不按要求要求使用会议室部门,人力资源部有权提出批评,并在其再次申请使用会议室时提出明确要求。