中小企业会计电算化系统的设计与应用.doc

学校名称： 辽宁工程技术大学
指导老师： 宋华鹏
学生姓名： 李 启
学 号：
专 业： 会计电算化专业
入课时间： 3月1日
论文题目：中小企业会计电算化系统设计和应用

目录
序言 2
1小企业会计电算化系统理论概述 3
1.1　会计电算化系统概述 3
1.2电算化下小企业会计工作特点 3
1.3会计电算化向会计信息化过渡可行性 4
2中国中小企业会计电算化系统现实状况和存在问题 6
2.1中小企业会计电算化系统实施关键问题 6
2.2中小企业无法评定会计电算化系统正确性和客观性 6
3凤山仪器制造厂会计电算化系统实施模式构建 8
3.1会计电算化系统总体计划方案 8
3.2会计电算化系统总体计划方案 8
3.3各功效模块设计 10
3.4数据库设计 12
3.5实施会计电算化后应注意问题 13
4 结论 14
致谢 15
参考文件 16
摘要

当今世界，科学技术发展速度日趋加紧，以信息技术为基础经济全球化进程势不可挡，经济发展正在向信息化、网络化方向前进，信息技术已经成为社会各个领域发展不可缺乏关键力量。会计是一个企业用来衡量其财务表现系统，该系统将全部交易分类，比如销售、采购、资产，而且坚持一定可接收标准格式。它有利于评价企业过去绩效、现实状况、及未来前景。
一个企业正常运转所需信息中有70%以上是由会计信息所提供。小企业是促进市场竞争和市场经济基础力量，给市场经济繁荣带来公平竞争。小企业在中国国民经济中占有很关键地位，在中小企业尤其是小企业中实施会计电算化是提升中国综合国力关键方法之一。优异信息技术已经改变了很多专业服务行业企业，但会计行业可能不一样。在世纪之交，环境快速改变，使慢节奏和保守会计行业经历了巨大改变。会计电算化系统是伴伴随信息技术快速发展而深入深化。本文在介绍会计电算化内涵和发展情况基础上，结合中国实际情况，分析会计电算化在中国发展特点，具体介绍了中小企业会计信息面临问题和怎样处理这些问题，使其愈加好地为中小企业服务，最终设计并实现了适合和中小企业实际和需求情况小型会计电算化系统。

关键词：会计电算化；中小企业；信息化；信息技术；系统实施

序言
小型企业是市场竞争基础力量。市场经济繁荣来自公平竞争。现代经济发展首先存在着集中化趋势；同时也保持着不停分散化制衡过程，关键表现为大量小型企业不停涌现。这两种力量、两种趋势和市场经济中双重结构，组成了推进整个经济繁荣成长基础力量。因为小型企业量大面广，分布在国民经济各个领域，所以它们日益成为经济增加关键原因。小型企业是增加就业关键渠道，稳定社会关键力量。发明就业机会是小型企业最关键经济作用乃至政治作用之一。统计数字表明，全国在工商登记企业超出 1000万户，在这些企业里中小企业数量占到总数 99%以上，这些中小企业对中国GDP 贡献达成 60%左右，对工业新增加值占到 5%，为国家缴纳税款达成总额 51%，而且提供了80%城镇就业岗位。
现在，在中国，很多大型企业重视会计电算化系统实施，而占大多数中小企业因为很多问题，没有实现会计电算化系统或效果不佳，这对中国经济发展有显著影响，所以提升中小企业会计信息化水平是很必需。

