行政公关管理制度范本样本.doc

1 目标
明确****企业行政公关部管理制度，充足发挥行政管理工作综合职能和服务职能，科学地规范公关工作程序，努力塑造“XXX”品牌。

2 范围
适适用于****企业所属部门、子企业、地盘。

3 解释
本制度内各项要求及表格均由****企业行政公关部负责制订，所以，各部门、子企业、地盘办理相关事项时，必需遵守本制度和正确使用相关表格；不管以何种形式或以企业、地盘名义签署雇佣合约职员，均应遵守本制度。

4 行政公关部职责范围
4.1 在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。
4.2 负责****企业文秘工作，包含文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。
4.3 负责企业外事接待工作，包含安排食宿、陪同参观游览、机车船票预订等事宜。
4.4 统一购置、分发办公用具；负责除计算机之外固定资产报批、购置、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水管理，清洁卫生工作。
4.5 负责电话申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机维修、养护及费用结算等事宜。
4.6 负责企业总务及后勤保障工作。配合并推进相关部门日常管理。
4.7 会同人力资源部负责写字楼防火、防盗、安全保卫工作。
4.8 负责企业领导办公室、各楼层会议室、职员办公区域、多功效厅调整、使用及日常管理。
4.9 负责企业食堂管理工作。
4.10 负责企业车辆调度、保养和管理，确保企业领导用车，合理安排、调度各部门对车辆使用。
4.11 负责企业品牌宣传策划工作。
4.12 负责企业对内对外宣传稿件、宣传画册编写、印制；负责企业信纸、信封印制和管理。
4.13 负责对外公关事务联络及保持和传媒联络。
4.14 负责大型公关活动、会议及集体康乐活动策划、筹备和组织工作。
4.15 负责和物业企业***管理处沟通和协调工作。
4.16 负责股份企业档案室管理工作，推进和指导子企业档案工作。
4.17 协调、指导子企业行政管理、公关策划工作。
4.18 领导交办其它工作。

