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ExcelExcel 鲜为人知鲜为人知 1515 招秘技招秘技 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业名称输入到表格中，为了保持名称一致性，利用“数据有效性”功效建了一个分类下拉列表填充项。1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不一样列中，建立一个企业名称数据库。2.选中 A 列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确定。仿照上面操作，将 B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”列（如 C 列），实施“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“许可”右侧下拉按钮，选中“序列”选项，在下面“起源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称列（如 D 列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“起源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。4.选中 C 列任意单元格（如 C4），单击右侧下拉按钮，选择对应“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应 D 列单元格（如 D4），单击下拉按钮，即可从对应类别企业名称列表中选择需要企业名称填入该单元格中。提醒：在以后打印报表时，假如不需要打印“企业类别”列，能够选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常见文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常见文档”菜单，将常见工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下“新菜单”项，再将“命令”下面“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单“命名”框中输入一个名称（如“常见文档”）。2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常见文档）中，并仿照上面操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。反复上面操作，多添加多个文档列表名称。3.选中“常见文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。经过按“查找范围”右侧下拉按钮，定位到对应工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。反复上面操作，将菜单项和和它对应工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常见文档”菜单中某个工作簿文档时，只要展开“常见文档”菜单，单击其中对应选项即可。提醒：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常见文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常见”工具栏上“插入超链接”按钮功效。三、让不一样类型数据用不一样颜色显示 在工资表中，假如想让大于等于元工资总额以“红色”显示，大于等于 1500元工资总额以“蓝色”显示，低于1000元工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们能够这么设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，实施“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面方框中输入数值“”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面操作设置好其它条件（大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额数据是不是按你要求以不一样颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入部分特殊专业符号，为了方便输入，我们能够制作一个属于自己“专业符号”工具栏。1.实施“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保留在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上“相对引用”按钮，然后将需要特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上“停止”按钮，完成宏录制。仿照上面操作，一一录制好其它特殊符号输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面“宏”，将“命令”下面“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技第 1 点对它们进行命名。4.右击某个命名后按钮，在随即弹出快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中对应宏（如 fuhao1 等），确定退出。反复此步操作，将按钮和对应宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后能够像使用一般工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保留多个打印页面 有工作表，常常需要打印其中不一样区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印工作表，用鼠标在不需要打印行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随即出现快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印行（或列）隐藏起来。2.实施“视图视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。3.将隐藏行（或列）显示出来，并反复上述操作，“添加”好其它打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印表格名称，单击“显示”按钮，工作表立即按事先设定好界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上“打印”按钮，一切就 OK 了。六、让数据按需排序 假如你要将职员按其所在部门进行排序，这些部门名称既相关信息不是按拼音次序，也不是按笔画次序，怎么办?可采取自定义序列来排序。1.实施“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面方框中输入部门排序序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，实施“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中下拉按钮，选中刚才自定义序列，按两次“确定”按钮返回，全部数据就按要求进行了排序。七、把数据根本隐藏起来 工作表部分单元格中内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容单元格（区域），实施“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面方框中输入“；”（三个英文状态下分号）。2.再切换到“保护”标签下，选中其中“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.实施“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这么设置以后，上述单元格中内容不再显示出来，就是使用 Excel 透明功效也不能让其现形。提醒：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中“”号，这么能够预防她人删除你隐藏起来数据。八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有单元格中要输入英文，有单元格中要输入汉字，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入汉字单元格区域，实施“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入汉字单元格区域中任意一个单元格时，汉字输入法（输入法列表中第 1 个汉字输入法）自动打开，当选中其它单元格时，汉字输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一文本 你是不是常常为输入一些固定文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1.实施“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面方框中输入“pcw”（也能够是其它字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面方框中输入“电脑报”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后假如需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时能够不考虑“pcw”大小写，然后确定一下就成了。十、在 Excel 中自定义函数 Excel 函数即使丰富，但并不能满足我们全部需要。我们能够自定义一个函数，来完成部分特定运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积函数：1.实施“工具宏Visual Basic 编辑器”菜单命令（或按“Alt+F11”快捷键），打开 Visual Basic 编辑窗口。2.在窗口中，实施“插入模块”菜单命令，插入一个新模块模块 1。3.在右边“代码窗口”中输入以下代码：Function V（a,b,h）V=h*（a+b）/2 End Function 4.关闭窗口，自定义函数完成。以后能够像使用内置函数一样使用自定义函数。提醒：用上面方法自定义函数通常只能在对应工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片 为工作表添加背景，是衬在整个工作表下面，能不能只衬在表头下面呢?1.实施“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住 Ctrl 键同时，用鼠标在不需要衬图片单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3.按“格式”工具栏上“填充颜色”右侧下拉按钮，在随即出现“调色板”中，选中“白色”。经过这么设置以后，留下单元格下面衬上了图片，而上述选中单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提醒衬在单元格下面图片是不支持打印。十二、用连字符“&”来合并文本 假如我们想将多列内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小连字符“&”就能将它搞定（此处假定将 B、C、D 列合并到一列中）。1.在 D 列后面插入两个空列（E、F 列），然后在 D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面单元格中，B、C、D 列内容即被合并到 E 列对应单元格中。3.选中 E 列，实施“复制”操作，然后选中 F 列，实施“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中“数值”选项，按下“确定”按钮，E 列内容（不是公式）即被复制到 F 列中。4.将 B、C、D、E 列删除，完成合并工作。提醒：完成第 1、2 步操作，合并效果已经实现，但此时假如删除 B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第 3 步操作，将公式转换为不变“值”。十三、快速打印学生成绩条 常有好友问“怎样打印成绩条”这么问题，有不少人采取录制宏或 VBA 方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一个用函数实现简便方法。此处假定学生成绩保留在 Sheet1 工作表 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1行为标题，第 2 行为学科名称。1.切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（）。2.再次选中 A1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中；然后，再同时选中 A1 至 G1 单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至G185 单元格中。至此，成绩条基础成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中 A1 至 G2 单元格区域（第 1 位学生成绩条区域），按“格式”工具栏“边框”右侧下拉按钮，在随即出现边框列表中，选中“全部框线”选项，为选中区域添加边框（假如不需要边框，能够不进行此步及下面操作）。4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击“常见”工具栏上“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为全部成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel 帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较适宜。Excel“搜索函数”功效能够帮你缩小范围，挑选出适宜函数。实施“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统立即将和“计数”相关函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面列表框中。再结合查看相关帮助文件，即可快速确定所需要函数。十五、同时查看不一样工作表中多个单元格内数据 有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格内容，能够利用 Excel“监视窗口”功效来实现。实施“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看单元格后，再单击“添加”按钮。反复前述操作，添加其它“监视点”。以后，不管在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看全部被监视点单元格内数据和相关信息。