1小企业会计电算化系统理论概述
1.1会计电算化系统概述
电算化会计系统是经过利用优异电脑技术，加工会计数据，提供会计信息系统。通常把多种原始会计资料称为会计数据。多种进入会计信息系统中多种原始凭证是会计数据载体。会计电算化系统经过对会计数据进行采集输入、加工处理、存放、传输、输出将这些会计数据转化为会计信息。这些会计信息对企业经营管理提供决议依据。
会计电算化业务过程关键包含采购/付款、生产/转换、销售/收款、人力、财务等循环，利用会计核实软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。对原始凭证录入应首先选择凭证类型，输入制单日期，凭证按月、分凭证类型自动连续编号；然后依次输入附件张数、摘要、会计科目、帮助核实信息、金额等；对凭证进行审核后能够进行记账、查询、结账等工作。采购/支付、转换、销售/收款过程是一个物质流过程，而人力、财务过程是人力、资金流过程，财务汇报是对信息流进行统计、处理、输出而产生，是一个财务汇报过程。在信息化社会，会计人员价值关键经过处理会计业务问题来表现，会计业务问题处理要综合信息处理、信息质量、信息技术、业务步骤等要素。会计人员在处理会计业务问题时要考虑到和企业业务过程一致性，除此之外，会计人员还要关注物质流、人力、财务流之间关系、企业风险和机会之间关系。
1.2电算化下小企业会计工作特点
小企业有以下多个方面生产经营特点：
(1) 企业数量大，行业分布广
小企业数量占企业总数百分比很高，而且小企业行业分布很广，小企业经营范围包含制造业、零售业、交通运输等一切竞争性行业，但不包含技术资本密集度极高和国家专控特殊行业。
(2) 企业规模小，市场适应性强，市场反应快捷
企业规模小、经营决议权高度集中，尤其是小企业，基础上全部是一家一户自主经营，企业经营者对利润追求主动性全方面反应了企业资本对利益追求动力。因为企业经营管理者对瞬息万变市场反应灵敏，而且小企业全部权和经营管理权大全部没有分离，这么就既能够节省全部者监督成本，又有利于企业快速做出经营管理决议。
(3) 业务专一化程度高
小企业因为本身规模限制，往往将有限人力、财力和物力投向那些细小市场，而这些细小市场很轻易被大中型企业所忽略，小企业将有限资源投入到某一细小产品经营管理当中，不停从产品质量、服务质量、生产效率方面着手提升，这么更有可能在竞争猛烈市场环境中立足，进而取得更大发展。
1.3会计电算化向会计信息化过渡可行性
a) 计算机网络技术不停进步
进入到 21 世纪，伴随信息经济和知识经济全球化到来，尤其是以 Internet 为经典网络技术应用和发展，这个世界正逐步向社会信息化前进。会计领域里计算机数据处理技术应用不停发展，完全改变了传统会计信息储存和处理方法，会计工作效率得到了大幅度提升。伴随现在科学技术不停进步，计算机网络技术也已经日趋成熟，开始在很多企业，和整个社会慢慢应用普及。计算机网络技术含有数据通信、分布处理、资源共享、系统可靠、集中控制等功效和特点，所以，对于会计这么数据源头分布灵活、数据处理工作量大、数据加工要求严格、数据传输要求立即、信息反馈对象广泛、信息存放安全性较高工作，计算机网络技术含有十分巨大吸引力。在计算机网络支持下，会计工作能够愈加紧速有效，会计信息能够在信息使用者和信息制造者之间顺利传输和共享，企业全部部门相关信息全部能够实现共享和传输，提升企业经营效率。建立以会计信息数据为中心管理信息系统根本路径。然而,我们在过去实践里看到,很多企业全部会选择前面三种模式，而对网络系统模式问询得不多,使得会计信息化硬件系统模式出现了一个远离网络局面。不过，现在计算机网络技术日益成熟，优势日趋显著，势必会逐步超越前面三种模式，变成会计信息化首要硬件系统。
会计信息化中硬件系统常常采取单机系统、多机系统、多用户系统和网络系统这四种模式，这些模式也各有不相同特点。毋容置疑, 在计算机网络技术平台上去建立起会计信息化，比单机系统、多机系统、多用户系统效率要高很多,这同时也是建立以会计信息数据为中心管理信息系统根本路径。然而,我们在过去实践里看到,很多企业全部会选择前面三种模式，而对网络系统模式问询得不多,使得会计信息化硬件系统模式出现了一个远离网络局面。不过，现在计算机网络技术日益成熟，优势日趋显著，势必会逐步超越前面三种模式，变成会计信息化首要硬件系统。
会计信息化软件方面，因为会计电算化出现和发展，中国财务软件从 20 世纪 90年代就已步入到商品化阶段，并伴随各个软件商之间相互竞争越演越烈，市场上成熟财务软件也不胜枚举。加上计算机网络技术普及，企业管理系统利用网络连接方法开始重新组合，会计工作所需要数据会越来越多以电子形式直接存放到计算机或网络里。再加之多种多样高速 CPU 和海量存放空间，和强大 VPN 等设备出现，既实现了会计数据时效性，也在安全性方面得到了大大提升。
b) 会计电算化奠定了基础
会计电算化是会计学科进入信息化时代发展，会计电算化是集会计学、信息技术和计算机、管理学及经济学等各个学科为一体，相互交叉结合以后出现综合性学科。从某一个意义上讲，会计电算化是为满足现代化企业制度需要，利用现代科技和方法对传统会计进行改革和整合以后，产生出能够适应社会信息化要求新型应用型学科。信息技术正在改变着社会这一职业传统，而且重新定义着社会会计工作，同时多种新思想和新技术出现也在改变着会计管理内容和会计人员工作。会计电算化是把会计和信息技术相互结合而走出第一步。会计电算化首次把计算机应用引入到了会计工作中来，把会计从业人员从复杂手工会计记账、核实、报账中解脱出来，既降低了财务数据处理时间，提升了会计工作效率，也大幅度提升了会计信息质量，逐步完成了会计工作“无纸化”。同时，为财务科室配置了和会计电算化工作相适应计算机和网络设备等，这些设备在客观条件上为会计信息化实现提供了必需硬件条件。会计电算化不停发展使得广大会计从业人员树立起了会计电算化基础观念，培养出了一批批不仅精通会计理论，而且熟悉计算机知识复合型会计人才。同时，会计电算化不停发展大大促进了不少相关软件行业成长，在社会上初步地形成了一支会计电算化财务软件开发队伍，而且培育了很多著名软件开发企业，为会计信息化后续发展提供了必不可少软件基础。所以，在发展会计电算化同时，也为会计信息化发展奠定了良好软硬件基础。