5 组织架构

行政公关部总经理

行政公关部助理总经理
行政公关部副总经理

秘

书

档案管理
秘

书
前台文员
前台文员

6 岗位职责
6.1 行政公关部总经理：
6.1.1 在企业主管副总经理领导下工作。
6.1.2 负责行政公关部全方面工作。
6.1.3 负责部门工作方针、政策制订及决议，把好对外宣传、形象策划尺度。
6.1.4 负责召集、组织企业会议。
6.1.5 负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。
6.1.6 负责监督、指导日常文秘工作。
6.1.7 负责协调档案管理工作。
6.1.8 负责协调企业各部门关系，推进日常工作。
6.1.9 负责企业办公用具、办公设备订购审批。
6.1.10 做好食堂管理工作。
6.1.11 企业领导交办其它工作。
6.2 行政公关部副总经理：
6.2.1 在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。
6.2.2 负责企业对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷实施和指导工作。
6.2.3 负责XXX品牌形象对外宣传，企业企业形象战略制作和推广。
6.2.4 负责企业对外公共关系联络，外事接待工作和和相关单位、部门及行业协会联络沟通。
6.2.5 帮助负责联络、邀请新闻单位对企业进行采访和报道。
6.2.6 负责企业品牌宣传策划工作。
6.2.7 负责大型公关活动组织工作。
6.2.8 负责企业公文纸、信封、手抽等印刷品定稿，并报部门总经理审批。
6.2.9 领导交办其它事项。
6.3 行政公关部助理总经理：
6.3.1 在行政公关部总经理领导下, 帮助推进日常行政工作。
6.3.2 负责写字楼办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。
6.3.3 负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产订购、管理工作。
6.3.4 负责写字楼电话系统统一管理及节假日值班安排。
6.3.5 负责企业车辆调度及管理工作。
6.3.6 负责和管理处协调、沟通。
6.3.7 负责企业大型会务安排，帮助相关策划工作。
6.3.8 帮助做好食堂管理工作。
6.3.9 负责企业工作总结等相关文件起草和大事记等编写工作。
6.3.10 领导交办其它事项。
6.4 档案管理员：
6.4.1 负责企业档案管理制度、规范及分类纲领拟制、修订工作。
6.4.2 搜集处理各部门移交档案。
6.4.3 建立和完善档案计算机管理系统。
6.4.4 提供档案信息供各部门使用。
6.4.5 对各部门档案工作进行业务指导。
6.4.6 做好档案室日常管理工作，定时进行“八防”检验。
6.4.7 推进和指导香港承建及各子企业档案工作。
6.4.8 帮助部门行政总务工作。
6.4.9 帮助部门公关宣传工作。
6.4.10 帮助负责本部门规章制度拟制、修订工作。
6.4.11 领导交办其它事项。
6.5 总经理秘书：
6.5.1 跟踪实施总经理日常事务管理工作。
6.5.2 掌握总经理日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。
6.5.3 接待总经理来访人员。
6.5.4 负责总经理签署文件落实及催办工作。
6.5.5 负责总经理文件档案管理工作。
6.5.6 负责食堂费用结算及企业职员就餐管理工作。
6.5.7 帮助、配合做好行政公关部其它日常工作。
6.5.8 领导交办其它事项。
6.6 秘书：
6.6.1 负责企业公文管理及其它日常文秘工作。
6.6.2 负责企业印章管理使用，统一办理各部门、地盘印章刻制和登记。
6.6.3 负责企业各类会议通知和会务工作。
6.6.4 负责写字楼办公用具购置、保管和发放工作。
6.6.5 负责传真件和领导电子邮件管理、跟进工作。
6.6.6 负责车船、机票预订及费用结算。
6.6.7 负责来往人员住宿安排工作。
6.6.8 负责写字楼各楼层钥匙统一管理及配置工作。
6.6.9 领导交办其它事项。
6.7 前台文员：
6.7.1 写字楼维修、保养联络。
6.7.2 企业领导办公室早晨茶水准备。
6.7.3 企业信件、资料整理、分发。
6.7.4 报刊预订及每日立即分送。
6.7.5 电话接转、接待企业到访客人并立即通知相关人员。
6.7.6 企业会议室、接待室分配和使用安排、茶水准备及清洁整理。
6.7.7 写字楼行政仓库及办公桌椅统一管理。
6.7.8 写字楼电话故障报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算。
6.7.9 写字楼饮用水订购通知。
6.7.10 帮助花木日常养护，确保写字楼植物及观赏鱼鲜活。
6.7.11 领导交办其它事宜。
6.8 司机：
6.8.1 安全行车，并立即办理车辆保险到期续期手续。
6.8.2 车辆日常保养和清洁，做好行驶及维修统计。
6.8.3 写字楼、食堂清洁用具、食物及其它物品采购。
6.8.4 各楼层饮水机管理及饮用水采购。
6.8.5 电话业务及办理。
6.8.6 过港车辆续期、变更等手续办理。
6.8.7 定时去市政府取文件。
6.8.8 帮助、配合做好行政公关部其它日常工作。
6.8.9 领导交办其它事项。
6.9 炊事员：
6.9.1 确保食物原材料、辅料采购渠道通畅、安全卫生。
6.9.2 食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不洁净食物。
6.9.3 确保食堂操作间及用餐场所卫生清洁。
6.9.4 确保用火、用电、用水操作安全。
6.9.5 重大活动期间，保障职员、到访人员立即用餐。
6.9.6 职员用餐人数统计及日用具费用结算。
6.9.7 领导交办其它事项。

