物业管理公司财务部资金管理制度样本.doc

物业管理企业财务部资金管理制度手册

为规范物业资金运作及管理工作，结合物业业实际经营情况，特制订本措施。
    第一章 定
    第一条 全部些人员必需依据正当、完整原始凭证，按要求粘贴、填制报销帐单据。
     1、原始凭证基础要求
     1）原始凭证内容必需含有：凭证名称；填制凭证日期；填制凭证单位名称或填制人姓名；经办人员署名或盖章；接收凭证单位名称；经营业务内容、数量、单位和金额。
     2）从外单位取得原始凭证，必需符合国家票证管理措施，并盖有填制单位公章；从个人取得原始凭证，必需有填制人员署名或盖章。自制原始凭证必需有经办单位领导人或其指定人员署名或盖章。
     3）凡填有大写或小写金额原始凭证，大写和小写必需相符。购置实物原始凭证，必需有入库单或验收证实；支付款项原始凭证，必需有收款单位收款证实。
     4）一式几联原始凭证，应注明各联用途，而且只能以一联作为收款证实。一式几联发票和收据，必需用双面复写纸（发票和收据本身含有复写纸功效除外）套写。
     5）经相关部门同意经济业务，应该将同意文件作为原始凭证附件。假如同意文件需要单独归档，应该在凭证上注明同意部门、日期、同意人及“原件存档”字样；假如同意文件包含两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据，另一份注明原件在“××报帐中”字样。
     2、原始凭证粘贴具体要求：
     1）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下，大票在上要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单反面粘贴（原始凭证正面和报销单正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。
     2）将已填写完成正式报销单粘贴在已贴好原始报销凭证空白报销单上（将左面对齐粘贴）。
     第二条 假如需报销原始单据遗失，除飞机票、火车票、船票、长途汽车票，在理由充足情况下，按票价50%报销外，其它票据遗失一律不予报销；特殊情况，必需报请物业财务部责任人同意；已由银行付款，需进行报帐核销原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）原始单据复印件和经部门责任人签字专题说明进行核销，同时对经办人给予100元处罚。
第三条 对不真实、不合要求原始凭证不予报帐；对记载不正确、不完整原始凭证给予退回，并要求按要求更正、补充；原始凭证有错误，应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。
    第四条 严格实施报帐期限要求，立即进行报帐。
    1、差旅费借支必需在返回物业五天内报帐，其它现金借支十天内必需结清。
    2、领用转帐支票，经办人员必需在十天内到财务部门办理报帐手续；直接由物业汇往各往来单位款项，记入经办人员往来帐，经办人员必需在付款后（或货到，或工程完工后）30天内到财务部门办理报帐手续（协议上有要求除外）。
     3、凡未在要求期限内到财务部门结清财务手续，按起点30元，每超期一天按两元标准递增给予罚款。
     4、费用单据超出二个月，不予报帐。
     第五条 严格实施物业审批要求，全部开支必需经部门责任人同意，物业总经理及财务部责任人审批后方可办理。
     第六条 各项费用开支，以现金方法支付，必需填写物业（或丝宝集团）费用报销单；
     第七条 已取得结算凭据报帐业务，必需填写丝宝集团报销单；未取得结算凭据付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单办理报帐手续。
    第二章 资金支付审批要求及步骤
    第八条 报帐审批要求
1、各部门职员日常费用，由部门责任人控制审核，报物业总经理和物业管理企业财务经理审批，；部门责任人日常费用，直接由物业总经理和物业管理企业财务经理控制审批。
    2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元），必需以书面形式，报管理企业总经理同意；单项费用在3000元以上，必需逐层上报，由集团指示。
    3、 物业多种办公、印刷用具、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金支出，由物业办公室管理及审核，报物业总经理及物业管理企业财务经理审批。