2中国中小企业会计电算化系统现实状况和存在问题
中小企业，跟其它任何营利组织一样，努力经过产品和服务质量和价格竞争力，实现盈利。伴随贸易和投资全球化，和全球技术革命愈演愈烈，中小企业需要作好准备来面对未来猛烈竞争。而利用相关技术提升自己，是她们唯一出路。在今天市场竞争中，中小企业需要认识到，为了生存，它需要提升生产力、质量和性能。除了基础财务汇报，中小企业也需要非财务信息如价格变动、市场趋势、用户行为生存和成长。不停改变环境需要更立即信息。所以，中小企业经理们假如认为不使用会计信息化系统，就能做出好决议，是很困难。
2.1中小企业会计电算化系统实施关键问题
在中国，会计电算化系统经过 30 年发展，取得了初步成功，但却很有限。原因是多方面，具体特点以下：
(1) 缺乏和中小企业实际情况相匹配软件
现在，在市场上极难买到和中小企业实际情况相匹配软件。原因很显著：
(2) 开发商没有开发中小企业适用中小软件
在中国，存在大量中小企业，她们业务量，业务范围是很广泛，每个企业全部有自己经营特点和经营方法，这使得 IT 服务提供商极难能够满足中小企业需求，IT 服务提供商不可能为一个中小企业开发一个和之实际情况相匹配一个软件。
2.2中小企业无法评定会计电算化系统正确性和客观性
中小企业会计电算化系统实现有一个普遍问题，她们不能很好地估量企业在应用财务软件之前和以后改变。也就是说，她们对本企业实际情况，没有清楚认识，如管理水平、计算机硬件和软件水平、技术水平等等，但假如她们在不适合于本企业实际情况大量财务软件中盲目选择话，不仅不会给企业带来好处，还会增加无须要费用。
中小企业缺乏人才会计电算化系统是一个系统、综合工作，假如一个企业准备实施会计电算化系统，它不仅需要能够掌握现代电子技术和会计知识、和网络技术人，也要明白企业本身经营特点和不足。现在，会计人员整体素质仍然偏低。会计电算化系统对于她们来说是新东西；她们不能立即掌握优异管理方法和不能完全了解财务软件性能，使实施会计信息系统存在很大困难。中小企业尤其是小企业难以吸引人才，首先是因为大家不把私营企业就业作为一个真正工作，感到私营企业就业轻易受到社会歧视，其次，企业不愿意花更多钱来吸引人才，她们更愿意相信现有人员和设备已经能够很好地运行企业了。这些全部和会计信息化今天相违反，迫切需要改善。