7 行政管理
7.1 公文管理
7.1.1 收文
7.1.1.1 收文办理程序包含签收、登记、分发、批办、承接、传输、催办、查办、立卷、归档、销毁。
7.1.1.2 政府部门、上级企业及各子企业、部门来文，均由行政公关部收发秘书统一登记编号，经行政公关部总经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各子企业来文尽可能要对口，相关事宜要先报股份企业相关部门，如有需要，由其报企业领导，而不能直接行文企业领导。
7.1.1.3 行政公关部依据阅批范围,负责文件送阅及催办，企业领导及各相关部门对文件应立即阅看并签字，以后应退回行政公关部，不得自行传输，以防丢失和延时误事。
7.1.1.4 来文处理必需做到立即、正确、安全，必需严格实施保密标准和相关保密要求，确保企业商业秘密安全。
7.1.1.5 各相关部门对企业领导已指示公文要立即处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于公文签上,并将原件退回行政公关部归档立案。
7.1.1.6 传阅文件,请阅后署名并注明阅文日期,不得以圈阅替换署名。
7.1.1.7 经相关人员带回发给企业公文及相关会议文件,应统一交行政公关部登记、收存。
7.1.1.8 政府致企业领导信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，通常交由行政公关部保留。
7.1.2 发文
7.1.2.1 发文程序包含拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。
7.1.2.2 ****企业常见公文种类：
7.1.2.2.1 决定：适适用于对关键事项或重大行动做出安排。
7.1.2.2.2 通告：适适用于在一定范围内公布应该遵守或周知事项。
7.1.2.2.3 通知：适适用于批转下级单位公文，转发不相隶属单位公文；公布规章；传达要求下级单位办理和相关单位需要周知或共同实施事项；职员职务任免和聘用；召开多种会议。
7.1.2.2.4 通报：适适用于表彰优异，批评错误，传达关键精神或情况。
7.1.2.2.5 汇报：适适用于向上级机构（董事会、股东大会）汇报工作，反应情况，提出意见或提议，回复上级机构问询，不得夹带请示事项。
7.1.2.2.6 请示：适适用于向上级机构请求指示、同意，要求一文一事。
7.1.2.2.7 批复：适适用于回复下级单位请示事项。
7.1.2.2.8 函：适适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、问询和回复问题。
7.1.2.2.9 会议纪要：适适用于记载和传达会议情况议定事项。
7.1.2.3 ****企业公文格式及字体规则:
7.1.2.3.1 文号: 四号 仿宋GB2312 左齐
7.1.2.3.2 标题：三号 黑体 居中
7.1.2.3.3 正文：小三号 仿宋GB2312
7.1.2.3.4 每行28-30字,每页28-30行。视正文内容多少, 行间距定义为最小值或单(双)倍行距, 并经过调整字间距, 尽可能避免“此页无正文”和段落最终一个字另起一行，以确保页面充实、完整、美观。
7.1.2.3.5 正文中结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。
7.1.2.3.6 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，其它应该使用阿拉伯数字。
7.1.2.3.7 附件：正文以后, 成文时间之前，注明次序和名称。
7.1.2.3.8 成文时间：四号 仿宋GB2312 右齐 以领导签发日期为准。
7.1.2.3.9 印章：除会议纪要外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。
7.1.2.3.10 抄报、抄送：四号 仿宋GB2312 和正文齐。
7.1.2.4 公文用纸统一采取国际标准A4型(长297mm 、宽210mm)，左侧装订。以“****企业”或其它企业名义发文，要分别采取对应企业信笺，并加盖对应印章，不得混用。
7.1.2.5 凡以****企业名义发文，文稿由各相关部门使用统一拟稿纸草拟并署名，部门责任人核签，然后交行政公关部复核(如和其它部门有业务联络,还应进行会签)，行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈****企业总经理(或授权副总经理)签发。
7.1.2.6 经总经理(或授权副总经理)签发文件底稿退回行政公关部进行登记、编号、打印和发送。
7.1.2.7 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。
7.1.2.8 以****企业名义发文，其发文号为：XXX(部门)字(年份)第(序号)号，以下：
****企业行政公关部：XXX行字（年份）第（××）号
****企业人力资源部：XXX人字（年份）第（××）号
****企业财务资金部：XXX财字（年份）第（××）号
****企业投资发展部：XXX投字（年份）第（××）号
****企业发展管理部：XXX发字（年份）第（××）号
****企业营销策划中心：XXX营字（年份）第（××）号
****企业计划设计中心：XXX规字（年份）第（××）号
7.1.2.9 XXX各部门可自行发文，亦可在企业文号后面加综字，如：“XXX行综字”等，但不许可占用企业文号。
7.1.2.10 ****企业控股各子企业：
XXX。
上行文抄报：董事会、股东大会、XXX企业领导
上行文抄送：****企业所属各部门、各子企业。上行文只呈报企业领导传阅，勿抄送企业领导个人，另外，抄送和文件内容相关部门。
