公司会议管理制度范本.doc
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1、企业会议管理制度范本会议制度1 目标和范围: 会议是企业内部沟通最有效方法之一,建立会议制度目标在于规范多种会议组织筹备、信息搜集、信息沟通、会议统计、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作,以提升会议效率、形成顺畅沟通渠道,从而有利于连续有效制度化改善。其范围涵盖企业内多种会议和企业职员外出参与会议。2 职责2.1 总经理/副总经理2.1.1 主持经理例会、企业专题会议、管理评审会议、全体职员大会;2.1.2 指定专员追踪经理例会事项落实情况;2.1.3 经理例会后,指定专员整理会议统计,形成并发放会议纪要; 2.1.4 参与相关会议。2.2 总经理室2.2.1 总经理秘书负责经理例会通知、召集;
2、总经理室相关人员参与经理例会。2.2.2 总经理室通知召开企业职员大会;2.2.3 组织召开企业专题会议;2.2.4 负责组织和质量管理体系相关会议;2.2.5 总经理室副主任负责经理例会和企业专题会议会议统计、会议纪要发放、会议部署工作实施情况追踪、落实和反馈等工作。 2.3 各部门2.3.1 经理例会前向总经理室递交本部门工作周记,部门正职经理和项目部正职经理参与经理例会,部署实施会议安排工作;2.3.2 部门经理主持召开本部门周会,负责周会精神在本部门内部沟通;2.3.3 业务主管部门负责业务专题会议召开,并组织相关部门参与;指定专员做会议统计,发放会议纪要、追踪落实会议部署工作;2.3
3、.4 部门经理、人力资源部经理审定并同意职员外出参与外部会议(高级职员由总经理同意);2.3.5 人力资源部负责企业职员大会等会议具体会务安排。3 工作步骤 3.1 会议类别3.1.1 例会,包含经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等;3.1.2 专题会议,包含企业专题会议和部门业务专题会议(针对业务专题由业务主管部门牵头组织相关人员召开,图纸会审会议、开标评标会议、协议评审会议等);3.1.3 和质量管理体系相关会议,包含内外审首末次会议,内、外部审核会议,管理评审会议等;3.1.4 全体职员大会,包含多种动员大会、年初计划动员会、年底总结表彰会等;3.1.5 其它内部会议;3.1
4、.6 外部会议:指企业职员外出参与由政府、行业协会和其它组织机构主办多种会议。3.2 会议组织步骤 3.2.1 例会3.2.1.1经理例会A经理例会由总经理/副总经理主持,总经理秘书负责召集,标准上每两周一次。和会人员为各部室正职经理、总经理室相关人员和总经理指定其它职员。标准上每三个月召开一次经理例会扩大会议,和会人员范围扩大至企业本部和各分支机构全部中、高级职员。B在例会前,各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份(分发至总经理、两位副总、统计存档各一份)。周记包含”本周工作关键情况”、”存在问题及改善意见”、”下周关键工作计划”三个栏目。总经理室指定专员追踪上次经理例会事项落实情况,并
5、整理成”经理例会落实情况” 一式四份(分发范围同部门工作周记)。C在经理例会上,由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中事项;总经理主持讨论各部室周记”存在问题及改善意见”栏目中提出问题,并确定改善意见;总经理主持讨论会上提出其它问题。D在经理例会后,由总经理室副主任整理会议统计,形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后,立即发放至各和会者手中。和会者应向本部门职员传达会议精神,安排落实会议部署工作。会议纪要必需编号,标明”机密”字样,注明会议时间、地点、参与人员、缺席人员。经理例会纪要共分”上次例会未完事项”和”本周例会事项”两个栏目。总经理室保留经理例会纪要、各部室周记、”经理
6、例会落实情况”,并按年度整理成册,按要求,每两年向企业图书档案室移交一次。3.2.1.2 各部室周会 由各部室经理负责主持召开,会议内容包含传达经理例会精神、安排实施经理例会上部署工作、通报本周工作关键情况、讨论存在问题及改善意见、安排下周关键工作计划等等。标准上每隔一至二周一次,和会人员为各部室全体职员。各部室周会应形成书面纪要或以周记形式表现,以合适形式(如在部门办公室看板上张贴)在部门内部传输,并在当周经理例会前送呈总经理室。3.2.1.3项目部例会和项目部参与施工监理例会 项目部例会和项目部参与施工监理例会相关制度参见。 3.2.2 专题会议3.2.2.1 企业专题会议总经理/副总经理
7、依据企业业务运作需要确定企业专题会议议题、议程时间、地点、和会人员等,由总经理室依据总经理意见负责召集相关人员召开专题会议,并负责会议统计、会议纪要发放(发放范围:每一位和会者)和会议部署工作追踪落实等。企业专题会议依据具体情况不定时举行。总经理室保留专题会议纪要,并按年度整理成册,定时送企业图书档案室存档。3.2.2.2业务专题会议由业务主管部室负责召集,和会者为各相关部室人员。会议应形成书面纪要分发至全部和会部门主管手中,并由专员对会议部署工作进行追踪。业务专题会议依据业务开展情况不定时举行,必需时可针对同一专题举行数次会议,形成系列纪要。会议纪要发放和存档同3.2.2.1相关要求。 3.