3凤山仪器制造厂会计电算化系统实施模式构建
3.1会计电算化系统总体计划方案
（1）需求分析
小企业数量占企业总数百分比很高，而且小企业行业分布很广，小企业经营范围包含制造业、零售业、交通运输等大多数竞争性行业。所以小企业经营方法各不相同，对会计电算化系统要求也不相同。很多企业为节省资金而选择网络上提供无偿财务软件，但这些软件存在缺乏灵活性、程序和企业业务不匹配、缺乏安全保障等缺点。 前文提到目前市场上流通财务软件多为通用型、适合大中企业使用、操作过程复杂财务软件，而开发专门为小企业量身打造、易于操作、易于上手个性化财务软件是有必需。本文以凤山煤业设备仪器制造厂为例，设计了适合凤山煤业设备仪器制造厂个性化会计电算化系统。
（2）系统运行环境
a) 硬件环境
主机：Intel 飞跃双核（尽管使用飞跃 III 以上就可满足，但因为技术快速更新，市场上多为高配置处理器）处理器、256MB 以上 RAM、20GB 以上硬盘容量。
数据库服务器：Intel 飞跃双核（尽管使用飞跃 III 以上就可满足，但因为要完成高密度计算，所以提议选择高配置处理器）处理器、512MB 以上 RAM、40GB 以上硬盘容量。
网络配置：网线（双绞线）或宽带、10Mb/s 以上网卡、多口交换机、打印机、UPS 不间断电源等。
b) 软件环境
计算机操作系统：提议采取Windows 系列，因为操作简便，易于掌握。 数据库：提议选择SQL Server，它是一个关系型数据库管理和分析系统，它能提供大型系统所需数据库服务。系统所需数据库服务。企业在构建软件时要综合考虑软件平台和财务软件兼容问题。
3.2会计电算化系统总体计划方案
系统总体结构设计
小企业会计电算化系统
账套管理系统
记账子系统
用户管理子系统
报表子系统
期末处理子系统
凭证管理
记账管理
报表生成
报表打印
本文设计会计电算化系统能够替换手工进行账务处理，针对小企业业务特点和用户需求，对企业用户信息、科目、凭证等全部做了设置，能够提升会计人职员作效率，确保了会计信息正确性，加紧了会计信息产生速度。本系统总体结构设计图3-1所表示：