    4、物业日常经营所需水、电及零星工程设备维修费用，由工程部负责核实，报物业总经理及物业管理企业财务经理审批。
    5、物业日常购置原材料、低值易耗品、物料用具、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营物资，由采购部负责核实，报物业总经理及物业管理企业财务经理审批。
    6、物业管理企业和物业全部需支付资金（除临时处理资金外），均经过物业管理企业财务经理统筹安排。
     第九条 报帐审批步骤
     1、职员因工发生日常费用必需按要求事先报请部门责任人同意（部门责任人发生费用，应逐层上报上级领导同意）；部门责任人必需做到严格控制，杜绝先斩后奏现象发生。
     2、凡包含购置物资部门，应预先提交申请汇报，依据报帐审批权限要求经审批人同意后，由物业指定部门负责签定协议（除零星采购以外，全部采购业务均必需签定采购协议）、购置及报帐。
     3、各级审批人出差期间，对必需开支款项可授权她人代理行使审批职责。授权书上必需具体注明授权范围、期限、被授权人等关键内容。授权书一式两份，一份由本部门留存，另一份交财务部门存档。
    第三章 资金预算管理
第十条 每十二个月元月10日前，物业依据当年经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报集团总部审批。
    第十一条 各物业依据集团总部同意资金预算方案，制订各月资金预算计划，每个月将物业节余资金汇总部集团使用。
    第十二条 物业总经理审定各部门申报资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。
    第十三条 根据确定分部门资金需求计划，合理调度和安排资金利用。
    第四章 借支及请款要求
     第十四条 现金借支要求
     1、凡物业职员因工作需要，需申请临时借支，必需填写借支单，注明借支事由，经部门责任人核实、财务部责任人审批后办理借支手续。
     2、差旅费借支必需由部门责任人依据职员出差天数及日费用标准核定；其它现金借支一次不得超出元。
     3、因工作性质特殊，需借支备用金，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门责任人同意后在财务部门办理借支手续。
     4、现金借支，严格遵照“前帐不清、后帐不借”标准。
     5、备用金借支，由财务部门每三个月出具各部门备用金借支明细，交各部门责任人重新核定。如有工作或额度调整，应立即通知财务部门。
     第十五条 转帐支票借支要求
     1、除采购员借支外，其它部门超出元（含元）以上开支，必需使用转帐支票付款。
     2、使用转帐支票付款，经手人应提供正确、详实收款单位名称及金额；确实不能事先提供正确收款单位名称或金额，由财务部门开具限额转帐支票。
     3、经手人预先领用转帐支票，应按要求填写请款单，具体注明收款单位名称、金额（或限额）、款项用途，协议号（已签定协议），经部门责任人同意后在财务部门办理借支手续。
     第十二条 异地付款请款要求
1、标准上，异地付款一律采取电汇方法；如特殊原因需汇票付款，必需具体注明原因，经财务部门责任人同意后才能办理。如办理汇票需寄给往来单位，必需在办理正式交接手续后交物业指定邮寄员邮寄；如办理汇票为收款单位自带，则财务部门必需在认真检验、查对取票人身份证，及收款单位提供加盖单位公章或财务印鉴章，并指明取票人姓名委托书（原件）后，才能办理汇票领取手续。“委托书”及取票人身份证复印件由财务部门妥善保留。
    2、对依据协议或协议支付款项，请款人必需严格依据协议或协议上填写收款单位名称、帐号及开户行填写请款单；假如收款单位名称、帐号或开户行发生变动，请款人必需提供往来单位加盖公章或财务印鉴章变更证实原件。
    第五章 报帐程序及报帐具体要求
    第十三条 费用报帐
    1、费用开支后，应凭报销单办理报帐手续；有借支，必需先清理借支。
    2、费用报帐时，必需由经手人依据物业相关制度及要求填写报销单，具体注明报帐事由，并附正式原始发票，经部门责任人同意后在财务部门办理。
 3、依据协议开支各项费用，报帐时，应具体注明协议号。
    4、依据汇报开支各项费用，报帐时，应附已指示汇报原件。