下行文主送：****企业所属各部门、各子企业。
下行文抄报：****企业领导。
7.1.2.11 上市系企业、非上市系企业需依据权限逐层行文。
7.1.2.12 企业发文，不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。需企业领导及各部门周知，由行政公关部负责传阅。
7.1.2.13 属于部门或子企业职权范围事项，应该由部门或子企业自行发文，不受企业公文格式限制，且只需报送企业分管领导和相关部门，避免滥送。
7.1.2.14 严厉企业行文制度，要重视效用，做到少而精。
7.2 制度管理
7.2.1 企业各部门应制订本部门管理制度，各部门管理制度由人力资源部审查同意，行政公关部发文实施，格式参考《行政公关部管理制度》，其中：
7.2.2 管理制度包含封面、索引、正文、附表四个部分，格式参考《行政公关部管理制度》，其中：
7.2.3 封面：“****企业”为小二号，黑体（加粗），居中；“XXXX部管理制度”为一号，黑体（加粗），居中；成文年月为三号，黑体（加粗），居中；下划线，居中。
7.2.4 索引：“索引”为二号，宋体；索引内容为宋体，五号。
7.2.5 正文：正文包含目标、范围、解释、部门职责范围、组织架构表、职员职责描述、部门业务描述等七个部分；正文字体为宋体，小四，段落为1.5倍行距；正文中结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”，第五层为“1.1.1.1.1”，各层次首行要缩进。
7.2.6 附表：附表流水号采取M（Management）+年度+序号格式，如：M02-01；附表标题为黑体，三号，居中；附表内容为宋体，四号；一张表单为一页。
7.2.7 页眉：注明“XXXX部管理制度”，宋体五号，居中；右边注明“版本：VerX.X”，宋体五号。
7.3 印章管理
7.3.1 行政公关部负责****企业行政公关部印章使用管理。
7.3.2 行政公关部负责****企业公章、财务专用章、协议章及各部门章刻制、更换及日常使用管理工作。
7.3.3 ****企业印章需由企业总经理、副总经理签署，方可使用。通常性事务，授权行政公关部总经理签署。
7.3.4 凡企业领导已签署文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接和行政公关部联络办理。
7.3.5 遇特殊情况，需在空白纸上加盖企业印章时，必需经****企业领导同意，登记签收。如未使用，须退回行政公关部。
7.3.6 非签约等特殊情况，不得携带企业印章外出。必需携带企业印章外出时，要经企业领导同意，并由经办人在行政公关部办理借用手续，按时归还。企业印章外借时间，责任由借用人负担。
7.3.7 行政公关部负责填写印章使用记录表，包含时间、用途、份数、同意人、承接人。
7.3.8 凡授权相关部门管理使用印章要严格用印制度,认真推行登记签字手续,不得私自扩大使用范围；印章须有专员保管,不得随意转交她人。
7.4 会议室管理
7.4.1 写字楼大、小会议室由前台文员负责管理，董事会议室、贵宾接待厅由行政公关部秘书负责管理。标准上，除关键会议或外事活动外，通常不安排使用董事会议室及贵宾接待厅。
7.4.2 各部门使用会议室召开会议，应填写“会议室使用申请表”（见附表M02-01），预先将会议时间、人数、内容、参与人员通知行政公关部，由行政公关部统筹安排会议室使用。
7.4.3 会议室投影仪、电视及音响设备使用，需由使用部门事先向行政公关部提出申请，经同意后，由行政公关部委派专员负责操作，其它人员不得私自动用。
7.4.4 会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水准备；会议结束后，应立即做好清洁、整理工作。
7.4.5 提醒会议室使用人员着装整齐、勿大声喧哗、严禁吸烟。
7.5 办公用具管理
7.5.1 企业写字楼办公用具由行政公关部统一购置。各部门须指定专员负责报领；急需且行政公关部没有库存文具用具，由部门购置后，需经行政公关部责任人签字，方可到财务部报销。
7.5.2 领用文具，需填写“领取文具申请表”（见附表M02-02），并由领用部门责任人签字认可。
7.5.3 各部门每个月30日前，将所需办公用具数量汇总至行政公关部收发秘书处，由其负责准备。
7.5.4 每个月5日、20日为办公文具领用日，其它时间不再零星发放办公用具。
7.5.5 凡100元以上较珍贵文具，由行政公关部责任人审批后，方可购置。
7.5.6 计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用具，一次配齐后，标准上不反复发放。如丢失，需由部门责任人签批；如破损，需以旧换新。注意节省开支，不得铺张浪费。
7.5.7 企业信笺、信封印制，需严格统一字体、颜色和规格，以保持企业对外企业文化形象。
7.5.8 各部门对领用印有企业字头信封和信笺要严加管理，预防其它人员利用企业信封、信笺做有损企业利益活动。
7.6 电话、传真机管理
7.6.1 行政公关部委派专员负责管理和操作15楼电话总机、各部门传真机，并做好日常养护及维修联络工作。
7.6.2 企业写字楼电话通常不开通中国、国际长途。因业务需要开通中国、国际长途电话，必需严格推行申请、审批手续。使用人必需提出申请，填写“开通国际、中国长途电话申请表”（见附表M02-03），部门责任人同意，经行政公关部总经理确定后，方可由前台文员负责开通。
7.6.3 凡未按企业要求私自开通中国、国际长途，一经查实，所发生费用及法律责任一概由当事人负责。
7.6.4 因公使用长途电话，提倡用17909IP拨号，并尽可能缩短通话时间，能够用电子邮件、传真办理业务，尽可能不使用电话。
