用公章管理详细规定.doc

平顶山市土产日杂工贸
公 章 管 理 规 定
（征求意见稿）
为确保企业公章使用正当性、严厉性和安全性，依据规范使用、防范风险、维护企业利益标准，结合企业公章使用实际，特制订本要求。
第一章 公章刻制
第一条、企业公章包含企业及投资管理分支机构法人章（行政章）、法定代表人单位专用私章、劳动工资专用章、财务专用章、协议专用章、计划生育专用章、部室公章及党委、工会、团委等党群组织公章。各市场、分企业等分支机构除分支机构行政公章和党支部章及财务人员公用私章外通常不刻其它公章，已刻制本要求下发后10日内缴企业办公室统一审核处理。
第二条、各部室、单位刻制公章，要写出申请，报董事长同意后，由办公室开具介绍信，按公安机关要求办理刻章具体事宜，公章形体和规格，按国家相关要求实施。
第三条、各部门、各单位刻制好公章后，必需先到办公室留样立案，方可启用，并由企业下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。现在用公章本要求下发后10日内报企业办公室留样立案。
第四条、因公章磨损或其它原因损坏，需要重新刻制，要根据以上要求重新办理手续。
第二章 公章保管
第五条、企业及投资管理法人公章由办公室专员保管，劳动工资、财务、协议、计划生育等专用章及各部门公章分别由各主管部室责任人（或其指定专员保管）保管，各分支机构公章由各分支机构责任人（或其指定专员保管）保管，本要求下发后10日内将保管公章人员名单报企业办公室立案。
第六条、公章保管须有统计，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、同意人、图样等信息。
第七条、公章保管人因事临时离岗时，须由单位或部室责任人临时代管，以免贻误工作
第八条、公章保管必需安全可靠，须加锁保留，公章严禁私自委托她人代管。
第九条、公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，立即汇报，配合查处。
第三章 公章交接和停用
第十条、公章保管人调整时须立即办理移交手续，签署移交证实，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样、用章档案等移交信息。
第十一条、有下列情况公章须停用：⑴单位部门撤销合并或名称变更；⑵公章使用损坏；⑶公章遗失或被窃，申明作废。⑷其它情况须停用时。
第十二条、公章停用时单位、部门责任人和公章管理人要立即将停用公章送交企业办公室，经董事长同意后进行封存或销毁，并在一定范围内公告。办公室要建全公章上交、存档、销毁登记档案。
第四章 公章使用
第十三条、实施“用章签批责任制”。企业各类公章全部含有法律效力，必需依规使用、严格管理，实施签字责任制，即公章使用谁最终签字同意，谁负责。
第十四条、严格用章审批程序。⑴企业全部业务协议、项目协议、人员调动、授权书、承诺书、以企业名义印发公文（包含红头文件和非红头文件）、便函等，不管上报上级机关下发各部门还是发往其它单位，不管使用企业公章或是使用企业专用章，全部须使用发文处理，先经单位或部门主管初核、企业分管领导复审，报企业董事长审批签字后方可用章；⑵部门或分支机构公章只能用于企业内部经营管理或工作联络用章，不准对外使用，不然按违规处理，对内需要使用部门或分支机构公章，由部门或分支机构责任人审批。内部管理或内部工作联络需要使用使用企业公章，由企业主管副职审批；⑶向企业以外人员和单位提供全部用章事宜或由内部人员经办但可能或能够用在企业以外或可能被企业以外人员和单位使用全部事宜用章（固定格式报表除外），不管使用企业公章、专用章或是部门章，均必需经企业董事长审批签字。⑷除固定格式报表、内部管理和内部工作联络外，全部使用企业公章、专用章事项，均必需经企业董事长审批签字后才能盖章。
第十五条、建立公章使用档案。企业统一制发《公章使用记录表》，经审批符合要求用章，审批人、经办人须在《公章使用记录表》上签字后管章人方可盖章（未签字追究管章人责任），特殊情况下审批人电话同意用章，由管章人负责立即补签。每十二个月年底各单位公章管理人负责将公章使用情况记录表送办公室存档，办理存档手续，并留复印件一份，
第十六条、明确公章使用范围，严禁超范围用章。⑴凡属以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖企业公章；⑵凡属部门或单位业务范围内加盖部门、单位章；（暂无部门章加盖企业公章）；⑶凡属协议类用协议专用章（暂无协议章加盖企业公章）；⑷凡属财务会计业务用财务专用章；⑸部门或分支机构公章只能用于企业或分支机构内部经营管理或工作联络用章，未经企业法定代表人同意不准对外使用。各市场对商户签署协议用章按企业协议管理要求（另下文）实施。
第十七条、严禁填盖空白协议、协议、证实及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经企业法定代表人签字同意方可开具，待工作结束后，必需立即向企业汇报开具手续用途，已开具或未使用全部必需立即收回。
第十八条、各类公章通常不得带出企业外，因特殊情况需要外出用印，需提出书面申请，经董事长同意，方可由管章人带出，用完应立即带回归还，并办理签批留档手续。公章外出期间，只可将公章用于申请事由，不然经办人对公章使用后果负担一切责任；
第十九条、企业职员因公出差、联络工作，需要出具固定制式行政介绍信，由各部门主管领导、办公室主任签字同意。此介绍信，只起证实持信人身份和联络工作内容介绍作用，不作其它任何证实。
第五章 责任追究
第二十条、发生公章管理不严、使用不妥、损坏遗失、越权盖章等违规行为时，要追究公章管理人和部门、单位责任人责任。给企业造成损失，要追究其经济、法律责任。
第二十一条、用印单位、部门在办理审核同意使用公章手续时，未认真审核，要追究审批签字人责任。给企业造成损失，要同时追究其经济责任。
第二十二条、公章保管人对不符合要求审批程序或不符合本人保管公章使用范围用章事项，拒绝用印并向企业汇报，企业给表彰和奖励。对未按本要求要求审批程序、用章范围而使用公章，要从严追究公章管理人和经办人责任，给企业造成损失，还要追究其经济、法律责任。
第二十三条、公章管理人未经审批私自用章，从重追究责任，一经发觉，立即给开除处理，给企业造成损失，还要追究其经济、法律责任。无经办人无审批人用章按公章管理人未经审批私自盖章处理。
第六章 附 则
第二十四条、本要求由企业董事会负责解释，适用范围包含企业所属单位及管理投资单位，本要求实施责任部门为企业办公室。
第二十五条、本要求自1月1日起实施。