    5、购置办公用具、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必需办理入库手续，报帐时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证实。
    第十四条 固定资产报帐
    1、固定资产（包含机器设备）购置报帐应附申购单（或指示汇报）、购货发票、入库单或验收汇报等单据；特殊行业资产（如电梯、锅炉等），必需同时附专业检测部门出具检验合格汇报。
     2、结算在建工程完工工程款时，房产企业将结算依据移交给集团财务总部，由集团财务总部会同审计师事务所进行审计，并依据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。
    第十五条 供给商开户及货款结算
    1、供给商开户要求
    1）日常计划采购开户要求：日常计划采购内容指物业经营所须基础性原材料、资产等。如：食品、酒水、香烟、客房用具、美容美发用具、成批低耗品及大额固定资产等。采购部根据竞价筛选标正确定供给商后，须和供给商签定供货协议（或协议）。协议中必需注明质保金缴纳和结算方法。协议签定后必需由采购部指定专员立即递交（原件一份）给财务部协议专管员，方便财务部立即录入电脑。供给商持供货协议书到财务部缴纳质保金，成本会计查实该供给商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后，方可办理开户手续。
    2）对于零星或急件采购物品（如零星物料用具、少许补充基础性原材料等），金额较小，能够不签定协议，以经办采购员户头办理入库手续。
    2、供给商货款结算
    1）个体户供给商货款支付要求：凡以个人名义和物业签署协议供给商，在协议中必需具体注明该供给商姓名、身份证号码、联络电话和地址（一家供给商只能以一个人名义签署协议，不得多户多人）。财务依据此协议中提供资料录入电脑，并据此开户名称办理入库手续。在支付货款时，由协议中供给商持本人身份证领取现金或支票，出纳员必需和电脑资料逐一查对无误后，方能发放。
    2）以单位名义开户供给商货款支付要求：凡以单位名义和物业签署协议供给商，在协议中必需具体注明该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码和货款支付方法（支票、电汇等），收款单位必需和协议单位一致，不然，必需由协议单位出具委托付款协议书，并由其法人签字、盖章认可。
    3）供给商供货、结款应严格根据协议实施，即：在办理入库时，以协议中单位名称开户；在进行货款支付时，由协议中委托经办人持本人身份证领取支票（电汇由出纳员直接按协议办理）。如有变更，须有加盖该供给商单位公章或财务专用章、责任人署名书面变更通知，出纳员方可办理结算手续。
    3、全部以供给商名义办理入库和结算手续货款支付，标准上不得由物业采购员代为结算，如有此情况，出纳员有权拒绝付款。
    4、供给
商付款方法要求：个体户性质供给商以现金支票或转账支票方法支付，其它供给商标准上要求以转帐支票、电汇或银行汇票方法支付。
    5、供给商货款结算步骤立即间要求：供给商货款集中按月支付，下月支付上月货款。
    A、每个月18日-20日为上月货款对帐日。供给商将上月货物验收单整理，开据正规有效发票（不得使用复印件），在采购部粘贴填写《报帐单》，注明单据张数、货物名称、金额和供给商单位或姓名，由经办采购员签字后，到财务部往来帐会计处对帐。财务部往来帐会计对货款结算金额真实性、发票及报帐单填写规范性、有效性进行认真审核，不合要求者不给予办理。
 B、每个月21日-23日为采购部负责办理货款审批手续日。由采购部指定专员将已对帐货款单据统一收取，并报采购经理和各物业总经理审核签字后，交物业管理企业财务经理审核。
    C、每个月23日-28日为财务付款结算日。物业管理企业财务经理将审核无误后货款单据交出纳。出纳按货款支付方法之要求开出支票或汇票，并通知供给商领取货款。
    D、上述结算时间要求通常不得变动，除此时间之外对帐和结算（特殊情况除外）财务一律不予受理。
    第六章 现金日常管理
    第十六条 现金管理制度
    1、实施备用金管理措施。备用金（库存现金）在核定限额内使用。物业备用金领用包含：出纳员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。标准上出纳员库存现金不得超出一万元；收银主管一万五千元；前台收银员一万元和各营业点收银员找零用备用金伍百元；采购员备用金一万元。