图3-1系统总体结构图

系统业务处理数据步骤图3-2
供给商
P2
采购
经理
P3
会计做账处理
应收应付
账款
配件
库存
用户
P1
销售
经理
付款
发货单
发货单

订货单

图3-2 业务处理数据步骤图
3.3各功效模块设计
依据企业业务特点和企业具体要求，设计了账套管理子系统、用户管理子系统、记账子系统、报表子系统和期末处理子系统。具体功效以下：
（1） 账套管理子系统：企业能够依据本身需求，建立一个或多个账套。建账套是指将一组相互关联数据，一套完整账簿体系建立在计算机系统中，一个系统能够管理多套账，每套账之间是相互独立。建立账套步骤为：首先，设置账套号、账套名称、账套路径、账套启用日期等账套信息；其次，要输入单位名称、类型等相关信息；第三，要设置记账本位币、企业类型、行业性质、账套主管、是否按行业性质预制会计科目等账套核实信息。会计科目设置要求完成下列操作：一是设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空；二是设置会计科目余额方向；三是设置辅助核实科目。对需要进行部门核实、项目核实等专题核实会计科目进行辅助核实设置；四是设置外币核实科目；五是设置数目核实科目：设定须要进行数量核实科目，和数目核实计量单位；第四，对存货、用户、供给商选择是否进行分类和是否进行外币核实等基础信息进行设置，假如有外币核实，要对外币币种及汇率进行设置；第五，设置分类编码方案，是对企业关键核实对象确定分级次和各级编码长度，以方便用户进行分组核实、统计和管理。通常要进行编码设置有会计科目编码、存货分类编码、地域分类编码、用户分类编码、供给商分类编码、部门编码和结算方法编码等。分类编码方案能够在建账套时设定，也能够在账套建好以后进行修改。设置会计科目编码时，科目编码必需唯一，科目编码必需按其级次前后次序树立，科目编码用数字、英文字母等表现，避免用如&、@、空格等其它字符。
（2）用户管理子系统：系统依据要求设置用户使用权限，在不一样权限下，用户操作也不一样，具体职责以下：
①电算主管：电算主管在掌握会计相关知识同时还要掌握计算机运作，关键负责会计软件系统正常运行和协调计算机和软件系统正常运行，会计账表输出，数据审核也由会计主管负责，电算化主管可由会计主管兼任。
②系统操作：系统操作员要求含有会计知识及上机操作知识，达成会计电算化初级知识培训水平。系统操作员负责财务数据录入和输出，并对数据正确性进行检验，操作完成时做好相关备份和保密工作。
③数据审核：负责对输入计算机会计数据真实正当性进行审核，对计算机内账簿进行登记，对打印输出账簿、报表进行确定。数据审核员要求含有会计和计算机知识，由含有会计师以上职称财会人员担任，可由主管会计兼任。
④系统维护：负责计算机硬件、软件正常运行。要求含有计算机和会计知识，经过会计电算化中级培训，具体负责处理系统出现故障和系统升级工作。
⑤电算审查：负责监督计算机及会计软件系统运行，预防利用计算机进行舞弊，监督内部控制制度是否完善。要求含有会计和计算机知识，达成会计电算化中级知识培训水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。
⑥数据分析：负责对计算机内会计数据进行分析，要求含有计算机和会计知识，达成会计电算化中级知识培训水平。负责对电算化系统内会计资料进行分析，依据企业生产成本、销售成本等信息找出存在问题，并提出合理方法，为企业日常经营管理比如生产、销售、库存等提供有效决议依据。
⑦档案管理：负责存档各类存放数据介质、程序安装盘、输出账表、凭证及其它多种会计档案资料保管工作，并对各类会计数据进行保密。
（3）记账子系统：记账子系统包含凭证管理和记账管理两个模块。凭证管理
关键包含凭证录入、凭证审核、凭证过账和凭证查询；记账管理包含现金日志账、明细账和总账，用户能够依据需要进行查询、打印。
（4）报表子系统：自动生成财务报表，也可对财务报表进行查询和打印。
（5）期末处理子系统：关键功效是期末汇总、自动结转等。
3.4数据库设计
系统数据库设计关键是数据库中数据表设计和系统 E-R 图设计。数据库表关键包含会计科目表、科目性质表、期初余额表、凭证录入表、凭证借贷综合表等。表间关系图3-4所表示：
凭证审核记录表
凭证借贷综合表
凭证录入表
凭证单统计表
结算方法表
凭证过账记录表
凭证类别表
会计科目表
会计科目类别表
期初余额录入表
科目性质表