8、2.3 和质量管理体系相关会议 和质量管理体系相关会议,包含内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等,其相关要求参见。 3.2.4 全体职员大会职员大会由总经理/副总经理主持,总经理室通知召开,并部署相关部室准备会议资料,人力资源部负责具体会务安排。职员大会不形成会议纪要,但总经理室应保留会议相关材料,并定时整理归档。 3.2.5 其它内部会议 其它内部会议相关制度参考上述适用条款实施。 3.2.6 外部会议企业职员外出参与由政府、行业协会和其它组织机构主办多种会议,必需取得部门主管同意,如需出差,必需根据办理出差申请手续。职员外出开会期间,必需做好会议统计,返回企业后,必需在一周内整
9、理相关资料,向部门主管或总经理室提交汇报,必需时召集相关会议进行传达。 3.3 会议纪要及其它会议文件归档 会议纪要及其它会议文件归档参考相关要求实施。4 相关文件4.1 4.2 4.3 4.4 4.55. 相关表单、统计 工作周记 多种会议纪要6. 附表 工作周记(见)编制:改革领导小组日期: .12.23审核: 日期: 同意: 日期: 27内审程序1 目标和范围:确定质量管理体系是否符合产品实现策划要求、本标准要求和组织自定质量管理体系要求,确保质量管理体系有效实施和保持。本程序适适用于本企业内部质量审核工作,包含和质量管理体系相关企业领导层、全部相关部门和项目部等。2 职责2.1 管理者
10、代表2.1.1 确定审核目标,下达审核指令;2.1.2 同意成立审核组,任命审核组组长和组员,并对其实施领导;2.1.3 审批内审汇报;2.1.4 协调处理内部质量审核中出现其它问题,同意纠正方法。2.2 总经理室2.2.1 编制企业年度内部质量审核计划;2.2.2 挑选和被审查对象无直接关系内部审核员,报管理者代表审批,组成审核小组;2.2.3 组织内部审核实施;2.2.4 审核资料、文件管理。2.3 审核组长编制审核实施日程表、审核实施计划,组织编制审核检验表,起草审核汇报,对审核汇报全方面性和正确性负责,审核纠正方法。2.4 审核员2.4.1 了解并向受审核部门说明审核计划要求,编制”内
11、部质量检验审核表”;2.4.2 客观公正地搜集证据、统计,分析写成书面材料向组长汇报,保管好和审核相关文件或开具不合格项汇报单;2.4.3 配合并支持审核组长工作。2.5 受审核部门2.5.1 将审核目标、范围通知全部相关人员,提供确保审核过程所需有效资源,配合审核工作;2.5.2 制订和实施针对审核结果采取纠正方法;3 工作程序3.1 总经理室依据质量体系运转情况,并考虑以前审核结果,于年末制订出第二年”年度内部质量体系审核计划”,交企业管理者代表审批。通常十二个月内最少进行一次,且两次间隔少于十二个月。当企业质量管理内外部环境或条件有重大改变时应立即增加审核频次,原因可包含如机构改变、严重
12、用户投诉、外部审核等。3.2 ”年度内部质量体系审核计划”必需覆盖企业质量体系所包含各个部门,各过程、各部室,每十二个月最少进行一次内部质量审核,对较关键或问题较多部门审核次数能够合适增加。年度计划实施中,若发觉不合理或不适宜时,可由管理者代表在实施中任何时候修改。”年度内部质量体系审核计划”内容关键为:3.2.1 审核目标和范围3.2.2 审核及受审核时间安排3.2.3 审核部门、单位3.3 审核准备:3.3.1 管理者代表依据审核部门和工作内容任命含有内部质量审核员资格人选担任审核组长和审核员。3.3.2 由审核组长依据初步确定审核时间确定审核通知并发给各部门,各部门确定后编制审核实施计划
13、。3.3.3 由审核组长组织审核组组员制订审核实施计划。内容包含:a. 受审核部门b. 审核目标、范围和日期c. 依据文件d. 审核包含过程立即间安排e. 审核员分工审核实施计划由管理者代表同意。现场审核前,由审核组长提前向受审核部门发出审核实施计划。 3.3.4准备好审核所依据文件。审核以GB/T19001 为标准,企业质量管理体系文件、相关法律、法规、标准、规范、合相同为依据,以客观、公正为标准,重视审核各个过程效果和体系有效性。3.3.5审核员应事先作好审核准备,包含编写检验表、明确对分工审核过程和区域怎样审核等。检验表由审核组长审批。3.4 审核实施3.4.1 召开首次会议(即动员大会
14、,总经理、管理者代表、部门经理、审核员参与)。首次会议确定审核目标、范围、方法、审核依据、审核中注意事项、日期安排等。3.4.2 现场审核A. 审核具体内容根据”内部质量审核检验表”进行。 B. 审核员经过查阅文件、检验现场、交谈、搜集证据,检验质量体系运行情况,发觉不合格项时,审核员应该场取得受审核部门对不合格事实确实定,若出现意见分歧,审核员必需耐心说明,仍有异议由审核组长提请管理者代表仲裁。3.4.3现场审核后,召开末次会议,参与会议人员和首次会议人员相同,参与者应签到,会议由总经理室作统计。会议上,审核组长应全方面总结质量管理体系运行情况,并说明不合格项数量和分类,提出纠正方法实施要求
15、。3.5 ”内部质量审核汇报”由审核组长编写,管理者代表同意后,报送总经理、管理者代表和相关部门,并作为管理评审输入。3.5.1 审核汇报内容:A审核目标,范围,日期B. 受审核部门C . 审核依据文件D .审核员,受审核部门关键参与人员E . 审核描述F. 质量管理体系符合性、有效性G . 不合格汇报及纠正要求3.6 审核汇报发放范围: 3.6.1 总经理,管理者代表3.6.2相关部门3.6.3 受审核部门3.6.4 不合格项所包含相关部门3.7受审核部门在收到审核汇报两天内,对不合格项制订纠正方法,审核组长同意。对短期内无法纠正不合格项,应继续采取纠正方法。3.8总经理室和审核组对纠正方法
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