    2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其它一切支出必需从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金，需报财务部责任人同意，核定坐支范围和限额。库存现金超出限额部分，必需当日送存银行。
    3、物业和其它单位之间经济往来，除许可现金支付款项外，其它必需经过银行进行转帐结算。
    4、现金使用范围以下：
    ①　临时职员工资（标准上要求由银行发放）；
    ② 出差人员必需随身携带差旅费；
    ③ 物业处理紧急情况时支出；
    ④ 转帐结算起点以下零星开支；
    ⑤ 人行要求需要支付现金其它支出。
    第十七条 现金收支控制
    1、出纳员和会计人员必需分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。
    2、出纳人员应熟练掌握并严格实施相关现金管理制度。依据审核无误收、付款凭证负责办理现金和银行存款收付款业务；负责登记现金和银行存款日志帐；清查库存现金，和帐面、银行查对，做到帐款、帐帐相符；负责保管库存现金、多种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用章暂由天怡物业财务部责任人保管）。
    3、严格现金收付业务审批制度。出纳员进行款项收付业务时，首先要认真审核所依据凭证，既要审核手续是否完备，数字是否正确，还要审核其内容合理性和正当性。对于手续不完备、数字错误凭证，要求经办人完善手续后方可报销；对于不应开支款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款不法行为，应立即向财务部责任人汇报。出纳人员办理现金收付时，收付双方应该面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。
    4、对库存现金（含各部门备用金），财务部责任人、主管会计要实施常常性地检验和突击性抽查，并填制库存现金（备用金）核查情况表，说明检验结果。对于核查出长短款，要立即查明原因并提出处理意见。
    5、出纳人职员作调离，必需办理严格交接手续。

第四章 工作标准
1． 会计核实工作能有条不紊地进行。（即从收支两条线分别来看，收入方面从款项取得直到交纳税款、报表反应；支出方面从款项提取至报表反应，中间各个步骤环环相扣，每个步骤操作正常以确保整个过程按会计核实要求进行。）
2． 立即正确地提供各项财务信息，包含收入情况、支出情况及银行存款余额情况或某项经济业务效益情况。
3． 立即正确地编制会计报表及报表说明、财务分析汇报。
4． 加强收入管理，确保企业收入不流失。
5． 加强支出管理，确保一切支出全部在受控制状态，包含工资性支出和水、电、维修材料、办公用具等费用支出。
6． 加强预算管理，确保日常收支情况和财务预算基础一致。
7． 制订切实可行财务管理制度和操作步骤，并对部门内职员进行岗位培训和指导，确保部门职员基础上能推行各岗位职责。
8． 和税务、金融等部门沟通良好，不因为公关工作不到位造成企业利益受损失。

第五章 财务管理要求
一、目标。本要求要求了企业资金、现金、票据、费用开支、会计档案管理措施，意在加强会计基础工作，正确实施国家财经纪律和财务制度，愈加好地为物业管理工作服务。
二、适用范围
本要求适适用于企业财务部对资金、现金、票据、费用开支、会计档案管理。
三、职责
财务部财务人员严格实施本要求，并监督企业全体职员实施本要求。
四、工作内容和要求
1．本要求基础标准是：实施国家相关法律、法规和财务制度，对企业财务活动实施有效控制，并接收上级相关部门监督。
2．财务部是企业财务管理部门，在总经理领导下，对企业财务活动实施统一管理。
3．财务人员管理
（1） 会计人员聘用，由行政人事部初试后，由总经理直接面试后决定。
（2） 企业重大项目标决议须有财务部责任人参与。
（3） 财务人员必需含有专业技术资格，持证上岗。
4.资金管理
（1） 标准上应在国有商业银行开设银行帐户，开设或撤销银行帐户时，必需报总经理同意。确需在非国有商业银行开户，在申请开设帐户同时，须报审帐户资金最高限额。财务责任人必需监督帐户资金限额实施情况，并对实施结果负责。
（2） 必需按银行及企业要求使用现金。
（3） 库存现金限额，按开户银行要求实施。开户银行没有核定限额，最高不得超出5000元。