7.6.5 任何职员均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话。
7.6.6 建立传真件发送登记、审批制度。凡发出、收到传真件，必需进行登记。
7.6.7 不得使用传真机办理私人事项，和工作内容无关私人电话费用，由个人支付。
7.6.8 行政公关部负责不定时对电话、传真机使用情况进行检验。
7.7 车辆管理
7.7.1 企业车辆关键是确保企业领导及关键来宾接待、职员出差接送和其它关键活动等。
7.7.2 企业车辆由行政公关部统一调度。如遇特殊情况,企业领导直接向司机要车,司机应立即汇报行政公关部领导，方便立即掌握车辆调度和使用情况。其它人员通常不得随意调动企业车辆(含工作时间以外)。
7.7.3 各部门用车须填写“车辆使用申请表”（见附表M02-04），行政公关部按所要求人数、时间、地点派出适合车辆。
7.7.4 申请用车到***市以外地域，通常须5人以上方予派车。
7.7.5 遇企业领导和接待工作繁忙，行政公关部安排车辆有困难时，有权调动子企业或其它下属企业车辆，下级单位应服从大局，给予工作上支持。
7.7.6 各子企业如购置车辆，须事先申报，取得总部相关部门同意并报股份企业领导同意后方可进行。
7.7.7 司机要按要求时间、地点出车，通常应提前5分钟抵达出车地点，如系接听电话指令，应反复一遍时间、地点，以免失误。
7.7.8 司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为企业领导及关键来宾打开车门。
7.7.9 保持车辆清洁，定时保养维修。
7.7.10 手提电话要保持电源充足，随时接收，不得随意关机。
7.7.11 标准上任何人士不得将企业车辆开回家泊车过夜，未经许可，私自将企业车辆开回家过夜者，不仅要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。
7.8 写字楼管理
7.8.1 写字楼工作职员应遵守劳动纪律，文明办公。
7.8.2 企业职员上班时间，必需佩带工作证，男仕必需着西装或衬衣扎领带，仪容整齐；女仕须着装整齐、大方得体，周六可着便装。
7.8.3 行政公关部前台文员每日应提前20—30分钟抵达工作岗位，做好报纸、信件分发工作，并将各领导水杯清洗洁净，将开水瓶注满开水。
7.8.4 接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。接听电话，使用礼貌、低声语言。
7.8.5 无特殊急需请示、汇报事项，不得打搅企业领导接待客人。凡需到企业领导、部门领导办公室时，必需敲门通报，得到许可后方可入内。
7.8.6 不就随便打断她人谈话，不准随便翻动她人桌上文件、物品。
7.8.7 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面清洁卫生工作。
7.8.8 领导部署任务或和之交谈时，应立即起身回应，接听电话应态度和蔼、语言简约。
7.8.9 严禁在写字楼用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯。
7.8.10 上班时间，企业职员内部上下楼层联络工作，一律不准使用电梯，请走消防梯。
7.8.11 未经行政公关部许可，不得任意增加电器和大型办公设备；也不得私自移动办公家私、办公设备及绿化花草。
7.8.12 写字楼各层大门及消防门钥匙，未经许可不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作，发觉问题立即处理或汇报。
7.8.13 节假日前，需进行安全保卫工作大检验，落实值班人员，检验水、电、门、窗、气开关是否关闭及保密文件安全存放。
7.8.14 各子企业购置或租赁写字楼，必需事先申报，取得总部相关部门同意并报股份企业领导同意后方可进行。
7.9 食堂管理
7.9.1 ****企业总部食堂服务宗旨为:以人为本,为职员服务、为生产服务。
7.9.2 服务意识超前，服务态度和蔼，服务范围周到。
7.9.3 确保每日三餐正常服务及按领导要求节假日服务。对因工作、加班来迟职员随时提供服务，确保供给。
7.9.4 外单位人员到食堂用餐，需报部门领导同意，并在企业内网填写用餐申请表，报行政公关部领导同意。
7.9.5 努力提升烹饪技术，虚心接收广大职员评议，接收职员点菜意见，不停改善工作，提升服务质量。
7.9.6 每个月定一次食谱，常常改变主、副食花样，做到科学调配，使就餐者吃饱、吃好、吃得满意。
7.9.7 成立伙食委员会，每二个月召开一次会议，以征求相关饭菜质量、成本核实等群众意见。
7.9.8 严把饮食卫生关，做到无变质原料及饭菜，副食新鲜、洁净，谨防食物中毒。
7.9.9 食品加工过程中使用刀板、食物盛装器皿及储物冰箱等，须严格实施生熟分开卫生标准。
7.9.10 各类炊具、碗筷、抹布等，做到洗刷洁净、消毒立即、摆放整齐，严防变质变味和杂乱无章。
7.9.11 操作台、就餐桌椅、清洗池、地面及墙壁需确保无油污，垃圾应立即清倒。
7.9.12 储存室物品应整理有序，并定时进行消杀，杜绝蚊蝇、蟑螂滋生，预防传染病发生。
7.9.13 食堂工作人员应勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤剪发，并定时进行体检。工作时间，须穿工作服并保持清洁。
7.10 住宿管理
7.10.1 外单位人员到****企业***市各部门出差，如需安排住宿，由行政公关部负责安排。
7.10.2 部门为外单位人员申请住宿，需报部门领导同意，将住宿时间、住宿人姓名及性别、住宿人数、费用是否自理等情况报行政公关部，由行政公关部领导审批。