图3-4 数据表关系图

3.5实施会计电算化后应注意问题
（1）选择适宜电算化人员
企业对电算化会计岗位人员应进行审核，首先要求电算化人员应含有相关电算化基础，并经过初级会计电算化认证，假如企业将基础会计岗位和电算化岗位合并，那么就要求会计人员要持有会计从业资格证。
（2）计算机和手工并行三个月
计算机处理和手工会计处理要并行三个月以上（通常不超出六个月），且计算机和手工核实数据相一致，并应接收相关部门监督。企业实施会计电算化是一个复杂过程，应用财务软件进行会计相关工作要和手工记账保持一致，企业在开展会计电算化早期不能只使用财务软件进账务处理，应该保持手工处理和计算机处理同时进行，时间要在三个月以上，并行期间要保持两种方法会计处理结果相同，假如存在手工会计处理和计算机处理结果不一样情况，企业就要立即找出存在不一样结果原因，查明是哪种方法出现了错误，对找出问题立即进行处理。
（3）建立完善岗位分工
小企业要依据本身实际经营管理情况，建立会计电算化岗位责任制，明确各个工作岗位职责范围，把具体工作真正落实到每个人头上，能做到出现问题时有专员负责。
（4）会计基础工作规范化
会计基础工作规范化关键包含会计数据搜集，比如原始凭证等应含有规范化、会计核实方法规范化、会计报表等信息输出及管理应含有范化。
（5）企业在使用计算机替换手工记账方法时应对财政部门提交会计基础工作规范证书、会计人员资格证实、计算机和手工并行处理结果一致证实、《辽宁省计算机替换手工会计核实单位考评申报表》等材料。

4 结论
小企业在中国国民经济中占据着关键地位，提升小企业综合竞争实力对中国经济发展有着关键意义。促进小企业会计电算化开展能使企业基础会计工作得到完善，提升会计数据处理立即性、正确性和经济性，确保会计核实质量，促进会计工作规范化，为整个管理工作现代化奠定了基础。
本文经过对辽宁地域市地级城市小企业开展会计电算化情况进行调查和分析，并结合理论研究，我们能够发觉，现在小型企业会计电算化开展情况不容乐观，很多原因制约着小企业会计电算化开展，比如领导重视程度、资金、会计人员素质等。要改善小企业会计电算化系统实施情况就要针对以上影响原因制订具体改善方案。
同时，经过调查分析也能够发觉，在已经实施了电算化系统小企业当中，其开展情况也不是十分理想，存在着很多问题，比如，提供信息不能满足企业管理需求，电算化系统存在安全隐患问题等。中国开发电算化软件较高追求通用性，对行业特点、业务特点考虑较少，而针对小企业而开发个性化财务软件则是少之又少。
总而言之，中国小企业会计电算化开展应因地制宜和因时制宜。因为生产规模、资金、人员素质等原因影响，小企业面临市场竞争压力很大，生存环境相对恶劣，生存情况也不太乐观，业务发展方向和经营战略有较大不确定性。提升会计信息立即性和正确性，适时开展会计电算化业务是比较可行方案。全方面信息化是企业未来发展方向，但全方面信息化对小企业来说还为时尚早，所以不宜急于求成，一次投入大量资金推行ERP 或类似全方面信息化建设。

致谢
我历时快要两个月时间最终把这篇论文写完了，在这段充满奋斗历程中，带给我学生生涯无限激情和收获。在论文写作过程中碰到了些困难和障碍，经过查阅资料和向老师请教全部一一克服了。在此，我向指导和帮助过我老师们表示最衷心感谢！同时，我也要感谢本论文所引用各位学者专著，假如没有这些学者研究结果启发和帮助，我将无法完成本篇论文最终写作。至此，我也要感谢我好友和我家人，她们支持使我安心学习，让我完成了学业。金无足赤，人无完人。因为我学术水平有限，所写论文难免有不足之处，恳请各位老师和同学批评和指正！

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