5．实物管理
（1）相关材料物资管理要求：
a） 购进材料物资，标准上应优异仓，后领用。
b） 对生产中急需或零星辅助材料，确需直拨使用除按要求审批外，必需经项目责任人验收并署名，方可报销。
c） 工程完工后，剩下材料必需办理退仓手续。
d） 材料、物资必需最少在每十二个月三月和九月盘点二次。会计人员必需实地监督盘点，财务责任人必需对盘点结果真实性负责。
e） 对材料物资出现盘盈、盘亏，必需查明盈、亏原因，提出改善方法。必需时，对库存材料进行复点。
6．固定资产管理
（1） 各管理处、部门必需指定一名固定资产实物保管责任人，对固定资产实物管理负责。
（2） 固定资产必需设置卡片帐进行管理，卡片帐必需由固定资产保管责任人署名，保管责任人变更，必需立即变更卡片帐。
（3） 在每十二个月六月，财务人员必需会同固定资产专责及实物保管责任人全方面盘点固定资产。会计人员必需实地监督盘点，对盘点结果真实性负责。
（4） 盘点中出现损溢，必需按要求程序报批。
7．会计档案管理
会计凭证、会计帐簿、会计报表及储存会计资料磁盘是企业关键经济资料，要定时装订、整理立卷、妥善保管。
（1） 会计档案管理实施分阶段负责制。按会计凭证传输步骤分出纳责任期、主管会计责任期。其中出纳责任期从出纳审核并接收业务部门原始凭证起，到出纳将凭证传输给主办会计为止；主管会计责任期是从主办会计审核并接收出纳传输过来凭证起，到将会计档案移交给档案室保管为止。
（2） 在出纳责任期，出纳对交存原始凭证及自己填写记帐凭证负保管责任，按要求于每个月28日前传输给主管会计。
（3） 在主管会计责任期，主管会计对出纳交存会计凭证、电算产生记帐凭证、全部科目汇总表、装订成册凭证本、会计帐簿、会计报表、已登录档案袋、储存会计资料磁盘等负责保管，同时应按归档要求对各类档案负责立卷、装订成册、分类分柜保管。存放场所应加锁，钥匙由主管会计掌握。档案标准上不得借出，如有特殊需要经总经理同意后，取得主管会计同意并约定归还期，办理登记手续。借用期内借出资料借用人负责保管。超出借用期限，主管会计未催讨追索，造成会计资料丢失主管会计负连带责任。
（4） 会计年度终了后，当年会计档案六个月内仍保留在主管会计处，期满后编造清册移交企业档案室。
（5） 会计档案必需妥善保管，存放有序，查找方便，并严格实施安全和保密制度。
8．定时公布管理要求
（1） 按业主管理委员会要求，采取不一样形式，定时公布管理费用收支情况、维修基金使用情况。
（2） 对较大费用支出要分析情况、加以说明。
9．财务管理安全管理要求
（1） 注意防盗，财务管理部门严禁闲杂人员逗留，下班关好门窗，锁好保险箱，密码加锁，密码注意保密。
（2） 保险箱钥匙不得在办公室过夜。
（3） 注意防火，室内严禁抽烟，下班切断电源。
10．财务人职员作要求：
（1）财务部经理
a） 落实实施国家和上级相关财务管理方针、政策和法规，遵守国家法律、法令。
b） 严格遵守财经纪律，建立和健全财务管理制度及核实制度，并负责督促检验实施情况。
c） 负责企业资金平衡、掌握和监督资金合理使用，监督资金回笼，考评资金使用和投资效果。
d） 参与策划关键经营策略，并对关键经济协议及投资项目进行评议。
e） 向上级领导提供季度分析汇报，并提出可行性提议。
f） 负责收付凭证审核、工程结算工作。
g） 负责编制企业年度预算，制订各部门考评指标并监督实施。
h） 对财务人员进行业务指导。
（2）主管会计
a） 按国家会计制度要求，进行认真审核、分录、算帐，做到手续完备、内容真实，数字正确、帐目清楚，做到帐物相符、帐帐相符、帐表相符。
b） 依据企业特殊性，分门别类进行分部门分小区建帐核实，使企业领导和各部门各小区领导能立即掌握盈亏情况，
c） 编制多种记帐凭证，立即编制会计报表，为领导管理工作提供相关数据资料。
d） 负责妥善归档保管好会计凭证、帐簿、报表等一切档案资料。
e） 编制资产负债表、损益表、收入明细表、成本明细表，并和其它报表相互查对，有对应关系数字必需保持一致，年底编报财务情况变动表及财务分析。
f） 依据国家税法要求，按时按要求缴纳各项税金，做好相关资料报送工作，按发票管理相关要求，做好发票保管及发出工作。
g） 严守机密，妥善保管会计档案资料，立即装订会计凭证，年底结算完成，将整年会计凭证、帐簿、会计报表等资料搜集齐全，整理立卷，妥善保管。
h） 指导出纳，定时检验或抽查出纳现金库存情况。
i） 编制每个月经营情况分析并提供分析汇报。
（3）出纳员
a） 遵守国家相关财经纪律，严格实施现金管理要求和银行结算制度。