8 公关管理
8.1 新闻公布管理要求
8.1.1 新闻稿件处理
8.1.1.1 企业全部对外发出新闻稿件，必需经过企业行政公关部审核，关键稿件需经地产领导或企业领导同意。
8.1.1.2 行政公关部和相关部门协商确定新闻发放对象，并登记立案相关资料，以确保宣传内容正确无误。
8.1.2 新闻公布关键方法
8.1.2.1 公布新闻稿
通常采取传真、电邮或邮寄方法发出新闻稿，必需时安排专员发送，也可在新闻公布会等活动中直接派发，新闻稿发放要确保立即、正确，避免遗漏、延误。
8.1.2.2 记者采访
8.1.2.2.1 接收和邀请记者采访，均必需事先报企业行政公关部，经企业领导同意后，具体采访事宜由行政公关部安排。
8.1.2.2.2 行政公关部负责和新闻传媒和记者保持联络，并依据相关新闻传媒采访目标、内容拟订采访题纲，由企业相关部门准备采访所需资料。
8.1.2.2.3 未经行政公关部安排，相关企业业务不得接收任何记者以任何形式进行采访，各部门、地盘、子企业应阻止私自闯进者进行采访。
8.1.2.3 记者招待会
8.1.2.3.1 记者招待会举行，事先由相关业务部门提出申请，报企业领导同意，行政公关部审定并给予安排实施。
8.1.2.3.2 记者招待会具体事务由行政公关部会同相关业务部门负责办理。
8.1.2.3.3 记者招待会由企业最高领导主持或由企业最高领导委托人代行主持。
8.1.2.3.4 记者招待会主持人讲话材料及回复记者提问相关资料，事先由相关部门准备，经行政公关部报企业领导审阅，关键内容需经地产企业同意。记者招待会上所回复问题，应和主持人讲话基调保持一致，避免出现矛盾。
8.1.3 新闻公布应注意问题
8.1.3.1 坚持客观和真实标准，既对企业负责，也对社会负责。
8.1.3.2 要求企业职员保密资料，企业职员要严格保密，企业已对外公布新闻，要注意和企业保持一致，不得任意更改或增加内容。
8.1.3.3 遵守新闻讲话人制度，严守企业纪律。
8.1.3.4 新闻公布要严格按企业对外宣传制度进行操作。
8.2 信息搜集和交流
8.2.1 信息搜集
为加强企业信息交流工作，提升对外宣传水平，各部门、地盘及下属企业必需立即将本单位发生关键活动情况知会企业，关键内容包含：项目签定；开工、奠基、封顶、完工仪式；楼盘推出；工程进展；对外交往；联谊活动；文化娱乐及其相关数据及资料。
8.2.2 信息交流
行政公关部依据企业内部信息交流和资料积累，每个月编发一期《工作简报》发至企业所属各单位；负责编辑每十二个月一期《企业大事记》，负责、《XXX》杂志组稿，并负责企业宣传册编辑工作。
8.3 实施《企业形象设计手册》
8.3.1 深入落实落实《企业文化建设纲要》，全方面提升XXX整体形象。
8.3.2 《XXX企业文化建设纲要》提供了地产企业系统视觉识别多种规范，包含企业标志、标准色、标准中英文字、辅助图形等基础图形和办公用具、公关用具、交通运输工具、施工工地形象规范等应用系统，并对各项内容规格尺寸或百分比及制作要求作出了图示和要求。
8.3.3 全体职员应维护企业形象统一和完整，严格遵照手册 规范进行日常相关工作。
8.4 音像资料系统建立和管理
8.4.1 企业常常需要以相片或录象形式统计工程建设、地产楼盘、企业文化和其它重大事件，企业拍照及录像事宜均由行政公关部统一办理。
8.4.2 通常工程照片由地盘自行拍摄后交行政公关部留存。
8.4.3 拍照、录像同意
8.4.3.1 各部门如需使用相机，应提前知会行政公关部，并说明拍摄地点、用途，在拍摄后底片及代表作品留存。
8.4.3.2 各部门如需使用企业照片、底片、录像带，必需登记签收，用后立即归还。
8.4.3.3 外界拍摄企业楼盘，必需经过企业同意；向外界聘用专业摄影师或录像师，需经过行政公关部统筹备理。
