空调公司年度费用报销管理规定模板样本.doc
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1、*空调企业费用报销管理要求编制: 审核: 同意: 二零零三年十二月目 录 1、 费用报销管理制度2、 分企业费用管理制度3、 差旅费开支报销管理要求费用报销管理制度一、目标:为控管空调企业资金支出,规范费用报销作业特制订本措施。二、范围:凡需从空调企业财务科申领资金(现金及支票)均按本措施办理。三、审批权限:依据企业销售管理规范和空调企业财务科相关要求,结合空调企业实际情况,特作以下要求:1、空调企业费用额度以内发生费用按费用项目经权责主管签批后报销。2、超出空调企业费用额度费用由集团总裁签批后报销。3、集团企业另有要求,以其要求。四、报销额度:为更合理地使用资金,对差旅费、招待费、通讯费、市
2、内交通费等多个关键费用由相关部门制订开支额度,多种费用在额度内凭票据实报销,超出要求额度部份不予报销。五、报销凭证: 1、外部凭证,凡需从财务科报销,不管金额大小,均须取得正当和经济活动相符外部凭证,若因故确实不能取得凭证,应说明未取得单据原因,多个关键费用原始凭证具体要求以下:1)、 广告费a、 发票b、媒体报价单c、广告协议d、电视、电台播出证实,报纸整张样报e、项目审批表2)、专卖店、展台、灯箱、户外广告、条幅等制作费a、 发票b、 制作费用预算单c、 制作协议d、 照片e、 项目审批表3)软性新闻公布费A、软性报道: a)经手人、部门主管、市场部部长等三人以上签字证实支付证实 b)电视
3、、电台播出证实,报纸整张样报 c)项目审批表 B、公关活动类: 参考广告费实施 C、软文硬操作 a)、发票 b)、媒体报价单 c)、广告协议 d)、电视、电台播出证实,报纸整张样报 e)、项目审批表 4)、仓租、房租 a)、发票 b)、租赁协议 5)、其它费用所需单据按国家及企业相关要求提供: 2、内部凭证,报销时,还需填制内部凭证,具体为:1)、报销差旅费,须填制空调企业差旅费报销单,正确、完整填写出差事由等相关栏位,车资应注明起讫地点;并将外部凭证工整地粘贴于空调企业差旅费报销单后面。2)、报销差旅费以外其它费用,须填制空调企业费用报销单,正确、完整填写摘要等相关栏位。3、凭证粘贴要求:1
4、)、从外部取得原始单据除差旅费单据采取“差旅费报销单”粘贴外,其它各项费用采取“费用报销单”进行分类粘贴。2)、费用单据应分类粘贴,不可将不一样种类费用单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。3)、费用单据粘贴时应折叠整齐,错落有序,便于单据审核和装订、保管。六、报销程序:1、报销人凭正当之报销凭证,呈部门主管审批后,送财务科费用审核主管审核。各部门主管对报销事项审批时,须确定该事项事先已报备,且支出真实合理,并对支出真实合理性负责,若经部门主管审批后费用支出不真实或不合理,一经查实,将对经办人和部门主管分别处以不实金额两倍罚款。2、财务科费用审核主管对单据是否齐全、正当及支出真实合理进行审核,
5、对支出不真实、不合理、不正当各项费用,空调企业财务科费用审核主管含有否决权。如审核合格即转呈对应权责主管审批;如财务科费用审核主管认为单据不合规范或超出报支范围,有权要求报支人提供真实合理正当之凭证或拒绝付款。3、权责主管签批后,转财务科科长审核,审核合格后转出纳付款(注:若需更高一级领导审批,尚需相关领导审批后,方可付款)。4、出纳人员支付款项,均须凭已经对应权责主管核准和财务科科长审核凭证付款,不得擅付款项。七、报帐时间:已经发生费用务必立即报帐,在费用发生时立即搜集相关单据,当月发生费用务必在次月5日前报销完成,次月5以后不再接收任何报支。八、本措施解释权归空调企业财务科,从公布之日起实