b） 负责办理现金收付各银行结算业务，负责登记现金银行存款日志帐，每个月终立即做出银行存款调整表。
c） 负责保管库存现金和多种有价证券、结算凭证、空白支票、收据和相关印章。
d） 认真审查每一笔款项支付和费用报销，对违反要求一律拒付，并立即向相关领导反应。严禁白条取款入帐。
e） 负责工资表编制及发放。
f） 出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务帐簿登记工作和档案保管工作。

第六章 费用报销管理规程
一、目标
本规程规范费用报销程序，确保各项费用支出得到合理控制。
二、 适用范围
本规程适适用于企业各项报销费用控制。
三、职责
1． 财务部经理负责报销单据立即审核。
2． 企业总经理负责报销费用审批。
四、报销程序
1．报销费用填制要求
a） 费用经办人标准上应在费用发生后5个工作日内到财务部办理报销手续，特殊情况可另行处理。
b） 将原始单据剪齐边角，正面朝上（和报销单据同向）粘贴在报销单反面左边。
c） 用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单各项内容，如：报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。
d） 采购类经营费用，须凭有效《请购单》（或采购计划表）和发票到仓库办理物品验收入库手续，并将进仓单、直拔单附在报销单据后面。
e） 非采购类行政、办公或其它费用，直接填制报销单据。
f） 外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。
2．报销单据审核
a） 费用报销单据经手人署名后，由各部门主管签字确定。
b） 财务部经理应在收到报销单据一个工作日内，对各项报销费用进行严格认真审核，凡符合报销标准，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后，由报销人交总经理审批。
c） 经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其它疑问，而报销人又无法提供总经理同意汇报时，审核人应退回报销单据。
3． 费用给付
a） 报销人依据审批手续完整报销单到财务部出纳处署名领取费用。
b） 单位价格在元以下报销费用，由出纳员用现金支付。
c） 单位价格在元以上报销费用，标准上由出纳员用支票支付，特殊情况可报财务部经理同意后，以现金支付。
d） 各费用发生前借支备用金，由出纳员作冲减备用金处理。
4.费用报销单据保管
a） 费用报销单据由出纳按次序编制付款凭证，送财务部会计汇总、记账。
b） 全部报销费用单据，由财务部加密长久保留。
5． 本规程实施情况作为财务部相关人员考评情况之一。

第七章 工资发放规程
一、 目标
本规程规范工资发放程序，确保职员能立即、如数、安全地领取工资。
二、适用范围
适适用于物业企业职员工资发放工作
三、职责
1． 行政人事部负责每个月职员考评及职员动态资料编制。
2． 财务部出纳员负责职员工资计算和《工资发放表》编制。
3． 财务部经理负责《工资发放表》审核。
4． 总经理负责《工资发放表》审批。
四、工作程序关键点
1．职员每个月工资计算
a） 财务部负责每个月15日发放上月1-30日工资，遇节假日顺延（春节除外）
b） 企业人事部、管理处于每个月2日前将职员考勤表送出纳。
c） 出纳员每个月6日前依据考勤表、职员工资计算系数计算职员上月工资，并编制《职员工资发放表》。
d） 职员工资计算工式：
职员月工资＝（基础工资＋岗位工资＋业绩工资）*当月出勤天数/当月全勤天数。
e） 出纳员必需在编制完成《职员工资发放表》制表人栏签署姓名及日期并于每个月8日前报财务部经理审核。
f） 财务部经理应在每个月10日前审核《职员工资发放表》。如有疑问，应立即查清并给予更正；如无疑问，应在财务部审核栏内签署姓名及日期后于11日前报总经理审批。
g） 总经理标准在15日前将审批完成《职员工资发放表》交回财务部，特殊情况另行处理。
2．年底奖金计算
a） 企业行政人事部在要求日期（具体日期由总经理决定）将总经理审批完成上年度《职员考评表》交财务部会计。
b） 财务部会计依据当年可分配奖金总额并依据奖金分配方案（由总经理依据当年经营情况决定）及《职员考评表》计算出每个职员年底奖金，并据此编制《职员年底奖金发放表》。财务部会计应在编制完《职员年底奖金发放表》制表人栏内签署姓名及日期。