8.5 大型活动组织管理
8.5.1 通常例行每十二个月举行之节庆活动，经企业总经理或企业总经理办公会同意后，由行政公关部统筹，其它相关部门帮助实施。
8.5.2 其它大型活动，如研讨会、记者招待会、展览会、开盘仪式、康乐活动等，须由提议主办部门提交具体策划书和活动书，经行政公关部审核后，交企业领导审批后给予实施。
8.5.3 由各业务部门提议大型活动，通常以提议部门为主办单位，行政公关部帮助办理。
8.5.4 活动结束后，主办部门须向行政公关部提交活动具体资料（包含策划书、研讨资料、散发资料、会议总结等），供企业保留。
8.6 制作宣传印刷品管理
8.6.1 因业务需要制作印刷品时，需知会行政公关部，并报主管领导审批。申请汇报包含印刷品名称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、估计完成日期等。
8.6.2 印刷品设计、图片文字、翻译须和地产企业《企业形象设计手册》相关内容保持一致。
8.6.3 申请印刷品业务部门负责对印刷品内容包含文字、数字、图片资料审核，并确保正确无误。
8.6.4 设计及文字稿应由专员负责，并跟踪校对，确定分色及文字无错误后最终定稿，经其业务部门领导及行政公关部领导签字确定后，方可正式交由企业指定印刷厂。
8.6.5 相关部门人员应仔细检验印刷品，确定无误后，安排正式分发。如发觉有质量差印刷品，应留存和印刷厂交涉。
8.6.6 印刷厂选择，行政公关部和相关业务部门共同邀请三间或三间以上印刷厂提供报价，依据其报价和能力择优确定。
8.6.7 成立印刷品制作专责小组，由行政公关部和具体单位共同组成。设组长和具体工作人员若干。组长提供较具体工作计划，明确各组员分工。确保印刷品按时按质完成。
8.6.8 相关印刷品表格见附表M02-05、附表M02-06、附表M02-07、附表M02-08、附表M02-09。
8.7 突发事件应急处理
8.7.1企业成立突发事件应急工作小组，应急工作小组组长由企业关键领导担任，应急工作小组办公室设在行政公关部。
8.7.2应急工作小组关键职责：
8.7.2.1负责企业突发事件监测和预警工作；
8.7.2.2负责企业突发事件信息分析和通报工作；
8.7.2.3立即向集团企业汇报重大突发事件；
8.7.2.4负责企业重大突发事件处理工作；
8.7.2.5负责对子企业应急工作小组指导工作；
8.7.2.6负责应急预案建立、开启及修订工作。
8.7.3重大突发事件范围：
8.7.3.1当企业职员人身安全和企业财产安全方面临严重威胁时；
8.7.3.2当企业正常经营秩序及办公秩序受到严重干扰时；
8.7.3.3当企业声誉和企业品牌形象受到影响或侵害时；
8.7.3.4当项目建设过程中出现严重质量、安全事故时；
8.7.3.5当生产、生活及办公设施、设备发生重大意外时；
8.7.3.6其它可能对企业造成负面影响或危机事件。
8.7.4突发事件处理程序：
8.7.4.1各部门、地盘、子企业要认真立即发觉处理多种潜在危机，如若发生突发事件，要立即处理并在第一时间向企业突发事件应急工作小组汇报，汇报内容见附表M04-10。
8.7.4.2对于重大突发事件，由企业应急工作小组制订应变策略和方法，并组织实施，努力争取将可能造成负面影响降至最低。
8.7.4.3应急工作小组制订应变策略和方法在实施前，要征求企业内、外法律顾问意见，以求得到法律上支持和保障。
8.7.4.4企业要确定重大突发事件新闻讲话人及讲话范围和讲话关键，除讲话人外，其它任何人不得随意发表相关言论。新闻讲话人应正确地向社会及公众传达相关信息，同时保持前后一致，态度鲜明。
8.7.4.5对于发生重大突发事件不立即上报或避重就轻、隐瞒不报者，一经发觉将予通报批评并追究相关责任人责任。