6、施。附:步骤图 费经 粘贴工整之费用凭证 部 真实、合理性审核 用手 门 审人 主 核 管 主 管 付 审 款 核出 财 集团总裁 权 付款审核 务 责纳 科 核准(空调企业额度内) 主 长 管分企业(办事处)费用管理制度本着励行节省,明确权责费用管理标准,为了保障分企业/办事处(指直辖分企业、办事处,不含分企业在区域内设置二级办事处)销售业务开展正常费用开支,坚持对费用“定额管理、据实报销、先申请后实施再付款,做到单证齐全、手续完整、程序正当,确保各项费用发生真实、合理、高效”,对分企业(办事处)日常费用管理以下:一、费用分类:为了便于对分企业(办事处)发生费用实施定额、比率管理,依据各项费
7、用起源,申报、审批方法和费用控制责任不一样将费用划分为:1、空调企业总部主控费用:空调企业总部主控费用,由分企业(办事处)依据空调企业相关要求和分企业(办事处)实际工作需要申报,经空调企业相关部门审批后,限额使用。限额内费用由空调企业负担,限额外费用由分企业(办事处)主控费用中扣回。空调企业主控费用包含:创办费,分企业会计人职员资及资金,总部统一安排实施广告费、宣传费,空调企业统一安排广告宣传品制作费,空调企业统一制作促销礼品费,用户订货(展销)会会务费,安装维修费,仓租及长途运输费,装卸费,和空调企业同意负担其它费用。2、分企业(办事处)主控费用:分企业(办事处)主控费用,由空调企业依据销售
8、政策要求下拨给分企业(办事处)使用,由分企业(办事处)经理依据空调企业相关要求在额度内负责关键控制费用,分企业(办事处)主控费用超支由分企业(办事处)经理自行负担,严禁坐支或挪用其它款项。分企业(办事处)主控费用包含:分企业、办事处人员(会计除外)工资及奖金,办公费,邮电费,差旅费,招待费,交通费,水电费,办公、住宿房租,和除空调企业主控费用、分企业(办事处)协控费用以外其它费用。3、分企业(办事处)协控费用:分企业(办事处)协控费用,由空调企业依据销售政策要求下拨费用使用额度给分企业(办事处),在额度内由区域经理依据需要并经过对应审批程序,帮助空调企业控制使用,该项费用年底决算时不得超支,若
9、有超支,空调企业有权给相关分企业(办事处)对应惩处,若有节余,在基础完成销售任务前提下,空调企业可给对应分企业(办事处)一定奖励,具体措施由空调企业另行制订。分企业(办事处)协控费用暂定为:由分企业组织实施市场推广费,具体包含以下几项:1)、广告宣传费:含媒体广告公布费、户外广告公布费、现场POP制作费、总部统一制作促销礼品费,新闻媒体公布新闻、报道、通讯、消息、专题直接费用,和其它广告宣传费用。2)、终端建设费:含专柜展台制作费、场地费等包含终端建设费用。3)、导购费用:含导购人职员资、分成、商场管理费等。二、费用定义和实施标准:1、 空调企业主控费用:1)、创办费:分企业(办事处)新设之初
10、用于购置必需办公设施和资产一次性创办支出费用,关键包含传真机、有线电话、办公桌椅,床具及其它部分必需日常生活用具,该项费用按空调企业相关批文限额使用。2)、分企业会计人职员资及奖金:空调企业派驻分企业会计人员工资,具体工资标准由空调企业办公室和财务科共同制订,分企业会计人员奖金按空调企业主管人员奖金标准,依据综合考评结果发放。3)、空调企业统一安排实施广告费、宣传费:空调企业针对各分企业(办事处)销售市场实际情况,策划实施广告活动费用、宣传费用。4)、安装维修费:安装费指按企业统一要求结算给特约单位安装费和企业自行安装发生安装费用;维修费指因质量原因发生空调维修费,标准按企业统一要求实施。5)
11、、仓租及长途运输费:指企业在外租赁中转仓仓储费、由企业成品仓发送到中转仓运输费,和按企业要求由企业负担为用户送货上门运输费用。仓租标准由空调企业依据分企业(办事处)整年销售任务,分企业(办事处)所在地城市消费水平等统一制订。6)、空调企业同意负担其它费用:该项费用关键包含:、企业总部统一组织开会、学习、培训、旅游等费用;、突发事故处理费用;、财务人员外出对帐差旅费;、空调企业统一制作促销礼品等。2、分企业(办事处)主控费用:分企业(办事处)主控费用分为:1)、销售步骤费:包含分企业人职员资及奖金(财务除外)、通讯费、业务人员差旅费、业务招待费、市内交通费、销售佣金等。2)、销售管理费:办公、住
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