c） 财务部经理应严格审核《职员年底奖金发放表》。如有疑问应立即查清，给予更正；如无疑问，应在审核栏内签署姓名及日期。
d） 财务部经理应立即将《职员年底奖金发放表》报送总经理审批。
e） 总经理在审批同时应注明具体发放日期。
f） 试用期职员不享受年底奖金。
g） 奖金发放日离职职员不享受年底奖金。
3．工资、奖金发放
（1）银行代发工资及奖金：
a） 出纳员依据审批手续完整《职员工资发放表》在每个月15日前将职员工资表交企业开户银行发放；
b） 新人职职员由出纳员依据人事部提供职员个人资料及身份证复印件向开户银行申请办理工资代发存折；
c） 新办工资发放存折标准上在18日前由职员本人到出纳处署名领取；
d） 存折标准上严禁她人代领。如有特殊原因确需她人代领，代领人必需在领取时出具被代领人书面委托书、代领人及被代领人有效身份证原件，由纳员将双方身份证复印后留存；
e） 职员可在每个月16—18日到出纳处领取工资清单；
f） 职员年底奖金由出纳在总经理同意日期内送交企业开户银行代发。
（2）现金发放职员工资及奖金：
a） 工资年底奖金标准上应由银行统一代发，因特殊情况无法办理银行代发手续职员工资由出纳员根据（职员工资发放表）用现金发放；
b） 职员应在每个月要求工资发放日（或年底奖金发放日）到财务部出纳员处署名领取自己工资（或年底奖金）；
c） 员上在领取现金发放工资同时能够领取工资单。
4.离职职员工资计算和发放
a） 离职职员凭审批手续完整（职员离职表）到财务部结算工资。
b） 出纳员依据《职员离职表》、依据职员工资计算公式在一个工作日内计算该职员离职员资。
c） 职员离职员资经财务经理审核、总经理审批后生效。
d） 未办理离职手续，私自离职职员将扣发其未领工资。
5．工资资料查阅及保管
a） 如职员对自己工资存有疑问，标准上应在工资发放后五日内持工资存折或工资单到出纳员处查询。特殊原因不能立即查阅，可在30天内到财务部申请查阅。
b） 职员只能够查阅自己工资，不能够任何理由代她人查阅。
c） 每个月工资发放资料由财务部主管会计编制凭证进行相关账务处理。
d） 财务部经理月末进行系统审核后，将工资发放资料加密在财务部长久保留。

第八章 管理费收取管理规程
一、目标
本管理规程规范服务收费管理，确保业主（住户）满意。
二、适用范围
本规程适适用于对兴业新邨管理服务费、水费、公共分摊水电费。
三、职责
1．财务人员负责办理现金或委托银行收费相关手续。
2．保安员帮助财务人员向业主（住户）派发收费凭据或催款通知单。
四、工作要求和内容
1．收费方法，可分为两种：
a） 现金收费：车位使用费（临时停车）、装修管理相关费用、物业管理服务费、水费及公共分摊水电费、维修服务费、家政服务费；
b） 委托银行收费：住宅物业管理服务费、住宅水费、住宅公共分摊水电费；
2．委托银行收费开户手续：在业主办理入住手续时，凭物业企业开帐户，到指定银行存入一定金额，方便每个月结算划帐。
3．对小区内业主（住户）收费
（1）住宅物业管理服务费收取
a） 兴业新邨两个月收一次管理服务费，逢单月收费。逢双月30日前，财务人员通知指定银行在业主（住户）帐号上扣除住宅物业管理服务费及其它应收费用。财务人员在收到银行扣费成功通知后，应在5天
内把收费凭据交管理处服务中心，由服务中心组织分发给业主（住户）。
b） 若业主（住户）帐户中金额不足以支付当期费用时，由财务人员用电话通知或发出催款通知单向业主（住户）催缴。
c） 若连续三个月欠缴，由财务人员发出限期缴款通知单，限其3天内缴清欠款及滞纳金，不然按相关要求处理。
d） 住宅物业管理服务费计算公式：
服务管理费=住宅销售面积×住宅管理服务费标准+购置机动车车位面积×住宅管理服务费标准×50%
（2）住宅水费收取
a） 每双月25日前，由管理处工程组人员读取水表值，并计算每户应交水费（包含公共分摊）。住宅水费同住宅管理费一起收取，收取程序跟住宅管理费一样。
b） 水费计算公式：
业主（住户）每个月水费=该户水表读数（吨）×住宅水费单价＋公共分摊水费摊R：
（3）小区内住宅公共分摊电费收取
a） 每双月22日前，由管理处工程组人员读取小区内公共部分电表值，并计算每户应分摊值；每双月30日前，财务人员通知指定银行在业主（住户）帐号上扣除公共分摊电费及其它费用。
b） 公共分摊电费和管理费一起收取。
c） 公共电费分摊标准：
Ⅰ）每一座走廊、楼梯、电梯运行、水泵运行等每座楼宇内公共电费，由该座业主（住户）分摊；
Ⅱ）小区道路、中心公园等小区公共区域路灯、草坪灯电费， 由小区业主（住户）及区内商铺租户分摊