9 档案管理
9.1 总则
股份企业及各子企业应重视档案工作，建立健全档案管理机构，配置档案工作人员，实施单位档案集中统一管理，充足发挥档案在企业科技进步、施工生产、经营管理等各项活动中作用。
9.2 专题内容和适用范围
本标准要求了档案管理职能、案卷接收管理措施、档案整理、检验、保密、借阅和复制、统计、利用、销毁、管理及奖罚，考评和检验等内容。
本标准适适用于****企业及其子企业档案管理。
9.3 制订标准依据
《中国档案法》、《中国档案法实施措施》、《机关档案工作业务建设规范》。
9.4 管理职能
9.4.1 业务主管机构
本单位档案由单位档案室集中统一管理。
9.4.2 职责分工
9.4.2.1 档案室职责
9.4.2.1.1落实实施档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案规章制度，制订档案工作发展计划。
9.4.2.1.2负责统一管理本单位档案，并按要求向相关档案部门移交。
9.4.2.1.3对所属单位档案工作进行监督和指导。
9.4.2.1.4对本单位文书部门和业务部门文件材料形成、积累、整理、归档工作进行监督、指导。
9.4.2.2部门兼职档案人员职责
各部门应确定一名兼职档案人员，安装档案室要求档案管理系统，负责本部门档案搜集、整理、录入、归档及向档案室移交档案等工作。
9.5 管理内容和要求
9.5.1 案卷接收管理措施
9.5.1.1 案卷入库时，应由组卷部门填写移交清册（见附表M02-11，附表M02-12，附表M02-13），一式两份，其中一份由组卷部门保留，另一份随同档案移交档案室保管。档案人员检验和办理签收手续，归档案卷应符合企业档案管理制度相关要求，不然档案人员有权拒绝接收。
9.5.1.2 归档案卷应编制卷盒（卷皮）封面、卷内目录、案卷脊背及卷内备考表，卷内文件应按要求编写件号或页号。
9.5.1.3 卷内文件要排列有序，案卷页数要和卷内目录相符。
9.5.1.4 卷内文件材料要齐全、完整，线条、字迹清楚，纸质、字迹材料应优良，签署完备。
9.5.1.5 档案人员对接收来案卷要进行分类、登记、编目、统计和必需加工整理。
9.5.2 档案管理
9.5.2.1 股份企业和子企业各级单位在其工作活动中形成多种门类和不一样载体档案分别为一个全宗。
9.5.2.2 临时或派出机构不建立单独全宗，其档案应纳入其主管档案部门全宗，集中统一管理。
9.5.2.3 档案应依据其内容，根据《****企业档案分类方案》进行分类。
9.5.2.4 库房内档案以全宗为单位进行排列，在全宗内按《****企业档案分类方案》进行排列。
9.5.2.5 案卷在排列次序确定后，要编制案卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现反复案卷号。
9.5.2.6 案卷目录（见附表M02-12），应区分不一样保管期限，分别在同一保管期限内按年度次序分别编制。案卷目录要前后一致各成序列，并按****企业档案分类代码给定代号。
9.5.2.7 全宗号、分类号、案卷号编定后均应填入案卷封皮和案卷目录相关栏目内。“全宗号”由股份企业档案室统一给定后填写。
9.5.2.8 各子企业档案部门要配置电脑，接收股份企业档案业务指导和培训，采取股份企业档案室要求档案管理系统管理档案。
9.5.3 档案检验
9.5.3.1 库存档案要定时检验清点，做到帐、物相符。对破损或